如何使用郵件有效溝通

1、精品可編輯為一名卓越的職場人，一定要培養(yǎng)起使用企業(yè)郵箱pvcl23xom的好習(xí)如何值用郵件有效溝通各使用電子郵件（e-mail ）是職場重要的溝通方式，在工作中處于難以替代的地位。但就我的了解，目前我們有很多同事不太習(xí)慣使用郵件， 和是很方便，但并非適用于所有溝通，尤其是比較重要的工作溝通，作慣哦!現(xiàn)在從網(wǎng)上扒了一些東西，結(jié)合自己的認(rèn)識(shí)，整理了這份文檔，希望 能給鳥人們提供參考。時(shí)間倉促，錯(cuò)漏難免，請(qǐng)大家指出。1、 郵件信息不會(huì)像在群里隨時(shí)都被淹沒。重要信息發(fā)在群里，后面跟聊的信息過多，很難越過層層閑聊話題找到或看到應(yīng)該看到的 內(nèi)容。2、 內(nèi)容可保存、好查詢，微信里的附件無法長時(shí)間保存，qq可

2、能在不同的手機(jī)或電腦上登錄，記錄與文件無法完整保留，而郵件 能克服這個(gè)不足。3、 針對(duì)特定人或人群，主題清楚，指向性強(qiáng)。郵件群發(fā)、抄送都比 較方便，無須像qq、微信需要重復(fù)建群。4、 便于管理與移交。一個(gè)賬號(hào)對(duì)應(yīng)一個(gè)崗位，交接與管理方便。5、 是你努力工作的重要證明呵。翻翻你的郵件，回顧工作的每一個(gè) 過程，是不是能學(xué)到很多東西，也小有成就感呢！是的，郵件是很好，可是，可是 可 混了職場這多年，我依然寫不好一封郵件寫給誰?回應(yīng)的對(duì)象。可以是一個(gè)人，也可是多個(gè)人。如果是非告知性內(nèi)容, 建議主送不要太多人，導(dǎo)致責(zé)任分散。抄送cc:除了主送對(duì)象外，還有哪些與本郵件相關(guān)的人員需要知道你發(fā)的 內(nèi)容，請(qǐng)抄送

3、給他，一般抄送的對(duì)象不需要對(duì)方回復(fù)。原則上對(duì)外 （或越級(jí)）發(fā)送的重要郵件請(qǐng)抄送給直接上司?？绮块T發(fā)送的郵件 可抄送給對(duì)方上司。密送bcc:這個(gè)一般沒有必要。轉(zhuǎn)發(fā)fwd:為了簡便，我們經(jīng)常直接轉(zhuǎn)發(fā)出我們收到的郵件，轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí) 請(qǐng)注意在正文中寫上轉(zhuǎn)發(fā)說明，而不是直接一發(fā)了事。同時(shí)要考慮 收到的郵件、內(nèi)容是否適合全文轉(zhuǎn)發(fā)，如不適宜，則按來件另擬郵 件。.hla油15隼金1*事全呼號(hào)算俎程廿司（1甲阻莫/宅雪原范劉1x1-品659 k3 19混咫耳曲叱阮01艮不都所二20ml1.2as 一w電力r*星卻導(dǎo)域及期眼vcivafihsuh 轅當(dāng)力翼序如力h kb1 1克當(dāng)必i王.料一科手技”翼岸融之氏25

4、 kb團(tuán)2a.sm評(píng)前交式記and國庠吳樂工）一 口1睡zjqimi-15m3.miiill is1jm _/響指/自作方bwfi部空珈/m44*wm1-a，jcb.eh中由副 zmandhds&m j 京鼻） 昌.2d1s 11 1347 kfl,仆_生營小工白電子ea4vw1j-c1-1z1m4 -小虺珀 eqgrf泄412015 01 121 ku 那!wufli 111削1 t如何用主題?1、 主題一定不能留空白，空白主題不禮貌，讀信人無法通過主題了解郵 件內(nèi)容及重要性，不便于收件歸檔；2、 主題要簡明扼要，不要冗長，方便收件人通過任何收件軟件提醒就能 概略了解郵件內(nèi)容；3、 最好在主

5、題中明確郵件來源，即是誰發(fā)的。4、 主題要清晰，高度概括郵件內(nèi)容，最好是一封郵件只有一個(gè)主題5、 主題中不要有夸張的注釋，比如感嘆號(hào)，加急，特別重要等，如確如何寫正文?1、 所有郵件必須要有正文內(nèi)容，我們很多人，尤其是公司內(nèi)部之間傳遞 文件，經(jīng)常只加附件，沒有正文內(nèi)容。這是不符合行文規(guī)范，也是不 利于溝通的。2、 正文稱呼要恰當(dāng)，通常稱姓+職務(wù)，或姓+先生/女士；當(dāng)然公司內(nèi)部 另有規(guī)定的遵從內(nèi)部規(guī)定。對(duì)外注意不要弄錯(cuò)性別；正文開始前盡量 要有問候語，以示友好。3、 正文要簡明扼要的說明背景，即為什么寫這份郵件。如果郵件有附附 件，需要在正文中說明（說明附件的主題、主要內(nèi)容、由誰提供等， 如果附

6、件有多份，最好在正文中說明）4、 正文必須要說明對(duì)對(duì)方的要求。即你需要對(duì)方收到郵件后如何做。一 份有效的工作郵件必須 至少有一句祈使句，明確對(duì)方所要做的動(dòng)作。 如請(qǐng)知悉，請(qǐng)回復(fù)，請(qǐng)批準(zhǔn)等等，盡可能在這些動(dòng)詞前加上你所期望（或要求）的時(shí)限。5、 郵件正文盡量使用正式規(guī)范、精準(zhǔn)的語句，以減少歧義，盡量少用口頭語。6、 正文版面規(guī)范整潔，要用常見的字體和字號(hào)，不要用奇異的字體，以 防止對(duì)方閱讀時(shí)字體變形影響閱讀， 對(duì)部分要強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容可以通過加 粗、下劃線等來突出，或用圖表來說明。忌用背景信紙。如何用附件?1、 為避免閱讀障礙，附件要使用或轉(zhuǎn)換成常用的文檔格式 (wordexcelpdfpptjpg

7、等)2、 附件名稱要精準(zhǔn)規(guī)范，針對(duì)郵件要表達(dá)的意思命名或改名，并保持附件名稱與正文中說明的附件名稱一致。如何用簽名?使用郵件的簽名檔，會(huì)使郵件顯得更加規(guī)范，也會(huì)提高擬寫郵件的效率, 使用簽名檔應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、 信息要盡量簡潔，不要把冗長的公司簡介、廣告語無節(jié)制地羅列，也不要過多地透露個(gè)人信息。信息應(yīng)以實(shí)用、規(guī)范、簡單為準(zhǔn)。2、 字體字號(hào)恰當(dāng)，使用常規(guī)字體和字號(hào)。電話號(hào)碼使用小寫3、 簽名檔中除單位logo外，盡量不要使用其他圖片。4、 如果單位沒有統(tǒng)一規(guī)范的簽名檔，自己盡量設(shè)置兩個(gè)或三個(gè)模板，以適用不同的發(fā)送對(duì)象使用。如何回復(fù)郵件?1、 確保每個(gè)郵件都能及時(shí)回復(fù)。養(yǎng)成定時(shí)查看郵件的習(xí)慣，通

8、過電腦桌 面提醒或手機(jī)郵箱軟件來管理郵件，所有郵件收到后第一時(shí)間回復(fù)， 即便事項(xiàng)當(dāng)時(shí)沒有處理，也應(yīng)回復(fù)對(duì)方郵件已收到，什么時(shí)候可以給 對(duì)方回復(fù)或結(jié)果。2、 如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的 re來re去，回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要 re re 一大串。面對(duì)subject:普梵r州普復(fù):r配簪復(fù):r言等復(fù):rg管復(fù)：等復(fù)：匚咨宣顯抵清單我是不是有些抓狂?這樣的標(biāo)題3、 要區(qū)分reply和reply all,大部分的問題都可以全部回復(fù)，以盡量達(dá)到信息共享，但如果共享信息對(duì)其他人沒有幫助，則直接單獨(dú)回復(fù) 即可。

9、以減少干擾應(yīng)注意哪些郵件的禮儀良好的職業(yè)形象體現(xiàn)在工作的方方面面，郵件傳輸也是公司形象和個(gè)人素養(yǎng)的重要展現(xiàn)通道！1. 再次強(qiáng)調(diào)一定不要空白標(biāo)題，這是很失禮的。2. 不要隨便用“緊急” “！”之類的字眼，前面已說到過。3. 不要逮誰都用個(gè)“ dear xxx，顯得很熟絡(luò)，或者帥哥美女之類的那么地輕佻，或是用“親” “童鞋”等過于網(wǎng)絡(luò)化的稱呼4. 若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份5. 注意email的論述語氣 尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 哪怕你與收件人很熟悉，但你要知道電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人的， 轉(zhuǎn)發(fā)的時(shí)候，可能沒人會(huì)幫你修改表述語句6. 一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類 的郵件，這會(huì)讓人很反感。7. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。弄得整個(gè)篇幅花花綠綠。合理的提示是必要的， 但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。也會(huì)顯得你過于自我8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻9. 只在必要的時(shí)候使用英文