理工大學公文處理規(guī)定

1、理工大學公文處理規(guī)定第一章 總 則第一條 為使我校公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和質 量，根據中國共產黨機關公文處理條例、 國家行政機關公文處理辦法和天津市實施 國家行政機關公文處理辦法細則，結合我校實際情況，制定本規(guī)定 ;第二條 學校公文（含電報，下同）是學校在管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體 式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家方針、政策、發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復問 題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。第三條 天津理工學院黨委、院長辦公室主管并負責指導校內各單位的公文處理工作。學 校機關各處、 室，教學、 教輔單位均應設專職人

2、員或規(guī)定應聘人員崗位職責，負責公文處理工作。所設（聘）人員應當忠于職守，廉潔正派，具備有關專業(yè)知識。第四條 公文處理工作必須做到及時、準確、 安全。 公文必須按統(tǒng)一要求進行收發(fā)、 分辦、 傳遞、用印、立卷、歸檔、和銷毀。第五條 在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關保密規(guī)定，確保國 家秘密安全。第六條 公文處理工作應貫徹“黨政分開”的原則。第二章 公文主要種類第七條 我校常用的公文種類主要有：（一）決定 適用于對重要事項或重大行動做出安排（二）決議 適用于對會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項（三）通告 適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的重要事項。（四 ） 通知 適用于批轉下級

3、機關的公文， 轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文； 發(fā)布 規(guī)章；傳達要求下級單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘任干部。（五）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（六）報告 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問（七）請示 適用于向上級機關請求指示、批準（八）批復 適用于答復下級機關請示事項。（九）函適用于不相隸屬機關或部門之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向同級有 關主管部門請求批準等。（十）會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。（十一）規(guī)定、細則、意見“規(guī)定”適用于對特定范圍內的工作事務制定帶有約束性的措施?！凹殑t”適用于對某

4、項法令、條例、規(guī)定或其部分條文規(guī)定具體的實施辦法。“意見適用于對某項工作或活動的進行做岀具體的規(guī)范。（十二）簡報 適用于不定期的向上級機關及本單位內部反映工作動態(tài)。第三章公文格式第八條公文一般由發(fā)文機關、 秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、 正文、附件、印章、成文時間、抄送機關等部分組成。根據不同文種，有的部分可以省略。一、公文版頭，由發(fā)文機關全稱加“文件”二字組成。用大字居中印在公文首頁上端。聯(lián)合行文可用文件主辦機關一家版頭，但要在正文標題開頭注明聯(lián)合行文機關名稱，也可并用幾家機關并排版頭。版頭文字一般紅色套印。請示、報告、批復、函的版頭不加“文件”二字。布告、通告等公布

5、性公文，不用版頭。二、秘密等級，分絕密、機密、秘密，標注在文件首頁的右上角。三、緊急程度，緊急公文應表明“特急”或“急”，可注在秘密等級的下方。四、發(fā)文字號，包括機關公文代字、年度和發(fā)文順序號。聯(lián)合行文，只標注主辦機關的發(fā)文字號。五、上報的公文（請示、報告），應當在首頁發(fā)文字號右側，公文標題以上適當位置，注明簽發(fā)人姓名。六、公文標題，應當準確簡要的概括公文的主要內容，一般應有發(fā)文機關名稱、內容和文種三部分組成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。七、主送單位是指收受、辦理文件的單位。請示，一般只寫一個主送機關八、正文是公文的主體部分，用來表達公文的內容。公文如有附件，應當在正文

6、之 后，成文時間之前注明附件的順序和名稱。九、公文除會議紀要外，必須加蓋發(fā)文機關印章。聯(lián)合上報或下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā) 文機關都要加蓋公章。用印位置上不壓正文，下騎年蓋月。加蓋印章的公文，不再署發(fā)文機關名稱。十、成文日期，以領導人簽發(fā)的日期為準。成文日期標注在正文結尾右下方。決定、 會議紀要，應在標題之下、正文之前用括號標明簽發(fā)日期。 黨群口單位公文的成文日期用阿拉伯數(shù)字標注， 行 政公文發(fā)文日期以中文數(shù)字標注。十一、成文日期下方要標注主題詞、印刷份數(shù)、抄送機關、印發(fā)單位、印發(fā)時間。 除主送機關外，對其他需要了解公文內容的上級機關、同級機關和不相隸屬的機關用“抄送”。十二、文字從左至右橫寫、橫排。

7、以理工學院黨委、行政名義上報的請示、報告或 公函每頁排印 22 行，每行 28 個字。院內行文每頁印排 25 行，每行 30 個字。 第九條 公文紙用 A4 紙，頂 端裝訂。張貼的公文根據實際需要確定用紙大小。第四章 行文規(guī)則第十條 校內各單位的行文關系，應當根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。第十一條 學校可以向上級機關行文； 可以向校內各單位行文； 可以同有關單位和兄弟 院校之間相互行文。學校各職能部門可以在自己職權范圍內向學校下屬單位行文，也可以就有關業(yè)務工 作相互行文；對外行文只限于業(yè)務對口單位的工作聯(lián)系。 黨委辦公室、 院長辦公室及學校各職能部門可以根據授權， 代學校行文。第十二條 學

8、校各職能部門所發(fā)的重要公文， 應當同時抄送黨委辦公室、 院長辦公室和主管校領導。第十三條 學校各職能部門對所需協(xié)商的問題， 未經協(xié)商一致， 不得各自向下行文。 如擅自行文，學校領導和黨委辦公室或院長辦公室有權責令糾正和撤銷第十四條學校各單位一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的校內機關單位。第十五條“請示應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應 當用抄送的形式。除校領導直接交辦的事項外，“請示”不要報送領導者個人。凡直接報送領導個人 的公文，應交黨委或院長辦公室按程序辦理。第十六條“報告”中不得夾帶請示事項。第十七條受雙重領導的單位向上級機關請示，應當主

9、送一個上級機關，同時抄送另一個上級機關，由主送機關負責答復。第五章公文辦理第十八條 公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。簽收。對來文要逐件清點，重要的要逐頁查點，急 件要注明簽收時間。凡給“天津理工學院黨委”、“天津理工學院”的公文、函件一律由黨委、院長辦公室統(tǒng)一簽收。登記。須將公文標題、密級、發(fā)文字號、緊急程度、來文單位、發(fā)往單位、件數(shù)、收發(fā)時間和處理情況等 逐項登記清楚，以便查詢。在會議上直接發(fā)岀的文件也要按規(guī)定及時送黨委

10、辦公室或院長辦公室登記。未經登記 的公文，承辦部門不予受理。分發(fā)。來文登記后，由辦公室主任簽閱分文。對來文要區(qū)別閱件和辦件。閱 件應及時送有關領導傳閱。辦件應根據來文內容，準確地送交有關部門或人員辦理。傳閱。要嚴格登記手續(xù)， 隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。要建立公文傳閱、催閱（退）制度。 公文辦理工作中應注意的問題：繕印。印制公文要有時限要求，保證質量，做到文面清晰，格式規(guī)范，字體適當，美觀大方。以天津理工學院黨委 和天津理工學院名義上報的公文一律用統(tǒng)一的文件紙激光打印；院內公文按題目為宋體小 2 號字、正文為仿宋 3 號 字的統(tǒng)一規(guī)范格式、標準印制。 分發(fā)院內文件。要由行文單位發(fā)至

11、有關部門。第十九條 需要辦理的公文， 由黨委辦公室、 院長辦公室主任及時提出擬辦意見并附有 關材料，送主管領導批示，或者交有關部門辦理。未經黨辦、院辦登記的直接送校領導的公文，領導同 志應交黨辦、院辦登記后再作批示。緊急公文，應當提出辦理時限。第二十條 承辦部門應當抓緊辦理公文， 不得延誤、 推諉。 對不屬于本部門職權范圍 或者不適合本部門辦理的，應當迅速退回交辦部門并說明理由。第二十一條 凡涉及其他部門的問題， 主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商、 會簽。 上報 的公文，如有關部門意見不一致，應當如實反映。第二十二條 屬于部門職責范圍內的事項，應當由部門自行發(fā)文或者幾個部門聯(lián)合發(fā) 文。須經學校領

12、導審批的事項，經主管校領導同意后，也可以由部門發(fā)文，文中必須要注明“經主管 校領導同意”。第二十三條 送校領導審批或交有關部門辦理的公文， 黨委、 院長辦室要負責催辦、 查 辦，重要公文要重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和 反饋執(zhí)行情況。第二十四條 草擬公文應當做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定 。（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，書寫公正，標點準確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。日 期應當寫具體的年、月、日。（四）結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層

13、為“1”，第四層為“（ 1）”。（五）必須使用國家法定計量單位。（六）用詞用字準確、規(guī)范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。（七）草擬文件時首頁必須使用學校統(tǒng)一印制的公文擬稿首頁紙， 并認真填寫首頁 紙上規(guī)定的內容。第二十五條 公文中的數(shù)字除行政公文的成文時間、 部分結構層次序數(shù)和詞、 詞組、 慣 用詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一律使用阿拉伯數(shù)字。10 及 10 以下的數(shù)字在單獨使用時，也可使用漢字。但一篇公文中的同類數(shù)字使用必須一致。 使用阿拉伯數(shù)字時， 一組數(shù)字不能移行。第二十六條 公文由發(fā)文機關領導人簽發(fā)。 重要公文， 必須由正職或主持工作的副職領 導人

14、簽發(fā)；經授權，以學院黨委或院行政名義下發(fā)的公文可由黨辦、院辦主任代為簽發(fā)。第二十七條 審批公文， 審批人應寫上姓名和審批時間， 主批人應當明確簽署意見。 審 批人圈閱，應當視為同意。第二十八條 草擬、修改和簽批公文， 用紙用筆用墨必須符合存檔要求 （禁止使用鉛筆、 圓珠筆、紅色及純藍墨水鋼筆）。不要在文稿裝訂線外書寫。第二十九條 公文送學校領導人簽發(fā)之前， 應當由黨辦、 院辦主任進行審核。 審核的重 點是：（一）是否確需行文；（二）內容是否符合黨和國家的方針、政策，是否同有關法律、法規(guī)、規(guī)章及上級 部門的有關規(guī)定相抵觸，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關文件相銜接；（三）提出的措施和辦

15、法是否符合實際，切實可行；（四）內容涉及的部門是否經過協(xié)調、會簽，意見是否一致;（五）文字表述是否概念準確，簡明扼要，條理清楚，語法規(guī)范，書寫工整；（六）是否符合規(guī)定的辦文程序，審批、會簽手續(xù)是否完備；（七）公文格式是否符合要求，公文使用是否適當，秘密等級、緊急程度、發(fā)布范 圍、主送、抄送單位是否合理。公文已經審批簽發(fā)，一般不得改動，如需改動，要經原審簽領導人復審。第三十條上報的公文，如不符合本制度第十六條、第十七條、第二十三條和第二十六條第一項、第十條第五項的規(guī)定，黨辦、院辦可退回呈報部門。第三十一條 上級行政機關的公文， 除絕密、機密、秘密和注明不準翻印的以外，經黨辦、院辦主任批準，可以翻

16、印。翻印時，應當注明翻印的機關、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十二條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。第六章 公文立卷、歸檔和銷毀第三十三條 公文辦完后，應當根據 中華人民共和國檔案法和有關規(guī)定，將公文的定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。各業(yè)務部門收到上級業(yè)務部門的公文，辦畢后，應由本部門文秘管理人員歸檔。專業(yè)業(yè)務檔案，由業(yè)務部門收集齊全并整理立卷，定期移送校辦 公室檔案室。要做好會議公文的立卷工作。（一）凡學校召開或主持的重要會議形成的公文（包括錄音、錄像、照片等有 關資料），應由會議組織人員負責送院長辦公室綜合檔案室立卷、存檔。（二）凡部門用本單位名義召開會議形成的文件，應按期交院長辦公室綜合檔 案室立卷，部門可保存副本。（三）外岀開會人員帶回的公文（包括重要資料），應送本單位文秘人員登記 立卷。第三十四條 公文歸檔， 應當根據其相互聯(lián)系、 特征和保存價值分類立卷， 要保證檔案的 齊全、完整、能正確反映本部門的主要工作情況，以便保管和利用。第三十五條 聯(lián)合辦理的公文， 原件由主辦單位立卷， 其他單位保存復印件。 部門撤銷、 合并，由原部門負責將立卷的公文向院辦綜合檔案室移交，不得丟失、銷毀。第三十六條 公文復制作為正式文件使用時， 應當加蓋復制單位公章， 視同正式文件妥善 保管。第三十七條 案卷應當確定保管期限，