采購與付款管理制度

1、采購與付款管理制度第一章 總則第一條 為了加強對采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制， 規(guī)范采購與付款行為， 防 范采購與付款過程中的差錯和舞弊， 根據(jù)中華人民共和國會計法 和財政部企 業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范等法律法規(guī)，制定本管理制度。第二條 本規(guī)范適用于公司所有外購物資或接受勞務(wù)的采購與付款， 包括原 材料、配套（外協(xié)）件等。第三條 各物資采購采購部門可根據(jù)本制度， 結(jié)合本部門業(yè)務(wù)特點和管理要 求建立適合的管理辦法，并組織實施。第四條 各部門負責(zé)人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實 施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負責(zé)。第二章 崗位分工與授權(quán)批準第五條 相關(guān)部門要明確相關(guān)崗位的職責(zé)、 權(quán)限，確

2、保辦理采購與付款業(yè)務(wù) 的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括： 一 請購與審批； 二 詢價與確定供應(yīng)商； 三 采購合同的訂立與審核； 四 采購與驗收； 五 采購、驗收與相關(guān)記錄； 六 付款審批與付款執(zhí)行。 公司不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。 計劃部：采購計劃管理；確定請購物資清單；跟單采購；協(xié)助供應(yīng)商辦理驗 收手續(xù)。成本科：體系優(yōu)化；簽定采購合同；確定采購比例并錄入系統(tǒng)；對現(xiàn)結(jié)、預(yù) 付業(yè)務(wù)辦理付款申請手續(xù)；小批物資、輔料采購。品技部：對來貨質(zhì)量進行判定，并出具判定結(jié)果。 倉庫：打印驗收單；根據(jù)驗收單清點物資；辦理物資驗收、驗退； 財務(wù)部：負責(zé)月結(jié)業(yè)

3、務(wù)的對帳、付款；審核所有采購發(fā)票；對現(xiàn)結(jié)、月結(jié)付 款價格審核；對簽批的資金支付申請進行付款。其他部門：涉及其他物品采購（如辦公用品）的，使用部門為經(jīng)辦部門，提出購買申請，辦理付款手續(xù)等。財務(wù)部對其進行審核監(jiān)督。第六條 公司各部門應(yīng)當配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。 辦理采購與 付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。第七條 公司相關(guān)部門應(yīng)當對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴格的批準制度， 明確審 批人對采購與付款業(yè)務(wù)的批準方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng) 辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。第八條 審批人應(yīng)當根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)批準制度的規(guī)定， 在授權(quán)范圍內(nèi)進 行審批，不得超越

4、審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當在職責(zé)范圍內(nèi)， 按照審批人的批準意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。 對 于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)， 經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理， 并及時 向?qū)徟嘶蛏霞夘I(lǐng)導(dǎo)報告。第九條 對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當組織相關(guān)部門進行論證， 實行集體決策和審批（例如：超過最高庫存?zhèn)湄浀龋?，防止出現(xiàn)決策失誤而造成 嚴重損失。第十條 嚴禁未經(jīng)授權(quán)的部門或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。第十一條 各部門應(yīng)當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦 理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證， 建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單 或采購合同 、驗收證明、

5、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。第三章 請購與審批控制第十二條 采購人員具有請購權(quán)， 部門分管副總行使審批權(quán)。 采購人員根據(jù) 生產(chǎn)計劃安排和各部門實際需用，在考慮合理儲備的基礎(chǔ)上核算出計劃采購數(shù) 量，填制請購表，由部門負責(zé)人審核，交分管副總審批后實施采購。在銷售訂單、 生產(chǎn)計劃或?qū)嶋H需用發(fā)生變動時， 相關(guān)部門必須及時通知采購 部門，采購人員必須及時調(diào)整采購計劃， 對正在采購的要調(diào)整采購數(shù)量， 對已采 購回廠的，采購部門和相關(guān)部門必須對多余部分明確處理辦法，避免造成積壓。特殊物資采購須經(jīng)總經(jīng)理或公司辦公會決定。第四章 采購與驗收控制第十三條 采購部門應(yīng)當根據(jù)審批后的請購物資及其供應(yīng)

6、情況確定采購方 式。一般物品或勞務(wù)等的采購應(yīng)采用訂單采購或合同訂貨等方式， 小額零星物品 或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。第十 四條 成本科 應(yīng)負責(zé)市場調(diào)研，將供應(yīng)商的信譽、價格、質(zhì)量等級、供 應(yīng)量等列表備選； 對采購 市場價格進行分析， 并對價格合理性負責(zé)； 并將以上情 況和市場情況進行綜合，通過比質(zhì)比價的程序確定供應(yīng)商。 小額零星采購也應(yīng)由 價格部門事先對價格等有關(guān)內(nèi)容進行審查。采購部門對正式供應(yīng)商要建立檔案， 供應(yīng)商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交 貨期限、品質(zhì)等級、銀行賬號等，每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴格的審核才能歸檔。 企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商

7、中進行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新， 并由專人管理。同時要建立供應(yīng)商準入制度。重點材料的供應(yīng)商必須經(jīng)采購、 質(zhì) 檢、技術(shù)等部門聯(lián)合考核后才能進入。企業(yè)要制定嚴格的考核程序和指標， 達到 標準者才能成為歸檔供應(yīng)商。第十七條 采購合同應(yīng)按合同評審流程進行評審， 應(yīng)對采購合同進行審核， 對于審批手續(xù)齊全，合同條款符合規(guī)定的才同意蓋章。第十八條 檢驗部門或檢驗人員應(yīng)當根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準的訂單、 合同等采購文件，對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi) 容進行驗收，出具驗收證明。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責(zé)驗收的部門或人員應(yīng)當立即向有關(guān)部門 報告；有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處

8、理。第五章付款控制與流程第十九條 財務(wù)部門應(yīng)當按照資金管理制度、和企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī) 范等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。特別要求：嚴禁辦理現(xiàn)金交易，所有交易一律通過銀行轉(zhuǎn)帳或銀行承兌匯票完成， 而且銀行轉(zhuǎn)帳僅限于對公轉(zhuǎn)帳，不得轉(zhuǎn)入個 人名下帳戶。第二十條財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當對采購發(fā)票、入庫單相關(guān)憑證 的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。對于已支付的款項，必須有 收款單位和收款人的收款證明。第二十一條 財務(wù)部應(yīng)根據(jù)已經(jīng)簽批的資金付款申請進行付款。第二十二條 財務(wù)部門應(yīng)當加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理， 由專人按照約 定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。財務(wù)部對于應(yīng)付賬款，應(yīng)根據(jù)資金狀

9、 況、付款政策，審核采購部門的付款計劃后，辦理結(jié)算與支付。第二十三條 購進的各類物資、材料，原則上實行合同規(guī)定時間進行付款， 嚴格控制提前付款。對確需提前付款的物資，由物資部門提出申請報告，財務(wù)部 門嚴格審定供貨合同或有關(guān)憑證后， 按照資金審批要求辦理手續(xù)后，方可辦理提 前付款。第二十四條 采購人員根據(jù)采購計劃、供貨合同，以及物資驗收入庫單、發(fā) 票等單據(jù)，填制“資金支付申請單”，即：供貨單位名稱、開戶行、賬號、采購 員、或“零星采購”、物資名稱、與發(fā)票相同的金額和稅款及合計，并經(jīng)部門負 責(zé)人及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后向財務(wù)部辦理付款手續(xù)。月結(jié)資金支付由財務(wù)部負責(zé)匯總制表， 交相關(guān)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可

10、支 付款項。第二十五條 財務(wù)部對采購人員送來的單據(jù)審查無誤后， 經(jīng)辦人在付款單上 簽字，然后根據(jù)平衡后的資金狀況， 嚴格按照合同約定付款條件項下后實行滾動 付款”的原則采用匯款、承兌匯票等不同的支付形式進行資金結(jié)算。第二十六條 對手續(xù)齊備的購進材料 （指已收到發(fā)票及已驗收入庫的物資） ， 財務(wù)人員應(yīng)在當月作應(yīng)付賬款掛賬處理，付款后直接沖減應(yīng)付賬款。第二十七條 采購的各類物資必須取得國家規(guī)定的增值稅專用發(fā)票。對于確 實不能開具增值稅專用發(fā)票的物資，在定價時要扣除稅點后定價。第六章 物資入庫與檢驗流程第二十八條 采購的物資到達后， 經(jīng)辦人員應(yīng)通知品技部進行檢驗。 品保部 根據(jù)材料質(zhì)保書或合格證等檢

11、驗依據(jù)， 在規(guī)定的期限內(nèi)完成。 其檢驗期限由品技 部門與采購部門協(xié)定。品技部檢驗樣品后，應(yīng)及時出具檢驗報告。第二十九條 采購人員在取得所采購物資的檢驗報告后， 應(yīng)填制“物資驗收 入庫單”，檢驗人員應(yīng)在“物資驗收入庫單”簽字確認” ，倉庫根據(jù)驗收入庫單辦 理入庫或退貨手續(xù)。一、如材料驗收不合格，檢驗人員必須在“材料判定書”上加蓋“材料驗收 不合格專用章”作退貨和拒付貨款的依據(jù)。二、各物資倉庫管理人員根“物資驗收入庫單”及材料驗收的檢驗報告，對 物資進行過磅、點數(shù)。如有不符，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)人員落實原因。第三十條 各類物資在到達后， 要檢驗合格， 辦理完入庫手續(xù)后， 按資金管 理辦法要求進行付款。付

12、款期限的確認： 1、合同要求； 2、按發(fā)票提交時間。月結(jié)廠家在材料入庫 后按規(guī)定時間提交發(fā)票的則依據(jù)合同時間付款； 超出提交發(fā)票時間的則以提交發(fā) 票時間進行計算付款時間。第三十一條 為了保證會計核算質(zhì)量， 要做到認真復(fù)核外來原始憑證的真實 性、完整性，及其價格、數(shù)量、金額與付款相符后及時報賬、記賬，確保采購物 資的足額入庫，做到賬物相符。第三十二條 對帳：財務(wù)部負責(zé)與各供應(yīng)商核對核對往來帳， 如有不符， 及 時查找原因并做出處理，保證雙方帳務(wù)一致。第三十三條 采購部門應(yīng)當建立退貨管理制度， 對退貨條件、 退貨手續(xù)、 貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定。采購部門負責(zé)及時收回退貨貨款。第七章 采

13、購物資的管理及考核第三十四條 材料采購入庫后，各物資管理部門要保持材料、 物資的完整性， 收入、發(fā)出要有憑據(jù)， 做到日清月結(jié)， 做到賬、卡、物三者相符； 月底進行盤點、 清查，如有盈虧應(yīng)隨時報告。對盤盈、盤虧物資，物資主管部門應(yīng)寫明原因，分 清責(zé)任，明確責(zé)任人后提出處理意見。第三十五條 年終如有材料物資發(fā)生盤盈、盤虧、毀損（報廢）等情況，須 由物資主管部門填寫明細資料并交財務(wù)部門審核。 財務(wù)部門匯總后， 向公司領(lǐng)導(dǎo) 報批，根據(jù)核準數(shù)作賬務(wù)處理。第三十六條 對毀損、報廢物資， 應(yīng)由物資主管部門牽頭， 列出相應(yīng)物資明 細、數(shù)量、原因等報物資小組，物資小組織品保部、技術(shù)等相關(guān)部門進行技術(shù)鑒 定，并出

14、具書面鑒定及處理意見。第三十七條 財務(wù)部、配套部要對材料價格認真審核，確保合同、發(fā)票、ERP系統(tǒng)三者相符，保證材料成本核算的準確性。第三十八條 在物資采購支款、驗收、報銷業(yè)務(wù)中，對工作不認真負責(zé)，不 按規(guī)定的時間報賬， 造成呆賬、死賬及因未主動自查造成未達賬的人員建議有關(guān) 部門停發(fā)效益工資，在當年內(nèi)賬目報清才予補發(fā)，跨年者不予補發(fā)。第三十九條 在物資采購、驗收、報銷業(yè)務(wù)中，工作極端不負責(zé)任，玩忽職 守，給公司造成嚴重經(jīng)濟損失的，由當事人負責(zé)賠償直接經(jīng)濟損失的1%-80%，并報請公司給予相應(yīng)行政處分。第四十條 在物資管理過程中， 工作不負責(zé)任， 造成物資毀損、 遺失、偷盜、 報廢及盤虧的， 由物資管理部門分清責(zé)任， 明確責(zé)任人， 由當事人賠償直接經(jīng)濟 損失的 50%-100%，并報請公司給予相應(yīng)的行政處分。第八章 監(jiān)督檢查第四十一條 公司財務(wù)部負責(zé)對各部門的采購與付款內(nèi)控管理工作定期或 不定期地進行檢查。 檢查人員將對各部門的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否按 規(guī)定效執(zhí)行。第四十二條 采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括： 一 采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。 重點檢查是否存在采購與 付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。 二 采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的執(zhí)行情況。 重點是大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準手續(xù)是否健