第5章數(shù)據(jù)排序篩選與分類匯總

1、第第5章章 數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序 篩選與分類匯總篩選與分類匯總 Excel 2007擁有強大的排序、檢索和匯總等數(shù)據(jù)管理方面的功能。 Excel 2007不僅能夠通過記錄單來增加、刪除和移動數(shù)據(jù)，而且能對數(shù)據(jù)清單進行排序、篩選和匯總的操作。第第5章章 數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序 篩選與分類匯總篩選與分類匯總 本章章節(jié)內(nèi)容安排如下：v5.1 數(shù)據(jù)清單v5.2 數(shù)據(jù)的排序v5.3 數(shù)據(jù)的篩選v5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總5.1 數(shù)據(jù)清單 數(shù)據(jù)清單是指包含一組相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行的集合。 Excel 2007在對數(shù)據(jù)清單進行管理時，把數(shù)據(jù)清單看作是一個數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)清單中的行相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫中的記錄，行標(biāo)題相當(dāng)于記錄名，列

2、標(biāo)題相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫中的字段名。 運用表格中的數(shù)據(jù)清單可以方便地在數(shù)據(jù)庫中對記錄進行各種操作，如添加記錄、修改記錄和刪除記錄等，還可快速查找滿足設(shè)定條件的記錄。5.1 數(shù)據(jù)清單 1）添加記錄 在原有記錄的基礎(chǔ)上添加一條記錄： 1）選擇需要向其中添加記錄的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。 2）選擇【數(shù)據(jù)】【記錄單】命令，打開記錄單對話框。 3）單擊 按鈕，打開新建記錄單對話框。 4）依次在對話框的文本框中輸入新記錄的內(nèi)容，按【Enter】鍵便完成添加記錄的操作。2）修改記錄 1）選擇需要修改記錄的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。 2）選擇【數(shù)據(jù)】【記錄單】命令，打開記錄單對話框。 3）拖動對話框中間的滾動條定位到需

3、要修改的記錄。 4）對需修改的記錄進行修改后，按【Enter】鍵更新記錄并可移到下一條記錄繼續(xù)進行修改。5.1 數(shù)據(jù)清單 3）刪除記錄 1）選擇需要刪除記錄的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。 2）選擇【數(shù)據(jù)】【記錄單】命令，打開記錄單對話 框，在定位到要刪除的記錄后單擊 按鈕。 3）在打開的提示對話框中單擊 按鈕即可刪除該記錄，并自動移到下一條記錄。4）查找記錄 1）選擇需要查找記錄的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。 2）選擇【數(shù)據(jù)】【記錄單】命令，打開記錄單對話框。 3）單擊 按鈕，在打開對話框的文本框中輸入搜索的關(guān)鍵字。 4）按【Enter】鍵將快速顯示查找到的記錄。5.2 數(shù)據(jù)的排序 利用Excel數(shù)據(jù)

4、排序的功能可以使工作表中的數(shù)據(jù)按照需要的順序或規(guī)律進行排列，這樣可使排序后的數(shù)據(jù)一目了然，便于對數(shù)據(jù)進行編輯、分析。 排序的工具按鈕位于【數(shù)據(jù)】選項卡，如下圖所示。在【排序和篩選】組中包括【升序】按鈕、【降序】按鈕和【排序】按鈕，分別用于實現(xiàn)簡單或復(fù)雜的數(shù)據(jù)排序。5.2 數(shù)據(jù)的排序 如果只以單獨某列作為排序依據(jù)，可以進行簡單的數(shù)據(jù)排序。 （1）選擇要進行排序的數(shù)據(jù)區(qū)域。 （2）如果要按升序排序，則切換到【數(shù)據(jù)】選項卡中，在【排序和篩選】組中單擊【升序】按鈕。這樣，所選中的數(shù)據(jù)值就會按由小到大的順序排列，與數(shù)值相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄也會相應(yīng)發(fā)生變動。 （3）如果要按降序排序，則切換到【數(shù)據(jù)】選項卡中，在

5、【排序和篩選】組中單擊【降序】按鈕。這樣，所選中的數(shù)據(jù)值就會按由大到小的順序排列，與數(shù)值相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄也會相應(yīng)發(fā)生變動。 如果排序的數(shù)值是字母，則是按字母的先后順序來排序；如果排序的數(shù)值是漢字，則按首漢字漢語拼音的首字母來排序。5.2 數(shù)據(jù)的排序 數(shù)據(jù)排序中出現(xiàn)的問題： 將EXCEL表格按某一列排序時，總是出現(xiàn)“此操作要求合并單元格都具有相同大小”。 解決方法：選中所有單元格，點右鍵選擇設(shè)置單元格格式，在對齊菜單下將合并單元格前方框里的勾去掉即可。 5.2 數(shù)據(jù)的排序 數(shù)據(jù)的高級（復(fù)雜）排序是指按照多個條件對數(shù)據(jù)清單進行排序，這是針對簡單排序后仍有相同數(shù)據(jù)的情況進行的一種排序方式。在Excel

6、 2007中允許對不超過64列的數(shù)據(jù)進行排序，即最多有64個關(guān)鍵字。 例如，在“期末成績表”中，按“總分”降序排序，其中三個學(xué)生的總分是相同的，如下圖所示。 若規(guī)定當(dāng)“總分”相同時以“英語”成績高低決定排序，當(dāng)“總分”和“英語”成績都相同時，以“數(shù)學(xué)”成績高低決定排序。5.2 數(shù)據(jù)的排序5.3 數(shù)據(jù)的篩選 使用Excel的數(shù)據(jù)篩選功能，可以將不符合設(shè)置條件的記錄暫時隱藏起來，只顯示符合條件的記錄，使用戶在數(shù)據(jù)量大的工作表中快速查找到所需記錄子集，對篩選后的子集進行復(fù)制、查找、編輯、設(shè)置格式、制作圖表等各種操作。 當(dāng)只需要進行簡單快速的篩選操作時，可使用自動篩選功能。如篩選出“學(xué)生成績總和”表中

7、數(shù)學(xué)成績?yōu)?00的記錄，其具體操作如下：1）選擇需進行篩選的工作表中的任一單元格。2）選擇【數(shù)據(jù)】【篩選】【自動篩選】命令，此時數(shù)據(jù)清單中各字段名稱的右側(cè)均出現(xiàn) 按鈕（列篩選器）。3）單擊【數(shù)學(xué)】字段名右側(cè)的列篩選器 按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【100】選項,即完成篩選。對參與篩選的字段，其名稱旁邊的列篩選器將變?yōu)樗{色。5.3 數(shù)據(jù)的篩選 當(dāng)要進行較為復(fù)雜的篩選時，可使用自動篩選中的自定義篩選功能。如要篩選出計算機成績低于90分的記錄，其具體操作如下： 1）選擇需要篩選的工作表中的任一單元格。 2）選擇【數(shù)據(jù)】【篩選】【自動篩選】命令，單擊【計算機】右側(cè)的 按鈕，在下拉列表中選擇【自定義】選

8、項，打開【自定義自動篩選方式】對話框。 3）在【計算機】欄下的第一個下拉列表框中選擇【小于】選項，在其后的下拉列表框中輸入【90】。若還需設(shè)置其他篩選條件，可選中 或 單選按鈕，再以同樣的方法在下拉列表框中設(shè)置另外的篩選條件。 4）單擊 按鈕后便只顯示符合篩選條件的記錄。5.3 數(shù)據(jù)的篩選 “高級篩選”一般用于條件較復(fù)雜的篩選操作，其篩選的結(jié)果可顯示在源數(shù)據(jù)表格中，不符合條件的記錄被隱藏起來；也可以在新的位置顯示篩選結(jié)果，源數(shù)據(jù)表格會保留在原來的位置。 在新的位置顯示篩選結(jié)果時，選擇顯示結(jié)果的區(qū)域列數(shù)必須和選擇的源列表區(qū)域列數(shù)一致，否則會報“提取區(qū)域的字段名丟失或非法 ”。 在另一張工作表中顯

9、示篩選結(jié)果時，要先在該工作表中設(shè)定好顯示區(qū)域，再回到源工作表中去選擇列表區(qū)域，條件區(qū)域 ，否則會報“只能復(fù)制篩選過的數(shù)據(jù)到活動工作表”。5.3 數(shù)據(jù)的篩選 如果用戶利用自動篩選的功能，選出各科成績高于80分的學(xué)生，操作步驟會比較麻煩。這時，可以使用高級篩選。使用高級篩選之前，要先建立一個條件區(qū)域。條件區(qū)域用來指定篩選的數(shù)據(jù)必須滿足的條件。條件區(qū)域的首行輸入字段名，第二行輸入篩選條件，如下圖所示。5.3 數(shù)據(jù)的篩選（1）建立條件區(qū)域。（2）切換到【數(shù)據(jù)】選項卡中，在【排序和篩選】組中選擇【高級】命令，彈出【高級篩選】對話框。（3）在對話框中分別選擇【列表區(qū)域】和【條件區(qū)域】，【列表區(qū)域】指包括字

10、段名在內(nèi)的數(shù)據(jù)區(qū)域，【條件區(qū)域】指包括字段名和篩選條件的數(shù)據(jù)區(qū)域，如圖所示。（4）回到【高級篩選】對話框，單擊【確定】按鈕。高級篩選后出結(jié)果。5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總 數(shù)據(jù)的分類匯總就是選取數(shù)據(jù)清單中的一部分，按照某種分類方式進行匯總并將匯總（統(tǒng)計）結(jié)果顯示出來的操作。 分類匯總對數(shù)據(jù)表中指定的字段進行分類，然后統(tǒng)計同一類記錄的有關(guān)信息。統(tǒng)計的項目由用戶設(shè)置，可以統(tǒng)計同一類記錄的條數(shù)，也可以對某些數(shù)值段求和 求平均值和極值等。 進行分類匯總前，必須對數(shù)據(jù)清單排序進行分類匯總前，必須對數(shù)據(jù)清單排序，且排序的關(guān)且排序的關(guān)鍵字與分類匯總的關(guān)鍵字必須一致。鍵字與分類匯總的關(guān)鍵字必須一致。如排序的關(guān)鍵字是

11、“職稱”，則分類匯總的關(guān)鍵字也必須是“職稱”。5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總 例如，用“期末成績表”為例，要算出班上的男生和女生總分的平均值，并對其做比較，使用分類匯總的操作步驟如下所述。 （1）選中“期末成績表”中的“性別”列，切換到【數(shù)據(jù)】選項卡，單擊【升序】或【降序】按鈕，排序后的結(jié)果如下圖所示。按“性別”排序5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總（2）單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格。（3）切換到【數(shù)據(jù)】選項卡中，在【分級顯示】組中選擇【分類匯總】命令，將彈出【分類匯總】對話框。（4）在【分類匯總】對話框中分別有【分類字段】、【匯總方式】和【選定匯總項】三個主要選擇項。這里，根據(jù)題目要求，【分類字段】應(yīng)選擇“性別”

12、，【匯總方式】選擇“求平均值”，【選定匯總項】選擇“總分”。（5）單擊【確定】按鈕。顯示分類匯總后的結(jié)果。 當(dāng)不需要分類匯總的表格時，可以進行清除：1）在含有分類匯總的數(shù)據(jù)清單中選擇任意單元格。2）選擇【數(shù)據(jù)】【分類匯總】命令，打開【分類匯總】對話框。3）單擊 按鈕便可清除分類匯總。5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總 假設(shè)上例進行了男女的分類匯總之后，還要按年齡的層次進行分類匯總，那么此時需要使用到嵌套分類匯總。嵌套分類匯總，就是在第一次分類匯總的基礎(chǔ)上再次進行分類匯總，在第二次分類匯總的時候保持原有的分類匯總結(jié)果。 （1）在完成上次的分類匯總之后，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格。 （2）切換到【數(shù)據(jù)】選項卡中，在【分級顯示】組中選擇【分類匯總】命令，將彈出【分類匯總】對話框。這里，根據(jù)題目要求，【分類字段】應(yīng)選擇“年齡”，【匯總方式】選擇“求平均值”，【選定匯總項】選擇“總分”，并且取消對【替換當(dāng)前分類匯總】復(fù)選框的勾選。5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總嵌套分類匯總字段選擇（3）單擊【確定】按鈕。分類匯總后的結(jié)果顯示。5.5 思考與練習(xí) 操作題v1.將實踐教學(xué)任務(wù)表中名稱為經(jīng)管的工作表進行復(fù)雜排序，第一關(guān)鍵字是班級名稱(升序)，第二關(guān)鍵字是班級人數(shù)(