北京市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理暫行辦法

1、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理暫行辦法 第一條 為規(guī)范本市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，有效保護(hù)和利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、北京市實(shí)施辦法、不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例等法律、法規(guī)、規(guī)章，制定本辦法。第二條 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是指在登記工作中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的紙質(zhì)檔案和電子檔案，包括登記申請(qǐng)材料、登記機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核文件以及具有保存價(jià)值的其他材料。第三條 北京市國(guó)土資源局 (以下簡(jiǎn)稱(chēng)市國(guó)土局)不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)負(fù)責(zé)全市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理工作，對(duì)各分局不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)各類(lèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔

2、案的管理和保護(hù)利用。第四條 北京市不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心和各區(qū)縣不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心應(yīng)當(dāng)設(shè)立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案管理機(jī)構(gòu))，配備專(zhuān)職檔案管理人員，提供必要條件，建立健全管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，明確工作責(zé)任，保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作正常開(kāi)展。第五條 各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)履行下列職責(zé)： （一）貫徹執(zhí)行相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，建立、健全本單位的檔案管理工作制度； （二）負(fù)責(zé)接收、整理本單位不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門(mén)移交的登記檔案；（三）指導(dǎo)本級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門(mén)完成歸檔工作；（四）統(tǒng)一管理本單位的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案并提供利用。 第六條 各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照本辦法規(guī)定，向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)

3、移交應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，集中管理。任何單位和個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。第七條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)。各單位應(yīng)當(dāng)保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)。第八條 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，應(yīng)當(dāng)做到書(shū)寫(xiě)材料合乎標(biāo)準(zhǔn)、字跡工整、內(nèi)容規(guī)范、圖形清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、符合檔案立卷歸檔的要求。第九條 檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備與檔案管理工作相適應(yīng)的庫(kù)房、辦公室、閱覽室。檔案庫(kù)房應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求，保持規(guī)定的溫濕度，配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，做好防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害生物、防有害氣體等工作，確保不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的完整、安全和有效利用。第十條 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保管期

4、限分為永久和定期。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于已過(guò)保存期限失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)當(dāng)提出處理意見(jiàn)，經(jīng)各區(qū)縣不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心審核，報(bào)北京市不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心同意后，方可銷(xiāo)毀。第十一條 檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案管理的保密規(guī)定，防止檔案散失和泄密，定期對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的密級(jí)進(jìn)行鑒定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定及時(shí)調(diào)整檔案密級(jí)。涉密不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)設(shè)有獨(dú)立的專(zhuān)用庫(kù)房，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。利用涉密不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。第十二條 各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)應(yīng)當(dāng)為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的現(xiàn)代化管理提供必要條件，采用新技術(shù)、新設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)

5、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理。第十三條 檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案檢索工具，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，方便不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與登記簿數(shù)據(jù)庫(kù)之間動(dòng)態(tài)更新。第十四條 不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢(xún)利用按照不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)定執(zhí)行。第十五條 有下列行為之一的，由市和分局不動(dòng)產(chǎn)登記行政主管部門(mén)通報(bào)批評(píng)，對(duì)負(fù)有直接責(zé)任的主管人員和其他責(zé)任人員依法給予行政處分；造成不動(dòng)產(chǎn)登記檔案損毀的，責(zé)令賠償損失；情節(jié)嚴(yán)重，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）不按規(guī)定收集、保存和移交不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的；（二）涂改、偽造不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的；（三）擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的；（

6、四）出賣(mài)或者轉(zhuǎn)讓不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的；（五）不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失的；（六）其他違反檔案管理規(guī)定的行為。第十六條 本辦法自2015年10月1日起實(shí)施。附件：1.不動(dòng)產(chǎn)登記(紙質(zhì))檔案管理工作規(guī)范2.不動(dòng)產(chǎn)登記(電子)檔案管理工作規(guī)范附件1:不動(dòng)產(chǎn)登記（紙質(zhì)）檔案管理工作規(guī)范1.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的歸檔范圍和收集 1.1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的歸檔范圍1.1.1不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門(mén)實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例，在辦理各類(lèi)不動(dòng)產(chǎn)登記中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料，包括： （1）不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)審批表； （2）詢(xún)問(wèn)筆錄； （3）申請(qǐng)人提交的登記材料； （4）實(shí)地查看記錄； （5）其他必要材

7、料。1.1.2作出不予登記決定后，應(yīng)復(fù)印留存的登記申請(qǐng)材料。1.1.3司法協(xié)助執(zhí)行文書(shū)（司法機(jī)關(guān)生效法律文書(shū)、協(xié)助執(zhí)行通知書(shū)等）。1.1.4依據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例，查詢(xún)登記信息過(guò)程中形成的查詢(xún)申請(qǐng)表和查詢(xún)結(jié)果證明復(fù)印件。1.2不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集、移交1.2.1登記工作完成后，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)人員應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)將材料移交檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理機(jī)構(gòu)指定專(zhuān)人對(duì)接收的各種材料進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的，不得接收。1.2.2不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)人員與檔案管理人員移交檔案應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)移交清冊(cè)一式兩份。交接雙方應(yīng)根據(jù)檔案移交清冊(cè)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，由移交人、接收人簽字后各執(zhí)一份。1.2.3數(shù)字化整理掃描人員對(duì)檔案進(jìn)行整理、掃

8、描、錄入、裝訂等工作，整理立卷、檢查驗(yàn)收完成后，及時(shí)移交檔案管理機(jī)構(gòu)。1.2.4移交清冊(cè)包括序號(hào)、權(quán)證號(hào)、權(quán)利人、坐落、頁(yè)數(shù)等基本情況（見(jiàn)附表1）。1.3不動(dòng)產(chǎn)登記檔案歸檔的質(zhì)量要求 1.3.1歸檔材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，字跡清晰。材料的書(shū)寫(xiě)、紙張、裝訂應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)技術(shù)要求。1.3.2接收檔案時(shí),檔案管理人員依據(jù)文件要求對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行抽檢。 2.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整理和立卷歸檔2.1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理對(duì)象與內(nèi)容 數(shù)字化整理掃描人員負(fù)責(zé)檔案材料、協(xié)助執(zhí)行通知書(shū)的整理和掃描工作。整理項(xiàng)目包括：卷內(nèi)材料的排列與編號(hào)、卷內(nèi)材料目錄的編寫(xiě)、卷內(nèi)備考表的編寫(xiě)、填寫(xiě)案卷封面、紙質(zhì)檔案的電子化、案卷的裝訂、檔案的

9、入庫(kù)排列等內(nèi)容。檔案管理工作人員負(fù)責(zé)日常管理和保管利用工作。2.2不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理人員職責(zé)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案由數(shù)字化整理掃描人員立卷歸檔，檔案管理機(jī)構(gòu)人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查數(shù)字化整理掃描的具體工作。數(shù)字化整理工作應(yīng)細(xì)化內(nèi)部崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)流程、技術(shù)要求、質(zhì)量控制和人員統(tǒng)籌等方面事項(xiàng)。2.2.1接收檔案工作人員的工作職責(zé)按時(shí)接收登記業(yè)務(wù)部門(mén)當(dāng)天已辦結(jié)件的檔案，并且核對(duì)實(shí)物檔案與移交清冊(cè)是否相符。2.2.2數(shù)字化整理掃描工作負(fù)責(zé)人工作職責(zé) （1）熟知中華人民共和國(guó)檔案法、不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例等法律、法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真執(zhí)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理規(guī)章制度； （2）組織、協(xié)調(diào)、溝通數(shù)字化整理掃描與檔案管理機(jī)構(gòu)

10、之間的關(guān)系，加強(qiáng)數(shù)字化整理掃描人員的管理、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及考核，并及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督、檢查； （3）負(fù)責(zé)指導(dǎo)檔案裝訂、掃描檔案等各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題的分析、處理及疑難問(wèn)題呈報(bào)工作。2.2.3檔案掃描人員的工作職責(zé) （1）將材料按照順序進(jìn)行掃描； （2）按照掃描操作的要求，生成的圖片材料按要求存放在指定的文件夾下； （3）掃描材料要求圖像清晰，色彩真實(shí)，沒(méi)有斑點(diǎn)壞點(diǎn)，圖片要正；（4）掃描過(guò)程中注意不要損壞檔案，掃描后要將材料按照目錄順序擺放好；（5）檢查掃描件是否合乎要求，不能有遺漏、錯(cuò)掃、重復(fù)掃的現(xiàn)象。2.2.4檔案整理人員的工作職責(zé) （1）按規(guī)范整理檔案，托裱，并排序、編頁(yè)、編目； （2）不得私自涂改、抽取

11、或偽造檔案材料； （3）不得擅自處理和銷(xiāo)毀檔案材料，對(duì)檔案中有里外號(hào)不相符的情況需要更改時(shí)，須進(jìn)行登記，經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)后方能修改； （4）在整理檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失損壞檔案材料； （5）嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全。 2.2.5裝訂人員的工作職責(zé) （1）對(duì)已經(jīng)掃描完成的檔案進(jìn)行裝訂； （2）案卷裝訂前要將材料上的金屬物剔除干凈； （3）折疊取齊，以a4紙張大小為標(biāo)準(zhǔn)； （4）裝訂采用三孔一線法在材料左側(cè)裝訂。2.2.6抽檢人員的工作職責(zé) （1）檢查紙質(zhì)檔案是否符合檔案整理標(biāo)準(zhǔn)； （2）檢查電子檔案是否符合數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)； （3）將抽檢檔案情況在記錄本上登記。2.3不動(dòng)產(chǎn)登

12、記檔案的立卷原則2.3.1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案以每一不動(dòng)產(chǎn)登記為立卷單位，每變動(dòng)一次產(chǎn)生的材料立為一卷。2.3.2立卷后，要及時(shí)建立相關(guān)案卷之間的聯(lián)系，做好檔案信息的動(dòng)態(tài)管理。2.3.3卷內(nèi)材料應(yīng)按下列順序排列： （1）目錄； （2）審核表單； （3）當(dāng)事人提供的申請(qǐng)材料； （4）圖紙； （5）其他； （6）備考表。2.4不動(dòng)產(chǎn)登記檔案頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)2.4.1每一頁(yè)材料編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)。單面書(shū)寫(xiě)的材料在右上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)的材料，正面在右上角編寫(xiě)、背面在左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。圖表、照片可編在與此相應(yīng)位置的空白處或其背面。2.4.2編寫(xiě)頁(yè)號(hào)后要仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。重號(hào)：將重號(hào)改為支號(hào)式。如6號(hào)

13、為重號(hào)，可改為6-1和6-2，在備考表內(nèi)注明第6頁(yè)共兩頁(yè)。漏號(hào)：采用分號(hào)式。如6頁(yè)后應(yīng)是7而編寫(xiě)成8，可將第6頁(yè)改成6-7，在備考表中注明6-7頁(yè)共1頁(yè)。錯(cuò)號(hào)：將錯(cuò)號(hào)劃掉，重新編上正確的頁(yè)號(hào)，并在備考表中加以注明。2.4.3卷內(nèi)目錄、備考表不編頁(yè)號(hào)。2.4.4編寫(xiě)頁(yè)號(hào)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，從“1”開(kāi)始，有效數(shù)字前不得出現(xiàn)“0”。2.5不動(dòng)產(chǎn)登記檔案目錄的填寫(xiě)（見(jiàn)附表2）2.5.1順序號(hào)：按卷內(nèi)材料的排列順序，每份材料應(yīng)編一個(gè)順序號(hào)。不重復(fù)，不遺漏。2.5.2材料題名：填寫(xiě)該材料自身的標(biāo)題，不得隨意更改和省略。如材料沒(méi)有標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練地?cái)M寫(xiě)一個(gè)標(biāo)題。材料題名欄內(nèi)不得填“其他”。2.

14、5.3頁(yè)次：填寫(xiě)該材料所在的起始頁(yè)，最后頁(yè)應(yīng)填起止頁(yè)號(hào)（即單頁(yè)材料標(biāo)明材料所在頁(yè)號(hào)，兩頁(yè)以上材料標(biāo)明材料首頁(yè)的頁(yè)號(hào)，卷內(nèi)最后一份材料有多頁(yè)要標(biāo)明起止頁(yè)號(hào)）。2.5.4備注：需要注明的內(nèi)容。2.6不動(dòng)產(chǎn)登記檔案案卷封面的填寫(xiě)（見(jiàn)附表3）2.6.1案卷封面的規(guī)格、樣式統(tǒng)一規(guī)定如下： （1）案卷封面的設(shè)計(jì)及表面尺寸、字體型號(hào)、文字排列、天地頁(yè)邊、封面設(shè)計(jì)的規(guī)格和處置都應(yīng)得體、劃一； （2）書(shū)寫(xiě)一律自左而右，橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂，裝訂線嚴(yán)禁寫(xiě)字、印字； （3）用紙規(guī)格：參照文書(shū)檔案國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，長(zhǎng)297毫米，寬210毫米（硬卷皮）。2.6.2卷皮封面項(xiàng)目包括：案卷號(hào)、立檔單位、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案、坐落、權(quán)利人、

15、權(quán)證號(hào)、保管期限。2.6.3案卷號(hào)編寫(xiě)：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案案卷號(hào)編制參照不動(dòng)產(chǎn)證書(shū)、證明編號(hào)規(guī)則制定，案卷號(hào)由省份簡(jiǎn)稱(chēng)漢字、年度、屬地行政區(qū)劃簡(jiǎn)稱(chēng)漢字、類(lèi)別和案卷順序號(hào)五部分組成。具體分類(lèi)根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展需要，由市不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)統(tǒng)一制定。 （1）示例1：石景山2015年不動(dòng)產(chǎn)登記（證書(shū)類(lèi)）檔案歸檔案卷號(hào)編寫(xiě)為：京2015石zs0000001。具體解釋為：京（北京）-2015（年度）石（石景山區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心）zs（證書(shū)類(lèi)）0000001（案卷順序號(hào)）。 （2）示例2：朝陽(yáng)區(qū)2016年度不動(dòng)產(chǎn)登記（證明類(lèi)）檔案歸檔案卷號(hào)編寫(xiě)為：京2016朝zm0000001。具體解釋為：京（北京）-

16、2016（年度）朝（朝陽(yáng)區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記中心）zm（證明類(lèi)）0000001（案卷順序號(hào)）。 （3）示例3：海淀區(qū)2017年不動(dòng)產(chǎn)登記（注銷(xiāo)類(lèi)）檔案歸檔案卷號(hào)編寫(xiě)為：京2015海zx0000001。具體解釋為：京（北京）-2017（年度）海（海淀區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記中心）zx（注銷(xiāo)類(lèi)）0000001（案卷順序號(hào)）。 （4）示例4：東城區(qū)2015年度不動(dòng)產(chǎn)登記（協(xié)執(zhí)類(lèi)）檔案歸檔案卷號(hào)編寫(xiě)為：京2015東xz0000001。具體解釋為：京（北京）-2015（年度）東（東城區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記中心）xz（協(xié)執(zhí)類(lèi)）0000001（案卷順序號(hào)）。 （5）示例5：西城區(qū)2016年度不動(dòng)產(chǎn)登記（其他類(lèi)）檔案歸檔案卷號(hào)編寫(xiě)為：京2

17、016西qt0000001。具體解釋為：京（北京）-2016（年度）西（西城區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記中心）qt（其他類(lèi)）0000001（案卷順序號(hào)）。 2.6.4立檔單位名稱(chēng)：填寫(xiě)各分局全稱(chēng)。2.6.5保管期限：一般為永久、定期保存。2.6.6不動(dòng)產(chǎn)登記坐落：以不動(dòng)產(chǎn)登記簿記載的信息為準(zhǔn)。2.6.7權(quán)利人：以不動(dòng)產(chǎn)登記簿記載的信息為準(zhǔn)。2.6.8權(quán)證號(hào)：填寫(xiě)登記部門(mén)向不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人頒發(fā)證書(shū)、證明證號(hào)。2.6.9填寫(xiě)封面使用電腦打印卷皮封面或使用碳素或藍(lán)黑墨水筆書(shū)寫(xiě)，字體工整，不得涂改。2.7不動(dòng)產(chǎn)登記檔案?jìng)淇急淼奶顚?xiě)（見(jiàn)附表4）2.7.1備考表用于保護(hù)材料，介紹和說(shuō)明卷內(nèi)材料變化情況。2.7.2備考表每卷一

18、份，如暫時(shí)沒(méi)有情況填寫(xiě)，也要放于卷末，以供日后注記時(shí)使用。2.7.3規(guī)格：參照文書(shū)檔案國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，長(zhǎng)297毫米，寬210毫米，使用a4紙（硬卷皮）。2.7.4立卷人：負(fù)責(zé)材料整理、立卷歸檔的人員姓名。2.7.5檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔材料整理、立卷質(zhì)量檢查人員的姓名。2.7.6立卷時(shí)間：歸檔材料整理、立卷完畢的日期。2.7.7卷內(nèi)材料說(shuō)明：需要說(shuō)明的情況。2.8 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的裝訂2.8.1裝訂前的準(zhǔn)備工作 （1）將材料上的金屬物全部剔除干凈，操作時(shí)不得損壞材料，不得對(duì)材料進(jìn)行剪裁； （2）破損的或幅面過(guò)小的材料應(yīng)用a4白襯紙托裱，一頁(yè)白襯紙應(yīng)托裱一張材料，不得托裱兩張以上（含兩張）材料；字跡擴(kuò)散

19、的應(yīng)復(fù)制并與原件一起存檔，復(fù)制件在前，原件在后； （3）卷內(nèi)材料大于a4幅面的，應(yīng)按a4大小折疊整齊，并注意預(yù)留出裝訂邊際，便于展開(kāi)翻閱； （4）凡是遇有火漆、鉛封、蠟封等裝訂成冊(cè)的材料以及公證書(shū)等法律證明文件，不要改變?cè)b訂方式； （5）核對(duì)卷內(nèi)目錄題名與卷內(nèi)材料題名是否一致，核對(duì)檔案卷皮姓名（名稱(chēng)）與卷內(nèi)材料姓名（名稱(chēng)）是否一致。姓名（名稱(chēng)）不得用同音字或隨意簡(jiǎn)化字代替。2.8.2裝訂 （1）采用三孔一線法在材料左側(cè)裝訂，孔間距離7厘米，用線繩裝訂，結(jié)頭打在背面； （2）卷內(nèi)材料應(yīng)向左下角對(duì)齊。裝訂孔中心線距材料左邊際應(yīng)為2.5厘米，最少不得少于1.5厘米； （3）大型圖紙折疊后過(guò)厚的，應(yīng)

20、在裝訂線位置加入墊片，使其保持平整； （4）卷內(nèi)材料與卷皮裝訂在一起，做到整齊美觀，不壓字、不掉頁(yè)、不妨礙閱讀； （5）檔案裝訂完成后，檔案管理人員審核后簽名； （6）檔案整理裝訂完畢須經(jīng)消毒除塵后方能入庫(kù)、上架。2.9裝盒或裝袋2.9.1將整理好的檔案裝入檔案袋，檔案袋封面的填寫(xiě)要與袋內(nèi)檔案的內(nèi)容一致，檔案袋不易裝得過(guò)滿，一般同一卷檔案應(yīng)裝在同一個(gè)檔案袋內(nèi)，不得分散保存。對(duì)于頁(yè)數(shù)較多的檔案，可采用設(shè)立分卷的方式解決。2.9.2整理好的檔案也可以裝盒，裝盒后需將檔案案卷號(hào)的起始號(hào)等檢索項(xiàng)標(biāo)注在盒側(cè)面，以方便查找。2.10入庫(kù)排列 2.10.1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案入庫(kù)后，排列方式須與檔案案卷編號(hào)方式一

21、致，保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系,確定存放位置，便于保管和利用。2.10.2不動(dòng)產(chǎn)抵押登記檔案、不動(dòng)產(chǎn)注銷(xiāo)登記檔案、協(xié)助執(zhí)行通知書(shū)應(yīng)單獨(dú)立卷，單獨(dú)排列。2.10.3檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案起止編號(hào)。3.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保管3.1檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝溫濕度記錄儀，配備空調(diào)及去濕、增濕設(shè)備，并定期進(jìn)行檢修、保養(yǎng)。庫(kù)房的溫度應(yīng)當(dāng)控制在14-24, 相對(duì)濕度應(yīng)當(dāng)控制在45%-60%。3.2檔案密集架應(yīng)與地面保持80mm以上距離，其排列應(yīng)便于通風(fēng)降濕。3.3建立蟲(chóng)霉鼠害檢查制度，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)霉、鼠害應(yīng)及時(shí)滅菌殺蟲(chóng)、投放藥劑予以消滅。3.4配備吸塵器，加密封門(mén)，除塵與防塵相結(jié)合。有條件的可設(shè)置空氣過(guò)濾裝置，防止污染氣體進(jìn)入庫(kù)

22、房。3.5檔案庫(kù)區(qū)配備適用的消防器材，使用的消防器材要在有效期內(nèi)，并按要求定期檢查、更換。安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路。庫(kù)區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝火警及防盜自動(dòng)報(bào)警裝置，并定期檢查。3.6檔案庫(kù)房宜選用白熾燈作為人工照明光源，照度不宜超過(guò)100勒克斯，如采用熒光定時(shí)，應(yīng)對(duì)紫外線進(jìn)行過(guò)濾。不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽(yáng)措施，檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽(yáng)光直射。4.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用4.1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案以電子檔案利用為主，原始檔案必須在指定場(chǎng)所，有專(zhuān)業(yè)檔案管理人員在場(chǎng)時(shí)方可查閱。4.2查閱、抄錄和復(fù)制不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同

23、意,查詢(xún)過(guò)程中注意愛(ài)護(hù)檔案，不得隨意勾劃、涂改、撕頁(yè)、抽取或損毀。借閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)借閱登記簿。4.3檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用效果登記簿，記錄檔案利用情況。5.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保密5.1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法，遵守保密制度和保密紀(jì)律，對(duì)密級(jí)的檔案內(nèi)容不泄密、不失密，確保檔案的安全。5.2法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定不宜公開(kāi)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，其查詢(xún)范圍和方式按法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定辦理。附表1：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案移交清冊(cè)序號(hào)權(quán)證號(hào)權(quán)利人坐落頁(yè)數(shù)備注移交人： 接收人：移交日期：附表2 : 案卷號(hào)： 不 動(dòng) 產(chǎn) 登 記 檔 案 卷 內(nèi) 目 錄坐落： 區(qū)(縣) 號(hào)權(quán)利人

24、： 權(quán)證號(hào)： 順序號(hào)材 料 名 稱(chēng)頁(yè)次備注附件3不動(dòng)產(chǎn)登記檔案坐落：權(quán) 利 人： 權(quán) 證 號(hào)： 保管期限本卷共 件 頁(yè) 案 卷 號(hào)附件4卷 內(nèi) 備 考 表本卷 情況說(shuō)明 立 卷 人 檢 查 人 立卷時(shí)間 附件2：不動(dòng)產(chǎn)（電子）檔案管理工作規(guī)范1不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案一般規(guī)定1.1 為加強(qiáng)對(duì)本市不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案的歸檔與管理，保障不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案的安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)電子文件歸檔與管理規(guī)范（gb/ti8894-2002），結(jié)合實(shí)際,制定本規(guī)范。1.2 不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案是指在不動(dòng)產(chǎn)登記過(guò)程中形成的具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子材料。包括電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加

25、工處理成果。 1.3 各單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)電子檔案的管理、利用及涉密電子檔案的保密監(jiān)督管理，協(xié)助信息化部門(mén)為電子檔案管理提供信息化支持。1.4電子登記簿應(yīng)按照不動(dòng)產(chǎn)登記基本單元建立，錄入各類(lèi)屬性數(shù)據(jù)，形成登記簿數(shù)據(jù)庫(kù)，并與電子檔案目錄形成關(guān)聯(lián)。1.5屬于歸檔范圍內(nèi)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行數(shù)字化加工處理。1.6數(shù)字化處理基本流程應(yīng)包括案卷整理、檔案掃描、圖像處附件2：不動(dòng)產(chǎn)(電子)檔案管理工作規(guī)范1.不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案一般規(guī)定1.1為加強(qiáng)對(duì)本市不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案的歸檔與管理，保障不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案的安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)電子文件歸檔與管理規(guī)范（gb/ti8894-2002），結(jié)合實(shí)際,

26、制定本規(guī)范。1.2不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案是指在不動(dòng)產(chǎn)登記過(guò)程中形成的具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子材料。包括電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果。 1.3各單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)電子檔案的管理、利用及涉密電子檔案的保密監(jiān)督管理，協(xié)助信息化部門(mén)為電子檔案管理提供信息化支持。1.4電子登記簿應(yīng)按照不動(dòng)產(chǎn)登記基本單元建立，錄入各類(lèi)屬性數(shù)據(jù)，形成登記簿數(shù)據(jù)庫(kù)，并與電子檔案目錄形成關(guān)聯(lián)。1.5屬于歸檔范圍內(nèi)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行數(shù)字化加工處理。1.6數(shù)字化處理基本流程應(yīng)包括案卷整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份與異地保存。1.7在數(shù)字化處理過(guò)程中應(yīng)

27、加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全，同時(shí)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范記錄。2.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化處理2.1掃描方式2.1.1應(yīng)根據(jù)檔案原件幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描，對(duì)大幅面的檔案材料由于掃描后圖像拼接技術(shù)難度大，又浪費(fèi)時(shí)間、人力，建議采用數(shù)碼相機(jī)拍攝的方式，拍攝精度應(yīng)高于300萬(wàn)像素，同時(shí)要注意被拍攝物的影像要充滿取景框；紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式。2.1.2紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率；不適合拆卷的檔案

28、可采用零邊距掃描儀或者是相機(jī)拍攝的方式。2.2色彩的選擇2.2.1頁(yè)面為黑白兩色且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。2.2.2頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。2.2.3頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。2.3分辨率的選擇2.3.1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。2.3.2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率宜選擇大于或等于200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)

29、提高分辨率。2.4特殊頁(yè)面的掃描2.4.1對(duì)于粘貼折頁(yè)，可用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。2.4.2采用高分辨率灰度或彩色掃描技術(shù)將插圖與文字一起掃描，保證原來(lái)的頁(yè)面布局和插圖清晰。2.4.3對(duì)于頁(yè)面中有黑白或彩色照片的文件，采用jpeg格式掃描，確保照片清晰度，同時(shí)可避免圖像存儲(chǔ)空間過(guò)大。2.5數(shù)字化圖像處理2.5.1圖像糾偏采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過(guò)2度，對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。2

30、.5.2圖像去污對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。2.5.3圖像拼接對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。2.5.4裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像材料的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。 2.6存儲(chǔ)格式2.6.1采用黑白二值模式掃描的圖像材料，一般采用tif(g4)格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的材料，一般采用jpeg格式存儲(chǔ)。2.6.2存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀為前提，盡量減小存儲(chǔ)容

31、量為準(zhǔn)則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為ceb、pdf或其他格式。2.7圖像材料命名圖像材料的命名應(yīng)確保其唯一性，并與電子檔案目錄形成對(duì)應(yīng)。2.8圖像轉(zhuǎn)換要求不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像材料，應(yīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接，數(shù)字圖像的排列順序應(yīng)與物理檔案相符合。3.不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案管理3.1電子檔案數(shù)據(jù)驗(yàn)收3.2.1電子檔案目錄與電子登記簿錄入質(zhì)量對(duì)錄入的目錄數(shù)據(jù)和登記簿數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行抽查，抽查率不得低于10%，保證錯(cuò)誤率不得高于萬(wàn)分之三。3.2.

32、2圖像質(zhì)量對(duì)紙質(zhì)材料掃描后形成的圖像材料應(yīng)進(jìn)行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問(wèn)題的控制，以達(dá)到要求的圖像質(zhì)量。保證掃描后的數(shù)字圖像清晰，便于清楚閱讀，適應(yīng)各種紙張和手寫(xiě)、印刷字的情況。3.3.3數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量對(duì)圖像和目錄數(shù)據(jù)掛接應(yīng)進(jìn)行抽查，抽查率不得低于10%，保證錯(cuò)誤率不得高于萬(wàn)分之三。3.4電子檔案?jìng)浞莺捅４?.4.1備份范圍電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果均應(yīng)進(jìn)行備份。3.4.2備份方式為保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)的安全性，備份載體的選擇性也應(yīng)多樣化，應(yīng)做好在線增量備份、定時(shí)完全備份以及異地容災(zāi)體系。 （1）在線增量備份至少每天一次做好增量數(shù)據(jù)和材料備份，也可根據(jù)自身的設(shè)備

33、和資金情況，制定更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膫浞莶呗浴?（2）定時(shí)完全備份至少應(yīng)每周一次定時(shí)做好完全備份，并根據(jù)自身?xiàng)l件，建立至少每年一次的離線存放制度，存放地點(diǎn)除要滿足防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防污染等要求外，還應(yīng)采用專(zhuān)用的防磁柜存放。3.4.3異地異柜保存不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)應(yīng)選用成熟可靠的產(chǎn)品與技術(shù)，建立科學(xué)的異地異柜保存制度，以應(yīng)對(duì)可能的災(zāi)害事故，電子檔案?jìng)浞輸?shù)據(jù)應(yīng)異柜保存一份確保安全，異地保存的數(shù)據(jù)存放地點(diǎn)至少保證與源數(shù)據(jù)存放地點(diǎn)間隔距離不得小于二十公里。3.4.4備份數(shù)據(jù)檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、材料數(shù)量是否準(zhǔn)確等。3.5電子檔案歸檔管

34、理3.5.1歸檔的不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案必須是最終數(shù)據(jù)信息。歸檔時(shí)，應(yīng)附帶說(shuō)明文件（readme.txt），對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案的內(nèi)容、創(chuàng)建時(shí)間、存儲(chǔ)格式與文件類(lèi)型、保管期限、密級(jí)等加以說(shuō)明。3.5.2歸檔的不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案基礎(chǔ)信息要嚴(yán)格做到檔案、數(shù)據(jù)庫(kù)（數(shù)字化檔案和數(shù)據(jù)信息）和登記簿三者信息的一致性，確保信息的完整、準(zhǔn)確和有效。3.5.3在確保信息安全的前提下，各單位向檔案管理機(jī)構(gòu)移交不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案載體時(shí)，交接雙方應(yīng)按紙質(zhì)檔案移交要求履行簽字手續(xù)。3.5.4在接收不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案載體時(shí)，應(yīng)由電子檔案形成部門(mén)按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，

35、并填寫(xiě)電子文件交接登記表（見(jiàn)附表1），并把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。 3.5.5不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案接收后，檔案部門(mén)要嚴(yán)格做好不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案的保管和再檢驗(yàn)工作。接收入庫(kù)的各類(lèi)不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案應(yīng)定期機(jī)讀抽檢，抽檢率不低于40%，確保上機(jī)測(cè)試無(wú)病毒和100%的準(zhǔn)確率。3.5.6對(duì)涉密不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案要嚴(yán)格按相關(guān)保密條例進(jìn)行處理，確保做到不在非涉密計(jì)算機(jī)等設(shè)備處理涉密不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案，涉密不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案的編目、入庫(kù)、收藏均須另行處理。3.5.7不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案載體應(yīng)采用光盤(pán)、硬盤(pán)等載體。光盤(pán)備份方式是將數(shù)據(jù)或掃描件刻錄到光盤(pán)中，硬盤(pán)備份方式是把數(shù)據(jù)或掃描件保存在作業(yè)單位的備份硬盤(pán)中。不允許使用軟磁盤(pán)、優(yōu)盤(pán)等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案保存的載體。3.5.8存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)注明反應(yīng)其內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí)。檢索標(biāo)識(shí)一般包括載體序號(hào)、類(lèi)別號(hào)、保管期限、存入日期等項(xiàng)目。3.5.9磁性載體上歸檔的不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案應(yīng)定期復(fù)制，一般