年會(huì)預(yù)算注意事項(xiàng)

1、企業(yè)年會(huì)(聯(lián)歡晚會(huì))(客企聯(lián)歡晚會(huì))預(yù)算注意事項(xiàng) 企業(yè)年會(huì)有各種不同的類(lèi)型， 有的是答謝客戶的， 有的是員工總結(jié)大 會(huì)，所以在計(jì)劃之前需要明確職責(zé)任務(wù)， 不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境， 召開(kāi)企業(yè)年會(huì)要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。 因此第一個(gè)重要步驟是收集 方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計(jì) 劃。制訂完善的會(huì)議計(jì)劃確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá) 到會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。 制訂預(yù)算： 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作； 確定各項(xiàng)工作 的時(shí)間安排。 通常而言，年會(huì)預(yù)算包括以下幾個(gè)方面： 1、交通費(fèi)用 交通費(fèi)用可以細(xì)分為： (1) 、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用包括航班、鐵路、公路、客輪

2、， 以及目的地車(chē)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通 (2) 、會(huì)議期間交通費(fèi)用主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至 會(huì)所的交通、會(huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、 商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。 (3) 、歡送交通及返程交通一一包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿 地至機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、港口交通費(fèi)用。 2、會(huì)議室/廳費(fèi)用 具體可細(xì)分為： (1) 、會(huì)議場(chǎng)地租金一一通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè) 施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油 性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)一一比如投影設(shè)備、 臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能

3、需要 另外的預(yù)算。 (2) 、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用一一此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備， 如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒 體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃 費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。 值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng) 對(duì)設(shè)備的各類(lèi)功效參數(shù)作出具體要求(通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司 咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比)，否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外, 這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。 (3) 、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用一一如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包 含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專(zhuān)業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié) 商。 (

4、4) 、其他支持費(fèi)用一一這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū) 服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均 為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi) 用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專(zhuān)業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相 對(duì)比較低廉且服務(wù)專(zhuān)業(yè)的支持。 對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂 服務(wù)協(xié)議。 3、住宿費(fèi)用 住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解一一值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià) 格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言， 住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專(zhuān)業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好 的折扣。 正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、 房型等

5、因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi) 放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)一一譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、 一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議主辦 方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。 4、餐飲費(fèi)用 會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要 及會(huì)議目的。 (1) 、早餐 早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即 可(但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù) 不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐 人數(shù)結(jié)算而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用) (2) 、中餐及午餐 中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算一一自助餐形

6、式， 按桌 預(yù)算一一圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館 提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。 (3) 、酒水及服務(wù)費(fèi) 通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水 消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星 級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右 的服務(wù)費(fèi)。 、會(huì)場(chǎng)茶歇 此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食 物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果 主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的 種類(lèi)可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、 紅茶、西式點(diǎn)心、 水果

7、等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水 果及點(diǎn)心為主。 (5) 、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì) 事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè) 定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地 與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。 (6) 、其他一一點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒 5、視聽(tīng)設(shè)備 除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎?。 如果為了公共 關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括： 設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算 設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用， 可讓會(huì)展服務(wù)商 代理 音源一一主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委 托代理 6、演員及節(jié)目 通?？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算一一預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度 及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單， 與觀看表演的人數(shù)正相關(guān) 專(zhuān)場(chǎng)或包場(chǎng)除外。 7、雜費(fèi) 雜費(fèi)是指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn) 輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、 快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車(chē)、匯兌等等。雜費(fèi) 的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為 機(jī)動(dòng)處理。 （一）設(shè)備租賃 舞臺(tái)搭建、珩架租賃、升空氣球、充氣拱門(mén)、皇家禮炮、燈箱布噴繪、 寫(xiě)真KT板、舞龍舞獅、橫幅制作、迎風(fēng)彩旗、