企業(yè)無紙化電子傳真機(jī)

1、企業(yè)無紙化電子傳真機(jī)配置和使用傳真在現(xiàn)代辦公中應(yīng)用極為廣泛，隨著電腦的普及，我們可用電腦方便地進(jìn)行傳真的收發(fā)。Modem傳真與普通傳真的區(qū)別【優(yōu) 勢(shì)】1、與電腦集成，便于提高工作效率Modem傳真可以實(shí)現(xiàn)與辦公軟件的無縫集合，編寫好的電子文件直接通過Modem發(fā)送出去，有利于提高工作效率。2、發(fā)送效果更清晰Modem傳真由于直接與對(duì)方傳真機(jī)數(shù)字傳輸，少了傳統(tǒng)傳真機(jī)中“先打印再掃描”的過程，清晰度遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)傳真機(jī)。3、多人發(fā)送更方便傳統(tǒng)傳真機(jī)給多人發(fā)送文檔非常麻煩，必須一次次重復(fù)發(fā)送，只有少數(shù)高檔傳真機(jī)才具有多人發(fā)送的功能，而Modem傳真卻可以輕松地實(shí)現(xiàn)一次性向多位用戶同時(shí)發(fā)送。4、傳真管理更

2、容易類似于郵件客戶端的傳真控制臺(tái)可以方便地對(duì)發(fā)送和接收的傳真進(jìn)行管理，比起傳統(tǒng)紙質(zhì)傳真來，自然方便很多。5、節(jié)省傳真耗材費(fèi)用在整個(gè)過程中根本不需要任何傳真耗材，常年使用也是一份不小的節(jié)約。6、中文操作簡(jiǎn)單便利Modem傳真基于中文Windows系統(tǒng)和中文編輯軟件，而發(fā)送傳真也和打印文件非常類似，相對(duì)于傳統(tǒng)傳真機(jī)上晦澀難懂的英文來講，上手更加容易。【缺 點(diǎn)】1、傳統(tǒng)傳真機(jī)可以一直處于工作狀態(tài)，而Modem傳真機(jī)必須保證電腦打開，這無疑在某種情況下限制了Modem傳真機(jī)的使用范圍，但如果企業(yè)內(nèi)部有一臺(tái)常開的服務(wù)器的話，把Modem傳真機(jī)接在服務(wù)器上也不失為一個(gè)好辦法。2、對(duì)于發(fā)送傳統(tǒng)紙質(zhì)傳真較多的

3、企業(yè)，Modem傳真機(jī)必須先使用掃描儀將文稿掃入電腦，再進(jìn)行發(fā)送，相對(duì)于普通傳真機(jī)來講，顯得麻煩了很多。因此，這類企業(yè)不太適合使用Modem傳真機(jī)。在Windows 98/Me系統(tǒng)中通常需要第三方軟件管理，但在Windows 2000后的系統(tǒng)都包含有傳真的功能。 以下是以window 2003為基礎(chǔ)搭建的電子傳真服務(wù)器。具體操作過程如下：第一步 檢查硬件是否支持第一步首先要檢查Modem是否支持傳真功能。檢查的方法很多，可以看說明書，查詢Modem廠商網(wǎng)站。其實(shí)最簡(jiǎn)便易行的方法就是通過系統(tǒng)的“設(shè)備管理器”來檢查。右鍵點(diǎn)擊“我的電腦”圖標(biāo)，選擇“屬性”，在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)擊“硬件”標(biāo)簽“設(shè)備管理

4、器”按鈕，系統(tǒng)將彈出“設(shè)備管理器”對(duì)話框。雙擊展開“調(diào)制解調(diào)器”一項(xiàng)，如圖所示，如果畫面中藍(lán)框位置有Data Fax字樣即代表此Modem支持?jǐn)?shù)據(jù)傳真功能。第二步 配置傳真軟件 打開“開始”菜單“設(shè)置控制面板打印機(jī)或傳真”，在彈出的“打印機(jī)和傳真”對(duì)話框中,找到左邊打印機(jī)任務(wù)下的“設(shè)置傳真”。此過程可能會(huì)提示插入XP安裝光盤，等安裝完成后，當(dāng)前對(duì)話框中就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)傳真機(jī)（Fax）圖標(biāo)，如圖所示。雙擊打開FAX軟件，設(shè)置區(qū)號(hào)，如圖，設(shè)置完后點(diǎn)擊“確定”；會(huì)顯示“電話和調(diào)制解調(diào)器選項(xiàng)”窗口，再點(diǎn)擊“確定”進(jìn)入傳真配置向?qū)АＳ捎谖覀兪堑谝淮问褂脗髡婀δ軙r(shí)，隨后會(huì)自動(dòng)彈出“傳真配置向?qū)А睂?duì)話框，點(diǎn)擊下

5、一步進(jìn)入發(fā)件人信息編輯區(qū)，按照提示輸入相應(yīng)內(nèi)容，如圖所示。再次點(diǎn)擊下一步，出現(xiàn)傳真設(shè)備配置區(qū)，如圖所示。因?yàn)槲覀円褂肕odem作為傳真設(shè)備，所以要在“選擇傳真設(shè)備”一欄中選擇欲設(shè)置成傳真的Modem，然后選中“允許接收”復(fù)選項(xiàng)，以實(shí)現(xiàn)傳真機(jī)的自動(dòng)應(yīng)答功能，同時(shí)根據(jù)企業(yè)的情況決定讓電話鈴響幾聲后由傳真機(jī)自動(dòng)接聽。點(diǎn)擊“下一步”按鈕，傳真配置向?qū)?huì)要求我們輸入TSID和CSID，這里一般填入我公司的傳真號(hào)碼或公司名稱即可。它的作用是當(dāng)進(jìn)行傳真機(jī)進(jìn)行收發(fā)工作時(shí)，TSID或CSID的中設(shè)置的信息會(huì)出現(xiàn)在對(duì)方傳真文件的頁(yè)眉位置，以便讓對(duì)方知道我公司的傳真號(hào)碼或公司名稱。隨后是設(shè)置是否收到傳真后用打印機(jī)

6、打印，以及是否將收到的傳真除保存在收件箱以外還保留一份副本到指定的文件夾中。這兩點(diǎn)，可以根據(jù)使用情況自行設(shè)置，如圖所示。最后點(diǎn)擊“下一步”后，將出現(xiàn)一個(gè)類似于郵件客戶端的“傳真控制臺(tái)”，用戶以后就可以利用它來管理接收和發(fā)送出去的傳真了。 第三步 傳真的接收 接收傳真是件很簡(jiǎn)單的事情，由于我們?cè)趫D中已經(jīng)將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收，所以只要打開電腦，Windows就會(huì)自動(dòng)檢查是否有傳真信號(hào)，并在設(shè)定的鈴響次數(shù)后自動(dòng)接聽，同時(shí)彈出如圖的傳真監(jiān)視器，無須我們運(yùn)行任何額外程序。如果我們想查看收到的傳真，只需點(diǎn)擊“開始”菜單“通訊附件傳真?zhèn)髡婵刂婆_(tái)”，在“收件箱”中就會(huì)清楚地看到收到的傳真，同時(shí)這里還有詳細(xì)的

7、接收時(shí)間、頁(yè)數(shù)、大小、呼叫方等信息以方便我們查詢。第四步 傳真的發(fā)送在Windows中，傳真機(jī)就像一臺(tái)打印機(jī)。因此，發(fā)送傳真時(shí)，只需在編輯軟件中選擇打印到傳真機(jī)就可以了。這樣，常用的編輯軟件像寫字板、畫圖、Photoshop、Word、WPS等幾乎都可以用Modem傳真直接發(fā)送出去。接下來，以Microsoft Word 2007為例演示傳真的發(fā)送。首先打開欲發(fā)送的文檔，然后點(diǎn)擊“文件”菜單“打印”，在“打印機(jī)名稱”中選擇“Fax”傳真機(jī)，點(diǎn)擊確定。這時(shí)Word 2007會(huì)彈出“傳真發(fā)送向?qū)А睂?duì)話框。點(diǎn)擊下一步后，出現(xiàn)如圖的對(duì)話框，我們可以在收件人處手動(dòng)輸入收件人的姓名以及傳真號(hào)碼，也可以點(diǎn)擊

8、“通訊簿”按鈕，將常用的傳真號(hào)碼輸入進(jìn)去，以便以后發(fā)送時(shí)可以直接調(diào)用。而如果想把這份傳真一次性發(fā)給多人，可以點(diǎn)擊 “添加”按鈕依次將幾個(gè)接收者的傳真號(hào)碼添加進(jìn)去?！拘√崾尽?如果想給外地發(fā)送傳真，請(qǐng)選中“使用撥號(hào)規(guī)則”前面的對(duì)勾，就可以在“傳真號(hào)碼”框前輸入電話區(qū)號(hào)了，此外，如果單位里有電話總機(jī)，這時(shí)可能需要先撥0，并等待1秒鐘讓電話交換機(jī)轉(zhuǎn)接到外線上，這時(shí)，就需要在傳真號(hào)碼中輸入“0,7777777”，代表先撥0，然后稍等1秒鐘（一個(gè)“,”代表延時(shí)1秒），再撥后面的“7777777”號(hào)碼然后執(zhí)行下一步，出現(xiàn)首頁(yè)選擇對(duì)話框，要求我們選擇一個(gè)適合的首頁(yè)，它會(huì)出現(xiàn)在傳真件的第一頁(yè)，包含著發(fā)件人姓名

9、、收件人姓名、發(fā)送日期、頁(yè)數(shù)等必要信息。最后，再次點(diǎn)擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖的計(jì)劃發(fā)送畫面，就可以選擇何時(shí)發(fā)送，設(shè)置發(fā)送優(yōu)先級(jí)?！拘√崾尽拷?jīng)過實(shí)驗(yàn)，優(yōu)先級(jí)一項(xiàng)設(shè)置為“高”，否則會(huì)因?yàn)轱@示傳真監(jiān)視器而不能正常發(fā)送傳真。 經(jīng)過上述幾步操作后，我們的傳真就可以順利發(fā)送出去了。如圖，此時(shí)最好先“預(yù)覽傳真”后點(diǎn)擊完成。傳真過程可通過傳真監(jiān)視器看到打開FAX軟件，就可以看到收發(fā)傳真的文件列表了,如圖。如有傳真?zhèn)鬟M(jìn)來的時(shí)候傳真監(jiān)視器就會(huì)自動(dòng)彈出來，顯示收發(fā)傳真的狀態(tài)，如圖，接收成功后右下角任務(wù)欄會(huì)顯示接收傳真成功字樣。接收傳真后，可在傳真控制臺(tái)的“收件箱”中見到已收的傳真，雙擊可閱讀傳真或打印。第五步 傳

10、真的共享 在Windows服務(wù)器版中可設(shè)置傳真共享，以方便局域網(wǎng)中其他機(jī)器使用。在服務(wù)器中設(shè)置好可使用共享傳真的用戶。在服務(wù)器“打印和傳真”中右擊傳真機(jī)，并選中“共享這臺(tái)打印機(jī)”，特別注意在“其他驅(qū)動(dòng)程序”中選擇不同Windows系統(tǒng)中的驅(qū)動(dòng)程序，以便用戶連接時(shí)可以自動(dòng)下載傳真驅(qū)動(dòng)程序(如圖)，同時(shí)在“安全”中配置好用戶權(quán)限。在工作站中添加網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，并選中服務(wù)器共享出的傳真打印機(jī)，驅(qū)動(dòng)程序安裝完后即可像本地一樣使用傳真了。 第六步 傳真模板發(fā)送 看完上述介紹，常用傳真的朋友也許會(huì)說，上面這個(gè)首頁(yè)的設(shè)置和我們平時(shí)使用的傳真不太一樣。平時(shí)的傳真一般不會(huì)將整頁(yè)紙全顯示發(fā)送信息，而一般就是寫上收件人和發(fā)送人姓名后就是傳真正文了。其實(shí)，這點(diǎn)微軟已經(jīng)考慮到了，我們可以不使用“傳真發(fā)送向?qū)А敝械摹笆醉?yè)設(shè)置”，而通過Word 2003自帶的傳真模板來實(shí)現(xiàn)我們的目的。在Word 2003中點(diǎn)擊“文件”菜單“新建本機(jī)上的模板信函與傳真”，然后選擇一款適合的傳真模板，這時(shí)您會(huì)發(fā)現(xiàn)，新建的傳真模板里除了開頭是一些關(guān)于發(fā)件人、收件人、傳真號(hào)碼、發(fā)件時(shí)間等必要的信息外，剩余的空間就是可供我們書寫傳真