庫存管理辦法

1、進(jìn)銷存系統(tǒng)庫存維護(hù)辦法第一部分 總 述第一條 為貫徹落實(shí)大區(qū)領(lǐng)導(dǎo)庫存管理精神，特制訂該辦法。第二條 此管理辦法的適用范圍是：東莞地區(qū)經(jīng)銷商 / 分經(jīng)銷商。第三條 此管理辦法的宗旨是：管理有據(jù)、做事有方、分工有序、各級(jí)配合、 團(tuán)結(jié)一致、共同維護(hù)好庫存數(shù)量。第二部分 職責(zé)分工第四條 經(jīng)銷商/ 分銷商職責(zé)（文員）（一）關(guān)于手工報(bào)表：1、如實(shí)填寫手工報(bào)表，不可作假。分銷商昨天數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率不達(dá)95%，處罰_ 50 _元/ 次；經(jīng)銷商前天數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率不達(dá) 95%，處罰 _ 50_元/ 次。當(dāng) 天不能上交報(bào)表（如文員請假、停電、電腦故障） ，須電話提供數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確 率也須達(dá) 95%以上。準(zhǔn)確率計(jì)算公式：（第二天完

2、善后的數(shù)據(jù) 當(dāng)天報(bào)的 量） /完善后的數(shù)據(jù) * % 。2、每天交報(bào)表時(shí)間：分銷商 10：30、經(jīng)銷商 11：00，遲交處罰 _100_元/ 次，下午 1點(diǎn)后不許再改動(dòng)數(shù)據(jù)。3、經(jīng)銷商要每天提供電子檔銷售明細(xì)（包括二批、分銷商、商超） ，文員將根據(jù)此明細(xì)核對進(jìn)銷存數(shù)據(jù)和費(fèi)用數(shù)據(jù)。如提供的送貨單據(jù)與明細(xì)不 符，則不予兌現(xiàn)相關(guān)費(fèi)用。（二）關(guān)于系統(tǒng)：1、分銷文員要嚴(yán)格按照進(jìn)銷存系統(tǒng)正常作業(yè)，不可出現(xiàn)沒有進(jìn)貨亂開單、不可出現(xiàn)沒有退空瓶 / 瓶蓋亂開單，如有違反處罰 _50_元/ 次。2、分銷文員須用送貨單（黃色聯(lián)）錄系統(tǒng)要按照：進(jìn)貨數(shù)量、退空瓶數(shù)量、 退瓶蓋數(shù)量如實(shí)錄入系統(tǒng)，不可隨意變更數(shù)字做假帳，如有

3、上述情況處 罰_100_元/ 次。3、錄系統(tǒng)準(zhǔn)確率不達(dá) 95%（按單數(shù)算），處罰_50_元/ 次。（三）關(guān)于提貨：1、低于安全庫存處罰分銷商 200 元/天（安全庫存 =當(dāng)月分銷商任務(wù)量 5， 每月 5 號(hào)開始考核安全庫存） 。分銷商須提前 3 天備貨，經(jīng)銷商在收到分銷 商貨款后，須 3 天內(nèi)把貨送到。否則，證實(shí)是經(jīng)銷商原因無法送到貨的，由 經(jīng)銷商承擔(dān)分銷商的罰款。實(shí)際配送的品種、數(shù)量有變，經(jīng)銷商須當(dāng)天電話 或傳真通知所屬片區(qū)文員，否則處罰 100 元/次。2、分銷商應(yīng)按 25%、35%、40%的比例安排上、中、下旬的提貨量，并且要 在每月 28 號(hào)前將當(dāng)月貨款全部打到位， 否則，可能無法完成

4、月度提貨量， 責(zé)任由分銷商承擔(dān)。（四）關(guān)于退瓶蓋、空瓶箱：1、分銷商將瓶蓋退給經(jīng)銷商的，經(jīng)銷商須當(dāng)天開據(jù)驗(yàn)收單并蓋公章，驗(yàn)收 單傳真給大區(qū)，片區(qū)文員依據(jù)此單跟分銷商核數(shù)。經(jīng)銷商去公司退蓋后，要 及時(shí)提供該批瓶蓋各分銷商的退蓋明細(xì)， 否則，核算后的扣罰由經(jīng)銷商承擔(dān)。2、經(jīng)銷商 /分銷商去公司退蓋后，須按實(shí)際申請數(shù)量填報(bào)表和錄入系統(tǒng)，數(shù) 量必須是與瓶蓋報(bào)告上申請退蓋數(shù)量一致。瓶蓋實(shí)際庫存如檢查發(fā)現(xiàn)盤 點(diǎn)數(shù)大于賬面庫存數(shù)，則多余部分公司不予兌現(xiàn)或大區(qū)扣除分銷商或經(jīng) 銷商相應(yīng)費(fèi)用，去總廠退瓶蓋后，須把退蓋數(shù)量當(dāng)天填入分銷商經(jīng)銷 存報(bào)表，發(fā)現(xiàn)一次不填則罰款 50 元/次。3、瓶蓋每天按品種、顏色分類好，

5、倉庫堆放整齊，冰箱、帳篷、大傘等大 禮品需保管完整，以便檢查，如混亂造成不能檢查，處罰 _100元/ 次。五）關(guān)于檢查庫存：1、督導(dǎo)突擊檢查， 負(fù)責(zé)人或做報(bào)表文員務(wù)必參與盤點(diǎn)，并認(rèn)真核對盤點(diǎn) 數(shù)，當(dāng)場確認(rèn)簽名并蓋章， 如事后不承認(rèn)簽名蓋章的庫存數(shù)， 直接罰 500 元/次，再組織督導(dǎo)盤點(diǎn)。首先清點(diǎn)實(shí)物，再對有可能影響盤點(diǎn)數(shù)的進(jìn)、 銷數(shù)據(jù)進(jìn)行登記，如還有特殊情況可以備注說明（但蓋章后，再口頭或 書面反映特殊情況，則先處罰 500 元/次，再調(diào)查情況是否真實(shí)可信） 。2、經(jīng)盤點(diǎn)確認(rèn)后，如實(shí)際庫存與賬面庫存不符的按以下方式處理：（1）成品酒：實(shí)際庫存賬面庫存，則處罰 10 元/箱；實(shí)際庫存賬面庫存，

6、則扣罰 1 元 /箱（2）瓶蓋： 實(shí)際庫存賬面庫存，則按退蓋金額直接處罰； 實(shí)際庫存賬面庫存，則扣罰 1 元 /個(gè)（3）按核算的實(shí)際庫存數(shù)對系統(tǒng)進(jìn)行盤點(diǎn)開單、對手工報(bào)表直接調(diào)期初庫 存數(shù)并注明調(diào)整原因（六）人員配備： 每個(gè)經(jīng)銷商須至少配備一個(gè)文員全責(zé)負(fù)責(zé)與片區(qū)文員對接， 如出現(xiàn)片區(qū)文員無法得到當(dāng)天所需數(shù)據(jù)（經(jīng)銷商提貨明細(xì)、直調(diào)數(shù)、進(jìn)出倉數(shù)、自 銷量、分銷商提貨明細(xì)、商超出庫、二批提貨明細(xì)、退倉數(shù)等）則罰 50 元/次。第五條 站長職責(zé)（一）站長每月 1 日、每周一盤點(diǎn)經(jīng)銷商 / 分銷商庫存（如有變化，另行通 知）， 并由負(fù)責(zé)人蓋章確認(rèn)后于當(dāng)天 17 點(diǎn)前傳真到大區(qū)，未經(jīng)蓋章 確認(rèn)處罰站長 _1

7、00_元/ 次，漏盤處罰 _50_元/ 品種，遲交處罰_100_元/ 天，如分銷商拒不確認(rèn)則扣罰分銷商或經(jīng)銷商。（二）站長督促業(yè)務(wù)員須真實(shí)準(zhǔn)確的填寫送貨單，嚴(yán)禁作假：1、送貨單每一聯(lián)的內(nèi)容必須一致，嚴(yán)禁開鴛鴦單嚴(yán)禁開貓單，如發(fā)現(xiàn)， 扣分銷商 1000 元/次2、嚴(yán)禁涂改送貨單，要完整填寫各項(xiàng)信息，否則扣業(yè)務(wù)員 10 元/單3、業(yè)務(wù)員、分銷商須按實(shí)際有獎(jiǎng)瓶蓋兌換數(shù)真實(shí)開立送貨單，如送貨單 上的換蓋數(shù)與實(shí)際不符，按假單處理，處罰責(zé)任人 500 元/單。4、站長負(fù)責(zé)分揀送貨單，要分銷商當(dāng)場確認(rèn)“白色聯(lián)”與“黃色聯(lián)”一 致，白色聯(lián)按規(guī)定及時(shí)快遞給大區(qū)，黃色聯(lián)交給分銷商錄單，嚴(yán)禁將白 色聯(lián)給分銷商。（三

8、）站長有監(jiān)督和指導(dǎo)所在工作站的權(quán)利和義務(wù) ; 有配合督導(dǎo)員和系統(tǒng)管理 員開展工作的義務(wù)。第六條 督導(dǎo)員職責(zé)（一）督導(dǎo)員不定期抽查各分銷商 /經(jīng)銷商的實(shí)際庫存 （依實(shí)物計(jì)算 ） ，所有“開 單未送貨“或是“送貨未開單”等說法不做為計(jì)算依據(jù)。（二）督導(dǎo)員點(diǎn)數(shù)結(jié)束后，經(jīng)站長確認(rèn)簽名后，提交分銷商負(fù)責(zé)人簽字蓋章后 提交大區(qū)，大區(qū)以此作為考核依據(jù)。（三）不定期地檢查送貨單“白色聯(lián)”與“黃色聯(lián)”是否一致，不相符，扣直接責(zé)任人 500 元/單，分銷商、站長連帶責(zé)任 50 元/單。第七條 片區(qū)文員職責(zé) 一） 每天交報(bào)表時(shí)間：分銷商報(bào)表 11： 00，經(jīng)銷商報(bào)表 11：30，二批商超報(bào) 表： 開新點(diǎn)報(bào)表：空瓶箱

9、報(bào)表：（二） 片區(qū)文員核對送貨單時(shí)要嚴(yán)格，特別是退蓋數(shù)、換酒數(shù)。（三） 嚴(yán)格核對分銷商進(jìn)貨、 經(jīng)銷商進(jìn)貨， 及時(shí)跟蹤經(jīng)銷商提貨是否與廠里數(shù)據(jù) 一致，每月 4 號(hào)前核對好經(jīng)銷商與廠提貨的差異及原因說明到大區(qū)數(shù)據(jù)文 員。（四）注意每天跟蹤是否有退貨、 到總廠退瓶蓋、 處理過期酒質(zhì)量酒等特殊情況， 如有發(fā)現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)天通知大區(qū)數(shù)據(jù)文員（五）經(jīng)銷商、分銷商、站長上交的申請，須負(fù)責(zé)從頭到尾跟蹤，領(lǐng)導(dǎo)審批后交 給所屬負(fù)責(zé)的費(fèi)用或數(shù)據(jù)大區(qū)文員。（六）大區(qū)下發(fā)的通知（包括更新規(guī)定、相關(guān)表格）須及時(shí)當(dāng)天通知到位，表達(dá) 應(yīng)依本意，不允許擅自添加自身意見與建議。（七）當(dāng)分銷商出貨量大于提貨量時(shí)，片區(qū)文員提醒站長和分銷商

10、準(zhǔn)備提貨；（八）片區(qū)文員憑有獎(jiǎng)瓶蓋兌現(xiàn)報(bào)告核對分銷商進(jìn)銷存報(bào)表是否有相對 應(yīng)的瓶蓋出庫。（九）核對每周庫存、每月月初庫存（包括瓶蓋、成品酒） ，有差異或異常在每 周二和每月 2 號(hào)及時(shí)聯(lián)系大區(qū)數(shù)據(jù)文員。（十） 端正態(tài)度，合理安排辦公時(shí)間，做好臨時(shí)安排的其他工作。 為了讓管理更到位更及時(shí)，要求各文員發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)查找原因并糾正錯(cuò) 誤，如解決不了要及時(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。第八條 大區(qū)數(shù)據(jù)文員職責(zé)（一）每天 2 點(diǎn)半前分析完畢數(shù)據(jù)，發(fā)信息與發(fā)郵件給指定領(lǐng)導(dǎo)。（二）每天、每周、每月在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交指定報(bào)表給總公司。（三）每月在指定時(shí)間內(nèi)上傳總公司各種系統(tǒng)數(shù)據(jù)與計(jì)劃。（四）每天抽查安全庫存量、上報(bào)數(shù)據(jù)合格率、交

11、報(bào)表時(shí)間。（五）追蹤每月提貨數(shù)，做好提貨追蹤。（六）每月初、每周初不定時(shí)檢查經(jīng)銷商、分銷商庫存，按照公司規(guī)定做 出相關(guān)處罰文件。（七）根據(jù)片區(qū)文員上報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)已審批的文件，調(diào)整有關(guān)數(shù)據(jù)。（八）保證大區(qū)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、連續(xù)性、完整性。（九）領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的通知須及時(shí)當(dāng)天通知到位，表達(dá)應(yīng)依本意，不允許擅自 添加自身意見與建議（十）端正態(tài)度，合理安排辦公時(shí)間，做好臨時(shí)安排的其他工作 為了讓管理更到位更及時(shí)，要求發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)查找原因并糾正錯(cuò)誤，如 解決不了要及時(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)第九條 系統(tǒng)管理員職責(zé)（ 一 ） 不定期抽查系統(tǒng)庫存與手工報(bào)表，確認(rèn)二者是否一致，如出現(xiàn)差異 時(shí)、要徹查原因，如因操作不當(dāng)引起，查出一次罰款

12、100 元，其他 情況引起例外。 （ 允許的誤差范圍是正負(fù) 5）（ 二 ） 處理庫存差異要徹查原因不可輕易使用盤點(diǎn)方式平衡庫存，查出原 因后如實(shí)增 / 刪/ 修改實(shí)際數(shù)據(jù)。（ 三 ） 不定期考查分銷文員 / 經(jīng)銷文員 / 片區(qū)文員的業(yè)務(wù)水品，并給出客觀 評(píng)價(jià)。（ 四 ） 針對考查不合格文員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并制訂階段性進(jìn)銷存系統(tǒng)培訓(xùn) 計(jì)劃。（ 五 ） 每周兩次抽查片區(qū)文員的送貨單，并根據(jù)抽查情況給出客觀評(píng)分。第三部分 特殊情況原則：如有特殊情況，請及時(shí)上交報(bào)告。（一）關(guān)于退貨：1、退酒須另外做退貨進(jìn)銷存報(bào)表 。2、退回來，用送貨單直接開單，右上角寫明“退貨” ，只能自己消化，與 正常酒分開存放。3、銷售時(shí)：做入“銷”。 自行消化要開銷售單（右上角須注明是退貨酒再 銷售），但不再算銷量、不許做費(fèi)用；4、退貨和退貨再銷售的送貨單第一聯(lián)也須快遞交到片區(qū)文員處保管并匯 總，如發(fā)現(xiàn)退貨沒有開單或開單后沒有和當(dāng)天送貨單一起交上大區(qū)， 則 罰款 50 元/次。5、盤點(diǎn)庫存時(shí)： 獨(dú)立盤點(diǎn)庫存， 填進(jìn)珠啤庫存盤點(diǎn)表 的“退貨已入賬” 一項(xiàng)。（二）關(guān)于現(xiàn)金收瓶蓋 如場所倒閉或其他原因，須先向大區(qū)申請，如時(shí)間緊逼，可先電話聯(lián)系領(lǐng) 導(dǎo)再事后補(bǔ)交報(bào)告，報(bào)告由片區(qū)文員負(fù)責(zé)跟蹤，領(lǐng)導(dǎo)審批后復(fù)印交大區(qū)數(shù) 據(jù)文員。（三）幾種特殊情況的處理：1、沖貨酒回收：因沖