事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合研究

1、 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合研究 摘要：在社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，很多領(lǐng)域?qū)π畔⒓夹g(shù)都進行了廣泛應(yīng)用，這同時也離不開互聯(lián)網(wǎng)信息平臺的搭建。事業(yè)單位中辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的深度融合可以幫助其進一步實現(xiàn)電子化辦公及自動化管理，同時為其技術(shù)革新創(chuàng)造有利條件。很多事業(yè)單位在實現(xiàn)自動化辦公的過程中存在很多亟待解決的問題，如辦公軟件不夠統(tǒng)一、管理制度不全面等，這需要事業(yè)單位對各部門及崗位實施規(guī)范化管理，同時提高辦公系統(tǒng)及智能檔案管理融合過程中的安全意識，從而進一步推進事業(yè)單位的現(xiàn)代化、智能化建設(shè)。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公系統(tǒng)；智能檔案；管理；融合市場經(jīng)濟不斷發(fā)生變化，在快速發(fā)展的洪流中事業(yè)單位需要

2、不斷進行改革創(chuàng)新，以便讓自身可以擁有更強的實力滿足現(xiàn)代化發(fā)展要求。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中檔案管理有著重要作用，其可以對事業(yè)單位的工作及各項經(jīng)營活動的軌跡進行詳細記錄，同時還能為工作人員的日常工作提供重要的參考信息和數(shù)據(jù)。為了讓事業(yè)單位的整體能力得到提升，將辦公系統(tǒng)和智能檔案管理進行深度融合必不可少。1.事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理結(jié)合過程中存在的問題1.1辦公軟硬件的使用存在差異部分事業(yè)單位在信息化及自動化應(yīng)用方面已經(jīng)取得顯著成效，但是在辦公系統(tǒng)及智能檔案管理方面，工作的種類和內(nèi)容存在一定差異。雖然部分事業(yè)單位的內(nèi)部部門基本都有對服務(wù)器及計算機的廣泛應(yīng)用，但是所使用的設(shè)備功能及型號不同，在管

3、理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)方面很難做到統(tǒng)一。為了加強事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的深度融合，提高對辦公設(shè)備的重視，強化辦公系統(tǒng)及智能檔案管理使用設(shè)備的統(tǒng)一性，方便實際運行中的管理。1.2 管理制度構(gòu)建不夠統(tǒng)一事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)和智能檔案管理等方面存在很大的差異性，站在辦公系統(tǒng)工作性質(zhì)的角度展開分析，會發(fā)現(xiàn)其具有很強的公開性，針對智能檔案管理，其主要的特點是保密性，工作性質(zhì)上的差異導(dǎo)致相關(guān)的管理制度存在不同，在二者實際的各項工作開展中，通過對操作流程及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的比較，可以看出明顯的差異性。所以管理制度的影響對辦公系統(tǒng)及智能檔案管理的融合來說，具有較大影響。1.3對安全級別缺乏基礎(chǔ)意識由于事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智

4、能檔案管理之間的差異性在工作性質(zhì)方面有十分顯著的體現(xiàn)，對信息安全級別存在一定影響，在各項工作實際的開展過程中，做好電子檔案的安全防護是重要的注意事項，但是很多事業(yè)單位內(nèi)部的辦公系統(tǒng)具有較低的安全級別，反之智能檔案管理卻具備較強的安全性，所以二者存在較大差異和區(qū)別。在事業(yè)單位中，辦公系統(tǒng)和智能檔案管理之間存在不對等關(guān)系，對二者的有力結(jié)合來說，是一種阻礙。1.4人才專業(yè)培養(yǎng)方向不一致事業(yè)單位在開展辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合的相關(guān)工作時，需要引進高端人才，同時因為二者在工作內(nèi)容及類型方面具有較大的不同，各崗位工作人員的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)存在一定差異，為了減小這種不同帶來的影響，需要工作人員對自身技術(shù)

5、水平不斷進行提升。很多事業(yè)單位中，辦公系統(tǒng)及智能化檔案管理方面的人才兩極分化比較嚴重，所以在融合過程中，出現(xiàn)比較大的人才缺口。2.加強事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理深度融合的有效措施2.1做好辦公軟硬件使用方面的整合新時期的發(fā)展背景下，很多事業(yè)單位對自身的辦公系統(tǒng)不斷進行完善，同時加強對智能檔案管理系統(tǒng)升級的重視。所以為了使辦公系統(tǒng)和智能檔案管理的融合得到有效強化，需要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)施包括計算機設(shè)備及服務(wù)器等，是保證各項工作順利開展的基礎(chǔ)技術(shù)支撐，同時也是加強融合工作的基本條件。在對基礎(chǔ)設(shè)施進行完善和升級時，事業(yè)單位需要將相關(guān)管理制度進行統(tǒng)一，建立有效的溝通交流平臺，全面保

6、證重要的信息數(shù)據(jù)在傳輸?shù)倪^程中具有較強的安全性。事業(yè)單位還應(yīng)該加強自身軟件與硬件的整合，通過配合升級提高自身技術(shù)能力。2.2建立完善且統(tǒng)一的管理制度事業(yè)單位想要加強辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的深度融合，做好資源信息整合是基礎(chǔ)工作。事業(yè)單位內(nèi)部的辦公系統(tǒng)具有較強的公開性，但是相反智能檔案管理具有很強的保密性，為了使二者可以更好地進行融合，事業(yè)單位需要明確自身定位，結(jié)合自身實際情況，建立完善的管理制度，使各項工作的開展更加規(guī)范化，同時讓各項操作流程可以保持高度統(tǒng)一。2.3 提高事業(yè)單位的安全意識對事業(yè)單位各項工作的開展來說，信息的安全性有著重要影響，可以為其引導(dǎo)正確的決策方向，事業(yè)單位中與智能檔案管理

7、相關(guān)的保密規(guī)定比較多，保密工作的具體體現(xiàn)在紙質(zhì)檔案的管理當(dāng)中。但是紙質(zhì)檔案在管理過程中存在很多問題，首先，對保存環(huán)境要求比較高，需要安排專門的工作人員做好日常整理和打掃，做好防塵、防火及防水工作，且紙質(zhì)檔案在借用的過程中，避免不了會因為人為因素出現(xiàn)損壞和丟失等問題。為了將事業(yè)單位的保密政策深度落實，很多事業(yè)單位都將重要的檔案進行電子化管理，不僅提高檔案查詢使用的效率，還在一定程度上保證了檔案的完整性和安全性。2.4 打造復(fù)合型人才隊伍人才是事業(yè)單位保持穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)力量，同時在辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合過程中，需要綜合素質(zhì)比較高的人才發(fā)揮作用。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)時代的背景下，很多工作人員雖然資歷

8、比較深，但是由于受傳統(tǒng)思想觀念及專業(yè)能力的束縛，部分工作人員對新鮮事物的接受能力比較弱，且在實際工作中缺少繼續(xù)學(xué)習(xí)的精神，導(dǎo)致各部門工作始終停滯不前。為了加強對現(xiàn)代化信息技術(shù)及設(shè)備的應(yīng)用，事業(yè)單位應(yīng)該定期組織現(xiàn)有工作人員做好培訓(xùn)，同時制定較嚴格的招聘標(biāo)準(zhǔn)，對應(yīng)聘人員的學(xué)歷、專業(yè)及工作經(jīng)驗等提出較高要求，打造一支綜合能力比較強的復(fù)合型人才隊伍。通過采取以上措施，不僅可以讓事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)與智能檔案管理進行深度融合，還能提高整體的工作效率和質(zhì)量。結(jié)語：大數(shù)據(jù)時代的到來讓各領(lǐng)域發(fā)生巨大變化，為了滿足現(xiàn)代化發(fā)展中的新需求，事業(yè)單位應(yīng)該加強內(nèi)部信息化檔案管理工作的改革創(chuàng)新，同時在實際工作當(dāng)中不斷推進辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的有機結(jié)合。另外需要建立完善的、統(tǒng)一的管理制度，并監(jiān)督相關(guān)工作人員全面落實，事業(yè)單位可以充分利用信息技術(shù)搭建數(shù)據(jù)共享平臺，增強各部門間的溝通與交流，將紙質(zhì)化檔案逐