文件標準化管理制度

1、文件標準化管理制度文件資料標準化管理制度 1 目的 為進一步強化文件管理，規(guī)范文件流程，提升工作效率和辦文效率，充分發(fā)揮文件上傳下達的作用，保證公司政令暢通，特制定本制度。 2 適用范圍 2.1 本制度適用于公司文件資料的管理. 2.2 本制度指的文件資料包括公文、管理制度、計劃、外來文件和資料等。 3使命權(quán)限 3.1行政辦負責(zé)以公司名義上報、下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、歸檔和銷毀。 3.2 其它各部門負責(zé)以部門名義上報、下發(fā)的各類文件資料的管理，行政辦負責(zé)文件資料檢察、打印、校對工作。 3.4各部門的對外文件，經(jīng)行政部文字格式的審核，上報主管副總經(jīng)理審批。 4 術(shù)語定義 4.1

2、 公文指總公司在處理各種公務(wù)時使用的應(yīng)用型文書，包括：決定、決議、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要。 4.2 管理制度指要求公司成員共同遵守，按一定程序工作、達到一定標準，并進行考核的文件。 4.3 計劃指總公司為完成一按時期內(nèi)的工作任務(wù)，而事先做出安排的文件。 5 工作內(nèi)容及程序 5.1 文件資料的編寫格式 5.1.1 文件資料的用紙標準 型紙張。圖樣表格等不宜減小時，該頁必需按以上尺寸折疊裝訂。 一般用型A 4 5.1.2 文件和資料章、條、款的編排規(guī)則 5.1.2.1 依據(jù)文件內(nèi)容的編排劃分，章就是一個章節(jié)，包括條和款，條是章的一個部分，款就是章或條的一個層次。 5.1.2.2

3、 章用阿拉伯數(shù)字表示，第一章就用“1表示，以下按順序依次類推。“章應(yīng)左起空兩格書寫，右側(cè)空一格寫該章的標題，該標題一行書寫不夠，可另起一行，但這一行的第一個字與該標題的第一個字平排書寫。章與章之間應(yīng)空一行編排。 5.1.2.3 “條用阿拉伯數(shù)字表示，分開章的標題另起一行，先左起空兩格，書 寫該條所處章的編號，后加一個小圓點再寫該條在該章所處的順序，如第“4章第一條，就用“表示，右側(cè)空一格書寫該條的標題內(nèi)容。一章的各條依據(jù)必需要再分為假設(shè)干下一層次的小條，其編號表示方法同上，如第4章第2條，再分3小條，則分另表示為“、“、“，如果“再分為2個小條，則分別表示為“;條一般只劃到第三層次，即只以4位

4、數(shù)字表示為限，下一層次的內(nèi)容用“款的形式進行表達。一章的各條和下一層次再分的條有無標題，原則上應(yīng)一致，條一般要求都有標題，“款沒有編號。 5.1.2.4 “章條編號最尾阿拉伯數(shù)字右下角不加小圓點，“章條具體內(nèi)容的第一行應(yīng)從左起空兩格書寫，第二行起均應(yīng)頂格書寫。 5.1.2.5 公文的編排格式可不執(zhí)行以上條款。 5.1.3 文件資料的字體、排版、裝訂標準 5.1.3.1 文件資料正文為三號仿宋字體、標題為二號宋體加粗；A4型紙左右頁邊距為上頁邊距為26mm、下頁邊距為26mm、左頁邊距為26mm、右頁邊距為26mm，一般文件上下行距為26磅，紅頭、黑頭文件上下行距為單倍行距；公文排版按印刷的標準

5、紙張使用。 5.1.3.2 文件資料印刷的文頭文頭字一律套紅印刷、文頭文字與正文用紅線隔開，一般占文頭紙三分之一，函件文頭一般占文件首頁，文頭紙的五分之一或四分之一。 5.1.3.3 文件資料的頁面、頁眉、頁腳編排格式見公司VI形象制定中相關(guān)規(guī)定。 5.1.3.4 文件資料一般左側(cè)死頁裝訂成冊，一些處于必需繼續(xù)改善或修訂的文件資料可采納活頁裝訂，但應(yīng)保證文件資料的完整。 5.2 文件資料的編寫格式及內(nèi)容 5.2.1 公文格式及內(nèi)容 公文一般由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附件、抄送機關(guān)，印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成，格式要求參照5.1.3規(guī)定。 5.2.2

6、 管理制度格式及內(nèi)容 管理制度一般由標題、目的、適用范圍、使命權(quán)限、術(shù)語定義、工作內(nèi)容及程序、考核標準及辦法、引用文件、相關(guān)記錄等部分組成。 5.2.3 計劃格式及內(nèi)容 5.2.3.1 年度工作總結(jié)由工作回憶、工作重點、實施對策、指標分解等內(nèi)容組成。 5.2.3.2 工作計劃主要應(yīng)以表格為主，包括序號、工作內(nèi)容、工作標準、完成期 限、責(zé)任人等內(nèi)容，如必需以文字表述，內(nèi)容應(yīng)包括前言、工作內(nèi)容、完成期限、責(zé)任人等部分。 5.3 文件資料的處理程序 文件資料的處理分為發(fā)文和收文。發(fā)文一般包括擬稿、打字、校對、審核、簽發(fā)、印刷、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。收文一般包括登記、傳遞、批辦、承辦、

7、催辦、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。 5.3.1 文件和資料的擬寫要求 5.3.1.1 文件資料編寫要符合本制度的相應(yīng)格式。 5.3.1.2 文件資料送領(lǐng)導(dǎo)批準之前，應(yīng)當由職能部門進行審核，審核的重點是否必需要行文或以制度行式下發(fā)，內(nèi)容是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。 5.3.2 文件資料的審批程序 5.3.2.1 公文的審批 公司各部門依據(jù)使命權(quán)限起草相關(guān)公文，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準實施，各部門進行發(fā)放。必需用“黨發(fā)、工發(fā)的公文，由相關(guān)部門起草，報請黨委書記、工會主席簽發(fā)。審批公文時，主批人應(yīng)當明確簽署看法，并寫上姓名和審批時間。 5.3.2.2 管理制度的審批 公司級的管

8、理文件由相關(guān)部門組織起草，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準實施。部門級管理文件由相關(guān)部門組織起草，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準實施。 5.3.2.3 計劃類文件的審批 公司年度計劃由各部門共同編制，經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論，總經(jīng)理批準實施。部門工作計劃由各部門制定，主管領(lǐng)導(dǎo)批準實施。 5.3.3 文件資料的用印 文件資料的用印見公司印章管理制度。 5.3.4 文件資料的分發(fā) 5.3.4.1 文件和資料發(fā)放前的標識 a) 公司各部門在發(fā)放文件和資料前，假設(shè)屬受控文件、應(yīng)加蓋紅色受控章，并 填寫持有者，屬部門使用的文件應(yīng)填寫部門名稱，以示是唯一有效使用的文件。屬存檔的文件應(yīng)加蓋紅色“存檔印章，未加標識或蓋有“作

9、廢章的文件不得在現(xiàn)場出現(xiàn)。 b) 屬于可利用網(wǎng)絡(luò)分發(fā)的文件資料應(yīng)對其使用權(quán)限和修改權(quán)限進行設(shè)置，并 合計公司文件的保密要求。 5.3.4.2 文件和資料的發(fā)放手續(xù) 發(fā)放給部門或其他公司的文件由收件公司或部門業(yè)務(wù)人員在文件資料發(fā)放、回收登記表上簽名，以 形式或郵件形式發(fā)文的，應(yīng)注明發(fā)文日期或儲存郵件發(fā)送記錄，以示收文。發(fā)放給公司領(lǐng)導(dǎo)的文件，由各部門填寫文件傳閱批辦記錄表交領(lǐng)導(dǎo)傳閱。 5.3.5 文件和資料的修改 文件和資料發(fā)放使用后，屬于各別文件更改時，原文件起草部門應(yīng)填寫文件和資料修改通知單，報原審批人審核批準，原發(fā)文部門將文件和資料修改通知單和修改的文件按原發(fā)文手續(xù)進行處理。 屬于大量文件更

10、改時，文件資料修改通知單內(nèi)容可匯總表格統(tǒng)一說明并下發(fā)。 5.3.5.1 對文件各別內(nèi)容進行修改或增補文件內(nèi)容時，應(yīng)采用換頁的方式，應(yīng)在在文件修改記錄上登記。由原發(fā)部門將作廢頁收回，填寫文件和資料發(fā)放、收回登記表。 5.3.5.2 修改內(nèi)容超過原文件三分之一時，則適用換版方式。應(yīng)由原編寫部門負責(zé)修訂換版，并在文件修改記錄上登記，重新加蓋受控章和持有者，原發(fā)文部門所持舊版文件和資料收回，按文件資料做廢銷毀程序執(zhí)行，并填寫文件和資料發(fā)放、收回登記表。 5.3.6 文件資料的管理及歸檔 5.3. 6.1 文件和資料在使用過程中不得隨意涂改，外借和復(fù)制。假設(shè)受控文件使用人調(diào)離本公司，則由原發(fā)文部門負責(zé)收

11、回受控文件，收回的文件重新下發(fā)，其他人員使用時，其持有者標識更改為現(xiàn)持有者。 5.3. 6.2 文件資料的保密范圍按公司體系文件中要求處理。 5.3. 6.3 文件和資料的存檔見公司檔案管理制度。 5.3.7 文件資料的借閱 5.3.7.1 文件資料的借閱見公司檔案管理制度。 5.3.8 文件和資料的作廢銷毀 5.3.8.1公司各部門對收回的文件和資料，應(yīng)填寫文件和資料銷毀清單，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準后三個月內(nèi)實施銷毀。 5.3.8.2 存檔的作廢文件加蓋“作廢章予以留存。 5.3.9 外來文件資料處理 5.3.9.1 對國家、地區(qū)、政府部門及其它外界公司來文由行政部在收文登記表中做好收文登記，并

12、填寫文件傳閱批辦記錄，經(jīng)行政部填寫擬辦看法后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。行政部按批辦看法交相應(yīng)部門或人員承辦，承辦完畢后，承辦部門或人員填寫注辦說明，并將文件交回行政部，行政部對文件進行歸檔整理，必需要時承辦部門可以留存復(fù)印件。 5.3.9.2 關(guān)于子公司上報公司職能部門的文件，以及公司部門之間的文件傳遞，公司各部門負責(zé)收文，并填寫收文登記表。 5.3.9.3 對國家、行業(yè)等標準或其它文件資料的購買，見填寫購買申請表，總經(jīng)理批準后，由各部門負責(zé)購買，并在行政部辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，財務(wù)部門見入庫單后方可辦理有關(guān)報銷手續(xù)，使用時由各部門辦理借閱手續(xù)。 5.3.9.4 外來文件資料的歸檔見總公司檔案管理制度。 6 考核標準及辦法 上報文件資料考核標準,另行下發(fā)，參照執(zhí)行 7 相關(guān)支持文件及流程圖 7.1印章管理制度