采購與付款流程財務(wù)制度

1、采購與付款流程財務(wù)制度一、 目的：為加強(qiáng)規(guī)范公司采購與付款業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)采購相關(guān)業(yè)務(wù)的管理，保證公司資產(chǎn)的安全，特制定本制度。二、 適用范圍：適用于公司的除費(fèi)用現(xiàn)金報銷外的所有付款，包括但不限于購買材料、低值易耗品、固定資產(chǎn)、費(fèi)用和服務(wù)的所有采購與付款。三、 業(yè)務(wù)流程說明：（一）業(yè)務(wù)流程圖：釆購報關(guān)iqc財務(wù)供應(yīng)商請款人 庫存資料料需求 格 供應(yīng)商開發(fā)請購單 供應(yīng)商調(diào)查核準(zhǔn) 請購單詢價 比價、議價 no po或合同 核準(zhǔn) y po或合同po或合同貨物收貨單收貨單不合格單不合格單不合格單點(diǎn)收、檢驗 y報關(guān)單入庫 報關(guān)單發(fā)票發(fā)票發(fā)票發(fā)票發(fā)票 請款單請款單請款單請款單 （二）業(yè)務(wù)流程分類說明：（1）

2、 材料采購：第一步：下定單：釆購po經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后下給供應(yīng)商。第二步：收貨：供應(yīng)商將貨物按時送到iqc，iqc在二個工作日內(nèi)完成點(diǎn)貨、檢驗。如合格收下貨物，不合格由質(zhì)量部在二個工作日內(nèi)開mrb會義并取得不合格供應(yīng)商處理單，并在erp中出單據(jù)交財務(wù)，并由釆購在二個工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商后退回供應(yīng)商，并通知財務(wù)。第三步：收發(fā)票：第四步：請款：國內(nèi)采購業(yè)務(wù)iqc收齊所有單據(jù)后填寫請款單，經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，按規(guī)定要總經(jīng)理批準(zhǔn)的還要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。進(jìn)口采購業(yè)務(wù)由報關(guān)完成以上請款。第五步：財務(wù)審核付款：（2） 低值易耗品、固定資產(chǎn)采購：第一步：請購：按公司規(guī)定走釆購流程，部門經(jīng)理應(yīng)控制是否超過預(yù)算。

3、第二步：下定單：同上第三步：收貨驗收：iqc收貨,請購人領(lǐng)貨并驗收并領(lǐng)貨。第四步：收發(fā)票：同上第五步：請款：釆購按(1)請款第六步：財務(wù)審核付款四、 具體業(yè)務(wù)的票據(jù)操作指南：（一） 材料采購：分為國內(nèi)采購業(yè)務(wù)、進(jìn)口采購業(yè)務(wù)。（1） 國內(nèi)采購業(yè)務(wù)：要求單據(jù)：po、收貨單（對方送貨單）、發(fā)票、請款單。（a） 要求請款單供應(yīng)商名稱或代碼與發(fā)票和po上的完全一致。（b） 要求發(fā)票上的每個原料的數(shù)量與送貨單上的一致、且不得高于po上的數(shù)量。（c）要求發(fā)票上的每個原料的單價與po上的一致或低于po單價。如果po約定的付款條件和付款方式請款單應(yīng)與其一致、總金額與發(fā)票一致或低于發(fā)票。請款人認(rèn)為以上有差異的應(yīng)在

4、請款時說明,如不說明的視為同意。（2） 進(jìn)口采購業(yè)務(wù)：要求單據(jù)：po、收貨單（對方送貨單）、發(fā)票、報關(guān)單、請款單。具體要求適用國內(nèi)采購業(yè)務(wù)要求，拆定單不得低于報關(guān)單所列金額，如高于報關(guān)單金額可以填二張請款單一張按報關(guān)單金額，另一張用于補(bǔ)付無報關(guān)單等特殊情況的付款。（二） 固定資產(chǎn)采購：業(yè)務(wù)流程使用單據(jù)：使用單位必須提供請購單pr、cear（二千美元及以上的）。具體參見我司固定資產(chǎn)管理辦法業(yè)務(wù)流程：請購、批準(zhǔn)、采購下定單、收貨、領(lǐng)貨（驗收）。要求與材料一致，對于單位物品含稅價格在二千元以下的要求取得增值稅發(fā)票（在同等價格條件下）。比材料采購多二張單據(jù)。請購單，領(lǐng)貨固定資產(chǎn)驗收單：（三） 低值易耗

5、品及費(fèi)用：1、 低值易耗品及有實物形態(tài)的費(fèi)用：業(yè)務(wù)流程使用單據(jù)：使用單位必須提供請購單pr、po、發(fā)票、收貨記錄、領(lǐng)用及驗收人簽字。業(yè)務(wù)流程：請購、批準(zhǔn)、采購下定單、收貨、領(lǐng)用及驗收。要求與材料一致，對于單位物品含稅價格在二千元以下的要求取得增值稅發(fā)票（在同等價格條件下）。比材料采購多二張單據(jù)。請購單，領(lǐng)貨單：2、 無實物形態(tài)的費(fèi)用或服務(wù)：流程特別要求：費(fèi)用或服務(wù)使用單位在合同約定的供應(yīng)商義務(wù)完成后，到iqc填寫領(lǐng)貨單，并在領(lǐng)貨單填寫供應(yīng)商完成合同約定的服務(wù)的內(nèi)容和時間，并簽字后，iqc給予做收貨記錄并將erp收貨號填寫上。五、 對單據(jù)的要求：（對于不符合要求的單據(jù)將退回）1、 po：（1）

6、要求與erp中的各項內(nèi)容一致、項目齊全。（2） 編號不得重復(fù)。（3） 增加erp供應(yīng)商編碼。（4） 要求請款時交給財務(wù)的po是在erp中最新的，如手工po有修改或增加請在修改處請采購經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、 收貨單或?qū)Ψ剿拓泦危阂笤?，并寫實收?shù)量、收貨號（與erp一致）有收貨人簽名和日期。如有涂改主管簽字確認(rèn)。3、 發(fā)票：(1)增值稅專用發(fā)票：釆購審核內(nèi)容：開票日期至請款日不得超過80天；要求審核數(shù)量。財務(wù)審核內(nèi)容：審核“購貨單位名稱”必須為本公司名稱全稱、“地址、電話”、“稅務(wù)登記號”，“開戶行及賬號”等項目填寫必須正確。應(yīng)同時取得發(fā)票聯(lián)（第二聯(lián)）及抵扣聯(lián)（第三聯(lián)），并是否為運(yùn)用防偽稅控系統(tǒng)開

7、具的專用發(fā)票，各聯(lián)均加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，字軌號碼一致，字跡清楚，不得涂改，各項目填寫齊全、正確無誤，票面金額與實際支付的金額相符，兩聯(lián)的內(nèi)容和金額一致； 不同商品或勞務(wù)名稱應(yīng)分別填寫，匯總金額開立的發(fā)票及抵扣憑證應(yīng)有“銷貨清單”作為發(fā)票附件，商品名稱應(yīng)與入庫單相符； “數(shù)量”、“單價”、“金額”、“稅率”、“稅額”、“合計”、“價稅合計”各欄計算是否正確，“價稅合計”中的大小寫金額是否相符；符合其他增值稅專用發(fā)票的管理規(guī)定。 (2)普通發(fā)票：釆購審核內(nèi)容：日期為實際發(fā)生日，注意是否遵照規(guī)定不跨年度使用；并審核發(fā)票的開具日期是否超過該發(fā)票規(guī)定的使用時限；財務(wù)審核內(nèi)容：發(fā)票應(yīng)為發(fā)票

8、聯(lián)，套印有發(fā)票監(jiān)制章、加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，字跡清楚，不得涂改，各項目填寫齊全、正確無誤，票面金額與實際支付的金額相符； 不同商品或勞務(wù)名稱應(yīng)分別填寫，匯總金額開立的發(fā)票及抵扣憑證應(yīng)有“銷貨清單”作為發(fā)票附件，商品名稱應(yīng)與入庫單相符； “數(shù)量”、“單價”、“金額”、“合計”各欄計算是否正確，大小寫金額是否相符；取得的定額發(fā)票上應(yīng)按發(fā)票項目將客戶名稱、日期等填寫齊全； （3）國外發(fā)票：原則上要求原件，如復(fù)印件應(yīng)經(jīng)過財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。4、 報關(guān)單：要求原件。5、 請款單：要求所有項目填寫齊全準(zhǔn)確，不得涂改。經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，單張請款單金額超過授權(quán)限額16萬元的經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。六、 業(yè)務(wù)流程請

9、款單據(jù)資料看板： po 收貨單（對方送貨單） 發(fā)票已到 發(fā)票 請款單 業(yè)務(wù)付款申請單（材料采購） 報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)） 預(yù)付款請款單預(yù) 付 發(fā)票（國外業(yè)務(wù)） po或合同 pr請購單固定資產(chǎn)驗收單po 收貨單（對方送貨單） 發(fā)票已到 發(fā)票 報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)） 請款單業(yè)務(wù)付款申請單（固定資產(chǎn)） 預(yù)付款請款單預(yù) 付 發(fā)票（國外業(yè)務(wù)） po或合同 pr請購單服務(wù)驗收單（無實物服務(wù)或費(fèi)用）po 收貨單（對方送貨單） 發(fā)票已到 發(fā)票 報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)） 請款單業(yè)務(wù)付款申請單（低值易耗品及費(fèi)用） 預(yù)付款請款單預(yù) 付 發(fā)票（國外業(yè)務(wù)） po或合同七、 財務(wù)處理：1、 供應(yīng)商資料的新建和維護(hù)：按采購部門提供的經(jīng)過

10、批準(zhǔn)供應(yīng)商資料表新建和更新表，在erp中新建和更新供應(yīng)商編碼并錄入相關(guān)信用期、信用額、開款信息、賬號信息等相關(guān)資料。并及時將客戶編號發(fā)郵件給采購部門的相關(guān)人員。財務(wù)部門將表格打印后讓相關(guān)人員簽字后存檔備查。2、 確認(rèn)應(yīng)付賬款：（1） 應(yīng)付賬款的確認(rèn)的條件：應(yīng)付賬款確認(rèn)原則：1） 貨物已經(jīng)收到或勞務(wù)服務(wù)已經(jīng)完成商品所有權(quán)上的主要風(fēng)險和報酬轉(zhuǎn)移給購貨方；2） 需要在約定時間內(nèi)償付給供應(yīng)商;3） 金額能夠可靠地計量； 具體業(yè)務(wù)財務(wù)應(yīng)付賬款確認(rèn)條件：采購定單、收貨單（我司有權(quán)收貨人員簽字）、發(fā)票（按合同條件確定的時點(diǎn)和條件開具）。（2） 供應(yīng)商發(fā)票入賬的流程:核對企業(yè)的采購定單或合同、存貨固定資產(chǎn)低值

11、易耗品收貨單（驗收報告）、供應(yīng)商開具的發(fā)票，日常所稱的“三項核對法”。主要核對數(shù)量和價格是否相符。(對于國外進(jìn)口還要核對報關(guān)單)（3） 會計處理：入賬:對平正確后及時按發(fā)票等相關(guān)單據(jù)及時進(jìn)行賬務(wù)處理。（4） 付款及銷賬：每月出納在付款前，由總賬會計向供應(yīng)商直接或通過相關(guān)部門給予付款計劃明細(xì)，按發(fā)票對應(yīng)付賬款進(jìn)行及時的核銷。（5） 供應(yīng)商對賬：對于年未供應(yīng)商對賬,供應(yīng)商發(fā)郵件或寄信給我司相關(guān)人員后,財務(wù)將按我司賬面情況做出回復(fù)。3、月未結(jié)賬對賬：a) 月未制作ppv表 ,與成本會計進(jìn)行核對,在結(jié)賬前對平.b) 每季度進(jìn)行mrb庫存盤點(diǎn)。iqc部門應(yīng)每月對mrb庫存實物進(jìn)行盤點(diǎn)，財會應(yīng)定期稽核，做

12、到賬實、賬賬相符，對差異情況應(yīng)及時查明原因并報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。c)每季組織iqc采購開會對erp中未入賬的收貨記錄中的dmr進(jìn)行清理.d)每周一對erp及用友中的明細(xì)進(jìn)行核對.月未在結(jié)賬前總賬將對總賬和明細(xì)賬進(jìn)行核對.八、 特殊業(yè)務(wù)的說明：退回或折讓、預(yù)付款規(guī)定1、發(fā)生退回或折讓是指應(yīng)質(zhì)量等問題要將產(chǎn)品退回給供應(yīng)商或讓供應(yīng)商同意在其貨款中扣除款項。銷售退回與折讓應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審批后辦理。退回貨物由質(zhì)檢部門檢驗和倉儲部門清點(diǎn)(計量)后入庫。財會部門依據(jù)檢驗證明、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等辦理相應(yīng)的退款事宜和賬務(wù)處理。（1）對于增值稅發(fā)票：分二種：一種發(fā)票還沒有交財務(wù)的，請退回讓供

13、應(yīng)商重開。另一種是已交財務(wù)認(rèn)證，請通知財務(wù)，由財務(wù)到稅務(wù)開具進(jìn)貨退出或索取折讓證明單由對方開具紅字發(fā)票，將紅字發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交財務(wù)。（2）普通發(fā)票國外發(fā)票：財務(wù)未入賬，可以退回讓供應(yīng)商重開?；蚩砷_具紅字發(fā)票。2、預(yù)付款：對于國外預(yù)付款，報關(guān)應(yīng)在收到報關(guān)單的第一時間交財務(wù)核銷，以保證后續(xù)貨款的支付。對于國內(nèi)預(yù)付款，應(yīng)按po或合同的規(guī)定填寫預(yù)付款請款單，原件應(yīng)在請最后一筆款項時附上。（1）預(yù)付款請款必須本人填制完成請款。（2）人民幣預(yù)付款申請請在付款前二天完成。外幣預(yù)付款申請請在付款前一周完成。如未提前財務(wù)將按請款日后二天后付款。（3）對于到期未清銷，財務(wù)將凍結(jié)所有預(yù)付款。（如交貨日期延后，請修改

14、原請款單）九 內(nèi)控流程圖。 步驟控制點(diǎn)控制點(diǎn)分值管理控制要件不相容崗位/職務(wù)管理控制權(quán)責(zé)檢查提示1.采購計劃、方案的編制與審定(15分)1.1 采購計劃的編制與審定。需用單位（或相關(guān)控制部門）根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，結(jié)合預(yù)算（計劃），提出物料需用申請，經(jīng)需用單位（或相關(guān)控制部門）領(lǐng)導(dǎo)審定，報有關(guān)技術(shù)和管理部門審核，倉儲或有關(guān)部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃分管領(lǐng)導(dǎo)審定。 5物料需用申請，相關(guān)部門審核意見，庫存平衡記錄，采購計劃參見權(quán)責(zé)指引檢查物資需用申請是否在計劃內(nèi)，并經(jīng)相關(guān)部門審核，倉儲或有關(guān)部門是否平庫，相關(guān)審定是否符合權(quán)責(zé)指引。1.2 采購方案的編制與審定。采購部門根據(jù)采購計劃編制采購

15、方案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審定。采購方案應(yīng)明確采購的原則、采購的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。10采購方案及審定意見方案編制與審核分離參見權(quán)責(zé)指引檢查采購方案是否經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，是否明確采購物資的具體數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等，相關(guān)審定是否符合權(quán)責(zé)指引。2.供應(yīng)商的選擇與價格確定(20分)2.1 供應(yīng)商資源及價格信息管理。企業(yè)物資采購部門應(yīng)在總部供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上建立健全本企業(yè)的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，定期考評列入名單的供應(yīng)商資信及履約情況，根據(jù)考評結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單并報總部備案。供應(yīng)商名單的確定與調(diào)整應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審定。 企業(yè)物資采購部門應(yīng)建立物資價格數(shù)據(jù)庫，

16、及時收集相關(guān)物資的價格信息，定期發(fā)布物資采購的指導(dǎo)價格和參考價格，作為物資采購的主要依據(jù)。5供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)名單，定期考評記錄，相關(guān)批件，物資價格數(shù)據(jù)庫參見權(quán)責(zé)指引檢查是否建立供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)及價格數(shù)據(jù)庫，有無對供應(yīng)商定期考評記錄，對供應(yīng)商的確定與調(diào)整是否報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審定。2.2 供應(yīng)商的選擇與價格確定。由企業(yè)自行組織采購的，采購部門應(yīng)根據(jù)審定的采購方案，通過招標(biāo)、詢比價等方式確定供應(yīng)商與價格，原則上供應(yīng)商應(yīng)在總部或企業(yè)確定的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)名單中選擇，價格不得突破總部發(fā)布的采購指導(dǎo)價。 通過招標(biāo)方式采購的，應(yīng)按照總部招標(biāo)管理辦法執(zhí)行，對大宗、批量、重要及特殊物資的采購原則上應(yīng)采取招標(biāo)方式采購； 通過詢

17、比價等非招標(biāo)方式采購的，采購部門應(yīng)堅持貨比三家、比質(zhì)比價的原則。需要談判的，應(yīng)組織相關(guān)部門就價格、要求等進(jìn)行談判，經(jīng)審核后報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審定。15物資采購實施方案，供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)名單，總部及企業(yè)采購指導(dǎo)價目錄，招標(biāo)或詢比價資料，相關(guān)審批件洽商談判不得少于兩人參見權(quán)責(zé)指引檢查供應(yīng)商選擇是否在總部或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)名單內(nèi)，采購價格是否突破總部或企業(yè)指導(dǎo)價，采購是否經(jīng)過詢比價、有無詢比價記錄，通過招標(biāo)方式采購的是否符合招標(biāo)管理規(guī)定，對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標(biāo)方式，應(yīng)由總部集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象，相關(guān)審定是否符合權(quán)責(zé)指引。3.合同簽訂與管理(25分)3.1 合同審核與簽訂。大

18、宗、批量或重要的物資采購必須簽訂采購合同。合同由采購部門擬訂，經(jīng)財會、法律等部門審核后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引簽署合同，同時送財會、法律等部門。5采購合同及審核意見，授權(quán)委托書參見權(quán)責(zé)指引檢查相關(guān)部門是否對合同進(jìn)行審核，簽訂的合同是否送交財會、法律等部門。3.2 采購及供應(yīng)人員的變更備案與管理。采購人員變動時，企業(yè)采購部門應(yīng)及時將人員變動情況向供應(yīng)商備案或以書面形式通知供應(yīng)商；采購部門應(yīng)及時掌握供應(yīng)商相關(guān)人員的變動情況，并將供應(yīng)商相關(guān)人員的變動情況及時通知相關(guān)部門。5相關(guān)備案或書面通知的備查資料檢查企業(yè)有無對采購及對方供應(yīng)人員變動情況的備案管理資料，是否將有關(guān)變動情況及時通知有關(guān)部門。3.3 合同

19、變更。采購合同需要變更時，采購部門應(yīng)會同財會、法律等部門按原合同審簽程序辦理。5審核意見，合同補(bǔ)充協(xié)議（或合同變更單）等資料參見權(quán)責(zé)指引檢查合同變更有無補(bǔ)充協(xié)議變更單等資料，相關(guān)審簽是否符合權(quán)責(zé)指引。3.合同簽訂與管理(25分)3.4 合同管理。合同管理部門應(yīng)將生效的合同統(tǒng)一連續(xù)編號，并將與合同相關(guān)的文件資料一并整理存檔，妥善管理。5合同管理臺賬檢查合同是否連續(xù)編號并存檔。3.5 跟蹤合同執(zhí)行。物資采購、技術(shù)、設(shè)計部門和使用單位應(yīng)對長周期的重要設(shè)備和材料編制監(jiān)造大綱，簽訂協(xié)議，落實責(zé)任，實行過程監(jiān)控。采購部門應(yīng)按照采購合同確定的制造周期、交貨時間、工程項目進(jìn)度計劃落實催交催運(yùn)措施，監(jiān)督合同按期

20、執(zhí)行。 5監(jiān)造大綱及協(xié)議，催交催運(yùn)記錄檢查是否落實了對長周期重要設(shè)備和材料的監(jiān)造責(zé)任，檢查采購部門是否有催交催運(yùn)記錄。4.物資驗收入庫(15分)4.1 物資驗收與入庫。所有采購物資（含直達(dá)現(xiàn)場物資）均應(yīng)辦理入庫手續(xù)。采購物資到貨后，物資管理部門應(yīng)組織采購、質(zhì)檢、倉儲等部門對到貨物資進(jìn)行檢驗清點(diǎn)，質(zhì)檢部門出具檢驗報告，倉儲部門依據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù)，編制入庫單(入庫單應(yīng)連續(xù)編號，采購、倉儲等部門簽字)，登記庫存明細(xì)脹。對檢驗不合格的物資，倉儲部門應(yīng)拒絕辦理入庫手續(xù)。10驗收資料，庫存明細(xì)賬采購、檢驗、倉儲分離檢查物資入庫驗收資料是否齊全，驗收入庫是否符合不相容要求，庫存明細(xì)賬登記是否及時。4.2 退貨、索賠與折讓。采購部門應(yīng)對不合格物資要求供應(yīng)商及時更換或整改，或提出退貨、索賠或折讓方案，報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審批后辦理。5索賠或折讓方案參見權(quán)責(zé)指引檢查采購部門對不合格物資是否要求供應(yīng)商及時更換或整改，對無法更換或整改所提出的索賠或折讓方案，相關(guān)審批是否符合權(quán)責(zé)指引。5.采購付款與往來核對(15分)5.1 物資采