水利工程檔案管理現(xiàn)狀與建議

1、1基層水利工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀根據(jù)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定水辦(2005) 480號(hào)，水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案包括工程立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)、審批、招標(biāo)投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、運(yùn)行使用等全過(guò)程中形成的.應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表.數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料。具有內(nèi)容豐富、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、形成時(shí)間長(zhǎng)、流程聯(lián)系緊密、文書(shū)科技一體等特點(diǎn)。經(jīng)調(diào)查,現(xiàn)階段基層水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況如下。11檔案分類(lèi)?；鶎铀こ添?xiàng)目檔案按照建設(shè)過(guò)程可分為項(xiàng)目前期.工程實(shí)施、竣 工驗(yàn)收、運(yùn)行使用四個(gè)階段；按照參建主體可分為法人檔案、施工檔 案、監(jiān)理檔案、設(shè)計(jì)檔案、財(cái)務(wù)檔案等；按照表現(xiàn)形式可分為文書(shū)檔案.電子檔

2、案、實(shí)物檔案、聲像檔案等；按照保管期限分為短期10年.長(zhǎng)期30年、永久三種。12檔案管理。水利工程建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，施工檔案一般由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。其中工程招標(biāo)投標(biāo)、施工圖紙、質(zhì)量檢測(cè)、計(jì)量結(jié)算、現(xiàn)場(chǎng)管理、征 地移民等資料直接由項(xiàng)目法人內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理;項(xiàng)目前期檔案和財(cái) 務(wù)檔案由地方水行政主管部門(mén)或委托具有獨(dú)立法人資格的水管單位項(xiàng)目法人和主管部門(mén)制定了相應(yīng)的檔案管理辦法，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工程。工程驗(yàn)收之后移交地方水行政主管部門(mén)或工程運(yùn)行管理單位。13檔案驗(yàn)收。工程完工后，除骨干控制性水利工程檔案以外，大多數(shù)水利工程檔案沒(méi)有申請(qǐng)通過(guò)縣級(jí)檔案管理部門(mén)檢查驗(yàn)收?，F(xiàn)有水利工程建設(shè)項(xiàng)

3、目中，新建水庫(kù).病險(xiǎn)水庫(kù)加固、大中型涵閘、重要堤防工程檔案在竣工驗(yàn)收之前,申請(qǐng)檔案管理部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收，其他項(xiàng)目一般由項(xiàng)目法人自行整理歸檔和保存。2當(dāng)前存在的主要問(wèn)題受項(xiàng)目法人的重視程度.管理水平.制度建設(shè)、基礎(chǔ)條件、管理投入以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 等方面的影響，基層水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案仍然存在資料收集不齊全、整理不標(biāo)準(zhǔn).歸檔不及時(shí)、保存不完整等突出問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。21法人重視程度不夠。部分項(xiàng)目法人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工程檔案對(duì)于工程后期運(yùn)行.管理、維護(hù)、決策等方面的重要性,存在重外業(yè).輕內(nèi)業(yè)的思想。一是制度不健全。部分項(xiàng)目檔案管理制度實(shí)際操作性不強(qiáng)，要求不細(xì)，還有部分法人單位沒(méi)有制定和完

4、善工程檔案管理制度。二是缺少專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。大多數(shù)項(xiàng)目管理單位由施工員兼職檔案管理員，沒(méi)有對(duì)工程檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)不熟。三是系統(tǒng)檢查不到位O除階段性驗(yàn)收考評(píng)或結(jié)算審計(jì)之外，大多數(shù)項(xiàng)目法人沒(méi)有開(kāi)展檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查，日常管理也是誰(shuí)的檔案誰(shuí)負(fù)責(zé)的分散管理狀態(tài)。特別是臨時(shí)組建的項(xiàng)目部，人員流動(dòng)性強(qiáng)，在工作銜接中，只注重業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的交接，不重視檔案的交接確認(rèn)，為后期的檔案管理工作留下了隱患。22檔案管理移交不到位?；鶎铀こ添?xiàng)目類(lèi)別較多，工程項(xiàng)目的實(shí)施大多數(shù)由對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)監(jiān)管，考慮后期業(yè)務(wù)工作需要.工程結(jié)束后，沒(méi)有系統(tǒng)整理并移交主管部門(mén)專(zhuān)業(yè)檔案室負(fù)責(zé)管理，導(dǎo)致水利工程檔案管

5、理不規(guī)范。一是收集的檔案資料不齊備?，F(xiàn)有工程檔案以文書(shū).圖紙、結(jié)算、質(zhì)檢等資料，缺少聲像資料和電子檔案資料，還有部分工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)資料.征地移民的原始資料不完整，工程檔案無(wú)法反映項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程控制情況。二是檔案資料質(zhì)量不符合規(guī)范要求。部分文書(shū)檔案原件遺失，以復(fù)印件代替；部分工程項(xiàng)目缺少竣工圖紙，以設(shè)計(jì)圖紙代替，竣工圖紙沒(méi)有蓋章簽字的現(xiàn)象也普遍存在。三是檔案驗(yàn)收移交不到位。相當(dāng)多的中小型水利工程完工后竣工驗(yàn)收嚴(yán)重滯后，多數(shù)工程檔案沒(méi)有系統(tǒng)整理并通過(guò)縣級(jí)檔案管理部門(mén)驗(yàn)收,也沒(méi)有移交主管部門(mén)管理，有的檔案在業(yè)務(wù)科室存放多年，在后期管理使用過(guò)程中遺失較多。四是檔案登記保存不規(guī)范。部分檔案登記不清楚，檔

6、案編號(hào)沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致了檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)。23檔案存放管理環(huán)境差。一是除縣級(jí)水行政主管部門(mén)以上，多數(shù)基層水管單位受條件限制，現(xiàn)有檔案室面積小，檔案管理投入不夠，檔案保存設(shè)施不足，以前年度發(fā)生的工程檔案損壞較重。二是部分是臨時(shí)組建的項(xiàng)目法人機(jī)構(gòu)，沒(méi)有固定的辦公地點(diǎn)，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室和檔案保存設(shè)施.隨意堆放，造成資料遺失或損壞。三是工程檔案電子信息化管理水平低。受條件限制，現(xiàn)有基層水利工程檔案90以上的沒(méi)有實(shí)行電子錄入系統(tǒng)，出入登記不清楚，保存質(zhì)量差，使用效率低，不利于工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化建設(shè)。3加強(qiáng)基層水利工程檔案管理的建議隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，各級(jí)黨委政府高度重視水利工作，基層

7、水利工程建設(shè)投入日益增多，水利工程布局廣泛，規(guī)模不一，對(duì)工程檔案管理和規(guī)范化建設(shè)帶來(lái)了挑戰(zhàn)。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定中明確提出，項(xiàng)目法人對(duì)對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集.整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。必須建立基層水利工程檔案管理機(jī)制,探索可行有效的檔案管理途徑，提高檔案管理質(zhì)量和水平，確保水利工程檔案管理的系統(tǒng)性.完整性和規(guī)范性。31建立工程檔案管理責(zé)任機(jī)制。項(xiàng)目法人和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提髙對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的認(rèn)識(shí)，改變重建設(shè)、輕檔案的思想。一是加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。各項(xiàng)目法人、工程技術(shù)人員.監(jiān)管人員、檔案管理者要不斷學(xué)習(xí)檔案管理方面的

8、法律法規(guī)，掌握相關(guān)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),做到思想上重視、業(yè)務(wù)上精通、工作上統(tǒng)一。二是強(qiáng)化檔案管理責(zé)任。要把檔案工作責(zé)任制層層落實(shí)到人，明確項(xiàng)目法人職貴，構(gòu)建從上到下.分級(jí)負(fù)責(zé)、職責(zé)明確、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，提高增強(qiáng)水利工程檔案管理的主動(dòng)性和責(zé)任感。三是完善檔案管理工作機(jī)制。從工程項(xiàng)目申報(bào)審批到組織實(shí)施,再互竣工驗(yàn)收和移交保存，應(yīng)確立領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，成立由建設(shè)單位、 監(jiān)理單位、施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，遵循工程建設(shè)和檔案工作的規(guī)律，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立制度.制定措施。四是加強(qiáng)日常監(jiān)督檢查。聘請(qǐng)地方政府檔案管理部門(mén)組織對(duì)工程檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查和指導(dǎo)，保障工程項(xiàng)目檔案工

9、作一開(kāi)始就步入正軌，隨時(shí)了解掌握水利工程檔案工作發(fā)展動(dòng)態(tài)，推動(dòng)工程檔案規(guī)范化管理。32加強(qiáng)工程檔案管理制度化建設(shè)。利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及面廣，質(zhì)量要求高，原件收集歸檔難度大,利用價(jià)值髙，必須加強(qiáng)制度化管理。一是嚴(yán)格執(zhí)行行業(yè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)中華人民共各國(guó)檔案法相關(guān)要求，嚴(yán)格執(zhí)行水利工程檔案管理規(guī)定和水利科學(xué)技術(shù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)水利建設(shè)單位和施工單位檔案人員和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)和依法治檔的自覺(jué)性。二是分類(lèi)制定并完善檔案管理制度。健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，如各種檔案的管理制度、崗位責(zé)任制、查借 閱制度等，建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)的檔案組織體系。時(shí)，把基層水利單位檔案工作業(yè)績(jī)列入項(xiàng)目法人

10、和相關(guān)管理人員工作考核內(nèi)容，嚴(yán)格考核問(wèn)責(zé)和兌現(xiàn)。三是建立層層審核機(jī)制。把建設(shè)項(xiàng)目的建檔工作納入工程建設(shè)及管理程序，納入專(zhuān)業(yè)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員職責(zé)范圍，層層審核把關(guān)，充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)部門(mén)與檔案部門(mén)的積極性，確保竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量。33注重檔案管理工作創(chuàng)新。水利工程建設(shè)項(xiàng)目大致分為立項(xiàng)階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段四個(gè)部分，考慮部分工程建設(shè)工期較長(zhǎng)，為了保證工程項(xiàng)目檔案的齊全完整，可分階段進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集。一是注重資料的收集歸類(lèi)。檔案管理人員必須親臨施工現(xiàn)場(chǎng)收集資料，認(rèn)真核對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確性和精確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反映解決。是注重溝通銜接。檔案管理人員要積極與參建單位內(nèi)業(yè)管理人員和監(jiān)管人員配合.適

11、時(shí)掌握工程進(jìn)度、質(zhì)量安全控制.計(jì)量結(jié)算等情況，收集原始資料，確保檔案資料的真實(shí)性。三是注重檔案收集時(shí)限要求。檔案管理員必須區(qū)別不同情況，確定相應(yīng)的工作時(shí)限，以保證檔案的完整性，對(duì)于那些形成周期短.時(shí)間性強(qiáng)的檔案要做到及時(shí)收集；對(duì)于形成周期長(zhǎng)的檔案，要明確收集時(shí)段，避免造成內(nèi)容混淆.遺漏，降低檔案質(zhì)量。四是完善登記移交手續(xù)。工程檔案收集后，應(yīng)及時(shí)系統(tǒng)整理、分類(lèi)、登記，定點(diǎn)保存，在管理使用或移交期間，要注重工程項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，羅列檔案資料清單,注明用途、數(shù)量、出入方向等內(nèi)容，做到有據(jù)可查。五是建立檔案統(tǒng)一管理模式。一般情況下，縣級(jí)水行政主管部門(mén)要對(duì)本區(qū)域內(nèi)水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理負(fù)責(zé)，實(shí)行集中統(tǒng)一管

12、理不屬于縣級(jí)水 行政主管部門(mén)管理、具有獨(dú)立法人機(jī)構(gòu)的水電企業(yè)除外，定期對(duì)所屬 單位的工程檔案進(jìn)行檢查.指導(dǎo)和收集、分類(lèi)、整理、歸檔，并按照檔案管理時(shí)限統(tǒng)一移交縣級(jí)檔案管理部門(mén)保存，確保資料的完整性。34提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。水利工程項(xiàng)目檔案管理的好壞取決于檔案管理人員的素質(zhì)和能力，也取決于檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任心。隨著水利工程項(xiàng)目檔案種類(lèi)增多.對(duì)檔案管理的要求和檔案員業(yè)務(wù)能力提出了更髙的要求，必須加強(qiáng)對(duì)基層單位人員進(jìn)行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，掌握檔案和檔案工作的基礎(chǔ)理論知識(shí)，掌握最基本的實(shí)際操作技能。一是定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各地水行政不管部門(mén)要結(jié)合本地檔案管理實(shí)際需求，有針對(duì)性地組織短期培訓(xùn)，增強(qiáng)

13、實(shí)際操作技能的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括各類(lèi)檔案的收集、立卷、裝訂、整理.上架等全過(guò)程，及時(shí)了解黨和國(guó)家有關(guān)檔案方面的新方針.新做法，提高檔案員實(shí)際操作水平。二是提髙檔案人員綜合素質(zhì)。不管是專(zhuān)職檔案管理員，或者是施工過(guò)程中的兼職檔案管理人員，不 僅要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案概論.文書(shū)檔案、科技檔案、檔案保管、檔案利用 等檔案常識(shí)，而且要學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，使其具備檔案35加大基層水利工程檔案管理投入。加強(qiáng)基層水利工程項(xiàng)目檔案管理水平和質(zhì)量，必須具備相應(yīng)的硬軟件設(shè)施。一是落實(shí)水利工管理職責(zé)精神，增強(qiáng)基層檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化意識(shí)。程檔案管理的資金渠道，建議在項(xiàng)目管理費(fèi)中明確一定的支出比例專(zhuān)項(xiàng)用于水利工程檔案管理。二是按照省一級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn).完善檔案規(guī)范化建設(shè)，縣級(jí)水務(wù)水利局及所屬水管單位必須設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案 室，建設(shè)期間配備專(zhuān)職檔案管理人員，配置相應(yīng)的硬件設(shè)施，做到庫(kù)房、辦公、閱覽三分開(kāi)，且布局合理，便于檔案整理、存