企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)

1、企業(yè)協(xié)同辦公 解 決 方 案 辦公系統(tǒng)方案設計 目 錄 1.前言.4 2.設計目標.5 3.系統(tǒng)架構(gòu).6 3.1.系統(tǒng)網(wǎng)絡結(jié)構(gòu).6 3.2.協(xié)同管理系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu).6 3.3.完善的產(chǎn)品架構(gòu)，獨特的緩存技術(shù).7 4.功能結(jié)構(gòu).9 5.企業(yè)日常管理應用.10 5.1.協(xié)同工作.10 5.2.表單定制.10 5.3.電子郵件.11 5.4.公文管理.12 5.5.文檔管理.13 5.6.日程會議計劃.13 5.7.公共信息.14 6.企業(yè)關(guān)聯(lián)項目.16 7.企業(yè)知識關(guān)聯(lián).17 8.信息發(fā)布.18 9.系統(tǒng)管理設計.20 9.1.系統(tǒng)管理邏輯結(jié)構(gòu).20 10.企業(yè)集成擴展.21 10.1.應用集成.

2、21 10.2.門戶整合.21 10.3.數(shù)據(jù)交換.21 10.4.工作流接口.21 10.5.文檔接口.21 10.6.郵件接口.21 10.7.統(tǒng)一資源接口.21 辦公系統(tǒng)方案設計 10.8.插件接口.21 10.9.xml 標準.22 辦公系統(tǒng)方案設計 1. 前言前言 現(xiàn)在企業(yè)組織機構(gòu)龐大，包括諸多的職能部門和子公司，相應的管理與控制方面出現(xiàn)很多無法 避免的問題，通過建設協(xié)同管理系統(tǒng)是滿足企業(yè)信息化建設的需要, 更好的協(xié)助企業(yè)進行信息化管 理, 提升執(zhí)行管理能力。協(xié)同管理解決方案包含八大模塊：協(xié)同工作、公文管理、文檔管理、電子 郵件、公共信息、關(guān)聯(lián)項目、日程計劃會議、表單應用等，并通過標

3、準插件實現(xiàn)企業(yè)辦公進一步應 用擴展。 辦公系統(tǒng)方案設計 2. 設計目標設計目標 通過實施協(xié)同管理系統(tǒng)，在依據(jù)實用性、可擴展性、先進性與兼容性、穩(wěn)定性、安全性、集成 性的原則基礎上把日常業(yè)務、事物、協(xié)作等信息在企事業(yè)單位的部門、群組、個人之間進行及時高 效、有序可控、全程共享的溝通處理。提供協(xié)同工作、公文管理、公共信息、日程/會議管理、常 用工具以及系統(tǒng)管理等應用模塊。從而達到管理高效全面的管理效果。 協(xié)同管理系統(tǒng)的總體目標是：以先進的計算機和通信技術(shù)為主要手段，以實現(xiàn)企業(yè)關(guān)鍵辦公 應用為導向，搭建一個覆蓋全單位的自動化辦公信息平臺。通過網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)本單位移動辦公、 資源共享、高效協(xié)同的事務處

4、理機制，為本單位建立一個即時有效的信息交流管道，建立高質(zhì)量、 高效率的信息網(wǎng)絡，為領(lǐng)導提供一個方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源 化、傳輸網(wǎng)絡化和人性化管理。 實現(xiàn)單位管理向無紙化辦公的轉(zhuǎn)變。通過協(xié)同管理系統(tǒng)為單位內(nèi)部的信息傳遞建立聯(lián)系， 便于單位內(nèi)部協(xié)同工作。規(guī)范使用者的管理從而實現(xiàn)信息集中式管理和分布式應用。搭 建起單位內(nèi)高效協(xié)同的辦公平臺。 規(guī)范單位管理行為。通過協(xié)同管理系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過程，追求理想管理 結(jié)果。實現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。 提高效率、節(jié)約開支。通過協(xié)同管理系統(tǒng)的實施應用，可以使使用者的辦公效率大大提 高，人員溝通時實快捷，任務傳遞高效清晰

5、，可以及時了解任務、工作的進度。節(jié)約公 司在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費用，達到開源節(jié)支，增產(chǎn)增效的目的。 辦公系統(tǒng)方案設計 3. 系統(tǒng)架構(gòu)系統(tǒng)架構(gòu) 3.1. 系統(tǒng)網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)系統(tǒng)網(wǎng)絡結(jié)構(gòu) 3.2. 協(xié)同管理系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)協(xié)同管理系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu) 基于國際標準的 j2ee 三層架構(gòu)，使應用表現(xiàn)層和運用邏輯層、數(shù)據(jù)存儲的分離，從架構(gòu)上保 證了系統(tǒng)的靈活、高效，并能完成負載平衡。 辦公系統(tǒng)方案設計 圖 3.4 協(xié)同管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu) 3.3. 完善的產(chǎn)品架構(gòu)，獨特的緩存技術(shù)完善的產(chǎn)品架構(gòu)，獨特的緩存技術(shù) 協(xié)同管理系統(tǒng)遵循 j2ee 架構(gòu)，以 jsp 和 java bean 技術(shù)作為主要的系統(tǒng)實現(xiàn)手段

6、，開發(fā)出 了工作流、文檔、消息提醒和插件接口，并針對所有的技術(shù)底層設計了對象緩存層，大幅提高了系 統(tǒng)效率和對客戶端的響應速度，系統(tǒng)穩(wěn)定性也大為增強。 辦公系統(tǒng)方案設計 unix， linux， windows 跨操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫存儲層 消息接口 插件接口 對象緩存層 文檔接口 工作流接 口 協(xié)同工作平臺 協(xié) 同 工 作 用戶門戶 公 文 管 理 表 單 應 用 電 子 郵 件 文 檔 管 理 公 共 信 息 日程 會議 計劃 關(guān)聯(lián) 項目 人員 綜 合 辦 公 公 文 管 理 off ice 插 件 rt x 插 件 u 8 插 件 數(shù) 字 簽 章 插件標準 無 線 應 用 產(chǎn)品基本功能 產(chǎn)品插

7、件擴展 應 用 集 成 x x 插 件 備 份 恢 復 系 統(tǒng) 建 設 辦公系統(tǒng)方案設計 4. 功能結(jié)構(gòu)功能結(jié)構(gòu) 系統(tǒng)設置 應用插件 公文管理 文檔管理 協(xié)同工作 日程計劃 公共信息 我的文檔 新建事項 我的計劃 發(fā)布公告 單位文檔 待發(fā)事項 計劃管理 發(fā)布調(diào)查 項目文檔 已發(fā)事項 日程安排 討論區(qū) 他人文檔 待辦/已辦 會議管理 查看公告 待發(fā)/新建 已發(fā)公文 待辦公文 已辦公文 印章管理 借閱文檔 查看調(diào)查 綜合查詢 信息維護 綜合辦公 公文管理 u8插件 office插件 騰訊rtx 管理維護 常用工具 員工通訊錄 外部聯(lián)系人 計算器 萬年歷 協(xié)協(xié)同同管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)功功能能結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)圖

8、圖 電子郵件 新建郵件 收件箱 發(fā)件箱 草稿箱 垃圾箱 查找郵件 基礎設置 應用設置 郵件設置 轉(zhuǎn)為協(xié)同 常用連接 個人設置 修改密碼 代理設置 關(guān)聯(lián)系統(tǒng) 關(guān)聯(lián)人員 關(guān)聯(lián)項目 個人模板 信息轉(zhuǎn)移 協(xié)同表單 轉(zhuǎn)為郵件 轉(zhuǎn)為郵件 轉(zhuǎn)為協(xié)同 表單應用 表單查看 表單統(tǒng)計 表單設計 流程綁定 統(tǒng)計設計 手寫批注 辦公系統(tǒng)方案設計 5. 企業(yè)日常管理應用企業(yè)日常管理應用 5.1. 協(xié)同工作協(xié)同工作 單位內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺（包括異地協(xié)同） 。系統(tǒng)通過自定義流程和模板套用流程兩種 方式建立協(xié)同工作；支持流程權(quán)限節(jié)點自定義，實現(xiàn)協(xié)同的文檔的歸檔、預歸檔功能；進行項目的 關(guān)聯(lián)；支持簡捷的文字編輯、信息流轉(zhuǎn)

9、、回復、意見加載，以及附件加載。支持手寫簽名、公章管 理、痕跡保留，支持 word、excel 文件的讀寫，支持單位內(nèi)部協(xié)同信息與電子郵件之間的相互轉(zhuǎn)換。 5.2. 表單定制表單定制 oa 是對企業(yè)各種信息進行流轉(zhuǎn)、分類、共享和協(xié)同的基礎軟件。而企業(yè)的各種信息分為： 格式化信息（日程的單據(jù)，注重統(tǒng)計功能） ；非格式化信息。 （日程的溝通內(nèi)容，注重內(nèi)容共享） 。 表單是提供在 oa 產(chǎn)品中收集和處理格式化信息的功能。表單已經(jīng)成為繼工作流以后的核心功能。 辦公系統(tǒng)方案設計 5.3. 電子郵件電子郵件 協(xié)同管理系統(tǒng)提供基于 web 的電子郵件客戶端系統(tǒng)，可以集成企業(yè)現(xiàn)有的電子郵件系統(tǒng)。同 時支持多域

10、名選擇的郵件接收，可以同時接收多個郵件服務器的郵件。 提供基于 web 的電子郵件發(fā)送、閱讀和存儲功能。 提供含多域名選擇的注冊及登錄頁面驗證郵箱用戶合法身份；允許保留郵件在郵件服務器 填寫收件人、抄 送、密送地址 在地址薄中選擇 收件人、抄送人 辦公系統(tǒng)方案設計 上。 支持郵件與協(xié)同工作流程的雙向打通，可以直接將收到的郵件通過協(xié)同工作流程轉(zhuǎn)發(fā)給他 人，同時，在協(xié)同工作中的流程也可轉(zhuǎn)發(fā)為郵件，將工作中的信息共享給不在協(xié)同工作流程中的人 員。 5.4. 公文管理公文管理 公文按照國務院的行政公文管理方式進行管理并自動歸檔，解決公文的規(guī)范化和執(zhí)行問題，擬 發(fā)文、收文分發(fā)、歸檔等具體業(yè)務的流程化管理

11、都符合國家公文管理規(guī)定；支持電子簽章，簽名， 實現(xiàn)公文流程以及節(jié)點權(quán)限的全面自定義。 辦公系統(tǒng)方案設計 5.5. 文檔管理文檔管理 系統(tǒng)的文檔管理提供了集中式歸檔文件夾管理功能，由被授權(quán)的檔案管理員來進行對相關(guān)公文 文件的存檔和對存檔信息的管理，文檔管理員還可以把使用單位的制度、過去的公文直接存檔，通 過授權(quán)借閱查詢，有效幫助使用單位達成管理規(guī)范，同時最大限度共享關(guān)鍵信息，對于重要的公文 文件，還可以通過各種存儲形式備份。 5.6. 日程會議計劃日程會議計劃 對企業(yè)的各種計劃，生產(chǎn)計劃，銷售計劃的管理，對企業(yè)召開的會議，個人日程等時間性較強 的信息進行管理和安排實。 日程安排可通過選擇關(guān)聯(lián)項目

12、與項目綁定。 使用者不僅可以利用日程管理有效利用自己的時間，同時系統(tǒng)支持對私密事件的隱形記錄， 支持日程上報上級領(lǐng)導。系統(tǒng)還支持自動提醒、自動日期時間適配，以及日歷、周歷、月歷記事模 式。 實現(xiàn)會議發(fā)布，會議回執(zhí)，會議紀要整理，進行會議紀要的發(fā)送 進行全面的計劃管理實現(xiàn)日計劃，周計劃，月計劃，任意期計劃的設置，并支持計劃振蕩 回復 設置會前提醒時間 會議召集 會議列表 申請占用會議室 當日時間計劃 列表 跨日事件列表 快速定位日期 辦公系統(tǒng)方案設計 5.7. 公共信息公共信息 通過協(xié)同管理系統(tǒng)提供公共信息模塊，實現(xiàn)新聞，公告，調(diào)查等信息的發(fā)布，發(fā)布范圍可以根 據(jù)企業(yè)部門。職務等進行設置。通過討

13、論區(qū)建立企業(yè)員工的信息交流。 行政公告 財務公告 業(yè)務公告 規(guī)章制度 新聞簡報 企業(yè)大事記 行政公告 財務公告 業(yè)務公告 規(guī)章制度 新聞簡報 企業(yè)大事記 回復討論 討論區(qū)版塊及討論 主題列表 辦公系統(tǒng)方案設計 6. 企業(yè)關(guān)聯(lián)項目企業(yè)關(guān)聯(lián)項目 在企業(yè)管理過程中，部門（組織）管理一直是一個非常重要的局部性管理。每一個部門都有自 己個性化的管理風格，如事件的壓力，領(lǐng)導和員工的溝通等，管理不當會造成決策執(zhí)行的困難，信 息的不連貫，所以管理好一個部門，就要求部門內(nèi)的必要信息，如：時間、人員、文件、會議、計 劃、文檔都是相互聯(lián)系的。 部門管理內(nèi)容含有 協(xié)同 部門管理 會議 計劃 文檔 人員 信息新建時綁定

14、 部門管理綁定 時間 這些元素：部門名稱、時間、部門主管領(lǐng)導、人員、部門關(guān)聯(lián)人員、部門工作動態(tài)。對于部門管理 權(quán)限進行設定，信息查看的權(quán)限完全和各個部門成員本身的權(quán)限相同。部門文檔在文檔管理中生成 部門文件夾, 新建立的部門在部門文件夾的對應子目錄,通過預歸檔和歸檔來存儲。 通過部門管理，我們可以實現(xiàn)：通過部門管理，我們可以實現(xiàn)： 部門計劃管理：部門計劃管理：形成部門級的工作計劃，用來分析解決問題需要花費的時間，增加部門管理可 控性。 部門信息管理：部門信息管理：對所有相關(guān)的協(xié)同信息、計劃、會議、文檔進行組織管理。 部門人員管理：部門人員管理：對部門內(nèi)的各個人員可以查看其他人員部在門內(nèi)執(zhí)行的協(xié)

15、同信息、計劃、會議、 文檔；同時可以發(fā)給同部門人員的協(xié)同、郵件。 部門內(nèi)信息交流管理：部門內(nèi)信息交流管理：部門內(nèi)的信息和外部信息都需要溝通，郵件連接協(xié)同，協(xié)同關(guān)聯(lián)部門， 將部門的內(nèi)信息和外信息進行雙向聯(lián)系，達到信息的全面流通。 辦公系統(tǒng)方案設計 7. 企業(yè)知識關(guān)聯(lián)企業(yè)知識關(guān)聯(lián) 企業(yè)文檔管理是對個人文檔和單位文檔進行集中式信息管理，并可以授權(quán)下級部門的文檔管理 員，實現(xiàn)不同部門或下級單位的多檔案員管理。軟件 的文檔管理系統(tǒng)采用了類 windows 結(jié)構(gòu)進行 管理，同時文檔信息來源于協(xié)同工作、公文流轉(zhuǎn)，也可來源于直接上傳的文檔。軟件 的協(xié)同管理 系統(tǒng)實現(xiàn)了一體化的文檔管理，并且可以按組織結(jié)構(gòu)進行分

16、級，各單位獨自留自己的文檔，也可借 閱、共享給共他單位。 文檔管理的功能點分述如下： 實現(xiàn)集中式文檔分類管理。單位的重要文件和工作流程信息在單位服務器中統(tǒng)一存貯、管 理和備份。 文檔管理按權(quán)限進行設置，分別為讀權(quán)限（查看） 、寫權(quán)限（歸檔）新建權(quán)（可建子目錄 并擁有該子目錄管理權(quán)） 、管理權(quán)（讀/寫/增/刪/更名/移動/授權(quán)） 。 文檔管理系統(tǒng)采用類 windows 資源管理器結(jié)構(gòu)進行管理，實現(xiàn)一體化的分級文檔管理。 支持文檔管理權(quán)限分級授權(quán)，每個文件夾都可以指定管理員?？梢园唇M織結(jié)構(gòu)進行分級授 權(quán)，設置各部門獨立保留自己的文檔，也可借閱、共享給共他部門。 支持文檔管理的版本控制，可對文檔夾中

17、的文件直接下載修改后回傳，在下載修改期間， 對該文件進行鎖定，禁止其他人下載修改。 支持大容量主題詞文檔檢索功能，支持模糊查詢、組合條件查詢等。 支持 oa 中其它數(shù)據(jù)信息（協(xié)同工作流程信息、公共信息、日程、會議、計劃等）歸檔入 文檔管理子系統(tǒng)。 支持 oa 中的協(xié)同工作流程信息預歸檔入文檔管理子系統(tǒng)。 辦公系統(tǒng)方案設計 8. 信息發(fā)布信息發(fā)布 企業(yè)利用協(xié)同管理系統(tǒng)的信息發(fā)布分為：電子公告；電子調(diào)查；電子論壇；電子刊物四個部分。 公告調(diào)查公告調(diào)查采用有針對性批量發(fā)布信息的方式?？梢园凑章殑占墑e、部門或全部發(fā)布信息； 調(diào)查的投票功能幫助管理者及時掌握大范圍的調(diào)查反饋；公告和調(diào)查的發(fā)起功能只有被授

18、權(quán)人才能 使用。 按照職務級別、部 門或全部發(fā)布信息 調(diào)查回復和調(diào) 查結(jié)果統(tǒng)計 發(fā)布公告、調(diào)查時對發(fā)布范圍的選擇及調(diào)查回復發(fā)布公告、調(diào)查時對發(fā)布范圍的選擇及調(diào)查回復 按類別顯示公告、調(diào)查列表按類別顯示公告、調(diào)查列表 公共信息討論公共信息討論使用電子白板，每個人都可以在討論區(qū)進行互動討論，幫助使用單位加強團 辦公系統(tǒng)方案設計 體溝通意識，輔助用戶單位文化建設。 回復討論 討論區(qū)版塊及討論 主題列表 企業(yè)的電子刊物企業(yè)的電子刊物可以在 oa 平臺直接發(fā)布。通過協(xié)同管理系統(tǒng)提供的協(xié)同工作與文檔管理 模塊的“工作流知識管理”完美結(jié)合，實現(xiàn)電子刊物的網(wǎng)上編輯、網(wǎng)上篩選，利用文件收發(fā)、批 改、共享、借閱、

19、編輯等權(quán)限分配對電子刊物的內(nèi)容進行控制、篩選，最終形成定期發(fā)布的網(wǎng)上期 刊，按照企業(yè)的期刊發(fā)行規(guī)則進行發(fā)行、流轉(zhuǎn)。 辦公系統(tǒng)方案設計 9. 系統(tǒng)管理設計系統(tǒng)管理設計 9.1. 系統(tǒng)管理邏輯結(jié)構(gòu)系統(tǒng)管理邏輯結(jié)構(gòu) 系系 統(tǒng)統(tǒng) 管管 理理 附件清理 致遠服務 外部聯(lián)接 基礎設置 應用設置 管理維護 工作流 公共信息 會議計劃 電子郵件 安全管理 用用 戶戶 應應 用用 用戶辨別 ie 保護 附件存貯 數(shù)據(jù)傳輸 數(shù)據(jù)管理 日志管理 辦公系統(tǒng)方案設計 10.企業(yè)集成擴展企業(yè)集成擴展 10.1.應用集成應用集成 大部份業(yè)務應用都屬于工作流程的范疇，使用 oa 的工作流功能，可以解決這部份業(yè)務應用的 流程需求及管理需求。如報銷、車輛調(diào)配等等申請審批傳遞流程。 10.2.門戶整合門戶整合 通過門戶整合，實現(xiàn)多系統(tǒng)單點登錄，整合控制用戶及權(quán)限。如 oa