從會議的要素看會議公司的類型

1、從會議的要素看會議公司的類型從會議的要素看會議公司的類型上海市地方標準會議 經(jīng)營與服務第 1 部分：會議服務機構對會議服務機構（由 于本文主要談的是公司，因此本文采用“會議服務公司”這 一說法）的定義如下：接受會議主辦方或會議委托方委托， 管理會議、負責會議活動的履行，為會議提供部分或全部經(jīng) 營性服務的企業(yè)、事業(yè)單位、協(xié)會等組織。其實這個定義的 涵蓋的不僅僅包括自行舉辦會議的公司，也包括作為服務方 提供會議服務的公司。自行舉辦會議的公司可以理解為沒有 外包服務，或自己委托自己的一種特殊服務情況。 不管如 何，一定要滿足共同的一點：會議經(jīng)營或服務行為是該公司 常規(guī)的常態(tài)的經(jīng)營行為。注意這里使用的

2、是“經(jīng)營行為”而 不是“商業(yè)行為” ，因為經(jīng)營行為包含了商業(yè)行為（商業(yè)行 為是要盈利的） ，經(jīng)營行為的涵蓋面更廣，可以盈利，可以 不贏利；可以短期不盈利，長期盈利，應為經(jīng)營行為是為長 遠目標服務的。因此，如果會議的經(jīng)營與服務不是該公司的 常態(tài)經(jīng)營范圍的肯定不是會議服務公司。然而，究竟是怎么 劃分會議服務公司的類別呢？對這個問題，楚有才根據(jù)多年 的觀察和思考做了一個簡單的分類，在分類之前，為了把這 個問題說清楚，我們先說說會議的五個要素，然后根據(jù)不同 公司對不同要素的緊密程度和關系進行分類： 一個會議要 稱之為會議，必須滿足以下 5 個要素： 1. 會議的議題：會議 的“議題”是解決為什么開會？

3、要道到什么目的？因此會議 的議題是會議的最核心要素，會議的議題還可以細化為會議 的目的、主題和議程。 2. 會議的發(fā)起人：發(fā)起人可以是各 類法人，也可以是自然人。是發(fā)起一個會議的人或機構。一 般稱之為主辦方，也可以是多方聯(lián)合發(fā)起。 3. 會議的組織 者：為大會提供具體落實、保障工作的人或機構，通常稱之 為承辦方，通俗來說就是指具體干活的人。在國內(nèi)， 2 和 3 可以是且很多情況下是同一個人或機構，尤其是各種協(xié)會。 4參加會議的人：除了主辦方（大會主席和工作人員）之 外，參加會議的人可以分為演講嘉賓（以及主持人） 、特邀 嘉賓（ VIP 、觀察員、見證人等等） 、各類參會代表。不同類 型的會議對

4、參會代表又進行了各種各樣的分類，在此不再細 說。 5舉辦會議的場所：任何會議的召開，不能沒有一個 “特定”的場所，這個場所可以是常規(guī)的會議場所，例如賓 館、會議中心、劇院、會堂、會所、度假村也可以是特 殊的場所，例如游船、郵輪艦艇、博物館、教堂、古堡、市 政廳、創(chuàng)意園區(qū)有人可能說虛擬會議呢？虛擬會議其實 也有特定的場所，比如，共享同一個網(wǎng)絡虛擬會議室、共享 專有的網(wǎng)絡接入 . 根據(jù)一個會議服務公司同上述幾個要 素的聯(lián)系緊密程度和關， 可以把會議服務公司分為三類： A ： 商業(yè)會議公司 /會議經(jīng)營公司： 這類公司通常自己發(fā)起、 組織 會議，自行邀請各類參會人員、自行負責會議的招商和會議 的財務盈

5、虧、自行聯(lián)系并選擇會議的場所，會議的五要素都 是自己負責。簡單來說，這樣的公司往往既是主辦方，又是 承辦方。這樣的公司在歐洲比較多，尤其是以英國為代表。 說白了這樣的公司就是以運營和經(jīng)營會議盈利或把會議作 為公司的戰(zhàn)略目標服務的。這類公司還可以再分細一點，根 據(jù)盈利的比重，可以分為如下兩類： A1: 把“會議”當作一 種“產(chǎn)品”，通過這種產(chǎn)品的銷售和服務盈利，會議產(chǎn)品是 該公司的核心產(chǎn)品以及主要利潤來源。這是商業(yè)會議公司的 主要Players。比如，上海的“決策者（CDMC ）”、“都賽（Duxes八“翱蒲（Oppland八“捷培森（JFPS）”、大連的 百奧泰等等、外資的也有一些，例如 IB

6、C 、 Euromony、 CMT 等等。這類公司一般每年舉辦十幾數(shù)十個會議，雖說不是每 個會議都有很強的盈利能力，我想應該滿足二八定律，也就 是 80%的利潤來自 20%的會議。 這個類別中比較極端的例子 是“達沃斯世界經(jīng)濟論壇” ，每年的工作就是定期定點舉辦 世界經(jīng)濟論壇，國內(nèi)的仿效者有亞布力“中國企業(yè)家論壇” ， 論壇本身就是一個會議機構。 A2: 自主舉辦并承辦會議， 會議業(yè)務也相當大，但是舉辦和經(jīng)營會議主要還是為公司的 核心產(chǎn)品服務。例如一些媒體公司、指數(shù)公司、咨詢公司， 如果一定要舉例子，例如上海的易貿(mào)（ CBI ）旗下的“易貿(mào) 商務”，雖然每年舉辦上百場會議，但是易貿(mào)的核心業(yè)務是

7、圍繞大宗商品的交易服務，因此 CBI 的核心產(chǎn)品不是會議，但是會議又是為他為自己的產(chǎn)業(yè)鏈的客戶服務的，當然 CBI 舉辦的會議是收取注冊費和贊助費的。一些媒體（經(jīng)濟學人 集團下的經(jīng)濟學人會議、 財富全球論壇年會、 FT 中文網(wǎng) 等）成立了自己的會議機構，也常常舉辦大量的會議，但是 會議不是他的主要盈利手段，而是為公司其他產(chǎn)品服務的。 國內(nèi) ,許多公司越來越重視了線下交流和會議的重要性，開始嘗試把自己的會議作大作強， 例如 36 氪的 WISE 創(chuàng)業(yè)大會現(xiàn) 在可以做到 1000 人以上，但是這些會議不是主營業(yè)務，他 自己也不把自己當作會議公司，但實際上是一個很專業(yè)的選 手。 注 1：人力資源智享

8、會是一個特別的公司，是從A1 演變?yōu)?A2 的公司（我在丁香園對會展業(yè)的啟示一文中詳 細說過這個案例，感興趣的讀一下此文） 。 住 2：在中國， 由于市場化程度不高或為了“省錢” （經(jīng)濟原因） ，肥水不流 外人田（文化原因） 、也由于特殊的原因（政治原因） ，產(chǎn)生 了一個特別的現(xiàn)象，那就是大多數(shù)的協(xié)會和學會既是主辦方 又是承辦方，一般不對外外包會議的組織和策劃服務，比較 典型的是中華醫(yī)學會、中國科協(xié)，這些協(xié)會一般都有一個專 門的學術會務部承擔本機構的會議， 因此可以歸為 A1 或 A2 。 B: 會議（中介）服務公司： 這一類公司是通過參與主辦方 （簡 稱“甲方”）的會議競標，獲得服務商資格，

9、參與甲方的會 議的全流程或部分流程的組織和策劃服務，負責會議的部分 要素。因此，這類公司本質(zhì)上提供的是中介服務，根據(jù)合同 整合供應商并把控質(zhì)量。這一類公司根據(jù)參與外包服務的深 入程度， 又可以分為三類： B1: 綜合性的會議中介服務公司： 說白了這類公司就是靠這個盈利， 因此綜合能力較強， 比如， 自行開發(fā)或租賃會議信息系統(tǒng)（綜合性的會議管理系統(tǒng)，實 現(xiàn)會議的各種需求和目標的實現(xiàn)， 例如注冊收費， 論文提交， 住宿預定等等） 。會議服務的收入是這類公司的大頭。 B2: 會 獎公司 : 主要是一批以商務旅行社轉型承接會議服務的公 司，但是傳統(tǒng)的（團隊獎勵）旅游業(yè)務還是本公司的大頭， 會議服務業(yè)務

10、是根據(jù)甲方的需求（例如年會、團隊拓展）延 伸開來的。盡管會獎業(yè)務越來越重要，但是會議服務只是這 類公司的一個板塊。服務的會議主要是公司會議。注：一些 公關公司、咨詢公司、廣告公司、活動公司在服務甲方的過 程中發(fā)現(xiàn)他們也可以承接甲方的會議，這類公司其實和 B2 很類似，可以和 B2 歸為一類，共同點就是會議服務是 從甲方的需求延伸出來的，主營業(yè)務是其他的甲方委托業(yè) 務。C :會議延伸支持服務： 這類公司既不是 A ,也不是B , 更多的是甲方、 A1 或 B1 的供應商。 C 類公司為會議提供專 業(yè)咨詢服務，例如選址服務（我在會議選址的前世今生 一文詳細說過） ；例如還有演講人經(jīng)紀公司（我在中國

11、為 什么沒有演講人經(jīng)紀公司一文詳細說過） ；例如，純技術 服務公司（我在會鴿讓會議飛起來一文詳細說過） C 類公司是這個行業(yè)的好伙伴，好幫手。 C 類公司也可以直 接為甲方提供技術服務，因此 B1 類別的公司對 C 類公司的 心情很復雜，換句話說，由于解決了技術難題的后顧之憂使 得甲方自己辦會更簡單。 C 類公司的出現(xiàn)就是立足于深度和 專業(yè)性發(fā)展，解決了甲方的某一項后顧之憂，但是他本身又 不提供綜合性服務。 我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在有一種趨勢，好像上 述分類似乎越來越不準確了， 越來越模糊了， 因為互有交叉、 滲透和融合，比如，有的 A1 公司也開始做 B2 的旅游業(yè)務了。 因為：多元化還是專業(yè)化是一個選擇矛盾，做服務還是做產(chǎn) 品是一個選擇矛盾，做工具還是做平臺是一個選擇矛盾，縱 向領域還是橫向領域是一個選擇矛盾， 外