知識管理對企業(yè)檔案管理的要求

1、知識管理對企業(yè)檔案管理的要求 摘 要在企業(yè)的知識資產(chǎn)中，企業(yè)檔案一直占據(jù)著重要的地位，企業(yè)檔案的構(gòu)建和管理對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，因此如何更好地發(fā)揮企業(yè)檔案對企業(yè)管理的引導(dǎo)和促進作用成為每一個企業(yè)制定發(fā)展戰(zhàn)略時一個不能回避的問題。如何把企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)的知識管理結(jié)合起來，是正確發(fā)揮企業(yè)檔案作用的關(guān)鍵所在。因此本文將從企業(yè)知識管理的角度出發(fā)，介紹企業(yè)知識管理相關(guān)內(nèi)容，并且重點說明加強企業(yè)檔案管理建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的意義。 關(guān)鍵詞知識管理；企業(yè)；檔案管理 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132 中圖分類號g275；f272.9 文獻標識碼a 文章編號1673

2、-0194（2016）04-0-01 1 知識管理的內(nèi)容 企業(yè)的知識管理指的是通過對企業(yè)內(nèi)部和外部各個信息和資源進行有效地識別、歸類和管理，包括對企業(yè)和市場信息地收集、加工及應(yīng)用，并且企業(yè)知識管理鼓勵知識共享和知識創(chuàng)新，以期讓知識帶動企業(yè)經(jīng)濟增長，提高企業(yè)的競爭水平和科技發(fā)展能力。企業(yè)知識管理的核心內(nèi)容主要包括以下幾個方面：企業(yè)知識是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源之一，是企業(yè)立足市場，投身競爭的核心競爭力，企業(yè)只有加強了對企業(yè)知識地開發(fā)和利用，才能有效避免知識流失的現(xiàn)象，提高企業(yè)自身的競爭力；企業(yè)知識實現(xiàn)的主要途徑是知識共享，企業(yè)實行知識共享可以極大地促進企業(yè)知識資源的豐富和拓展，更好地面對大數(shù)據(jù)時代市場

3、潮流的沖擊；企業(yè)運用知識的目的一定是要為客戶提供服務(wù)的。企業(yè)可以把知識管理作為一種經(jīng)營管理形式，來加強企業(yè)自身的創(chuàng)新能力和造血能力。 2 知識管理對企業(yè)檔案管理的新要求 2.1 知識管理要求企業(yè)進一步改進檔案管理工作 對于大多數(shù)企業(yè)和管理者來說，企業(yè)要改進檔案管理工作最有效的方式就是設(shè)計更好的工作流程，來提高消費者的消費體驗，以顯示企業(yè)管理的科學(xué)化和紅專業(yè)化。企業(yè)進行檔案改革是對傳統(tǒng)檔案管理思想的一項沖擊，為企業(yè)提供了一種新的發(fā)展方向和發(fā)展思路，能讓企業(yè)更好地整合現(xiàn)有資源，提高企業(yè)內(nèi)部管理和外部管理的質(zhì)量和水平，進而提升整個企業(yè)的知識管理工作水平。關(guān)于企業(yè)開展知識管理工作的步驟，主要有以下幾點

4、：首先，要突破以往知識管理思想的束縛，要摒棄以往對企業(yè)知識管理的認知，用新的觀點和新的理念來看待企業(yè)這一改革活動，更加關(guān)注企業(yè)發(fā)展文件的系統(tǒng)性，重視文件的連續(xù)性；其次，要建立一個更加信息化的企業(yè)知識管理平臺，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高企業(yè)信息管理模式的運營效率和運行水平。因此，要加快企業(yè)檔案一體化工作進程，提高企業(yè)檔案的信息化水平，把文檔的管理活動和要求同時運用信息化的方式進行整合，運用現(xiàn)代科技水平進行信息化的全程管理，提高企業(yè)知識的信息化程度和可利用率。 2.2 知識管理要求企業(yè)完善檔案管理的職能 知識管理對企業(yè)運營的影響是多方面的，不僅可以對企業(yè)的管理戰(zhàn)略和管理模式產(chǎn)生影響，甚至還能改變企業(yè)的

5、工作流程和運營方式。如果對知識管理改變企業(yè)這一現(xiàn)象進行研究，就會發(fā)現(xiàn)在知識管理的要求下，企業(yè)檔案管理的職能相比以往已發(fā)生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應(yīng)該不斷發(fā)展來適應(yīng)這種改變。在具體的實踐中，可以通過以下幾個方面進行改造：第一，企業(yè)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變道路要契合企業(yè)知識管理的要求，為知識管理服務(wù)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是實體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當(dāng)然也影響了企業(yè)檔案的利用效率，而在知識管理的要求當(dāng)中，企業(yè)檔案占據(jù)了非常重要的地位，因此，加快企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)化是適應(yīng)知識管理的必要前提之一；第二，檔案管理人員要完成角色轉(zhuǎn)變，從以往的實體保管轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理，即從一個僅僅保證檔案完好

6、的保管員轉(zhuǎn)變?yōu)閾碛袑I(yè)知識的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業(yè)檔案里傳遞出來的信息，必要時候甚至可以提供知識和決策。此外，檔案管理人員必須有著過硬的個人能力和專業(yè)素養(yǎng)，個人意志要符合企業(yè)的發(fā)展理念，不斷參與到企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)工作當(dāng)中，發(fā)揮出知識管理應(yīng)有的作用。為此檔案管理員必須掌握現(xiàn)代管理知識，熟悉企業(yè)檔案內(nèi)容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，從單純的體力輸出者轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展的智力輸出者，為企業(yè)的發(fā)展提供智力和決策支持。 2.3 知識管理要求企業(yè)發(fā)展新的檔案管理技術(shù) 當(dāng)今社會，科技和知識的更新水平越來越快，更新周期也相應(yīng)縮短。為了適應(yīng)更加快節(jié)奏的技術(shù)和資源需求革新，

7、企業(yè)檔案管理工作也要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來適應(yīng)現(xiàn)代化的知識管理需求。通過對目前企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀分析，筆者發(fā)現(xiàn)制約我國企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設(shè)施不到位等。企業(yè)應(yīng)認識到知識管理的重要性，并且從自我分析中找到企業(yè)知識管理工作的缺點和不足，采取措施掃清發(fā)展障礙，來促進企業(yè)檔案管理工作的進一步開展。筆者結(jié)合企業(yè)信息技術(shù)現(xiàn)狀，給出以下幾點建議：首先，企業(yè)應(yīng)加大研發(fā)部門的投入，加強自身研發(fā)能力，或者與研發(fā)部門進行合作，共同開發(fā)企業(yè)檔案管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點來選擇不同的道路，比如，自身財力雄厚的企業(yè)，應(yīng)更多地傾向于自主開發(fā)檔案管理技術(shù)；其次，企業(yè)應(yīng)加強對信息資源的開發(fā)。隨著企業(yè)信息化程度不斷提高，企業(yè)的生產(chǎn)方式、管理方式等逐漸走向科學(xué)化和智能化，但是目前很多企業(yè)檔案的信息化程度不深，做得遠遠不夠，很難適應(yīng)知識管理對企業(yè)檔案信息化程度的要求，此時應(yīng)主要運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快企業(yè)檔案的信息化、系統(tǒng)化和平臺化，積極加大檔案資源地開發(fā)和利用，爭取提高企業(yè)知識管理的效率和效益。 知識和信息是知識經(jīng)濟時代企業(yè)發(fā)展的核心和動力，是支撐企業(yè)發(fā)展的核心。企業(yè)檔案作為一個企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展最直觀地反映和記錄，只有受到企業(yè)管理者