公司公文管理制度(附表格及流程)

1、亞爾曼淘寶店 公文管理制度目錄一、目的2二、適用范圍 2三、常用公文文種 2四、版面要求 3五、公文內(nèi)容要素戈V分及格式要求 3六、公文處理 61、收文處理62、發(fā)文處理7七、會(huì)簽權(quán)限7八、保密規(guī)定8九、附那么8十、附件81、公文樣本92、公文稿紙103、發(fā)文流程124、文件呈閱表135、收文流程1410公文管理制度一、目的為標(biāo)準(zhǔn)公司各類辦公文件的管理， 提高工作效率，根據(jù)國(guó)家相關(guān) 規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司各類辦公文件的處理。三、常用公文文種1、公文包括決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要共計(jì)15個(gè)

2、種類。2、我公司用的公文種類有：通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函、紀(jì)要、決定等。通知：適用于發(fā)布和傳達(dá)公司內(nèi)部事項(xiàng)；通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要事項(xiàng)；報(bào)告：適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問；請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)；函：適用于不相隸屬單位之間的商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；紀(jì)要：適用于記錄、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)；決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排， 獎(jiǎng)懲有關(guān)單 位及人員等。3、公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密、一般文件。四、版面要求1、紙張尺寸：公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型紙210mM 297mr特殊形 式的公文用

3、紙，可根據(jù)實(shí)際需要確定。2、版面附件1?公文樣本?頁邊距：上：厘米，下厘米，左厘米，右厘米。如使用公司紅頭稿紙附件2,那么可去掉?公文樣本?中的“版 頭并將頁邊距的上尺寸調(diào)為厘米。字體和字號(hào)：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字，特殊情況可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。裝訂：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。五、公文內(nèi)容要素劃分及格式要求公文內(nèi)容要素分為版頭、主體、版記三局部。版頭指公文首頁紅色分隔線以上的局部；主體指公文首頁紅色分隔線不含以下、公 文末頁首條分隔線不含以上的局部；版記那么是指公文末頁首條分 隔線以下、末條分隔線以上的局部記。1、版頭：字體

4、為華文仿宋，字號(hào)小初，加粗，文字顏色為紅色；分 隔線為磅粗的直線。文字和分隔線均居中。2、主體：從版頭下空一行開始編排，文字顏色為黑色，從左到右橫寫、橫排。正文行距為單倍行距，特殊情況可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。標(biāo)題：一般用2號(hào)宋體字，加粗，編排于紅色分隔線下空一行的 位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列 對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。發(fā)文字號(hào)：一般用3號(hào)仿宋字，編排在標(biāo)題下方，居中排布。年 份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第字，不編虛位即1不編為01，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)字。正文：一般用3號(hào)仿宋字，編排于發(fā)文字

5、號(hào)下空一行的位置，每 個(gè)自然段左空二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。附件說明：如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件 二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù) 字標(biāo)注附件順序號(hào)如“附件：1. xxxxX；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn) 符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì) 齊。發(fā)文單位署名、成文日期和印章：一般距離正文或附件說明 一行，發(fā)文單位一般向右對(duì)齊編排，成文日期居于發(fā)文單位之下， 以發(fā)文單位為準(zhǔn)，居中編排。成文日期中的數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字 將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位即 1不編 為01。印章用紅色，要端正、居中下壓?jiǎn)挝蝗Q和成文日期， 印

6、章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒?容下署名、印章或成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施 解決。附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。附件：附件應(yīng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊旨案郊樞蛱?hào)用 3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角 第一行。附件標(biāo)題用2號(hào)宋體，加粗，居中編排。附件順序號(hào)和 附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。3、版記版記中的分隔線：版記中的分隔線與正文邊距等寬，分隔線用0.75 磅直線。首條分隔線位于版記中的第一個(gè)要素之上，末條分隔線 與公文最后一頁的下邊緣重合。主送、抄送部門：一般用4號(hào)仿宋字，在印發(fā)

7、日期之上、左空一 字編排?！爸魉汀俺投趾蠹尤敲疤?hào)和報(bào)送部門全稱，回 行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)報(bào)送部門名稱后標(biāo)句號(hào)。既 有主送部門又有抄送部門時(shí)，主送部門應(yīng)置于抄送部門之上一行， 之間不加分隔線。印發(fā)單位和印發(fā)日期： 印發(fā)單位和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋字， 編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字， 用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛 位即1不編為01，后加“印發(fā)二字。版記中如有其他要素， 應(yīng)將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。頁碼：一般用4號(hào)宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居中編排。公文的附件與正 文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。六、公文處理公文處理包

8、括收文和發(fā)文。1、收文處理收文處理程序包括：登記、填寫?文件呈閱表?附件3、按照?收文流程?附件4進(jìn)行分送、承辦、催辦、答復(fù)、存檔等。登記。公司所有公文均應(yīng)做好記錄。公司內(nèi)部公文，原那么上對(duì) 口受理；其他外部收文，如無明確目標(biāo)部門，貝卩統(tǒng)一由行政 部負(fù)責(zé)處理。行政部收文后，應(yīng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后，填 寫?文件呈閱表?，做好編號(hào)。分送。根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要，確定公文的分送范圍， 將公文與?文件呈閱表?一并交由公司領(lǐng)導(dǎo)批示。承辦。按照公司領(lǐng)導(dǎo)的最終批示，將公文及時(shí)送達(dá)承辦部門辦 理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公 文還需明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)及時(shí)辦理， 有辦

9、理時(shí)限要求的應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。催辦和答復(fù)。收文部門要及時(shí)了解公文辦理進(jìn)展情況，催促承 辦部門按期處理完畢，緊急公文可由專人負(fù)責(zé)催辦。對(duì)公文 的辦理結(jié)果，收文部門應(yīng)及時(shí)答復(fù)來文單位。存檔。收文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由行政部歸檔，以確保文檔的完整。任何部門和個(gè)人收到公文，應(yīng)及時(shí)送行政部按規(guī)定程序辦理。2、發(fā)文處理發(fā)文處理程序包括：擬稿、填寫?公文稿紙?附件5、按照?發(fā) 文流程?附件6分別由承辦部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、總 經(jīng)理批示、行政部人員編寫文號(hào)、用印、分發(fā)、存檔等。擬稿，按照職能分工原那么，由主要承辦部門負(fù)責(zé)，涉及到兩個(gè) 或兩個(gè)以上部門的，由主辦部門和協(xié)辦部門商議草擬。分送：擬稿人草擬好公文

10、，并填寫?公文稿紙?，首先交由部 門負(fù)責(zé)人審核簽字；之后交由分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽；最后報(bào)總經(jīng)理 批示。修改：如公文在審核、會(huì)簽過程中，需要做重大修改，應(yīng)注明 具體修改意見，并交由承辦部門重新進(jìn)行公文的流轉(zhuǎn)審核程 序。公司所有公文統(tǒng)一由行政部進(jìn)行編號(hào)、用印、分發(fā)和存檔，有 領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。七、會(huì)簽權(quán)限1. 以部門名義行文的公文，由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；2. 以公司名義行文的公文，由分管副總經(jīng)理簽發(fā)；3. 涉及全局性的重要公文，需由總經(jīng)理批示簽發(fā)。八、保密規(guī)定1. 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文不得分發(fā)；2. 已簽發(fā)的保密文件應(yīng)由專職人員統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷毀，內(nèi)容不得泄漏和外傳。3. 已歸檔的公文，如需查閱，應(yīng)

11、按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行借閱。九、附那么1. 本制度細(xì)那么由辦公室負(fù)責(zé)解釋。2. 本制度自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。十、附件1. 公文樣本2. 文件呈閱表3. 收文流程4. 公文稿紙5. 發(fā)文流程杭州金百合非織造布2021年7月9日附件1：公文樣本杭州金百合非織造布金百合XXXX第X號(hào)XXXXXXXXX的通知XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX通知如下：1. XXXXXXX2. XXXXXXX附件：XXXXX杭州金百合非織造布XXXX年 XX 月 XX 日主送：XXXXXXXXXXXXXXXXX抄送：XXXXX

12、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公XXXXXX年XX月 XX日印發(fā)附件2公文稿紙總 經(jīng) 理 批 示分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽承辦部門 負(fù)責(zé)人 審核標(biāo)題主題詞文號(hào)20 號(hào)密級(jí)急緩擬稿部門擬稿人擬稿日期主送部門抄送部門附件亞爾曼淘寶店 填寫要求:1. 主題詞：可以代表公文主題內(nèi)容的詞語。2. 文號(hào)：統(tǒng)一由行政部進(jìn)行編號(hào)填寫。3. 密級(jí)：根據(jù)需要填寫絕密、機(jī)密、秘密、一般文件。4. 急緩：根據(jù)需要填寫急件、一般文件。5. 主送部門：公文的主要受理單位，即需按照公文內(nèi)容答復(fù)事項(xiàng)、 辦理工作的單位。6. 抄送部門：除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門或主送 部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或管理部門。ii亞爾曼淘寶店 18附件3發(fā)文流程承辦部門擬稿并填寫?公文稿紙?需要修改的，按照要 求修改之后重新提承辦部門負(fù)責(zé)人審核簽名交分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽交總經(jīng)理批示行政部人員編寫文號(hào)、用印、分發(fā)、存檔附件4文件呈閱表編號(hào):文件名稱來文號(hào)來文單位密級(jí)收文日期拆閱登記人擬辦意見公司領(lǐng)導(dǎo)批示承辦部門意見部門負(fù)責(zé)人簽字：附件6:收文流程1 攵到的公文統(tǒng)一編號(hào)，填寫?文件呈閱表?分送部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)審核、批示按照批示送交承辦部門按期處理