企業(yè)工作分析中的常見問(wèn)題及解決方法

1、企業(yè)工作分析中的常見問(wèn)題及解決方法 一、員工恐懼員工恐懼，是指由于員工害怕工作分析會(huì)對(duì)其已熟悉的工作環(huán)境帶來(lái)變化或者會(huì)引起自身利益的損失，而對(duì)工作分析小組成員及其工作采取不合作甚至敵視的態(tài)度。一般而言，如果在工作分析過(guò)程中，工作分析小組遇到以下一些現(xiàn)象，我們就認(rèn)為存在員工恐懼：訪談過(guò)程中，員工對(duì)工作分析小組的工作有抵觸情緒，不支持其訪談或調(diào)查工作； 員工提供有關(guān)工作的虛假情況，故意夸大其所在崗位的實(shí)際工作責(zé)任、工作內(nèi)容，而對(duì)其他崗位的工作予以貶低。造成這些現(xiàn)象的原因，我們認(rèn)為主要有以下幾個(gè)方面：首先，員工通常認(rèn)為工作分析會(huì)對(duì)他們目前的工作、薪酬水平造成威脅。因?yàn)樵谶^(guò)去，工作分析一直是企業(yè)在減員

2、降薪時(shí)經(jīng)常使用的一種手段。在過(guò)去，企業(yè)如果無(wú)緣無(wú)故地辭退員工，無(wú)疑會(huì)引起被辭退者的控告、在職者的不滿和恐懼；如果無(wú)緣無(wú)故地降低員工工資，同樣會(huì)引起員工的憤慨，從而影響員工的工作績(jī)效。但如果企業(yè)的這些決定是在工作分析基礎(chǔ)上做出的，它就有了一個(gè)所謂的科學(xué)的理由。因此員工就對(duì)工作分析存在著一種天生的恐懼之情；其次，為提高員工生產(chǎn)效率，企業(yè)也經(jīng)常使用工作分析。在霍桑實(shí)驗(yàn)中，實(shí)驗(yàn)者發(fā)現(xiàn)員工在工作中一般不會(huì)用最高的效率從事工作，而只是追從團(tuán)隊(duì)中的中等效率。這是因?yàn)閱T工不僅僅有經(jīng)濟(jì)方面的需求，更有團(tuán)隊(duì)歸屬需求。而且，員工認(rèn)為，如果自己的工作效率太高，上級(jí)會(huì)再增加自己的工作強(qiáng)度。因此，員工對(duì)工作分析的恐懼也有

3、其現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)或者工作分析專家想要更為成功地實(shí)施工作分析，就必須首先克服員工對(duì)工作分析的恐懼，從而使其提供真實(shí)的信息。一個(gè)較為有效的解決方法就是盡可能將員工及其代表納人到工作分析過(guò)程之中。首先，在工作分析開始之前，應(yīng)該向員工解釋清楚以下幾方面的內(nèi)容：實(shí)施工作分析的原因；工作分析小組成員組成；工作分析都會(huì)對(duì)員工產(chǎn)生何種影響；為什么員工提供的信息資料對(duì)工作分析是十分重要的。因?yàn)橹挥挟?dāng)員工了解了工作分析的實(shí)際情況，并且參與到整個(gè)工作分析過(guò)程中之后，才會(huì)忠于工作分析，也才會(huì)提供真實(shí)可靠的信息；最后，但也是最重要的，工作分析小組也許應(yīng)該做出書面的承諾，企業(yè)絕對(duì)不會(huì)因工作分析的結(jié)果而解雇任何員工，決不會(huì)

4、降低員工的工資水平，也決不會(huì)減少整個(gè)企業(yè)工作的總數(shù)。其次，在工作分析實(shí)施過(guò)程中和工作分析完結(jié)之后，也應(yīng)及時(shí)向員工反饋工作分析的階段性成果和最終結(jié)果。以上這些措施也許會(huì)讓工作分析專家可以從員工那里獲得更為可靠、全面的信息資料。二、動(dòng)態(tài)環(huán)境動(dòng)態(tài)環(huán)境指的是由于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)等的變化發(fā)展，引起企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，從而引發(fā)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、工作構(gòu)成、人員結(jié)構(gòu)等不斷的變動(dòng)。外部環(huán)境的變化。當(dāng)今的社會(huì)是高速發(fā)展的社會(huì)，有人曾這樣描述過(guò)：“當(dāng)今社會(huì)，惟一不變的就是變化。”企業(yè)作為社會(huì)的基本構(gòu)成單元，也是處于高速變化當(dāng)中的。當(dāng)我們?yōu)榱烁玫毓芾砥髽I(yè)而進(jìn)行工作分析時(shí)，卻往往會(huì)因組織的變革所引發(fā)的工作變革導(dǎo)致這些工作分

5、析的成果不能適應(yīng)于企業(yè)現(xiàn)在的實(shí)際狀況，而只能被束之高閣；企業(yè)生命周期的變化。企業(yè)處于不同的企業(yè)生命周期，其戰(zhàn)略目標(biāo)也相應(yīng)地會(huì)有所不同。在處于幼稚期時(shí)，企業(yè)追求的可能僅僅是生存，與此相應(yīng)的，企業(yè)重視的是那些研發(fā)人員，公司中大量存在的崗位就是研發(fā)崗位，研發(fā)人員的主要職責(zé)就是研究出新穎的產(chǎn)品；而當(dāng)企業(yè)在市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟進(jìn)入發(fā)展期后，其目標(biāo)就會(huì)相應(yīng)改變。追求的可能是企業(yè)的市場(chǎng)占有率，市場(chǎng)營(yíng)銷也就逐漸提高到管理日程上來(lái)，營(yíng)銷策劃人員也會(huì)相應(yīng)增加，其主要工作是開發(fā)新客戶。當(dāng)然，在此階段研發(fā)人員并非可有可無(wú)，但其主要工作內(nèi)容可能就變?yōu)閷?duì)原有產(chǎn)品的性能、外觀等方面的改良；隨著市場(chǎng)逐漸飽和，企業(yè)也進(jìn)入了成熟期，即

6、使再加大營(yíng)銷力度也很難增加銷量，這時(shí)企業(yè)就會(huì)著力于降低企業(yè)成本，以增加效益，相應(yīng)地，公司可能會(huì)對(duì)內(nèi)部員工結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，營(yíng)銷人員的主要任務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫S護(hù)老客戶。從以上敘述我們可以看出，隨著企業(yè)生命周期的變化發(fā)展，不僅僅會(huì)影響公司中的工作結(jié)構(gòu)，也會(huì)影響這些工作的實(shí)際內(nèi)容、從事該崗位工作的員工的主要職責(zé)等等。而這些變化也會(huì)使工作分析更加復(fù)雜，工作分析專家必須著眼于公司的未來(lái)發(fā)展，而不僅僅是為了解公司現(xiàn)存工作的實(shí)際情況，進(jìn)行工作分析。員工能力和需求層次的提高。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越重視知識(shí)的重要性，越來(lái)越多的人通過(guò)各種途徑對(duì)自己進(jìn)行人力資本的投資和再投資，而這也就使員工隊(duì)伍的素質(zhì)越來(lái)越高。相應(yīng)地，在工

7、作中能勝任的工作的范圍也逐漸擴(kuò)大，其對(duì)企業(yè)的要求也就不僅僅局限于提供維持基本生活的工資津貼那么簡(jiǎn)單了。他們追求更多的工作責(zé)任、更好的工作環(huán)境、更多的信任和尊重，以尋求工作滿足感、組織歸屬感等等，而且他們的新需求并不是一成不變的。所有這些都要求對(duì)現(xiàn)存的工作予以調(diào)整，從而引發(fā)出不斷進(jìn)行工作分析的需求。另外，工作設(shè)計(jì)、管理人員的發(fā)展等也會(huì)給工作分析造成一定影響?？偟恼f(shuō)來(lái)，由于企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境的變化速度日益加快，工作分析的結(jié)果應(yīng)用周期也越來(lái)越短，這就要求在實(shí)施工作分析的過(guò)程之中，把握住這些變化。針對(duì)動(dòng)態(tài)環(huán)境帶來(lái)的工作分析過(guò)程中的問(wèn)題，我們認(rèn)為可以有以下兩種途徑解決：一是年度工作分析，一是適時(shí)工作分析

8、。年度工作分析。實(shí)施的具體步驟是：在一個(gè)工作分析間隔期內(nèi)，各部門主管準(zhǔn)確、詳細(xì)記錄本部門內(nèi)的工作變化情況；在工作分析實(shí)施月（周），各部門主管對(duì)一年內(nèi)工作變動(dòng)情況進(jìn)行匯總，并征詢本部門員工的意見；工作分析實(shí)施之前，人力資源管理部門發(fā)文給各部門主管，要求其在一定時(shí)間期限內(nèi)，遞交本部門工作變化情況匯總表，并在等待期內(nèi)制定工作分析的初步計(jì)劃；人力資源管理部門對(duì)各部門的工作變化情況表進(jìn)行整理匯總，并據(jù)此制定工作分析的詳細(xì)計(jì)劃，包括具體實(shí)施步驟，工作分析小組成員的配置等等；工作分析的具體實(shí)施過(guò)程；編寫工作分析結(jié)果職務(wù)說(shuō)明書和工作規(guī)范；工作分析結(jié)果的反饋。適時(shí)工作分析。即讓部門主管隨時(shí)上交本部門工作中的變化

9、情況，并隨時(shí)進(jìn)行工作分析。其具體步驟是：部門主管發(fā)現(xiàn)本部門工作有所變化或有必要進(jìn)行改變，立即以書面形式遞交人力資源管理部門；人力資源管理部門常設(shè)組織工作分析小組，根據(jù)該部門主管要求，實(shí)施工作分析；編寫職務(wù)說(shuō)明書和工作規(guī)范；工作分析結(jié)果的反饋。盡管年度工作分析和適時(shí)工作分析在一定程度上可以解決工作分析過(guò)程中的動(dòng)態(tài)問(wèn)題，但是也存在著一些缺陷。首先，年度工作分析使一些急需變革的崗位只能等到下一次工作分析開始時(shí)才能得到解決，這樣不僅會(huì)影響該崗位員工的實(shí)際工作過(guò)程，也會(huì)相應(yīng)地產(chǎn)生工作與工資福利等不相匹配的現(xiàn)象。其次，因?yàn)槟甓裙ぷ鞣治鲆竺磕陮?duì)所有的工作都要進(jìn)行一次全面的分析，但在實(shí)際中，公司內(nèi)只有少數(shù)工

10、作需要改革。一般來(lái)說(shuō)，公司內(nèi)大約有90的工作不需要重新進(jìn)行崗位劃分或編寫職務(wù)說(shuō)明書及工作規(guī)范，而僅有10的工作需要進(jìn)行工作分析。所以，實(shí)施年度工作分析會(huì)造成實(shí)施成本較高，而且會(huì)造成許多無(wú)效的工作。再次，盡管適時(shí)工作分析僅對(duì)那些需要改變的工作進(jìn)行分析，而且此方法也會(huì)及時(shí)根據(jù)目前的數(shù)據(jù)資料對(duì)員工的工作及工資進(jìn)行調(diào)整，員工不用再等幾個(gè)月才獲得自己應(yīng)得的報(bào)酬。但是其存在的最大問(wèn)題就是部門管理者可能并沒有注意到這些工作的變化，或者并不認(rèn)為這些變化達(dá)到應(yīng)對(duì)其進(jìn)行工作分析的程度。這樣，就會(huì)引起該工作崗位上的員工的不滿，從而影響其工作積極性，甚至對(duì)公司的滿意度和忠誠(chéng)度。最后，適時(shí)工作分析的成本較高。因?yàn)椴块T管

11、理者每一次發(fā)現(xiàn)工作有所變動(dòng)，人力資源部門都要對(duì)該工作實(shí)施工作分析，這樣會(huì)造成工作分析的無(wú)計(jì)劃性，從而提高實(shí)施成本。對(duì)以上兩個(gè)問(wèn)題的解決辦法是綜合使用年度工作分析和適時(shí)工作分析這兩種方法。例如可以進(jìn)行一次定期的工作分析，而在這期間可以對(duì)各部門主管認(rèn)為非常有必要的工作進(jìn)行不定期的分析。這樣就在一定程度上解決了年度工作分析和適時(shí)工作分析的問(wèn)題。三、崗位員工較少工作分析過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到的另外一個(gè)問(wèn)題是發(fā)生在某工作崗位上僅有一個(gè)或者兩個(gè)員工的情況下。它對(duì)工作分析造成的影響主要表現(xiàn)在以下幾方面：對(duì)工作分析過(guò)程的影響。工作分析的基礎(chǔ)或者說(shuō)先導(dǎo)步驟是進(jìn)行工作抽樣，即從所要進(jìn)行分析的工作當(dāng)中選取適合分析的從事該

12、工作的員工，對(duì)其工作行為、任職資格等進(jìn)行分析。抽樣要準(zhǔn)確，樣本總數(shù)就必須達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，而后才能談得上進(jìn)行更深層次的分析。但如果該工作崗位只有一名或者兩名員工，這從前提上就影響了工作分析的合理性、準(zhǔn)確性。對(duì)工作分析結(jié)果的影響。由于工作分析往往是建立在對(duì)員工行為及其任職資格分析的基礎(chǔ)之上的，所以在工作崗位人員過(guò)少的情況下，工作分析的結(jié)果也就成為此工作崗位員工的工作行為或者說(shuō)是工作績(jī)效的描述，而非是對(duì)此工作本身的分析和描述。要解決因崗位員工較少而對(duì)工作分析所帶來(lái)的問(wèn)題，最有效的辦法就是加強(qiáng)對(duì)工作分析小組成員的培訓(xùn)。使他們?cè)谶M(jìn)行工作分析的時(shí)候，并不僅僅著眼于現(xiàn)職人員工作的好壞與否，而是將其注意力在此

13、工作的職責(zé)權(quán)限、主要工作內(nèi)容，它需要何種知識(shí)、技能才能高效率和高效益地履行等等符合該工作客觀實(shí)際的信息上。四、工作分析契約工作分析契約指的是企業(yè)管理者和員工認(rèn)為工作分析的結(jié)果職位說(shuō)明書和工作規(guī)范在某種程度上相當(dāng)于一種契約。其中一個(gè)契約形式職位說(shuō)明書規(guī)定了員工的主要工作內(nèi)容和職責(zé)權(quán)限，員工經(jīng)常會(huì)據(jù)此認(rèn)為只要做好契約范圍內(nèi)的工作就行；在另一個(gè)契約形式工作規(guī)范中則表明了從事該工作員工的任職資格，而這經(jīng)常被管理者認(rèn)為是現(xiàn)職者所具有的知識(shí)、技術(shù)和能力。工作分析契約具體表現(xiàn)及其影響：主管人員交待給下屬某項(xiàng)臨時(shí)工作時(shí)，卻遭遇下屬的拒絕，其理由是職位說(shuō)明書中并未列出該項(xiàng)工作內(nèi)容。下屬想承擔(dān)更多責(zé)任時(shí)，也會(huì)遭主管的拒絕（當(dāng)然我們此處講的是上級(jí)并非婉言拒絕），其理由同樣是其職位說(shuō)明書中并未列出該項(xiàng)工作職責(zé)；而且因?yàn)槁毼徽f(shuō)明書中所列出的任職資格常常會(huì)被認(rèn)為就是該崗位現(xiàn)職員工所有的知識(shí)層次、技術(shù)水平和能力水平，因此員工并不具備承擔(dān)更多責(zé)任的能力要求。如果主管人員想增加員工的工作，而不會(huì)遭到員工的拒絕，就可以采取改變職位說(shuō)明書的方法，即在職位說(shuō)明書中增加該工作的主要工作內(nèi)容。但