展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃

1、展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理對(duì)成功地辦好一屆展覽會(huì)至關(guān)重要， 現(xiàn)場(chǎng)管理做得不好會(huì)影響專 業(yè)觀眾和參展商對(duì)展覽會(huì)的滿意程度，直至影響整個(gè)展覽會(huì)的品質(zhì)。一、觀眾登記和入場(chǎng)管理觀眾登記處為了提高工作效率， 絕大多數(shù)展會(huì)組織者都偏向于把預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè) 的觀眾分開(kāi)， 有些展覽會(huì)還進(jìn)一步將現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分成兩類， 即有名片的和無(wú) 名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡， 后者則要 在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續(xù)。為了消磨人們?cè)诘怯浱幍牡却龝r(shí)間， 一些展覽會(huì)的主辦單位還在入口處設(shè)置了展 覽活動(dòng)及論壇議程牌， 這樣無(wú)疑也便于人們尤其是現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾預(yù)先了解展覽 會(huì)的總

2、體結(jié)構(gòu)和主要活動(dòng)安排。二、展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)廣告管理在一次大型展覽活動(dòng)中， 主辦單位獲取廣告收入的渠道很多， 如展覽快訊、 展會(huì) 會(huì)刊、戶外廣告牌、氣球、標(biāo)語(yǔ)等，但無(wú)論采用什么樣的廣告載體， 展會(huì)主辦單位都必須制定明確、 統(tǒng)一的廣告政策， 做到對(duì)所有參展商一視同仁。 即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施， 也應(yīng)該讓所有參展商 都了解，而不應(yīng)簡(jiǎn)單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來(lái)決定是否給予其優(yōu)惠。三、參展商行為管理參展商行為管理的主要工作依據(jù)是參展合同。 在布展（尤其是某參展商需要進(jìn)行 特裝時(shí)）、開(kāi)展和撤展等不同階段，展覽會(huì)主辦單位都應(yīng)和參展商進(jìn)行有效的溝 通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場(chǎng)館的使用規(guī)定。 必要時(shí)主辦

3、單位可以 采用強(qiáng)制性措施，以維護(hù)絕大多數(shù)參展商的正當(dāng)利益和保證整個(gè)展覽會(huì)的順利進(jìn) 行。四、安全管理1. 制定安全應(yīng)急策略，按照制定的應(yīng)急策略，突出自救意識(shí)、自救能力、組織 紀(jì)律和 服從等方面的宣傳， 熟悉緊急情況的處理方法和人員疏散程序， 增強(qiáng) 穩(wěn)操勝券的信 心和決心。2. 防止危險(xiǎn)品進(jìn)入展場(chǎng)。在展場(chǎng)的醒目位置、關(guān)鍵路口、場(chǎng)內(nèi)和場(chǎng)外的各個(gè)關(guān) 口，尤 其是安全出口等，均設(shè)置各種各樣的導(dǎo)導(dǎo)示圖、標(biāo)志牌等，對(duì)安全出口 通道、進(jìn)出 只需、飲水、就餐、防滑、公廁、停車等進(jìn)行指示。3. 安全責(zé)任實(shí)行問(wèn)責(zé)制。 根據(jù)展覽活動(dòng)消防安全管理的相關(guān)規(guī)定， 以及大型 社會(huì)活動(dòng) 治安管理?xiàng)l例等法律、法規(guī)精神，由一名主要

4、領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)各項(xiàng)安全 管理工作，實(shí) 行問(wèn)責(zé)制， 并配備一定數(shù)量的、 具備一定安全管理工作經(jīng)驗(yàn)的 管理人員具體負(fù)責(zé)展 會(huì)的日常安全管理工作，組織重組的安全保衛(wèi)力量。五、展會(huì)設(shè)備設(shè)施管理1. 設(shè)備管理：保養(yǎng)、修理、更新等2. 環(huán)境管理：養(yǎng)護(hù)、保潔、綠化等六、媒體的接待和管理展會(huì)開(kāi)幕前， 與有關(guān)媒體取得聯(lián)系， 邀請(qǐng)媒體記者對(duì)展會(huì)開(kāi)幕現(xiàn)場(chǎng)和展覽現(xiàn)場(chǎng) 進(jìn)行采訪 和新聞報(bào)道做準(zhǔn)備。七、交通、物流管理對(duì)現(xiàn)場(chǎng)物流和交通的控制是展覽會(huì)全面控制的至關(guān)重要的部分， 事實(shí)上，交通也 屬于物流的范疇， 只不過(guò)這里的“交通”主要指現(xiàn)場(chǎng)的交通工具、 停車場(chǎng)及線路 的規(guī)劃，如展品運(yùn)輸車輛、巴士（往返于地鐵或機(jī)場(chǎng)與場(chǎng)館之間）

5、、Taxi 、停車 場(chǎng)等。展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的物流管理工作十分繁瑣， 哪怕是看似簡(jiǎn)單的停車場(chǎng)事務(wù)， 也要充分 考慮到展品運(yùn)貨司機(jī)、貴賓、參展商和專業(yè)觀眾的不同需要。對(duì)于大型展覽活動(dòng)而言，現(xiàn)場(chǎng)交通與物流管理的負(fù)責(zé)人至少應(yīng)該掌握：一份相關(guān)聯(lián)系人名單；場(chǎng)館地圖；展品抵達(dá)場(chǎng)館的時(shí)間；現(xiàn)場(chǎng)交通規(guī)劃草圖；緊急情況應(yīng)對(duì)計(jì)劃；現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，包括安全和志愿者。八、餐飲管理餐飲服務(wù)是展覽會(huì)質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。展覽會(huì)主辦單位可采取外包的方式， 將展會(huì)期間餐飲區(qū)的經(jīng)營(yíng)權(quán)臨時(shí)轉(zhuǎn)讓給知名 酒店或連鎖餐廳， 并通過(guò)合同條款對(duì)其菜單、 份量和價(jià)格等進(jìn)行嚴(yán)格的約束， 以 確?，F(xiàn)場(chǎng)餐飲服務(wù)的質(zhì)量。 在這一點(diǎn)上， 有些展覽公司所采取的餐飲服

6、務(wù)公開(kāi)招 標(biāo)的方法值得借鑒。 還有一點(diǎn)需要強(qiáng)調(diào)， 在展會(huì)餐飲區(qū)， 餐飲服務(wù)人員還應(yīng)該對(duì) 簡(jiǎn)易飯盒等餐具進(jìn)行及時(shí)清理，為參展商和專業(yè)觀眾營(yíng)造一個(gè)良好的就餐環(huán)境。九、證件管理通常來(lái)說(shuō)，在一次展覽會(huì)中，主辦機(jī)構(gòu)至少要印制 6 種證件，分別發(fā)放給參展 商、專業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機(jī)構(gòu)、 承辦機(jī)構(gòu)和協(xié)辦機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員） 、 籌（撤）展人員、媒體記者及與會(huì)嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo)和演講嘉賓） 。另外，為了保證參展商、 專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位， 場(chǎng)館管理方還會(huì)使用停車證。 如果展覽會(huì)擬出售門票， 主辦單位需要事先向稅務(wù)部門報(bào)告， 在征得同意后方可 印制和出售門票。十、參展商和觀眾投訴處理在展覽會(huì)舉辦過(guò)程中，

7、不可避免地會(huì)存在個(gè)別參展商和專業(yè)觀眾會(huì)對(duì)場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)管 理、餐飲配套服務(wù)等表示不滿， 并向主辦單位接待辦公室提出投訴， 有些則直接 到問(wèn)詢處投訴，這時(shí)迫切需要有一個(gè)專門的機(jī)構(gòu)來(lái)處理各種投訴。 例如，在第二屆中國(guó)(深圳)消費(fèi)商品采購(gòu)大會(huì)上，組委會(huì)在總服務(wù)臺(tái)設(shè)立了問(wèn) 詢投訴處， 負(fù)責(zé)回答參展商和觀眾的問(wèn)詢， 并處理各種投訴， 收到了比較好的效 果。十一、新聞管理一般來(lái)說(shuō)，國(guó)內(nèi) 1 萬(wàn)平方米以上的展覽會(huì)都會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立新聞中心或新聞辦公 室，以便參展商和主辦單位能及時(shí)發(fā)布各種信息。 新聞中心的硬件設(shè)施和人員配 備應(yīng)根據(jù)展會(huì)規(guī)模等實(shí)際情況決定。另外，展覽會(huì)主辦單位往往會(huì)安排專門的新聞主管， 負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布展覽

8、會(huì)的官方 信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并 十分熟悉展覽會(huì)的相關(guān)情況。十二、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作一般來(lái)說(shuō)，國(guó)內(nèi) 1 萬(wàn)平方米以上的展覽會(huì)都會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立新聞中心或新聞辦公 室，以便參展商和主辦單位能及時(shí)發(fā)布各種信息。 新聞中心的硬件設(shè)施和人員配 備應(yīng)根據(jù)展會(huì)規(guī)模等實(shí)際情況決定。另外，展覽會(huì)主辦單位往往會(huì)安排專門的新聞主管， 負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布展覽會(huì)的官方 信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并 十分熟悉展覽會(huì)的相關(guān)情況。十三、現(xiàn)場(chǎng)保潔管理1. 主辦方應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立專門辦公室，并聘請(qǐng)專職律師咨詢。2. 基本原則：1) 堅(jiān)決反對(duì)利用展覽侵犯知

9、識(shí)產(chǎn)權(quán)。2) 用證據(jù)講話。3) 被告方如有異議， 有申辯權(quán)利，但須提供證據(jù)。 否則暫時(shí)撤下有疑問(wèn)的展品。3. 雙方應(yīng)在展后訴諸法律解決。5/ 94. 現(xiàn)場(chǎng)保潔分別由場(chǎng)館方、主場(chǎng)搭建商和特裝搭建商分工負(fù)責(zé)。 展覽場(chǎng)地內(nèi)公共 區(qū)域的清潔工作由場(chǎng)館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。展臺(tái)內(nèi)的清潔按“誰(shuí)搭 建、誰(shuí)負(fù)責(zé)保潔”原則來(lái)負(fù)責(zé)。特裝搭建商應(yīng)在撤展時(shí)將展臺(tái)內(nèi)的裝修垃圾清理 帶走。展覽會(huì)布展和撤展管理一、布展管理布展工作一般在展覽會(huì)開(kāi)幕前幾天舉行，時(shí)間長(zhǎng)短依展覽會(huì)的不同規(guī)模和主題而 定。譬如，大型汽車展或機(jī)械展往往需要近一個(gè)星期的時(shí)間，而消費(fèi)品或珠寶首飾等主題的展覽會(huì)通常只需要一兩天的時(shí)間。對(duì)于主辦單位而

10、言，布展就是對(duì)展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)參展商、搭建商、 運(yùn)輸商等的有關(guān)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理，從而為展覽會(huì)正式開(kāi)幕做好準(zhǔn)備的籌備階 段。表1布展期間的主要工作內(nèi)容工作項(xiàng)目工作描述到管理部門辦理相關(guān)手續(xù)到工商、消防、公安和海關(guān)等部門報(bào)批和備案，并辦 理有關(guān)手續(xù)（對(duì)于有特殊需要的大型國(guó)際展覽會(huì)， 還 應(yīng)邀請(qǐng)這些部門現(xiàn)場(chǎng)辦公）搭建展與指定搭建商和運(yùn)輸代理商協(xié)調(diào)共同討論和預(yù)防展臺(tái)搭建、展品運(yùn)輸過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題臺(tái)之刖安排餐飲、旅預(yù)先安排展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)服務(wù)設(shè)施， 其中，餐飲服行等服務(wù)商務(wù)在搭建展臺(tái)期間便可向參展商提供爭(zhēng)取其他部門有時(shí)，還要爭(zhēng)取衛(wèi)生、銀行、交通、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等部門的支持的支持展位劃線根據(jù)各

11、參展商租用的場(chǎng)地位置和面積， 劃分好每一個(gè)展 位的具體范圍鋪設(shè)地毯在場(chǎng)館的公共區(qū)域、標(biāo)準(zhǔn)攤位等地方鋪設(shè)地毯參展商報(bào)到和進(jìn)場(chǎng)參展商憑合同或參展申請(qǐng)回執(zhí)等有效證明到現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到，辦理相關(guān)入場(chǎng)手續(xù)，并領(lǐng)取相關(guān)證件現(xiàn)場(chǎng)施工管理派專人管理指疋搭建商和特裝修參展商的現(xiàn)場(chǎng)施工活動(dòng)，避免出現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)混亂或存有安全隱患搭建標(biāo)準(zhǔn)攤位完成所有標(biāo)準(zhǔn)攤位的制作，并認(rèn)真核對(duì)展臺(tái)號(hào)及各參展 商的中英文名稱等信息海關(guān)現(xiàn)場(chǎng)辦公對(duì)于海外參展展品，主辦單位應(yīng)陪同海關(guān)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)抽 查，如果海外展品比例較大，可邀請(qǐng)海關(guān)現(xiàn)場(chǎng)辦公現(xiàn)場(chǎng)安全保衛(wèi)工作做好相關(guān)安全保衛(wèi)工作，如定期巡邏、執(zhí)行出門證管理制度等消防和安全檢查當(dāng)全部展位搭建完畢后，主辦單位應(yīng)陪同

12、消防、安保部 門進(jìn)行全面檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患布展清潔工作及時(shí)收集和處理布展所產(chǎn)生的垃圾接待媒體布展期間也會(huì)有部分媒體前來(lái)米訪，因而主辦單位還應(yīng) 安排專人負(fù)責(zé)媒體接待工作搭建展臺(tái)期間特殊搭建租用光地的參展商均為特殊搭建展臺(tái)， 無(wú)論是由指定單位搭建還是自行搭建， 均 需在3月10日前將展臺(tái)設(shè)計(jì)彩色效果圖、平面圖和所用材料防火證明報(bào)給主辦 單位，以便及時(shí)上報(bào)消防部門批準(zhǔn)備案。所有的搭建材料必須采用不燃或阻燃材 料；未經(jīng)同意的方案，消防部門不允許在展館內(nèi)搭建。不委托指定搭建單位而自行搭建的參展商， 展覽館規(guī)定需交納以下兩項(xiàng)費(fèi)用方能 準(zhǔn)入搭建（進(jìn)館前向指定搭建單位交納）。特殊搭建管理費(fèi)，凈面

13、積200元/平方米/展期；搭建押金3000元/展臺(tái)。施工人員“施工證”，臨時(shí)施工證50元/張。進(jìn)館前一天或當(dāng)天在二樓現(xiàn)場(chǎng) 服務(wù)處辦理。2、展臺(tái)清潔展覽會(huì)開(kāi)幕前和展覽會(huì)開(kāi)放期間，參展商要保持自己展臺(tái)清潔，每天閉館前請(qǐng)展 商把廢棄物品放在走廊廢物箱里。3、展臺(tái)搭建注意事項(xiàng)對(duì)于租用光地的參展商，布展時(shí)，任何物品離地面高度不得超過(guò)4米，并且不能 超過(guò)所租展臺(tái)的占地界限，如超過(guò)4米則必須通過(guò)消防驗(yàn)收方可搭建。需要進(jìn)行 展臺(tái)特殊搭建的參展商，請(qǐng)?jiān)?004年3月10日前將設(shè)計(jì)效果圖復(fù)印兩份交主辦 單位審閱以獲批準(zhǔn)。對(duì)于租用標(biāo)準(zhǔn)展位的參展商，不允許私自拆搭展臺(tái)。二、撤展管理表2撤展期間的主要現(xiàn)場(chǎng)管理工作工作項(xiàng)

14、目工作標(biāo)準(zhǔn)具體描述拆除展臺(tái)安全操作、恢復(fù)場(chǎng)地原貌對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)攤位或由參展商委托 施工的展臺(tái)，由指疋搭建商負(fù)責(zé) 拆除；特裝修展臺(tái)則由參展商負(fù) 責(zé)。參展商退還展具協(xié)助參展商順利退還展具/、協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，幫助參展商 及時(shí)將所租用的展具退還場(chǎng)館 的相關(guān)服務(wù)部門或指定搭建商處理展品協(xié)助參展商妥善處理展 品展覽會(huì)結(jié)束后，參展商處理展品 的常用方法有出售、贈(zèng)送、回運(yùn) 或銷毀，必要時(shí)主辦單位應(yīng)提供 協(xié)助展品出館管理嚴(yán)格執(zhí)行出門證管理制度參展商向主辦單位申請(qǐng)出門證，場(chǎng)館保安人員檢查放行展場(chǎng)清潔安全管理加強(qiáng)安全和消防保衛(wèi)工作定時(shí)巡邏，及時(shí)消除各種安全隱 患三、配套服務(wù)管理在布展和撤展期間，展會(huì)主辦單位應(yīng)該為參展商

15、（往往還包括一些媒體記者）提 供相關(guān)配套服務(wù)，如出門證管理、餐飲服務(wù)、保安服務(wù)和消防管理等。然而，許 多展覽會(huì)的組織者尚未重視布展和撤展期間的餐飲服務(wù)，認(rèn)為還沒(méi)有正式開(kāi)展， 這些事情應(yīng)由參展商自己解決。展覽會(huì)運(yùn)輸代理商管理1、運(yùn)前：認(rèn)真挑選運(yùn)輸商2、運(yùn)中：緊密聯(lián)系運(yùn)輸商3、進(jìn)館：迅速有序搬進(jìn)場(chǎng)4、展后：妥善處理參展品對(duì)運(yùn)輸商的現(xiàn)場(chǎng)管理絕大多數(shù)情況下，展覽會(huì)主辦單位都對(duì)運(yùn)輸商實(shí)行運(yùn)輸車輛出入證管理。常 見(jiàn)的規(guī)定有：需要進(jìn)入裝卸區(qū)或展館的車輛須事先到展館物業(yè)管理處辦理運(yùn)輸車輛出入證，憑證裝卸貨物；如果參展商自備貨車運(yùn)送展品到現(xiàn)場(chǎng)，請(qǐng)?zhí)崆芭c大會(huì)指定運(yùn)輸代理商聯(lián)系卸貨進(jìn)館事宜；存儲(chǔ)和運(yùn)送展品的紙板箱、板條箱、包裝材料和集裝箱等不得存儲(chǔ)在展館內(nèi)，參 展商應(yīng)和大會(huì)指定運(yùn)輸代理商聯(lián)絡(luò)存放事宜。10