新會計檔案管理辦法講解

1、新新會計檔案管辦法會計檔案管辦法講解講解安徽安慶技師學(xué)院安徽安慶技師學(xué)院 經(jīng)濟貿(mào)易系經(jīng)濟貿(mào)易系 胡觀強胡觀強 20162016年年5 5月月 為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局案現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局對原對原會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法( (財會字財會字199819983232號，以下簡稱原號，以下簡稱原管理辦法管理辦法) )進行了進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第修訂，以財政部、國家檔案局令第7979號發(fā)號發(fā)布了布了新的新的會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法( (以下簡稱以下簡稱新新管理辦法管理辦法) )，

2、將于，將于20162016年年1 1月月1 1日日起施起施行。行。本講座內(nèi)容本講座內(nèi)容010102020303修訂背景、過程、意義修訂背景、過程、意義主要調(diào)整及修訂重點主要調(diào)整及修訂重點會計檔案鑒定銷毀的規(guī)定會計檔案鑒定銷毀的規(guī)定保管期限及銜接規(guī)定保管期限及銜接規(guī)定0404修訂背景修訂背景 1984年財政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了會計檔案管理辦法，并于1998年對該辦法進行了第一次修訂。 原管理辦法已經(jīng)無法較好地適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展需要，突出表現(xiàn)在：(一)隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予

3、以規(guī)范。(二)隨著我國會計法律法規(guī)的不斷完善，以及國家檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制定或修訂，原管理辦法的有關(guān)表述已不再適用，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的規(guī)定需要相應(yīng)予以調(diào)整或完善。 修訂過程修訂過程 2014年財政部、國家檔案局著手修訂原管理辦法，形成了會計檔案管理辦法(征求意見稿)，先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見，形成了會計檔案管理辦法(修訂草案)。2015年9月財政部、國家檔案局組織有關(guān)專家集中研究討論會計檔案管理辦法(修訂草案)，最終形成新管理辦法。修訂的意義修訂的意義一是有利于推動互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟的發(fā)展。 二是有利于促進形成綠色、低碳的發(fā)展方式。 三是

4、有利于推進國家治理能力現(xiàn)代化 主要調(diào)整內(nèi)容主要調(diào)整內(nèi)容 一、是完善了會計檔案的定義和范圍。 二、是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。 三、是完善了會計檔案的銷毀程序。 四、是明確了會計檔案出境的管理要求。 五、是調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交的期限。修訂的重點修訂的重點 明確電子會計檔案的管理要求是此次修明確電子會計檔案的管理要求是此次修訂的重點。訂的重點。為此作出以下規(guī)定：為此作出以下規(guī)定： 一是將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是規(guī)定滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計

5、資料可僅以電子形式歸檔保存。三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定;特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。四是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。 電子會計資料可電子會計資料可僅以僅以電子形式歸檔保存的條件電子形式歸檔保存的條件 一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸;二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;三

6、是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案;七是電子會計資料附有符合中華人民共和國電子簽名法規(guī)定的電子簽名 以上要求中：第一、七項規(guī)定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項規(guī)定是確保電子會計檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必

7、須同時滿足第一至六項規(guī)定;單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規(guī)定。 會計檔案鑒定銷毀的規(guī)定會計檔案鑒定銷毀的規(guī)定 新管理辦法增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，要求“單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。” 新管理辦法刪除了財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求，即“單位檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;

8、在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。” 保管期限保管期限 新管理辦法將會計檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類 。 會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定

9、 一致一致 民事案件的訴訟時效最長為民事案件的訴訟時效最長為2020年，但大部分會計檔案的最低保管期限年，但大部分會計檔案的最低保管期限都低于都低于2020年。年。 銜接規(guī)定銜接規(guī)定關(guān)于新舊關(guān)于新舊會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法有關(guān)銜接規(guī)定的通知有關(guān)銜接規(guī)定的通知財會20163號一、關(guān)于保管期限的銜接規(guī)定一、關(guān)于保管期限的銜接規(guī)定 （一） 新管理辦法與原管理辦法規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。 （二） 已到原管理辦法規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應(yīng)按照新管理辦法的規(guī)定組織銷毀；已到原管理辦法規(guī)定的最低保管期限，并

10、已于2015年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應(yīng)按照新管理辦法確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新管理辦法規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限，下同）。一、關(guān)于保管期限的銜接規(guī)定一、關(guān)于保管期限的銜接規(guī)定（三） 已到原管理辦法規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應(yīng)按照新管理辦法的規(guī)定進行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新管理辦法的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新管理辦法確定繼續(xù)保管期限。（四） 未到原管理辦法規(guī)定的最低保期限的會計檔案，應(yīng)按照新管理辦法的規(guī)定重新劃定保管期限。二、關(guān)于電子會計資料歸檔的銜接規(guī)定二、關(guān)于電子會計資料歸檔的銜接規(guī)定（一） 單位如在新管理辦法施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關(guān)工作符合企業(yè)會計信息化工作規(guī)范（財會201320號）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管的會計資料符合新管理辦法第八條、第九條規(guī)定的電子會計檔