電子文件歸檔與管理PPT參考幻燈片

1、電子文件歸檔與電子檔案管理電子文件歸檔與電子檔案管理1 2 一、 電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3 辦公系統(tǒng)(如office系統(tǒng)） （2）各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)4 （三）電子文件的分類n1、文本文件：在計算機(jī)上使用文字處理軟件和在磁介質(zhì)上生成的文件，如Word、Wps文件。n2、數(shù)據(jù)文件：用計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等，一般是以數(shù)據(jù)庫的形式存在的。n3、圖形文件：采用計算機(jī)輔助設(shè)計（CAD）或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件，如設(shè)計模型、圖紙、圖畫等文件。5 n4、圖像文件

2、：采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等生成的靜態(tài)圖像文件，如bmp、jpg文件。n5、影像文件：通過計算機(jī)影像處理技術(shù)形成的記錄影像的文件，如數(shù)字影視片、動畫片等。n6、聲音文件：用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的記錄聲音的文件。n7、命令文件：即計算機(jī)程序，如常用的office、金山辦公軟件等。 6 7 是指保證電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等必須沒有缺損。 8 9 10 （一）電子檔案的含義（一）電子檔案的含義 電子檔案電子檔案 是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。11 n1、電子檔案是已歸檔的電子文件，已歸檔要求：具有保存價值，已進(jìn)行整

3、理。 n2、電子檔案具有保存價值，具有保存價值：主要是本單位自身的文件，具體指：反映本單位主要職能或業(yè)務(wù)工作、反映本單位歷史面貌、反映本單位的主要財務(wù)與產(chǎn)權(quán)關(guān)系。n3、電子檔案要按一定方法整理，不是雜亂無章的，而且要求集中統(tǒng)一管理。n4、電子檔案還應(yīng)包括與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)及相關(guān)數(shù)據(jù)，否則就不能使用。12 把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件按照規(guī)定的格式，集中拷貝（刻錄）至耐久性好的載體上，脫離原載體。13 14 15 16 n基本要求：歸檔的電子文件文字版本目前要轉(zhuǎn)換成Word格式，同時轉(zhuǎn)換成純文本（Text）格式一份。同時，必須使電子文件的文件名與歸檔的電子文件的題名一致。17 18 n（二）邏輯

4、歸檔方法（二）邏輯歸檔方法：n1、可以在任何邏輯硬盤（除C盤以外）上建立一個以本單位全宗名稱命名的文件夾，然后在該文件夾中再建立三個分別以“永久”、“30年”、“10年”為名稱的子文件夾。n2、按照歸檔的紙質(zhì)文件的保管期限對應(yīng)地將電子文件以word格式復(fù)制到該對應(yīng)的文件夾中同時轉(zhuǎn)換成一份純文本（TXT）格式。n3、最后在根文件夾中建立一個所有歸檔的電子檔案的說明文件（Text格式），在目錄中注明每一份歸檔的電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)信息。19 XX單位文書類歸檔電子文件說明文件年度永久30年10年辦公室史志科業(yè)務(wù)指導(dǎo)科文件目錄20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 n（1）

5、光盤的選擇 刻錄光盤的選擇根據(jù)規(guī)定只能選取一次寫入金色光盤，在購買光盤時一定要購買品牌的有黑色底盤盒的金盤。n（2）光盤的標(biāo)簽的制作 存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等項目。決不允許在光盤上粘貼口取紙一類的小紙貼。30 隨縣檔案局2010年度電子檔案全宗號：類別：辦公室、業(yè)務(wù)科、史志科保管期限：永久、30年、10年存入日期：序號：201000131 隨縣檔案局2010年度電子檔案全宗號：類別：辦公室、業(yè)務(wù)科、史志科保管期限：永久、30年、10年存入日期： 隨縣檔案局2010年度電子檔案序號：201000132 （3）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 （4）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。（5） （6）環(huán)境溫度選定范圍： ；相對濕度選定范圍： 。33 （7）歸檔電子檔案的份數(shù)實(shí)行三套制。 電子檔案按規(guī)定須歸檔三套，一套歸檔保存，一套提供利用，一套異地保存。這是因為電子公文在利用時可能造成其損壞，必須有一套保存不用；電子公文歸檔后存儲載體很難