從唐樂宮20年看中國旅游文化展高端論壇策劃執(zhí)行案

1、文化的高度從唐樂宮20年看中國旅游文化發(fā)展高端論壇策劃執(zhí)行案 目錄一、基本信息3二、職責(zé)4唐樂宮4創(chuàng)典傳媒4三、流程細(xì)則6主要流程：9四、會(huì)場(chǎng)布置11五、商務(wù)與接待121.邀請(qǐng)122.簽到12六、安保13七、時(shí)間進(jìn)度14八、附件151.邀請(qǐng)函152.議程183.相關(guān)設(shè)計(jì)21一、基本信息主 辦：西安市委宣傳部 西安市文化體制改革領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室 西安市旅游局承 辦：城市經(jīng)濟(jì)導(dǎo)報(bào)社參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)：國家旅游局副局長(zhǎng) 張希欽 中國社科院旅游研究中心主任 張廣瑞 中國文化研究會(huì)會(huì)長(zhǎng)、中國社科院研究員 魏小安聯(lián)合國世界旅游組織中國官員 徐 汎上海市旅委主任 道書明中國旅游管理學(xué)院院長(zhǎng)、教授 張 輝西北大學(xué)教授 朱

2、玉槐西安市社科院副院長(zhǎng)、研究員 李驪明中國社科院旅游研究員、陜旅集團(tuán)總經(jīng)理 張小可 陜西省旅游局局長(zhǎng) 董憲民西安市委常委、宣傳部副部長(zhǎng) 王軍民 西安市旅游局局長(zhǎng) 周愛全西安市文化局局長(zhǎng) 嚴(yán) 彬西安交通大學(xué)金融管理學(xué)院教授 談民憲二、職責(zé)會(huì)議組委會(huì)創(chuàng)典傳媒唐樂宮執(zhí)行組媒介組餐飲組禮儀組安保組秘書組工程組接待組策劃組設(shè)計(jì)組唐樂宮 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：楊英1. 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)省外重要專家的邀請(qǐng)；2. 負(fù)責(zé)提供已整理過的場(chǎng)地、電源、音響、燈光與餐飲；3. 與政府、酒店配合專家領(lǐng)導(dǎo)的接待；4. 幫助提供自身企業(yè)的文字與圖片元素；5. 與安全保衛(wèi)機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)整個(gè)行程的安保工作；6. 負(fù)責(zé)提供禮儀、禮賓人員并培訓(xùn)；創(chuàng)典傳媒

3、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：張勇1. 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)西安市委宣傳部、西安市旅游局文件批復(fù)；2. 本儀式策劃，策劃方案撰寫、執(zhí)行方案撰寫3. 儀式場(chǎng)地布景設(shè)計(jì)4. 項(xiàng)目的管理、儀式流程管理文案：張大鵬 1. 負(fù)責(zé)本儀式新聞稿件的撰寫、新聞背景資料的整理2. 軟文的撰寫3. 儀式現(xiàn)場(chǎng)演出督導(dǎo)邀請(qǐng)：雙方（外地：唐方。省內(nèi)：創(chuàng)方） 1. 負(fù)責(zé)部分貴賓、領(lǐng)導(dǎo)的邀請(qǐng)；設(shè)計(jì)：孫建峰1. 舞臺(tái)背景設(shè)計(jì)2. 戶外廣告設(shè)計(jì)3. 展板設(shè)計(jì)4. 請(qǐng)?zhí)O(shè)計(jì)5. 證件設(shè)計(jì)物料： 安琪儀式現(xiàn)場(chǎng)所用到的物料購買、制作、租賃三、流程細(xì)則 本案將分三階段對(duì)具體工作進(jìn)行闡述：一、會(huì)前 2008.12.22（周一）2008.12.25（周四）工作細(xì)分項(xiàng)責(zé)

4、任方責(zé)任人完成時(shí)限完成要求1相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)邀請(qǐng)共同12.25領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)參會(huì)（省內(nèi)創(chuàng)典，省外唐樂宮）2西安賓館預(yù)訂唐樂宮12.25西安賓館（標(biāo)準(zhǔn)間8間、套間1間）3唐樂宮內(nèi)衛(wèi)生環(huán)境維護(hù)唐樂宮12.25符合國家接待要求4午宴菜單確定唐樂宮12.255西賓外、唐樂宮外歡迎橫幅、引導(dǎo)牌、背景墻、宣傳POP制作及布放、論壇背景資料準(zhǔn)備。創(chuàng)典周雷孫建峰安琪12.257迎客車隊(duì)路線制定唐樂宮12.25派人執(zhí)勤，確保車隊(duì)暢通無阻8貴賓接機(jī)機(jī)場(chǎng)專門通道協(xié)調(diào)及回程機(jī)票預(yù)訂唐樂宮12.249媒體記者請(qǐng)柬派送（附背景資料）創(chuàng)典馬原12.24西安各大媒體10西安旅游網(wǎng)發(fā)布預(yù)告消息西安新聞網(wǎng)、騰訊網(wǎng)創(chuàng)典張勇12.25文化的高度-

5、從唐樂宮20年看中國旅游文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展高端論壇27日舉辦11房間配送果品、資料唐樂宮11.26下午每個(gè)嘉賓下榻房間二、會(huì)中 2008.12.26（周五）2008.12.27（周六）工作細(xì)分項(xiàng)責(zé)任方責(zé)任人時(shí)間安排完成要求1.機(jī)場(chǎng)迎接參會(huì)專家唐樂宮創(chuàng)典馬米芯26日下午引導(dǎo)專家出專門通道：1.工作人員獻(xiàn)花2.陜旅集團(tuán)、唐樂宮相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)迎接。2.西安賓館門口懸掛歡迎標(biāo)語唐樂宮專人專車，確保車隊(duì)暢通無阻3.領(lǐng)導(dǎo)專家下榻西安賓館唐樂宮26日下午稍事休息（所有資料提前放入房間）4.由景俊?；驈埿】稍谔茦穼m舉行歡迎晚宴，餐后看演出。唐樂宮26日18：00陜西旅游集團(tuán)、西安市旅游局方面領(lǐng)導(dǎo)作陪（周愛全、王軍民）5

6、.演出結(jié)束專人引導(dǎo)參會(huì)專家上車至西安賓館唐樂宮26日晚6.西安賓館用早餐唐樂宮27日7：00-7：50專人負(fù)責(zé)7.專人引導(dǎo)與會(huì)專家至唐樂宮多功能宴會(huì)廳（待定）唐樂宮創(chuàng) 典馬米芯27日8：00-8：208.論壇準(zhǔn)備創(chuàng) 典周雷27日8：20-8：30一切工作就緒，專家就位。9.張小可致歡迎詞并介紹情況周雷8：30-8：5010.唐樂宮20年歷程多媒體演示周雷8：50-9：1011.國家旅游局副局長(zhǎng)張希欽對(duì)“文化旅游產(chǎn)品的前景”做評(píng)述周雷9：10-9：2512.參會(huì)專家對(duì)“從唐樂宮20年看中國旅游文化發(fā)展”進(jìn)行深度解讀周雷9：25-12：00每人20分鐘 順序：張廣瑞、魏小安、徐汎、張輝、道書明、朱

7、玉槐、李驪明、董憲民、周愛全、嚴(yán)彬13.西安市宣傳部副部長(zhǎng)、市文改辦主任王軍民做總結(jié)發(fā)言周雷12：00-12：2014.合 影安琪12：20-12：30專業(yè)攝影師，有創(chuàng)典負(fù)責(zé)15.午 宴馬米芯12：30-14：0016.活動(dòng)過程中文字內(nèi)容由速記公司整理成文字（聲音）稿交由參會(huì)媒體整理成2008.12.29日稿件17.參會(huì)專家至西安賓館馬米芯27日14：0018.送北京方專家至機(jī)場(chǎng)馬米芯27日下午三、會(huì)后 2008.12.28（周日）2008.12.30（周二）發(fā)布日期發(fā)布媒體規(guī)格要求2008.12.29西安晚報(bào)整版圖文信息2008.12.25陜西日?qǐng)?bào)整版專題報(bào)道2008.12.29陜西日?qǐng)?bào)整版

8、圖文信息2008.12.29城市經(jīng)濟(jì)導(dǎo)報(bào)2版專題報(bào)道2008.12.28晚陜西省電視臺(tái)新聞播報(bào)2分鐘新聞2008.12.28晚西安市電視臺(tái)新聞播報(bào)2分鐘新聞2008.12.28FM91.630分鐘現(xiàn)場(chǎng)播報(bào)2008.12.28FM104.330分鐘現(xiàn)場(chǎng)播報(bào)2008.12.28即時(shí)騰訊西安2小時(shí)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)場(chǎng)直播2008.12.28即時(shí)西安旅游網(wǎng)2小時(shí)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)場(chǎng)直播會(huì)議地點(diǎn)：唐樂宮-1層四、會(huì)場(chǎng)布置l 主席臺(tái)桌子配備桌花、茶水（綠茶）、小瓶礦泉水、議程、紙筆以及話筒；l 演講臺(tái)為主持人使用配桌面話筒、筆記本電腦、桌花、紙筆等；l 速記臺(tái)配筆記本電腦（屏幕貼本次會(huì)議主題+速記員）、飲用水、紙筆等；l 媒體直

9、播席配網(wǎng)線、紙筆、電腦、錄音、錄像、飲用水等；五、商務(wù)與接待記錄匯總電子檔EMAIL電話確認(rèn)3次郵件回執(zhí)1.邀請(qǐng)電話確認(rèn)3次傳真回執(zhí)打印稿傳真請(qǐng)柬電話確認(rèn)3次印刷品派送送達(dá)簽字確認(rèn)話述格式：“XXX先生/女士，您好，我是XXX論壇組委會(huì)辦公室XXX，感謝您的參與，您是否收到論壇請(qǐng)柬，我現(xiàn)在與您確認(rèn)XXXX年 月 日 時(shí) 分在XXXXXX地址的論壇時(shí)間，如有變動(dòng)請(qǐng)您告知，我將于XXXX年 月 日再次致電確認(rèn)，謝謝”2.簽到l 27日早8：00 與會(huì)工作人員、來賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)簽到就坐，發(fā)放新聞背景資料，紙筆、會(huì)議須知、飲用水等；l 27日早8：20，主要嘉賓到達(dá)唐樂宮會(huì)場(chǎng)，出電梯后在簽到臺(tái)簽到留言、佩戴胸花后進(jìn)入會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)就坐；l 電梯外茶點(diǎn)處在會(huì)議開始前只對(duì)貴賓開設(shè)，會(huì)議開始后即可隨意飲用；l 在電梯的使用上，進(jìn)唐樂宮大廳左側(cè)的電梯為貴賓專用，媒體記者、來賓請(qǐng)走樓梯至-1樓；媒體與來賓l 媒體到達(dá)會(huì)場(chǎng)后，根據(jù)指示牌指示前往簽到區(qū)簽到l 媒體簽到區(qū)由媒介人員負(fù)責(zé)接待并為媒體發(fā)放車馬費(fèi)及會(huì)議資料l 媒體簽到結(jié)束后，指引他們前往媒體區(qū)六、安保l 配合公安部門實(shí)施安全保障計(jì)劃。l 配合西安賓館保安人員，確保貴賓安全與