公司合同跟蹤實施細則

1、公司合同跟蹤實施細則第一章總則第一條本操作指引適用于除認(rèn)購書、商品房買賣合同、換房協(xié)議以外各類合同的履行跟蹤工作。第二條本指引所涉及名詞釋義：1、“經(jīng)辦單位”指負責(zé)本合同的簽訂及送會簽的項目公司或集團、地區(qū)公司職能部門；2、“副本分送單位”主要指由地區(qū)公司職能部門負責(zé)簽訂及跟蹤的管線、開發(fā)等合同中，作為簽約主體和費用承擔(dān)主體的項目公司；3、“跟蹤單位”指負責(zé)跟蹤合同履行的項目公司或地區(qū)公司職能部門；4、“跟蹤分單位”在項目公司批項目公司專業(yè)部門，在地區(qū)公司指職能部門內(nèi)部的職能小組。5、“錄入員”指將合同跟蹤情況錄入“合同XXXX集團合同管理系統(tǒng)”的人員。6、“合同請款專件”指蓋有請款專用章、騎

2、縫章和付款記錄章的合同復(fù)印件。第三條合同跟蹤單位1、未進入施工階段的合資、合作、土地補償合同由洽談單位跟蹤；2、進入施工期或成立項目公司的拿不準(zhǔn)、合作、土地補償合同由項目公司跟蹤；3、土地使用權(quán)出讓合同由開發(fā)部門跟蹤；4、營銷推廣類合同以地區(qū)公司名義簽章的，由地區(qū)公司營銷部門跟蹤；以項目公司名義簽章的，由相應(yīng)項目公司跟蹤；5、勞動合同、特聘（雇用）合同、員工培訓(xùn)協(xié)議、內(nèi)部員工購房協(xié)議、資產(chǎn)采購合同、印刷合同等由地區(qū)公司行政人事部跟蹤；6、貸款合同、其他融資合同、貸款擔(dān)保合同、按揭擔(dān)保合同、承兌匯票合同由財務(wù)部門跟蹤；7、物業(yè)類合同由物業(yè)公司跟蹤；8、建筑工程設(shè)計合同、工程承包類合同、建設(shè)工程總

3、承包合同由項目公司跟蹤；9、水、電、煤氣、通訊等管線合同由負責(zé)管線的部門跟蹤；10、咨詢合同、只用于到政府部門辦手續(xù)的合同等其他合同由具體經(jīng)辦單位跟蹤；11、其他：由地區(qū)公司行政人事部跟蹤；12、由地區(qū)公司統(tǒng)一安排的項目，總合同由地區(qū)公司經(jīng)辦單位跟蹤。第二章前期準(zhǔn)備第四條合同經(jīng)辦人在合同會審表的“經(jīng)辦單位”、“跟蹤單位”和“副本分送單位”欄里，應(yīng)按以下要求填寫：（一）“經(jīng)辦單位”欄，填寫負責(zé)本合同的簽訂及送會簽的單位；（二）“跟蹤單位”欄，根據(jù)本實施細則第三條的規(guī)定，填寫本合同履行的跟蹤部門；（三）“副本分送單位”欄，填寫本合同所涉及的項目公司、集團或地區(qū)公司職能部門。第五條合同蓋章后，“經(jīng)辦

4、單位”送合同文本到檔案室存檔，檔案室復(fù)印相應(yīng)數(shù)量的合同及合同會簽表分送“經(jīng)辦單位”、“跟蹤單位”及“副本分送單位”，其中，送“跟蹤單位”的復(fù)印件必須加蓋請款專用章、騎縫章和付款記錄章（蓋有上述三章的復(fù)印件以下簡稱“合同請款專件”），以作請款專用。非“合同請款專件”，不得用于請款。第三章合同建檔及履行跟蹤記錄第六條“經(jīng)辦單位”、“副本分送單位”根據(jù)合同及合同會簽表復(fù)印件登記合同名稱、編號、跟蹤單位等有關(guān)內(nèi)容，以做備案；第七條“跟蹤單位”資料員將合同名稱、編號、合同簽訂各方等有關(guān)內(nèi)容登記入合同履行進度表，并將之建立本單位合同跟蹤檔案?！案檰挝讳浫雴T”將合同資料“跟蹤單位”每月匯總本單位各項合同履

5、行進度，相應(yīng)調(diào)整合同履行進度表，以掌握本單位履行中合同的基本情況。第八條“跟蹤單位”資料員對合同進行登記后，將“合同請款專件”送“跟蹤分單位”。第九條“跟蹤單位”負責(zé)人應(yīng)保證本單位責(zé)任范圍內(nèi)每份合同均落實到相應(yīng)的“跟蹤分單位”跟蹤。“跟蹤分單位”負責(zé)人指定合同跟蹤人，并負責(zé)督促跟蹤人履行跟蹤責(zé)任。第十第合同跟蹤人接手“合同請款專件”后，應(yīng)立即將合同編號、名稱、簽訂各方、簽訂時間、經(jīng)辦人、標(biāo)的額、付款方式等內(nèi)容登記入單項合同履行跟蹤表：“合同請款專件”及單項合同履行跟蹤表為每項合同完整之合同跟蹤資料，跟蹤人應(yīng)妥善保管。跟蹤人變更時，“跟蹤分單位”負責(zé)人應(yīng)落實上述跟蹤資料及時辦理移交手續(xù)?！案檰?/p>

6、位”也可根據(jù)實際需要對合同跟蹤資料實行集中保管。第十一條合同跟蹤人對于合同雙方履行進度（包括與合同付款要求對應(yīng)之對方工作進度、我方請款、付款進度）、履行質(zhì)量、合同變更、合同某一方違約及出現(xiàn)影響合同履行的事項等有關(guān)情況，應(yīng)于發(fā)生當(dāng)日記錄于單項合同履行跟蹤表。有關(guān)合同履行的各種書面材料（如往來信函、確認(rèn)書、簽證單等），合同跟蹤人應(yīng)妥善保管，與合同跟蹤資料一并保存。第十二條合同跟蹤人每月二十二日之前將合同跟蹤資料交“跟蹤單位”資料員，資料員負責(zé)按合同履行進度表要求匯總本單位各項合同履行進度，于每月二十五日前報地區(qū)公司法律室。第四章合同驗收及付款第十三條合同履行過程中必須嚴(yán)格按照合同規(guī)定辦理驗收手續(xù)并

7、經(jīng)部門負責(zé)人確認(rèn)。第十四條設(shè)備或材料進場必須辦理驗收手續(xù)，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。重要的設(shè)備或材料應(yīng)有地區(qū)公司對應(yīng)職能部門人員參加并簽名確認(rèn)；隱蔽工程驗收必須有地區(qū)公司總工室人員參加，隱蔽工程量和已完成的工程量返工必須有審核部人員現(xiàn)場簽證。第十五條合同對方履行進度達到合同約定付款要求并經(jīng)雙方確認(rèn)，合同跟蹤人在接到對該付款通知書及合同約定的其他資料后，應(yīng)于一個工作日內(nèi)辦理請款手續(xù)并送審批。請款手續(xù)根據(jù)付款審批管理辦法執(zhí)行，付款審批表附件以“合同請款專件”替代付款審批管理辦法所要求的合同及合同會簽表。第十六條合同請款經(jīng)批準(zhǔn)并支付后，財務(wù)部（負責(zé)出帳）在“合同請款專件”的付款記錄章上登記付款的次數(shù)及

8、金額，在復(fù)印存檔后，將“合同請款專件”送回“跟蹤單位”。第十七條合同保持期跟蹤：“跟蹤單位”應(yīng)于保持期屆滿前一個月對工程質(zhì)量、設(shè)備運行情況等進行檢查，如存在問題，應(yīng)及時通知施工方或供貨方予以簽字確認(rèn)并限時維修，經(jīng)我司驗收合格后，按本指引第十六條執(zhí)行。合同項目涉及集團內(nèi)其它單位（如物業(yè)公司）的，應(yīng)會同有關(guān)單位共同進行。第十八條合同跟蹤人與合同對方就合同付款時間及金額意見不一致時，跟蹤人應(yīng)請示“跟蹤分單位”和“跟蹤單位”負責(zé)人。必要時，可征求地區(qū)公司審核部、法律室等相關(guān)職能部門意見。第五章項目公司簽訂的物業(yè)類合同跟蹤第十九條本章所規(guī)范物業(yè)類合同，指前期由項目公司或物業(yè)公司簽訂，后期保修跟蹤由物業(yè)公

9、司負責(zé)的合同，如可視對講、閉路監(jiān)控、車場收費系統(tǒng)等。第二十條對本章所規(guī)范之物業(yè)類合同履行的跟蹤，根據(jù)不同情況處理：（一）合同尚未簽訂的，由項目公司（甲方一）、物業(yè)公司（甲方二）共同與合同對方簽訂三方合同，明確施工期和保修期的跟蹤責(zé)任；（二）對履行中的合同，已進入后期保修跟蹤階段的，由物業(yè)公司負責(zé)跟蹤，項目公司與物業(yè)公司應(yīng)辦理合同跟蹤資料交接手續(xù)；同時，通知合同對方單位，必要時與對該簽訂補充協(xié)議，具體按本指引第二十條執(zhí)行。第二十一條物業(yè)公司接收合同跟蹤資料后，各項有關(guān)建檔、跟蹤工作根據(jù)本指引執(zhí)行。第二十二條本章所規(guī)范之物業(yè)類合同，合同經(jīng)辦人在合同會簽表的“跟蹤單位”欄先填寫對應(yīng)的項目公司，進入后

10、期保修跟蹤階段后再轉(zhuǎn)移到物業(yè)公司。第六章罰則第二十三條“跟蹤單位”及“跟蹤分單位”負責(zé)人沒有指定合同跟蹤人或督促跟蹤人履行跟蹤責(zé)任的，根據(jù)過錯程度和造成損失程度，對其予以警告直至記大過的處罰。第二十四條合同跟蹤人變更時合同跟蹤資料交接不全的，根據(jù)過錯程度和造成損失程序?qū)θ栽诒炯瘓F任職的原跟蹤人和“跟蹤單位”、“跟蹤分單位”負責(zé)人分別予以通報批評直至記大過處分。第二十五條合同跟蹤人違反了本指引第十一條和第十二條規(guī)定的，予以警告處分。第二十六條跟蹤人違反了本指引第十三條的規(guī)定的，根據(jù)過錯程序和造成損失程序，對責(zé)任人分別予以通報批評直至記大過處分。第二十七條合同跟蹤人逾期辦理請款手續(xù)的，根據(jù)過錯程度和造成損失程度，對之分別予以警告