采購部崗位職責

1、第五章 采購管理部管理制度采購合同管理制度為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)合同法及其他有關法規(guī)的規(guī)定，結合公司的實際情況，制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。一、采購合同的內容公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：l、商品的品種、規(guī)格和數(shù)量商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。2、商品的質量和包裝合同中應規(guī)定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準

2、的應由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。3、商品的價格和結算方式合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法；規(guī)定結算方式和結算程序，同時約定開票事宜。4、交貨期限、地點和發(fā)送方式交（提）貨期限（日期）要按照有關規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。5、商品驗收辦法合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和

3、在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。6、違約責任簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：（1）不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品；（2）不按合同中規(guī)定的商品質量標準交貨；（3）逾期發(fā)送商品。7、合同的變更和解除條件合同中應規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。二、合同的審查批準 1、合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領導審查批

4、準后，方能正式簽訂。 2、合同原則上由部門負責人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)公司領導審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點是： （1）合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。 （2）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。 （3）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。 （4）根據(jù)法律規(guī)定或實際需要，合同還應當或可以呈報法律顧問把

5、關，或請公證處公證。三、采購合同的簽訂1、簽訂采購合同的原則（1）合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。（2）合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。（3）簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。（4）簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。（5）當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。（6）采購合同應當采用書面形式。2、簽訂采購合同的程序簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。四、公司采購合同的管理1、加強對公司采購合同簽訂的

6、管理加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。2、建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方

7、的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。3、處理好合同糾紛當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。4、信守合同，樹立企業(yè)良好形象合同的履行情況好壞，不僅關系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行，而且也關系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。 進出口業(yè)務管理制度1、目的為了明確進出口業(yè)務的程序，規(guī)范進出口業(yè)務操作，促使進出口業(yè)務的順利開展和有序進行，特制定本制度。2、范圍適用于本公司進出口業(yè)務操作所涉及的程序。3、一般貿易進出口業(yè)務、內銷業(yè)務及日常工作流程一、出口業(yè)務1、根據(jù)生產(chǎn)部預計落

8、貨信息及客人要求貨期，訂艙。留意客人?？扛劭诓灰粯樱~約港/洛杉磯等）停靠港口不一樣，需分卸貨港訂艙！ JP客有關訂艙貨柜柜型基本要求為：1*20GP-22-27方1*40GP-52-57方1*40HQ-62-67方1*45HQ-72-78方注意事項：客號，款號，貨物描述，紙箱尺寸等。有關貨物描述，詳情參閱REVISION FOR DESCRIPTION"A CAT&DOC.REQUEST FOR JP。SO-ATTH及STD-SO列印PDF件為訂艙-1，訂艙-2發(fā)船公司訂艙，并抄送香港船務部同事。2、JP客確定船期，追船公司配艙信息，ETD,ETA,AMS CUT OFF確定裝柜日期

9、及報關日期，并通知生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫，車間具體裝柜日期及準確落貨數(shù)據(jù)提供日期。注意，洋山港先報關后進港，外港先進港后報關。請務必保證至少在裝柜前一天將報關資料寄報關行（節(jié)假日至少提前兩天，防止快遞公司業(yè)務繁忙導致報關資料不能準時送達報關行）實施無紙化報關的關區(qū)，只需要正本件掃描給報關行即可。3、配艙信息第一時間發(fā)報關行，要求確定提柜日期裝柜日期不能遲。請注意開港時間，確定裝柜日期必須保證至少第二天已開港，否則會產(chǎn)生異常費用（落箱費或預進港費），不可導致異常費用產(chǎn)生。4、制作報關資料，船務資料。報關資料：發(fā)票，裝箱單，申報要素，報關委托書，報關單。每款衣服都須親自去車間查看并確認款式（套頭/開

10、襟/戶外套裝）并拍照附申報要素后面，確保申報正確。請一定注意！注意事項：（1） 請務必保證單單相符，單證相符，單物相符。（2） 有關商品編碼請查閱海關稅則書，亦可參考之前報關所用編碼，也可咨詢報關行專業(yè)報關人員（但不可完全聽信，必須自己一一復核）。（商品編碼歸類原則：類別分男士/女士/孩童，成分含量分棉/羊毛/纖維/麻等，請一定注意歸類時成分含量大取之，相同含量取編碼在前者，款式分套頭/開襟/背心/斗篷等）（3） 申報要素包括：品名，制造方法（針織，鉤編，是否為起絨），款式（套頭衫/開襟衫/背心/斗篷等），類別（男/女），成分含量，品牌（JP/EIGHT等，請查閱生產(chǎn)配料單）請務必保證申報要素

11、齊全，正確無誤。船務資料：CTR-LOAD PALN, EXPORT INVOICE，AMS注意事項：（1） CTR-LOAD PLAN為香港集團統(tǒng)一系統(tǒng)，不可私自變更任何地方，因有宏執(zhí)行，若變動會損壞系統(tǒng)。只在CTR,MID,BL-1里操作，其他只需聚集執(zhí)行宏即可。需注意CODE,HS CODE,HTS CODE,BL,S/O NO等（2） EXPORT INVOICE注意單價，總價，務必保證與報關資料一一對應，因最終收客貨款以此份EXPORT INVOICE為準，收匯以報關單位準。（3） AMS信息包含三份（AMS-1，AMS-2，AMS-3是由CTR,MID,BL-1衍生）請保證所提供A

12、MS所有數(shù)據(jù)準確無誤，此份最終發(fā)美國海關，若數(shù)據(jù)有誤會導致客人清關，請務必注意。5、排柜。排柜原則：同款同批同尺寸排，寬度高度最大利用率，先緊后寬，尺寸放耗1CM。6、裝柜砌柜。貨柜到廠，檢查貨柜，填寫貨柜七點檢查法。柜內有嚴重刷漆，生銹，破洞，裂痕等一律不接受。檢查拖車，填寫拖車檢查表。拖車必須具有行駛證，駕駛證。嚴格根據(jù)要求檢查貨柜是否符合客戶要求。核對箱封號，填寫設備交接單，每柜對應一份設備交接單，相對應一份CTR.砌柜請依據(jù)排柜所計算的排法。全程在場監(jiān)督裝柜，并妥善保管好封條。貨柜裝好后，當場封柜，并拍照。拍照須嚴格按照客戶要求，一共拍6張照片合并一份WORD傳香港及客人。裝柜前，空柜

13、拍一張，版開門拍一張，貨裝至一半拍一張，貨裝好后拍一張，封柜拍一張，封條拍一張。具體操作方法及流程見JP客裝柜規(guī)章制度。7、復核報關單，確認BL。復核必須一一檢查核對，發(fā)現(xiàn)錯誤，立即更正。復核報關單請根據(jù)報關資料，確認BL請根據(jù)AMS，請注意報關單單價，總價，注意BL貨物描述一一對應，箱封號，毛重，有分柜請注意分柜相對應的數(shù)據(jù)。復核OK后，通知報關，出BL.8、完善資料。LOAD PLAN，EXPORT INVIOCE，檢柜確認單，檢車確認單，裝柜照片，托運單等資料整理發(fā)香港，完善臺帳。請注意：所有資料整理按照箱號整理，一個貨柜對應一文件夾，文件夾里包含：檢柜單，檢車單，托運單，LAOD PL

14、AN，6張照片。再集合一批貨所有資料，LOAD PLAN。出口發(fā)票發(fā)香港。9、結關，貨物到港裝船。若遇查驗，請出查驗分柜明細給海關。查驗分柜明細表請根據(jù)裝箱單明細來制作，同批號歸類，同件數(shù)歸類，不同件數(shù)單獨列明，請注意尾箱。查驗OK后，請根據(jù)新的箱封號更改AMS信息，LOAD PLAN,BL等資料，查驗發(fā)票需提供船公司，以便更改AMS信息產(chǎn)生異常費用。10、核對對賬單，報告審批。對賬單請根據(jù)報價單核對，費用報告交主管審批，公司分管領導審批，交接財務。若有異常費用，請立即匯報，領導同意后方可執(zhí)行，且附上相關電郵及費用明細單。11、查驗明細表。查驗明細表根據(jù)集裝箱號來整理，一個集裝箱號對應一份查驗

15、明細表，并與AMS-1一一對應。一個生產(chǎn)單號對應一份列單，根據(jù)裝箱單明細表，整箱歸類，尾箱歸類，一一明細羅列。此項一定要細致認真。以上為整柜出口，拼柜出口流程大致相同，報關單需一一填寫清楚，要求WWLL按照我們所填制的報關單申報即可。當月出口，當月辦理入庫出庫手續(xù)，當月開票，不可隔月。每出口一批請及時更新出口臺帳。平時應注意收集運價變動，船期、航線等信息，為報價提供幫助。二、進口業(yè)務（香港進口，淮安物流園區(qū)，張家港保稅區(qū)）（一） 制作進口報關資料1、 香港進口。根據(jù)香港裝箱單，制作進口報關資料：發(fā)票，合同，提單，裝箱單，無木質包裝聲明，電放保函，報檢委托書，報關委托書。2、 淮安物流園區(qū)進口。

16、根據(jù)百隆出貨資料，審核單價及品名，制作發(fā)票，裝箱單發(fā)香港確認并簽章。制作進口報關資料：合同三份，兩份CIF,一份FOB，發(fā)票，裝箱單各兩份，報關委托書1份，報關單1份。3、 張家港保稅區(qū)進口。根據(jù)華孚出貨資料，審核單價及品名，制作發(fā)票，裝箱單發(fā)香港確認并簽章。制作進口報關資料：合同，發(fā)票，裝箱單，報關委托書，報關單。（二） 發(fā)電郵告知生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫，車間有關進口裝箱單明細，并根據(jù)營業(yè)部采購申請單在K3系統(tǒng)里制作采購訂單。采購訂單需注意：供應商為FANG BROTHER,摘要為相對應的進口發(fā)票號碼，缸號一一錄入不可錯，單價折算LBS。（三） 根據(jù)進口船期，聯(lián)系船公司換單（四） 進口報關，電

17、子數(shù)據(jù)報送，海關報關單審核，審單，審價，出稅單,核算稅款。稅款計算方法：關稅：CIF價*稅率5%*匯率（匯率為上個月第三個星期的周三，若遇節(jié)假日順延至下個星期周三）增值稅：（CIF價+關稅）*17%請注意：稅款征收計量單位統(tǒng)一為人民幣，請將美元兌換為人民幣計算。（五） 繳納稅款。通過東方電子支付平臺，進入全國海關稅費支付系統(tǒng)，查詢相對應的稅單列印并打印，制作稅款報告及匯款申報單交領導審批，交接并聯(lián)系財務繳納稅款。有關東方電子支付稅款步驟：電子口岸卡操作員卡插電腦USB接口，進入收藏夾里“東方支付”網(wǎng)頁，點擊進入“全國海關稅費系統(tǒng)”，輸入密碼82738339，最左側欄有“稅費單查詢”（可查詢需要

18、交納稅款的款項），確認無誤后進入“稅費支付”，點擊海關“稅費支付”，選擇“稅單產(chǎn)生日期”（當天日期），選擇需要支付稅款的“稅費單號”前面打勾，點擊下方的“直接支付”，再次核對需要支付款項的金額，確認無誤后，選擇“中國銀行”，確認直接支付，支付密碼82738339，點擊確認OK。（六） 結關放行，若查驗配合提供相關情況說明及查驗資料。（七） 放行后，電郵通知生產(chǎn)部，倉庫到貨日期，并在K3系統(tǒng)里制作采購訂單，收料通知。請注意單價，關稅及相關報關報檢等手續(xù)費需分攤成本，缸號一一對應不可錯，稅率，匯率請查詢相對應日期的正確數(shù)據(jù)。（八） 貨物到廠后，檢查貨柜及貨物是否完好無損，并通知倉庫卸貨。（九） 一

19、周后，聯(lián)系淮安水門橋中行，取稅單。（十） 根據(jù)稅單，倉庫入庫單，發(fā)票正本件及相關報關報檢手續(xù)費發(fā)票制作采購發(fā)票，并交接財務入賬。注意事項：1. 進口報關單的填制，報關口岸要分清上海/淮安/張家港，單價需折算KGS，進口單價審核后需交香港審批，因單價變動涉及稅款，切記不可私自調整單價，若價格有變動，需得到香港同事及方小姐電郵通知。2. K3系統(tǒng)制作采購訂單，一定要注意缸號色號的錄入準確對應不可錯，單價計算需折算關稅及報關報檢手續(xù)費分攤成本。3. 若倉庫發(fā)現(xiàn)來毛短缺問題，請第一時間聯(lián)系生產(chǎn)部處理方案（補毛，聯(lián)系倉庫先出入庫單；不補毛接受溢短裝范圍內短缺，聯(lián)系倉庫出入庫單）4. 交接發(fā)票需注意：購銷

20、發(fā)票，入庫單，稅單，稅款報告，報關報檢等手續(xù)發(fā)票，報關報檢費用報告。交接財務發(fā)票請依據(jù)財務規(guī)定，登記發(fā)票。三、 JPA出口單，內銷單操作（一） JPA出口單操作1. 富川江出貨裝箱單，貨到廠后，通知倉庫驗貨，驗收OK后發(fā)貨至KW。2. KW報關部李弘樂負責報關出口。報關OK后，將報關單及裝箱單發(fā)生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫通知辦理入庫出庫手續(xù)。報關單需KW報關部李弘樂314）提供，裝箱單需KW生產(chǎn)部王婷616）提供。3. 制作香港進口資料：合同，出口落貨發(fā)票發(fā)香港船務部報關部同事，用于香港清關，請注意一份報關單對應一份資料（香港單/澳門單/臺灣單

21、）。注意事項：整套報關資料：發(fā)票，合同，裝箱單，載貨清單，報關單（聯(lián)系李弘樂）請注意報關資料中的發(fā)票，合同，裝箱單與出口落貨發(fā)票，香港簽訂購銷合同不一樣，兩個概念，兩個性質，不可混淆。當月出口，當月辦理入庫出庫手續(xù)，當月開票，不可個月。每出口一批請及時更新出口臺帳。（二） JPA內銷單1. 富川江出貨裝箱單，貨到廠后，通知倉庫驗貨，驗收OK后發(fā)貨。JPA內銷單都是接香港電郵指示，走順豐速遞到貨倉。2. JPA內銷單進倉資料為裝箱單，箱封標示各兩份，一份交貨倉，一份簽字蓋章帶回。順豐速遞面單需標明回單簽收，并當面交代順豐收件員，務必簽單帶回。3. 有關速遞費需當面仔細算清，長*寬*高/6000得

22、計算單價，*10得運費+5元回單費，此為上海倉順豐速遞費計算，廣州倉另算。4. 進倉順豐面單拍照傳香港，面單上需標明件數(shù)，送貨日期及價格。5. 相關簽收回單收到后，復印一份留底，正本件寄香港同事，用于結算。6. 開具增值稅發(fā)票。（1） 根據(jù)香港船務部同事KATTY(00852-24016413)電郵，經(jīng)JPA客戶確認進倉編號的裝箱單發(fā)生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫，要求辦理入庫出庫手續(xù)，規(guī)定入庫出庫時間，入庫在前出庫在后，當月開票當月出庫，不可隔月。（2） 根據(jù)合同單價，裝箱單一一對應開具開票申請單，請務必注意一份合同對應一批號一裝箱單，開票時注意合同編號要標注在備注欄，規(guī)格型號嚴格按照合同上所簽訂的規(guī)

23、格型號（女士套裝/男士套裝/針織裙等），單價要區(qū)分含稅單價或不含稅單價，價格萬不可錯。出庫單號需一一標注在開票申請單上。（3） 開票申請單，合同，裝箱單及倉庫出庫單一并交接財務，財務開具增值稅發(fā)票后，發(fā)票聯(lián)，退稅聯(lián)兩聯(lián)復印一份留底，正本件順豐快遞香港同事，并將順豐快遞單號，發(fā)票號碼一一電郵香港同事。注意事項：JPA客對開具增值稅發(fā)票要嚴格要求，品名，規(guī)格型號，合同號需一一標明不可錯。注意倉庫出庫單，購貨單位為：上海睿盈貿易有限公司，一定要注意不是香港肇豐針織有限公司。簽收回單，VAT發(fā)票需全部寄香港同事用于結算。增值稅發(fā)票財務開具后，需第一時間用順豐速遞快遞給香港，不可拖延。每走一批貨，及時更

24、新臺帳匯總。（三） JPA單合同簽訂根據(jù)香港同事RAYMOND(00852-24016406)電郵有關合同單價，與富春江浙江桐廬富霖公司/康寧公司簽訂合同。注意合同號自行編號，如TF-FU20150001（富春江）TF-KANG20150001(康寧)以此類推，合同號不可重復。有關合同內容請根據(jù)生產(chǎn)單來完善：生產(chǎn)單號，款號，貨號，貨物描述，重量，針數(shù)，原料，銷貨條件，價格，交貨日期。一式兩份發(fā)富春江，一并抄送香港有關同事（船務部BETTY,RAYMOND,KATTY,營業(yè)部JUDY,JAYL,財務部ANNA, Stephen），對方簽字蓋章回傳寄出，收到后申請用印申請交領導審批，簽字蓋章復印一

25、份留底，正本件一份交接財務，一份順豐速遞富春江/康寧，并電郵告知具體順豐快遞單號。四、TF代KW加工開具增值稅發(fā)票1、 有關TF代KW代加工，需開具含17%增值稅發(fā)票。根據(jù)生產(chǎn)單號，完成工序，泰豐發(fā)貨數(shù)量，港惠收貨數(shù)量，海關備案數(shù)量，香港集團確認生產(chǎn)單價，開具開票申請單。請注意單價，香港給出單價為一打含稅單價，請/12折算為1件含稅單價。2、 并電郵通知將確認開票數(shù)，生產(chǎn)單號兩欄發(fā)生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫辦理入庫出庫手續(xù)。入庫在前出庫在后，當月開票當月出庫，不可隔月。3、 通知倉庫出出庫單，簽字并帶回白聯(lián)，請注意出庫單容易出錯地方：購貨單位為惠東縣港惠針織有限公司，不是香港肇豐針織有限公司。請根據(jù)

26、開票申請單按照順序一一對應出庫單，并將出庫單號標注在開票申請單上。4、 開票申請單，出庫單，香港電郵有關單價一并交接財務，財務開具增值稅發(fā)票，發(fā)票聯(lián)，退稅聯(lián)復印一份留底，正本件寄港惠針織有限公司財務部黃國英318）收，并將順豐速遞單號，發(fā)票號碼電郵給對方，告知對方注意查收。注意事項：香港確認單價為每打單價，開票申請時注意折算為每件單價。電郵通知生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫辦理入庫出庫手續(xù)只需列明生產(chǎn)單號及最終確認開票數(shù)，其他一并刪除。出庫單購貨單位為：惠東縣港惠針織有限公司。五、 KW等外發(fā)廠代TF加工： KW，新源通，南方等外發(fā)廠代TF加工，需TF簽訂合同，確定單價，確定

27、加工工序。請注意代加工工序不一樣，單價不一樣。代加工單價由香港確定，生產(chǎn)單號及加工數(shù)量等信息需與我司生產(chǎn)部核對，生產(chǎn)部核對無誤后，告知財務部。最終再與出口數(shù)量比對，差數(shù)標記出來。請注意：此單價為每打單價。合同簽訂后，第一時間發(fā)香港集團。六、瑪莎單操作流程： 1、 根據(jù)PO單截倉期追生產(chǎn)進度，告知KW及TF生產(chǎn)部此單截倉期，最遲落貨期。2、 安排進倉。貨物OK后，電郵通知生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫等入庫出庫，安排進倉。PO單截倉期為死期，貨物進倉日期必須在截倉期之前，故最終落貨日期須至少提前兩天，最晚截倉期前一天發(fā)貨，不得推遲。否則客倉收到貨后，簽收回單上顯示簽收日期晚于截倉期會扣款。3、 截倉文件包

28、括HANGING PACKING LIST, DELIVERY NOTE - M&S Shanghai .PRE-ALERT FOR GOODS ARRIVAL及PO，PN單，5份資料一式兩份，一份交貨倉，一份簽收帶回，請務必與快遞公司交接清楚。4、 貨物進倉后，簽收回單到廠后，掃描一份給香港集團WYNNIE,阿平，阿輝，RAYMOND，自己留檔原件。5、 根據(jù)PO開票申請開具增值稅發(fā)票單，附上PO，倉庫出庫單，簽收回單交接財務。6、 所有VAT文件交接上?，斏虡I(yè)有限公司財務孫8002，地址：上海市靜安區(qū)南京西路863號瑪莎百貨6樓。整套VAT文件包括：PO確認書

29、一份，增值稅發(fā)票正本件一份，復印件一份，PACKING LIST一份，簽收回單COPY件一份。注意事項：所有瑪莎單生產(chǎn)數(shù)量必須嚴格按照PO確認單所簽訂的數(shù)量為準，不可多也不可少，否則不予出貨。PO確認單截倉期為死期，不可推遲。倉庫出庫單供貨商必須為上?，斏虡I(yè)有限公司，注意不可為香港肇豐針織有限公司。六、 KW代TF出口單操作(一)、KW代TF出口衫片香港電郵通知由KW代TF出口衫片，確定單價，追香港衫片合同，報關資料與JPA出口單報關資料一樣：合同，發(fā)票，裝箱單，載貨清單。報關單OK后，將裝箱單，報關單發(fā)生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫安排入庫，出庫。貨清關OK后，準備出口落貨發(fā)票及與香港正式合同發(fā)香港

30、船務部，生產(chǎn)部，財務部以備留檔結算。（二）、KW代TF出口成品（JP單）香港電郵通知由KW代TF出口JP成品，我們提供單價給KW報關部李弘樂，請注意：金額超過一定數(shù)額，必須提供財務部出口退稅用的出口發(fā)票，港惠海關出口需核查。以及生產(chǎn)此批單所購買的原料的增值稅發(fā)票，供海關查驗。報關資料包括：合同，發(fā)票，裝箱單。若公路運輸，則有在貨清單，若水路運輸，則是提單。水路運輸需有LOAD PLAN及相關拖車公司費用發(fā)票，及報關發(fā)票，由泰豐付，具體報價單請與香港船務部BETTY,RAYMOND（00852-24046402/6406）確認，需提供相對應的對賬單，收費明細，并由此打報告申請匯款。貨清關后，報關

31、單及裝箱單明細（注意成品有裝箱單明細）裝箱單請與KW蔡志偉521）聯(lián)系，發(fā)生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫安排入庫出庫。并準備出口落貨發(fā)票發(fā)香港船務部，生產(chǎn)部，財務部留日后結算。注意事項：所有單當月出口，當月開票，不可隔月。切記切記！八、飛機單走貨操作（一）、接香港通知飛機單走貨，安排訂艙。訂艙前，請與香港指定的船公司聯(lián)系，了解訂艙托書及流程。APLL需要在網(wǎng)上訂艙，一單一合同一訂艙單，步驟較繁瑣，需根據(jù)網(wǎng)站上的流程一步一步操作。訂艙OK后，有訂艙編號，憑借訂艙編號取進倉通知書。每家船公司訂艙要求不一樣，丹馬士船公司只需托書即可。（二）、訂艙OK后有進倉通知書，憑借進倉通知書安

32、排貨物進倉。進倉通知書上有截倉日期，請務必保證截倉日期之前貨物已進貨倉。進倉需找有資歷的進倉公司安排進倉，進倉OK后有進倉憑證，且需支付進倉費用，進倉費用憑進倉發(fā)票另行報銷。進倉地址為船公司指定貨倉，必須進倉到指定貨倉。（三）、有貨代可安排報關，有貨代需自行報關。根據(jù)不同的要求安排報關。后續(xù)事宜與JP單正常出口事宜一樣，需開銷售發(fā)票等后續(xù)手續(xù)。九、日常工作1、 每月5號報送海關數(shù)據(jù)至國稅局。步驟：登錄“中國電子口岸系統(tǒng)”進入系統(tǒng)密碼82738339出口收匯數(shù)據(jù)報送選擇報送截圖另存為當月數(shù)據(jù)打印交財務全部選中數(shù)據(jù)確定向國稅局報送報送成功。2、 每月5號統(tǒng)計上個月進、出口、內銷所產(chǎn)生的費用，交接財

33、務。費用表格需統(tǒng)計上個月訂艙費，進口、出口報關報檢拖車手續(xù)費，進口關稅、增值稅，內銷運費。3、 每月10號交接報關單退單給財務（即報關單退稅聯(lián)）。退單為出口報關單退稅證明聯(lián)，附上相對應的LOAD PLAN裝柜次序表及B/L提單，KW代出口單附上載貨清單?，F(xiàn)需進去電子口岸出口退稅數(shù)據(jù)查詢結關報關單查詢右邊頁面出口日期選擇當月如2015050120150530，注意時間間隔不能超過30天。查詢出當月一共多少筆報關單，出口日期，報送日期等信息，截圖出來一一比對。再進入出口收匯報關單核銷聯(lián)打印輸入當月需打印的報關單與退稅信息比對，出口匯總信息比對。在報關單核銷聯(lián)出口日期用紅色筆標注出口報關單退稅聯(lián)出口

34、日期，交接財務。4、 每月15號進口臺帳匯總，出口臺帳匯總，內銷臺帳匯總交接財務。每進口一批貨，出口一批貨，內銷一批貨一定要及時更新臺帳匯總，完善臺帳信息。5、 每月25號將當月1-25號所有出口報關單預錄入單交接財務。請注意報關單預錄入單有自出及港惠代出，一定要統(tǒng)計準確當月出口（TFFOB）所有報關單預錄入單交接財務，不可影響開票。報關單預錄入單所對應的生產(chǎn)單號，件數(shù)一一標明。6、 每月30號進口臺帳匯總，出口臺帳匯總，內銷臺帳匯總交接財務，25-30號出口報關單預錄入單交接財務。30號所交報關單預錄入單是指25-30號所出口的單，當月報，不可隔月，一定要及時追報關單預錄入單。7、 去淮安市

35、水門橋中行9號窗口取稅單。乘車路線：公司炎黃路口乘坐206至漣水汽車站，從漣水汽車站坐淮漣專線至淮安汽車站，出淮安汽車站后至馬路對面乘坐1號公交車至水門橋站下車，馬路對面即為水門橋中行，對公9號窗口找翟玲玲（83914416/83914415）8、 每月月底統(tǒng)計當月出口，開具出口落貨發(fā)票簽字蓋章寄至香港集團船務部BETTY(00852-24016402)，用于結算。9、 每月25日，30日進入電子口岸系統(tǒng)，打印出當月出口（自出、港惠代出口）銷售報關單收匯核銷聯(lián)。電子口岸操作員卡插入讀卡器，鏈接電腦進入中國電子口岸網(wǎng)頁點擊進入輸入密碼82738339出口收匯報關單收匯核銷聯(lián)打印輸入需打印的報關單

36、號條件設定在需要打印的報關單號后面打勾直接打印便可。每個月匯總當月所有出口單，不可隔月。切記切記！不可隔月銷售開票！當月出口當月打印交接財務。并附上相對應的LOAD PLAN，BL,設備交接單，合同，海關電子放行通知書。10、 每個月25日上報下個月的資金計劃給葉敬猛。請注意，發(fā)票必須報銷入賬。十、可能出現(xiàn)的異常情況及處理方法1、 進口單價海關估價，海關審單有疑問。處理方法：針對海關所提出的疑問，當場解答，若還有疑義，將大合同及情況說明蓋章交海關。有關常見問題（單價，申報要求）請參考之前的情況說明。所出每份情況說明必須交領導審閱，領導批示沒有問題后，方可申請用印正本件交海關。2、 進口毛料到廠

37、后，倉庫發(fā)現(xiàn)短缺處理方法：毛料到廠倉庫發(fā)現(xiàn)短缺，第一時間聯(lián)系生產(chǎn)部及香港同事，咨詢處理方法，是否接受溢短裝條款內短缺，若接受，要求倉庫補打入庫單；若不接受，要求對方補毛（香港電郵指示）。3、 進口短缺毛料補毛來毛與之前短缺毛料不符處理方法：實際補毛與之前短缺毛料不符，色號/缸號/支數(shù)/數(shù)量等不符，需將之前短缺毛料所補打入庫單部分做紅字退庫沖賬抵消，再將實際補毛錄入至收料通知。多余毛料（不需付款）入虛倉，（需付款）入實倉。請注意區(qū)分對方缸號/色號與我司缸號/色號，一一對比并換至我司毛料資料入倉。4、 出口旺季貨柜緊缺處理方法：旺季貨柜緊缺，請?zhí)崆拔逄祛A約車隊提柜，若個堆場貨柜緊缺嚴重，立即聯(lián)系船

38、代WWLL要求指定貨柜，拿到指定密碼后立即交車隊提柜。自己也可聯(lián)系上海各堆場箱管，隨時聯(lián)系貨柜動向。實在搞不定，請車隊幫忙到堆場預留貨柜，此操作會產(chǎn)生異常費用，不到萬不得已不可操作，須向領導請示。5、 出口來柜有漏洞，有異味，有臟跡處理方法：貨柜到廠后，請第一時間檢查貨柜是否干凈、干燥、無異味、無污跡、無破洞，若出現(xiàn)以上情況，立即聯(lián)系報關行要求換柜。若時間趕不及，先簡單清掃下，確保不會污染我司貨物的情況下，先裝貨柜，到場站再倒柜。倒柜后的箱號，封號要第一時間更改，并提供給船公司，報關行，所涉及的所有資料必須重新更改正確資料。6、 出口報關出錯處理方法：若發(fā)現(xiàn)報關行沒有嚴格按照我司所出報關單報關，導致報關資料有誤，影響我司收匯，請要求報關行刪單重報。若船期趕不及，要求報關行承擔一切損失。聯(lián)系香港此次先按照此筆已報關價格結算，所損失的部分留置下次增減。請注意：所有進口付匯必須按照報關單上面金額付匯，出口收匯必須按照報關單上面金額收匯。進出口業(yè)務單證檔案管理制度1、目的為了規(guī)范進出口業(yè)務單證的存檔管理，符合中華人民共和國海關法、中華人民共和國海關稽查條例等有關法律法規(guī)的規(guī)定。2范圍適用于本公司進出口業(yè)務單證檔案管理3存檔項目3.1一般貿易項下進出口業(yè)務單證的管理3.1.1存檔內容：進出口報關資料（包括進出口合同、進出口發(fā)票、進出口裝箱單、進出口報