理工大學(xué)公文處理規(guī)定

1、理工大學(xué)公文處理規(guī)定第一章 總 則第一條 為使我校公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和質(zhì) 量，根據(jù)中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例、 國家行政機關(guān)公文處理辦法和天津市實施 國家行政機關(guān)公文處理辦法細(xì)則，結(jié)合我校實際情況，制定本規(guī)定 ;第二條 學(xué)校公文（含電報，下同）是學(xué)校在管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體 式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針、政策、發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復(fù)問 題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。第三條 天津理工學(xué)院黨委、院長辦公室主管并負(fù)責(zé)指導(dǎo)校內(nèi)各單位的公文處理工作。學(xué) 校機關(guān)各處、 室，教學(xué)、 教輔單位均應(yīng)設(shè)專職人

2、員或規(guī)定應(yīng)聘人員崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)公文處理工作。所設(shè)（聘）人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識。第四條 公文處理工作必須做到及時、準(zhǔn)確、 安全。 公文必須按統(tǒng)一要求進行收發(fā)、 分辦、 傳遞、用印、立卷、歸檔、和銷毀。第五條 在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定，確保國 家秘密安全。第六條 公文處理工作應(yīng)貫徹“黨政分開”的原則。第二章 公文主要種類第七條 我校常用的公文種類主要有：（一）決定 適用于對重要事項或重大行動做出安排（二）決議 適用于對會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項（三）通告 適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的重要事項。（四 ） 通知 適用于批轉(zhuǎn)下級

3、機關(guān)的公文， 轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文； 發(fā)布 規(guī)章；傳達(dá)要求下級單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘任干部。（五）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（六）報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問（七）請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)（八）批復(fù) 適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。（九）函適用于不相隸屬機關(guān)或部門之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向同級有 關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。（十）會議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。（十一）規(guī)定、細(xì)則、意見“規(guī)定”適用于對特定范圍內(nèi)的工作事務(wù)制定帶有約束性的措施?！凹?xì)則”適用于對某

4、項法令、條例、規(guī)定或其部分條文規(guī)定具體的實施辦法?！耙庖娺m用于對某項工作或活動的進行做岀具體的規(guī)范。（十二）簡報 適用于不定期的向上級機關(guān)及本單位內(nèi)部反映工作動態(tài)。第三章公文格式第八條公文一般由發(fā)文機關(guān)、 秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、 正文、附件、印章、成文時間、抄送機關(guān)等部分組成。根據(jù)不同文種，有的部分可以省略。一、公文版頭，由發(fā)文機關(guān)全稱加“文件”二字組成。用大字居中印在公文首頁上端。聯(lián)合行文可用文件主辦機關(guān)一家版頭，但要在正文標(biāo)題開頭注明聯(lián)合行文機關(guān)名稱，也可并用幾家機關(guān)并排版頭。版頭文字一般紅色套印。請示、報告、批復(fù)、函的版頭不加“文件”二字。布告、通告等公布

5、性公文，不用版頭。二、秘密等級，分絕密、機密、秘密，標(biāo)注在文件首頁的右上角。三、緊急程度，緊急公文應(yīng)表明“特急”或“急”，可注在秘密等級的下方。四、發(fā)文字號，包括機關(guān)公文代字、年度和發(fā)文順序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。五、上報的公文（請示、報告），應(yīng)當(dāng)在首頁發(fā)文字號右側(cè)，公文標(biāo)題以上適當(dāng)位置，注明簽發(fā)人姓名。六、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要的概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)有發(fā)文機關(guān)名稱、內(nèi)容和文種三部分組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。七、主送單位是指收受、辦理文件的單位。請示，一般只寫一個主送機關(guān)八、正文是公文的主體部分，用來表達(dá)公文的內(nèi)容。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文

6、之 后，成文時間之前注明附件的順序和名稱。九、公文除會議紀(jì)要外，必須加蓋發(fā)文機關(guān)印章。聯(lián)合上報或下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā) 文機關(guān)都要加蓋公章。用印位置上不壓正文，下騎年蓋月。加蓋印章的公文，不再署發(fā)文機關(guān)名稱。十、成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。成文日期標(biāo)注在正文結(jié)尾右下方。決定、 會議紀(jì)要，應(yīng)在標(biāo)題之下、正文之前用括號標(biāo)明簽發(fā)日期。 黨群口單位公文的成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注， 行 政公文發(fā)文日期以中文數(shù)字標(biāo)注。十一、成文日期下方要標(biāo)注主題詞、印刷份數(shù)、抄送機關(guān)、印發(fā)單位、印發(fā)時間。 除主送機關(guān)外，對其他需要了解公文內(nèi)容的上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)用“抄送”。十二、文字從左至右橫寫、橫排。

7、以理工學(xué)院黨委、行政名義上報的請示、報告或 公函每頁排印 22 行，每行 28 個字。院內(nèi)行文每頁印排 25 行，每行 30 個字。 第九條 公文紙用 A4 紙，頂 端裝訂。張貼的公文根據(jù)實際需要確定用紙大小。第四章 行文規(guī)則第十條 校內(nèi)各單位的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。第十一條 學(xué)校可以向上級機關(guān)行文； 可以向校內(nèi)各單位行文； 可以同有關(guān)單位和兄弟 院校之間相互行文。學(xué)校各職能部門可以在自己職權(quán)范圍內(nèi)向?qū)W校下屬單位行文，也可以就有關(guān)業(yè)務(wù)工 作相互行文；對外行文只限于業(yè)務(wù)對口單位的工作聯(lián)系。 黨委辦公室、 院長辦公室及學(xué)校各職能部門可以根據(jù)授權(quán)， 代學(xué)校行文。第十二條 學(xué)

8、校各職能部門所發(fā)的重要公文， 應(yīng)當(dāng)同時抄送黨委辦公室、 院長辦公室和主管校領(lǐng)導(dǎo)。第十三條 學(xué)校各職能部門對所需協(xié)商的問題， 未經(jīng)協(xié)商一致， 不得各自向下行文。 如擅自行文，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和黨委辦公室或院長辦公室有權(quán)責(zé)令糾正和撤銷第十四條學(xué)校各單位一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的校內(nèi)機關(guān)單位。第十五條“請示應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng) 當(dāng)用抄送的形式。除校領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，“請示”不要報送領(lǐng)導(dǎo)者個人。凡直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人 的公文，應(yīng)交黨委或院長辦公室按程序辦理。第十六條“報告”中不得夾帶請示事項。第十七條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)主

9、送一個上級機關(guān)，同時抄送另一個上級機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。第五章公文辦理第十八條 公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。簽收。對來文要逐件清點，重要的要逐頁查點，急 件要注明簽收時間。凡給“天津理工學(xué)院黨委”、“天津理工學(xué)院”的公文、函件一律由黨委、院長辦公室統(tǒng)一簽收。登記。須將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、緊急程度、來文單位、發(fā)往單位、件數(shù)、收發(fā)時間和處理情況等 逐項登記清楚，以便查詢。在會議上直接發(fā)岀的文件也要按規(guī)定及時送黨委

10、辦公室或院長辦公室登記。未經(jīng)登記 的公文，承辦部門不予受理。分發(fā)。來文登記后，由辦公室主任簽閱分文。對來文要區(qū)別閱件和辦件。閱 件應(yīng)及時送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。辦件應(yīng)根據(jù)來文內(nèi)容，準(zhǔn)確地送交有關(guān)部門或人員辦理。傳閱。要嚴(yán)格登記手續(xù)， 隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。要建立公文傳閱、催閱（退）制度。 公文辦理工作中應(yīng)注意的問題：繕印。印制公文要有時限要求，保證質(zhì)量，做到文面清晰，格式規(guī)范，字體適當(dāng)，美觀大方。以天津理工學(xué)院黨委 和天津理工學(xué)院名義上報的公文一律用統(tǒng)一的文件紙激光打??；院內(nèi)公文按題目為宋體小 2 號字、正文為仿宋 3 號 字的統(tǒng)一規(guī)范格式、標(biāo)準(zhǔn)印制。 分發(fā)院內(nèi)文件。要由行文單位發(fā)至

11、有關(guān)部門。第十九條 需要辦理的公文， 由黨委辦公室、 院長辦公室主任及時提出擬辦意見并附有 關(guān)材料，送主管領(lǐng)導(dǎo)批示，或者交有關(guān)部門辦理。未經(jīng)黨辦、院辦登記的直接送校領(lǐng)導(dǎo)的公文，領(lǐng)導(dǎo)同 志應(yīng)交黨辦、院辦登記后再作批示。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時限。第二十條 承辦部門應(yīng)當(dāng)抓緊辦理公文， 不得延誤、 推諉。 對不屬于本部門職權(quán)范圍 或者不適合本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦部門并說明理由。第二十一條 凡涉及其他部門的問題， 主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、 會簽。 上報 的公文，如有關(guān)部門意見不一致，應(yīng)當(dāng)如實反映。第二十二條 屬于部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)當(dāng)由部門自行發(fā)文或者幾個部門聯(lián)合發(fā) 文。須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)

12、導(dǎo)審批的事項，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)同意后，也可以由部門發(fā)文，文中必須要注明“經(jīng)主管 校領(lǐng)導(dǎo)同意”。第二十三條 送校領(lǐng)導(dǎo)審批或交有關(guān)部門辦理的公文， 黨委、 院長辦室要負(fù)責(zé)催辦、 查 辦，重要公文要重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時了解和 反饋執(zhí)行情況。第二十四條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定 。（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，書寫公正，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日 期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層

13、為“1”，第四層為“（ 1）”。（五）必須使用國家法定計量單位。（六）用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。（七）草擬文件時首頁必須使用學(xué)校統(tǒng)一印制的公文擬稿首頁紙， 并認(rèn)真填寫首頁 紙上規(guī)定的內(nèi)容。第二十五條 公文中的數(shù)字除行政公文的成文時間、 部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、 詞組、 慣 用詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。10 及 10 以下的數(shù)字在單獨使用時，也可使用漢字。但一篇公文中的同類數(shù)字使用必須一致。 使用阿拉伯?dāng)?shù)字時， 一組數(shù)字不能移行。第二十六條 公文由發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。 重要公文， 必須由正職或主持工作的副職領(lǐng) 導(dǎo)人

14、簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，以學(xué)院黨委或院行政名義下發(fā)的公文可由黨辦、院辦主任代為簽發(fā)。第二十七條 審批公文， 審批人應(yīng)寫上姓名和審批時間， 主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見。 審 批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。第二十八條 草擬、修改和簽批公文， 用紙用筆用墨必須符合存檔要求 （禁止使用鉛筆、 圓珠筆、紅色及純藍(lán)墨水鋼筆）。不要在文稿裝訂線外書寫。第二十九條 公文送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前， 應(yīng)當(dāng)由黨辦、 院辦主任進行審核。 審核的重 點是：（一）是否確需行文；（二）內(nèi)容是否符合黨和國家的方針、政策，是否同有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及上級 部門的有關(guān)規(guī)定相抵觸，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關(guān)文件相銜接；（三）提出的措施和辦

15、法是否符合實際，切實可行；（四）內(nèi)容涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)、會簽，意見是否一致;（五）文字表述是否概念準(zhǔn)確，簡明扼要，條理清楚，語法規(guī)范，書寫工整；（六）是否符合規(guī)定的辦文程序，審批、會簽手續(xù)是否完備；（七）公文格式是否符合要求，公文使用是否適當(dāng)，秘密等級、緊急程度、發(fā)布范 圍、主送、抄送單位是否合理。公文已經(jīng)審批簽發(fā)，一般不得改動，如需改動，要經(jīng)原審簽領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。第三十條上報的公文，如不符合本制度第十六條、第十七條、第二十三條和第二十六條第一項、第十條第五項的規(guī)定，黨辦、院辦可退回呈報部門。第三十一條 上級行政機關(guān)的公文， 除絕密、機密、秘密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)黨辦、院辦主任批準(zhǔn)，可以翻

16、印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十二條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。第六章 公文立卷、歸檔和銷毀第三十三條 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù) 中華人民共和國檔案法和有關(guān)規(guī)定，將公文的定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。各業(yè)務(wù)部門收到上級業(yè)務(wù)部門的公文，辦畢后，應(yīng)由本部門文秘管理人員歸檔。專業(yè)業(yè)務(wù)檔案，由業(yè)務(wù)部門收集齊全并整理立卷，定期移送校辦 公室檔案室。要做好會議公文的立卷工作。（一）凡學(xué)校召開或主持的重要會議形成的公文（包括錄音、錄像、照片等有 關(guān)資料），應(yīng)由會議組織人員負(fù)責(zé)送院長辦公室綜合檔案室立卷、存檔。（二）凡部門用本單位名義召開會議形成的文件，應(yīng)按期交院長辦公室綜合檔 案室立卷，部門可保存副本。（三）外岀開會人員帶回的公文（包括重要資料），應(yīng)送本單位文秘人員登記 立卷。第三十四條 公文歸檔， 應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、 特征和保存價值分類立卷， 要保證檔案的 齊全、完整、能正確反映本部門的主要工作情況，以便保管和利用。第三十五條 聯(lián)合辦理的公文， 原件由主辦單位立卷， 其他單位保存復(fù)印件。 部門撤銷、 合并，由原部門負(fù)責(zé)將立卷的公文向院辦綜合檔案室移交，不得丟失、銷毀。第三十六條 公文復(fù)制作為正式文件使用時， 應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位公章， 視同正式文件妥善 保管。第三十七條 案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，