TS16949：程序文件如何才能編制好

1、ts16949：2009程序文件如何才能編制好程序文件的編制原則一、 符合性1. 符合公司的發(fā)展要求體系的建立是為公司的發(fā)展服務(wù)的，一般也是先有公司的管理活動(dòng)，才有以后的貫標(biāo)行動(dòng)，所以標(biāo)準(zhǔn)推行和程序文件的編制一定要符合公司的發(fā)展要求。切忌拿來(lái)別的公司樣本生吞活剝，而不加以揚(yáng)棄，造成文件和實(shí)際需要兩張皮，影響到程序文件的使用。2. 符合標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)以及顧客的特殊要求ts16949：2009相較于iso9001:2008增加了很多新的內(nèi)容，這需要在文件中體現(xiàn)出相關(guān)內(nèi)容，以便今后能遵照?qǐng)?zhí)行。同時(shí)法律法規(guī)對(duì)一個(gè)企業(yè)的正常發(fā)展甚至生存赿來(lái)赿具有重要作用，產(chǎn)品質(zhì)量不好只是少量產(chǎn)品的問(wèn)題，適用的法律法規(guī)未

2、識(shí)別出，則會(huì)造成成批性的退貨索賠。識(shí)別/評(píng)審/確定后的法律法規(guī)編寫(xiě)入相關(guān)管理文件、技術(shù)文件是保證法律法規(guī)貫徹執(zhí)行的重要手段。顧客特殊要求是顧客除ts16949：2009和產(chǎn)品技術(shù)要求以外的要求，在編制程序文件時(shí)可以將顧客的特殊要求編寫(xiě)進(jìn)出，可以保證顧客的特殊要求。二、 系統(tǒng)性1. 程序文件要覆蓋到標(biāo)準(zhǔn)的要求既然是推行的ts16949：2009技術(shù)規(guī)范，編制的文件就要反映其要求，而不能有 所遺漏，當(dāng)然技術(shù)規(guī)范中規(guī)定可以刪減的要求除外。2. 程序文件間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一程序文件編制時(shí)，文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，這需要 程序文件編制的策劃部門(mén)在文件編制前就應(yīng)策劃好，發(fā)給文件的編制部門(mén)，

3、并對(duì)編制出的文件進(jìn)行審核把關(guān)。針對(duì)編寫(xiě)具體某一文件來(lái)說(shuō)，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動(dòng)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)有的小過(guò)程與現(xiàn)有文件不一致時(shí)，應(yīng)由文件策劃部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，將相關(guān)內(nèi)容放于最合適的程序文件中，而文件編寫(xiě)部門(mén)不要自行刪減或增加內(nèi)容。3. 由系統(tǒng)到細(xì)節(jié)、要考慮異常流情況程序文件的編制可以分析過(guò)程入手，做出烏龜圖和流程圖，進(jìn)行討論后再編寫(xiě)具體的條文，本著從粗到細(xì)、從系統(tǒng)到細(xì)節(jié)的方針進(jìn)行。而不能抓住了細(xì)節(jié)在整體結(jié)構(gòu)上出現(xiàn)了遺漏。在編制中要考慮到每個(gè)過(guò)程的異常流的管理要求，如采購(gòu)過(guò)程中有在非合格供方處的特別采購(gòu)，不合格品管理中有特采，設(shè)備驗(yàn)收中有驗(yàn)收不合格等異常情況，這些都要在文件

4、中交待清楚，明確定義其范圍、管理要求和管理權(quán)限。4. 前后文呼應(yīng)程序文件的前面將設(shè)備分類(lèi)a/b/c三類(lèi)，后面中要考慮三種類(lèi)別設(shè)備怎樣進(jìn)行管理，前面將產(chǎn)品設(shè)計(jì)分為兩類(lèi)，后面要交待清楚這兩類(lèi)的管理有什么不同。不要前面說(shuō)的張三，后面說(shuō)的卻是李四，造成文件不知所云，文件也就失去了指導(dǎo)意義。三、 先進(jìn)性 1. 程序文件要貫徹先進(jìn)的管理理念質(zhì)量管理的八項(xiàng)基本原則學(xué)習(xí)理解是有必要的，但是只有寫(xiě)入文件中才能更好的執(zhí)行。在編制文件中要遵循pdca原則，策劃、行動(dòng)、檢驗(yàn)及改進(jìn)環(huán)節(jié)都不能缺少，這樣編制出的程序文件才對(duì)過(guò)程管理有指導(dǎo)意義。程序文件也應(yīng)體現(xiàn)“以顧客為中心”，這包括內(nèi)部顧客和外部顧客。當(dāng)面對(duì)外部顧客時(shí)要盡

5、量對(duì)公司自身提出要求，而盡量少麻煩顧客，如顧客滿(mǎn)意度調(diào)查公司的調(diào)查表要清晰明了、便于填寫(xiě)，同時(shí)一些相關(guān)的活動(dòng)要體現(xiàn)出為顧客服務(wù)的思想，發(fā)出調(diào)查表后要跟蹤或回訪(fǎng)來(lái)達(dá)到滿(mǎn)意的調(diào)查效果。面對(duì)內(nèi)部顧客要主動(dòng)上交要求的資料，而不是由內(nèi)部顧客來(lái)提要求，這樣工作就好開(kāi)展。如進(jìn)行員工滿(mǎn)意度調(diào)查時(shí)，人力資源部就是各部門(mén)的內(nèi)部顧客，調(diào)查表發(fā)出后各部門(mén)要主動(dòng)按要求完成，并及時(shí)上交人力資源部，這樣即省時(shí)間工作關(guān)系也理順了，若是要人力資源部跟催，會(huì)增大人力資源部的工作量，也會(huì)使各部門(mén)失去了工作的主動(dòng)性。當(dāng)然其它管理原則也應(yīng)在程序文件中體現(xiàn)。2. 程序文件來(lái)源于管理現(xiàn)狀又要高于管理現(xiàn)狀程序文件要尊重公司的管理現(xiàn)狀，不是對(duì)

6、現(xiàn)狀的簡(jiǎn)單描述，而是既要面對(duì)現(xiàn)狀又要高于現(xiàn)狀，最終以標(biāo)準(zhǔn)要求和公司的發(fā)展要求為準(zhǔn)繩。這樣制定出的程序文件才能在一段時(shí)間內(nèi)都能指導(dǎo)管理活動(dòng)，這可能通過(guò)在文件中進(jìn)行描述來(lái)達(dá)到，也可以通過(guò)每年的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃來(lái)達(dá)到。四、 標(biāo)準(zhǔn)化1.文件格式的標(biāo)準(zhǔn)化1）程序文件名稱(chēng)應(yīng)明確說(shuō)明相關(guān)過(guò)程及其特點(diǎn)，如：“管理評(píng)審管理程序”、“顧客滿(mǎn)意管理程序”、“數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析管理程序”等。程序文件編號(hào)可以統(tǒng)一用qp來(lái)編號(hào)，使人一看就知道是程序文件，其編號(hào)順序可以先是cop過(guò)程的程序文件再是mp過(guò)程的程序文件最后是sp過(guò)程的文件。體現(xiàn)了過(guò)程的類(lèi)別和層次，便于識(shí)別管理。2） 程序文件編排格式的標(biāo)準(zhǔn)化為便于規(guī)范組織程序文件編制，程序

7、文件建議采用如下統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)格式：（1） 目的（2）適用范圍引用的標(biāo)準(zhǔn)及文件（3）名詞術(shù)語(yǔ)（4）相關(guān)職責(zé) （5）作業(yè)內(nèi)容 （6）相關(guān)文件 （7）相關(guān)表單 （8）附件3）編制內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化文件編制中可以參照烏龜圖的要求，則文件編制會(huì)很成功。過(guò)程的輸入是什么 ，輸出是什么，用什么方式，誰(shuí)來(lái)做，用何程序、方法，用何指標(biāo)衡量等。2.文件用詞用語(yǔ)相關(guān)定義的標(biāo)準(zhǔn)化程序文件的用語(yǔ)要進(jìn)行統(tǒng)一，使文件的推行中能明確統(tǒng)一的定義和要求，因?yàn)槌绦蛭募刹煌块T(mén)編寫(xiě)，這樣就有可能造成用語(yǔ)習(xí)慣的不一致，如有的用“品質(zhì)”，有的用“質(zhì)量”；有的地方用“不良品”，有的地方用“不合格品”；等等，都要進(jìn)行用語(yǔ)的統(tǒng)一。五、 簡(jiǎn)明化1.

8、流程要短，可以減少流程的時(shí)間和差錯(cuò)能在一個(gè)部門(mén)完成的盡量安排在一個(gè)部門(mén)內(nèi)完成，減少流轉(zhuǎn)、等待、交流等環(huán)節(jié)，若流程和部門(mén)職責(zé)相矛盾，則可以修改部門(mén)職責(zé)，可以體現(xiàn)一切通過(guò)流程來(lái)管理的思想，而部門(mén)職責(zé)也是化在流程中來(lái)實(shí)現(xiàn)的?？梢杂胕e的方法對(duì)流程進(jìn)行策劃和優(yōu)化，要懂得流程優(yōu)化產(chǎn)生的效益要遠(yuǎn)大于生產(chǎn)過(guò)程中的優(yōu)化。2. 用詞簡(jiǎn)練 文字簡(jiǎn)練，不要用太長(zhǎng)的句子，若一個(gè)句子表達(dá)了幾個(gè)意思，可以用序號(hào)將其分開(kāi)，讓閱讀者一看就知道說(shuō)了幾個(gè)意思，同時(shí)易學(xué)易懂，避免了含糊不清。避免產(chǎn)生二義性的詞句。如“負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目”這句話(huà)就有兩個(gè)理解，一個(gè)是負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目，非標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目不負(fù)責(zé)，一個(gè)是負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。3.

9、使用表單要簡(jiǎn)單表單是程序文件不可缺少的部分，由于使用量大，對(duì)表單進(jìn)行好的設(shè)計(jì)對(duì)節(jié)省時(shí)間減少差錯(cuò)意義更大，首先表單要盡可能簡(jiǎn)化，能用一張表單就不要用兩張，即可以減少用紙，又可以減少記錄的存儲(chǔ)；其次要求填寫(xiě)的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)單明了，初學(xué)者也可以很快能正確填寫(xiě)；最后減少去除不必要的簽字審批環(huán)節(jié)，記錄用的表單只要一個(gè)填寫(xiě)人簽名即可，不需要審核批準(zhǔn)，重要的報(bào)告可以有相關(guān)人審核，完成后需要按照?qǐng)?bào)告執(zhí)行的可以有批準(zhǔn)。減少一個(gè)簽字就會(huì)減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)，不能指望通過(guò)審核批準(zhǔn)來(lái)檢查出錯(cuò)誤，而要通過(guò)能力培養(yǎng)使填寫(xiě)人少犯錯(cuò)誤，同時(shí)減少審核批準(zhǔn)也是一種授權(quán)，也有助于員工提高責(zé)任心和榮譽(yù)感。程序文件的編制要求 一、明確編制要

10、求1.收集標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)和顧客的特殊要求 收集標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)和顧客的特殊要求以及公司的方針目標(biāo)經(jīng)營(yíng)宗旨等，確定文件 編制的依據(jù)和應(yīng)遵守的大原則。2.公司舊有文件的審查組織原有管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章和制度等文件，按ts16949的要求對(duì)原有管理文件進(jìn)行清理和分析，有用的可以借鑒或改寫(xiě)，無(wú)用的進(jìn)行刪除，和標(biāo)準(zhǔn)相抵觸的變更，按程序文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫(xiě)。二、確定編制計(jì)劃根據(jù)體系的總體策劃，確定公司的過(guò)程及需要編制的文件，對(duì)照已有的多種文件，確定哪些文件重寫(xiě)，哪些文件改寫(xiě)以及哪些文件需完善，形成程序文件編制計(jì)劃，明確編制的責(zé)任部門(mén)和參與評(píng)審部門(mén)，由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。三、文件編制培訓(xùn)文件策劃部門(mén)組織文件編寫(xiě)人員進(jìn)行文件編寫(xiě)的培訓(xùn) ，確保文件編寫(xiě)人員明確標(biāo)準(zhǔn)要求和程序文件編寫(xiě)要求，具有文件編寫(xiě)的能力。四、組織編制初稿 程序文件的編寫(xiě)一般由該過(guò)程的主管部門(mén)負(fù)責(zé)，也可以邀請(qǐng)和過(guò)程緊密相關(guān)的部門(mén)人員參與。 五、相關(guān)部門(mén)討論修改文件初稿完成后先交給文件策劃部門(mén)，由其進(jìn)行總體審核，確保文件的系統(tǒng)性滿(mǎn)足要求。再由文件編制部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，一般過(guò)程要求的輸入部門(mén)和過(guò)程結(jié)果的接收部門(mén)都要參與。