總經(jīng)辦文員作業(yè)指導書

1、第一章 職位說明書第一節(jié) 崗位職責職位名稱：總經(jīng)辦文員直接隸屬：總經(jīng)辦主任直接下屬：無協(xié)調(diào)部門：集團各部門、分公司人行部崗位描述：在總經(jīng)辦主任領導下，負責集團內(nèi)部文件和外部文件的收取、編號、傳送、歸檔；負責總部的文件打印、復印、計算機管理與應用，傳真和電子信箱的收發(fā),辦公用品應用及管理、后勤庫存管理及出入庫登記工作。崗位職責：1、負責集團文件的打印，外部文件的收取、編號、發(fā)送、整理、歸檔、立卷工作；嚴格遵守保密制度。2、負責總部的文件打印、復印、計算機管理與應用，傳真和電子信箱的收發(fā)工作。3、嚴格履行文件發(fā)送交接登記手續(xù)，避免、因交接登記失誤而造成公文遺失等現(xiàn)象發(fā)生。4、負責集團內(nèi)部刊物、重要

2、文件的收發(fā)、傳遞和保管。5、負責集團印信的管理工作。6、負責集團刊物希波視界的采編與發(fā)行工作。7、負責對圖書資料的建檔與借閱工作。8、負責來電來訪的接待、記錄、送達工作。9、負責總經(jīng)理辦公室及本部門的內(nèi)務整理。10、負責集團所有計算機查殺毒的監(jiān)督工作。11、負責后勤庫存管理及出入庫登記工作。12、嚴格控制辦公費用指標，每月報辦公費用考核表。13、按時完成總經(jīng)辦主任交辦的其他工作。第二節(jié) 主要權(quán)利1、對非本部門發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求的文件，有權(quán)拒絕打印。2、對發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求的文件，有權(quán)拒絕下發(fā)。3、有權(quán)拒絕帶毒軟盤的接收使用。4、有權(quán)對集團所有計算機查、殺毒工作進行周期性監(jiān)督

3、。第二章 日常規(guī)工作內(nèi)容第一節(jié) 衛(wèi)生清理工作 1、提前十分鐘到崗，清理辦公室室內(nèi)衛(wèi)生。 2、負責辦公室地面、墻壁、窗、門、桌椅、文件柜等設施的清潔。第二節(jié) 辦公設備開機準備工作1、接通計算機電源。 2、接通傳真機電源。 3、打印機、復印機使用時方可開機。 第三節(jié) 整理呈報材料 1、整理好報紙及代各部門轉(zhuǎn)交總經(jīng)理的各種材料，夾在文件夾內(nèi)，呈報總經(jīng)理。 2、呈送時直接檢查總經(jīng)理辦公室內(nèi)水、茶、杯等備品是否足量。第四節(jié) 接收傳真、電話 1、及時接聽電話，按電話內(nèi)容給予解答、回絕或轉(zhuǎn)報，需要轉(zhuǎn)報的電話內(nèi)容直接填寫在待辦單上。 2、接收傳真件時詢問清楚對方屬哪單位、傳真大致內(nèi)容、傳真發(fā)給部門、接收人等，

4、按工作需要決定是否接收（一般征費性廣告單位不需接收）。 3、通知接收部門領取傳真件，監(jiān)督其登記。 4、注意事項：a、不可將董事長、總經(jīng)理的辦公室電話、手機號碼告知非本公司人員，對方詢問可禮貌回絕。b、不可將董事長、副董事長、總經(jīng)理的辦公地點、出差地點、路線隨便告知任何人。c、不可透露傳真內(nèi)容。第五節(jié) 圖書借閱 1、詢問借閱人需要哪類書籍，書庫是否擁有。 2、按圖書管理規(guī)定由借閱人在圖書借閱一覽表中登記后借閱。 3、借閱期限為一個月，到期后跟催借閱人歸還或履行續(xù)借手續(xù)。 4、辭職員工須查閱圖書借閱一覽表，確認其是否有借閱書籍。第六節(jié) 報刊收發(fā) 1、各類報刊除董事長、總經(jīng)理訂閱的報刊、信件外，均由

5、收發(fā)事門衛(wèi)分發(fā)。 2、董事長、總經(jīng)理的報刊、信件在每天8：30前送至董事長、總經(jīng)理辦公室。 3、董事長、總經(jīng)理外出時，將收集的報刊、信件按時間順序擺放整齊。 4、董事長、總經(jīng)理信件屬廣告、宣傳類的可交總經(jīng)辦主任拆閱后，決定是否呈報。第七節(jié) 文件的打印、下發(fā)、歸檔 1、按照公司統(tǒng)公文處理規(guī)定制作各種文件。 2、對非本部門制定的會簽后文件進行文字驗收及排版檢查，打印。打印時檢查軟盤是否有病毒，采取殺毒措施后，再讀取信息。3、按文件會簽單確定的下發(fā)范圍進行復印、下發(fā)。 4、下發(fā)后文件歸檔登記： a、書面文件歸檔按照文件所屬類別及發(fā)放先后順序歸類存檔。 b、計算機中文件分別按文件所屬類別歸類存檔和建立

6、時間存檔。 c、文件類別按2003年8月 文件匯編中子類別確定。第八節(jié) 印章信證的提供 1、按“印章信證管理”中規(guī)定，檢查用印請示單填寫是否規(guī)范、全面，批示人是否屬權(quán)限范圍內(nèi)。 2、符合用印審批手續(xù)的，請示辦公室主任，同意簽字后，親自加蓋印章。 3、介紹信按用印請示單中填報的內(nèi)容填寫。4、將用印請示單統(tǒng)一保存，必要的資料需復制后與用印請示單一同保存，以便查閱（如：對外函件、財務報表等）。 5、介紹信存根聯(lián)與相應的用印請示單一同保存。 第九節(jié) 檔案管理工作 1、對接收的各種資料如：新購置的辦公設備使用說明書、圖書進行編號、登記造冊、歸檔。2、對歸檔后的新購置辦公設備、圖書發(fā)票上簽字表示該設備、說

7、明書已存入資料庫。3、按“企業(yè)文檔管理”相關(guān)規(guī)定，隨時整理各種檔案。第十節(jié) 電子郵件的查收 每日定時查看電子郵件，根郵件重要性決定轉(zhuǎn)發(fā)、刪除或打印。第十一節(jié) 考勤填寫1、集團董事長、總經(jīng)理、各常務副總、經(jīng)營副總、總經(jīng)辦全體、駐集團分公司人員考勤均屬總經(jīng)辦考勤記錄范圍。2、每天班后對考勤范圍內(nèi)人員出勤情況真實、準確記錄。3、對請假人員的假條（一式兩份）存底，另一份交人力資源部。第十二節(jié) 填寫待辦單及工作總結(jié)1、待辦單要放在辦公桌上的明顯位置，便于提醒自己。2、隨時記錄待辦事項，經(jīng)常查看待辦事項，排列好各事項工作順序，一個工作日的工作完成后，要認真進行總結(jié)，并制定次日工作計劃，填寫待辦單。上一個工

8、作日的待辦事項未完成，應謄寫到次日待辦單上。3、將當日工作項目記錄，做出總結(jié)。第十三節(jié) 辦公用品領用流程接到集團各部門辦公用品領用單根據(jù)各部門辦公費用指標，決定是否發(fā)放根據(jù)庫存情況，決定發(fā)放或購買后發(fā)放 第十四節(jié) 安全檢查 1、下班后關(guān)閉計算機，切斷計算機及所有附屬設備的電源。 2、切斷復印機、傳真機等用電設備的電源（如有預約業(yè)務可將傳真機置于自動傳真狀態(tài)，接通電源）。 3、檢查各文件柜是否上鎖，關(guān)好窗，傾倒垃圾，關(guān)燈鎖門。第三章 周期性常規(guī)工作內(nèi)容第一節(jié) 周定期工作1、每周一記錄部務會會議內(nèi)容，并在會上匯報上周工作、工作中的困難、整改措施、建議等。2、每周六提示總經(jīng)辦主任是否可按時召開周六會

9、，根據(jù)指示電話通報集團各部門開會時間、地點、參加人。3、每周六出席記錄集團周六會議內(nèi)容，按“會議規(guī)程”相關(guān)要求整理，下周一上報總經(jīng)辦主任審核后打印下發(fā)參加會議人/部門。4、每周六14：00前對辦公室進行全面清理，包括地面、墻壁、門、門牌、窗、窗臺、玻璃、文件柜、辦公桌椅、衣帽架等所有設施進行清理，必要時整理文件柜、辦公桌內(nèi)物品，保證室內(nèi)清潔、物品擺放整齊。5、每周六提示總經(jīng)辦主任按iso9000質(zhì)量管理體系文件中規(guī)定對集團各科室進行衛(wèi)生檢查，并隨同記錄，填寫環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄qr-6.4-3 第二節(jié) 月常規(guī)工作1、每月15日前收集各部門集團刊物希波視界的投稿，并進行整理，按固定刊號、版頁內(nèi)容、格

10、式編輯排版打印，經(jīng)總經(jīng)辦主任、常務副總、總經(jīng)理逐級審核后28日下發(fā)集團各副總、各部門、分公司采用電子郵件形式下發(fā)，并通知分公司人行部文員查收。2、每月26日提示辦公室主任制定下月計劃任務書；并整理打印，28日呈交常務副總批示，批示后再整理，30日前交人力資源部。3、每月最后一天清點庫存物資，對帳。4、每月最后一天清點圖書，按圖書借閱登記表對到期的借閱，跟催借閱人歸還或履行續(xù)借手續(xù)。5、每月25日檢查各種常規(guī)用表是否齊全，如有缺少、缺損及時打印、復印。6、每月末匯總各部門辦公費用明細表，并核算是否超標，上報財務部副經(jīng)理辦公費考核標準。 7、每月最后一天統(tǒng)計考勤，總經(jīng)辦主任簽字、總經(jīng)理簽字后交報人

11、力資源部（有請假人員應附請假條）。8、建立本部門資產(chǎn)登記記錄，臨時增添的物資及時入帳，每月月末對其進行盤點。9、每月30日將本月工作總結(jié)按公司要求的固定格式填寫后上報總經(jīng)辦主任。第四章 異常工作糾正及預防措施第一節(jié) 停電狀況的處理1、如果提前通知停電時間，則提前將停電具體時間通知到各部門，提醒各部門提前做好電腦備份處理，提前通知分公司總機停機時間，如有電話業(yè)務打到有直撥電話的部門。2、如果是突發(fā)性停電，則馬上與電業(yè)部門取得聯(lián)系，確定停電原因與停電時間，再根據(jù)實際情況作好相應的處理措施。第二節(jié) 停水狀況的處理1、如果提前通知停水時間，則提前將停水時間通知食堂儲備用水，保證員工能夠正常用餐。通知衛(wèi)生員儲水并關(guān)閉各樓層的水門，防止來水時造成不必要的浪費。并打一份停水通知貼在各樓層衛(wèi)生間。2、如果是突發(fā)性停水，則立即通知衛(wèi)生員關(guān)閉各樓層水門，與自來水公司聯(lián)系，確定停水原因與停水時間，再根據(jù)停水時間的長短通知食堂應該采取哪些相應的處理措施。第三節(jié) 印章丟失狀況的處理如果印章丟失，則馬上報案，在公安機關(guān)印章簽發(fā)部門登記，征其同意后登報聲明此印章作廢，相根據(jù)相應規(guī)定重新制作。第四節(jié) 借閱圖書丟