報銷管理資料制度匯編

1、報銷管理制度（一） 請款單證規(guī)定：A 采購類：1. 原紙請購時應提交的各種單證： 訂購單、進倉單、 對賬單、發(fā)票、 過磅單、賬款差異分析表、退貨單（若有退貨） ；2. 輔料（含辦公用品） 請款時應提交的各種單證： 請購單、 訂購單、 進倉單、對賬單、發(fā)票，其中煤、淀粉、硼砂、片堿還需附有過 磅單、退貨單（若有退貨） ；3. 設備請款時應應提交的各種單證：請購單、訂購單（或合同復印 件）、驗收單、發(fā)票。4. 要求以上單證齊全，若請款時尚缺某一單證，應用聯(lián)絡單說明缺 何種單證；5. 以上所有單證均要有相關(guān)經(jīng)辦授權(quán)人簽名；保證所有單證金額、 數(shù)量的正確性：1）請款單：要求內(nèi)容填寫正確，完整，字跡清楚

2、。2）請購單（外協(xié)單）：需要有公司按相應授權(quán)中及權(quán)限人審批簽 字同意；請購單應詳細描述擬請購物品的規(guī)格、 型號、質(zhì)量 要求、要求達到的性能指標、具體用途及交貨期等；外協(xié)單內(nèi)容若是委外來廠維修、 基建等不需將物品帶出場外的，則應詳細描述擬外協(xié)項目地點、內(nèi)容、達到要求（驗收 標準）、完成時間及費用；外協(xié)單內(nèi)容若是需將物品帶出場外加工或是我司提供原料、成品、半成品等，則應詳細描述擬外協(xié)項目費用、運輸方 式及其費用歸屬、品質(zhì)標準、明確相關(guān)消耗指標等；同時要求運送外 出加工物品開具送貨單， 送腳背委托單位簽收交回開單單位 （倉庫）； 加工完畢進廠后，經(jīng)驗收合格重新辦理入倉手續(xù)；申請報支外協(xié)加工費用時，

3、應附有以上 “外協(xié)加工單”、運送外出加工物品開具“送貨單”經(jīng)驗收合格重新辦理入倉手 續(xù)“入庫單”；3）訂購單：詳細描述擬請物品的標準單位價格、 數(shù)量、金額， 需要有公司按形影授權(quán)終極權(quán)限人審批， 且訂購數(shù)量及金額應應小于 或等于請購單上的數(shù)量及金額。4）進倉單：須有倉管員、品管及業(yè)務經(jīng)辦人簽字。原紙類統(tǒng) 一用藍聯(lián)，輔料及辦公用品統(tǒng)一用綠聯(lián)；5）過磅單：過磅單背面均應有保安、倉管員簽名，以示對過 磅單數(shù)據(jù)真實負責。6）驗收單：對于外購設備、配件及外協(xié)加工項目等金額達到 符合規(guī)定的必須辦理對該物品外協(xié)加工項目的結(jié)果確認、 判定是否符 合要求，并經(jīng)按相應權(quán)限審批簽字。所有外購機器設備、配件單項價值在

4、 500 元（含）以上均 需填寫“驗收單”；所有外修機械設備及配件、基建維修等，單項價 值在 100 元（含）以上均需填寫“驗收單” ；特殊機械設備、大型建設工程等需要著呢功夫?qū)I(yè)部門驗 收方可使用的，除自身且也的“驗收單”外，還應出具政府專業(yè)部門 驗收報告。7）對賬單：除當月可結(jié)款或零星費用外，所有請款均應提供 供需雙方對賬單確定請購對賬單，及應予請購單、訂購單、進倉單一 一核對。大型建設工程應提供雙方工程造價結(jié)算書，標明項目總造 價、工程增減量，經(jīng)雙方公司蓋章確認；8）發(fā)票：所有請購，外協(xié)項目原則上均應開具增值稅專用發(fā) 票，發(fā)票金額及數(shù)量及供應商均應與以上各種單證相符， 無法提供增 值稅專

5、用發(fā)票或無正式發(fā)票的均應事先報公司總經(jīng)理或財務經(jīng)理審 批后送財務備案， 否則無法提供增值稅專用發(fā)票或無正式發(fā)票一律不 予付款。9）賬款差異分析表：詳細描述各項差異情況（格式見附件） ；10）凡涉及采購進料品質(zhì)不良扣款、特采扣款、外協(xié)項目不符 合要求扣款等扣款項目，均應有供應商書面確認，以避免發(fā)生糾紛， 同時請款應將上述書面確認單附在請款單之后； 品管部在發(fā)生上述情 況發(fā)出書面通知供應商同時抄送財務一份；6. 以以越安全庫存請購的，對單月申請請購量但月份批次送貨，跨越請購單尚未送貨的或為送完， 未送請購量自動無效， 不能要求繼續(xù)送B:費用及其他類：1. 市內(nèi)交通費：報支應在公司規(guī)定的時間內(nèi)報支，

6、預期沒有正當 理由原則上不予報支；在報支時應填寫“市內(nèi)交通明細表” ； 請款單經(jīng)其部門主管及其助總審批后，在規(guī)定時間內(nèi)送交財 務；2. 出查查旅費：應在出差后兩天內(nèi)辦理出差報銷手續(xù)，列明出差 費用明細， 具體出差費用標準， 按出差管理規(guī)定標準辦理 （“出 差管理規(guī)定”另行制定） ；請款單經(jīng)其部門主管及助總審批后， 在規(guī)定時間內(nèi)送交財務；逾期沒有正當理由原則上不予報支；3. 行政公務車報支過路過橋費、停車費的應填寫“車輛費用明細 表”（格式見附件）；4. 車隊貨車報支過路過橋費、停車費的，應填寫每部車輛“車輛 費用明細表”，同時車隊主管應將各部門車輛從公司到各家客 戶送貨所必經(jīng)路線所經(jīng)過的收費站

7、站點、收費標準金額陳列一 覽表，送財務備案，財務據(jù)之為報銷審核標準；5. 車輛油費應統(tǒng)一由公司辦理加油卡，統(tǒng)一到指定的定點加油， 每月報支油料款時，應附上每部車的“車輛百公里友好明細 表”，具體油耗考核管理規(guī)定由車隊制定；6. 由公司承擔的車輛養(yǎng)路費、運管費、季檢費、年檢費，統(tǒng)一由 車隊陳列標準一覽表，送財務備案，財務部財務據(jù)之為報銷審 核標準；7. 因公務需要，請客人到食堂用餐或招待飲料或外出請客人用 餐，均應填寫“客餐申請表” ，按公司授權(quán)相應由權(quán)限審批人 審批，報銷時據(jù)之為報銷憑證之一；客人到公司食堂用餐或備 用飲料具體業(yè)務阿布“食堂客餐管理規(guī)定” （ HX-WI-AD-06 ） 執(zhí)行；

8、8. 報支水、電費時除提供增值稅發(fā)票外，還應提供公司內(nèi)部各分 表的用水用電情況分析表及總表與外部收費總表差異分析表；9. 確因公需要配備通訊工具所報支通訊費用，應事先報備每月費 用報支標準，超支部分由使用人本人承擔；10. 政府行政事業(yè)單位收費（如：排污費、資源費、商檢費、鍋檢 費、進口報關(guān)等）均應出示收費文件標準或事先包皮標準；11. 其他零星發(fā)生費用報支的，均應在開支前提出書面申請，列明 預計列支明細、標準，報公司授權(quán)相應有權(quán)限審批人審批后， 財務方可給予報支。二）請款時間的規(guī)定： 所有支出項目均應在當月內(nèi)報支，不允許跨越請款或超期限請 款；1. 采購類：1）原、輔料原則上實行集中采購，

9、要求實行月結(jié)形式付款： 輔料類（含辦公用品）采購經(jīng)辦人應于次月 5 日前將上月 所有供應商為我公司供貨按結(jié)賬賬期進行對賬，根據(jù)上述 要求的相關(guān)單證收集齊全，并填寫完整請款單，按請款單 上注明的相應順序及審批權(quán)限后， 于次月 10 日送交財務部 審核；原紙類采購經(jīng)辦人應與當月 30 日之前將當月供應商為 我公司供貨按結(jié)賬賬期進行對賬，并根據(jù)對賬結(jié)果通知 供應商開具增值稅發(fā)票，于當月 30 日之前送達我公司， 以利認證申報抵扣，并根據(jù)上述要求的相關(guān)單證收集齊 全，并填寫完整請款單，按請款單上注明的相應順序及 審核權(quán)限審批后，于次月 3 日前送交財務審核。2）設備采購請款時間： 具體經(jīng)辦人應于設備到

10、貨后， 積極 組織有關(guān)人員進行安裝調(diào)試；設備到貨 7 天內(nèi)具體經(jīng)辦人 根據(jù)上述要求的相關(guān)單證收集齊全，并填寫完整請款單， 按請款單上注明的相應順序及權(quán)限審批后，設備到貨 10 天 內(nèi)送交財務部審核；3）零星采購、現(xiàn)金采購應按每周一次對當周采購單據(jù)收 集，于當周周六填寫完整請款單，按請款單上注明的相應 順序及審批權(quán)限后，提交財務審核，逾期無正當理由的， 不予請款或該款項由相關(guān)責任人承付；4）卻又正當理由暫無法收集齊全相關(guān)單證的， 也應按時填 寫完整請款單，同時以聯(lián)絡單的形式注明尚缺何種單據(jù)、 何因尚缺、預計何時能收集齊全，按請款單上注明的相應 權(quán)限有審批后，按上述相關(guān)規(guī)定期限內(nèi)隨附請款單一起報

11、送財務部；5）對款項由部分或全部已預付的， 在填寫請款單時， 應在 請款單的第一聯(lián)（黃聯(lián)）下方支付明細欄上填寫何時支付， 每次支付金額、付款方式，請款經(jīng)辦人；2. 費用及其他類：1）出查查旅費應在出差回來后 2 天內(nèi)出差人填寫完整請 款單，按請款單上注明的相應順序及權(quán)限審批后，于出差 回來后 5 天內(nèi)送交財務審核，逾期無正當理由的，不予請 款或該款項由相關(guān)負責人承付；2）市內(nèi)交通費、過橋費、停車費、現(xiàn)金支付油費、餐費及 其他零星發(fā)生費用報支一律以 10 天為報銷周期，即每月 1-5、11-15、21-25 日為前十天內(nèi)所發(fā)生的費用報銷期，經(jīng) 辦人填寫完整請款單，按請款單上注明的相應順序及權(quán)限

12、審批后，交財務審，逾期無正當理由的，不予付款或該款 項由相關(guān)責任人承付；3）專項費用、大額支出項目等應在業(yè)務發(fā)生完畢之后 3 天 內(nèi)，業(yè)務經(jīng)辦人應填寫完整請款單，按請款單上注明的相 應順序及權(quán)限審批后，于業(yè)務發(fā)生完畢后 5 日那日送交財 務審核，逾期無正當理由的，按專項費用、大額支出項目 的 10%進行罰款或其他的相關(guān)規(guī)定處理；4）財務會計對于接收到請款部門交來的請款單， 應在 5 天 內(nèi)審核完畢，審核無誤的單證轉(zhuǎn)送公司授權(quán)審核人審核， 公司授權(quán)審核人應在 6 天內(nèi)審核完畢，最終送呈總經(jīng)理審 批；三）請款單上各職能填寫及審批的內(nèi)容及分工：1. 經(jīng)手人：應認真收集以上請款要求的各種單證，并在規(guī)定

13、期限 內(nèi)完整地填寫請款單上的各要素， 認真核對供應商所送之物品 與我司入庫的物品數(shù)量、單價、金額明細是否一致，做到單單 相符（送貨單與入庫單） 、單表相符（入庫單與對賬明細表） 對賬明細表與系統(tǒng)（ PACK）相符；價格與訂貨單相符；2. 主管欄：1) 復核其所管轄部門經(jīng)熟人所經(jīng)辦事項、填寫請款內(nèi)容、 單證收集完整性、準確性、真實性；2) 復核采購供應商是否列為我司考核合格的供應商；3) 核對單價，進行性價比，以取得物美價廉采購方案；3. 助總：審核經(jīng)辦人、主管所復核內(nèi)容的基礎上，應對該分管業(yè) 務內(nèi)所發(fā)生費用是否為必要開支及標準的確認；4. 會計：1) 復核請款經(jīng)手人所經(jīng)辦事項、 填寫請款內(nèi)容、

14、 單證收集 完整性、準確性2) 復核報支請款所附送的發(fā)票的合法性及請款金額的準 確性；3) 復核報銷是否復核相關(guān)規(guī)定；5. 審核欄：1) 復核以上各職能人員所審核的內(nèi)容；2) 復核所報支項目發(fā)生業(yè)務的真實性及費用支出的合理 性；3) 復核所報支項目發(fā)生業(yè)務開支的必要性；4) 有權(quán)要求所報支項目發(fā)生開支提出進一步補充說明6. 總經(jīng)理：對以上各項報支項目做出終極審批；四) 付款：1. 屬于預付款， 應憑合同或工程合同單位或外協(xié)單的復印件及經(jīng) 審批后的結(jié)款單送交出納付款(比照結(jié)款制度相關(guān)規(guī)定辦 理)2. 長期合作供應商(月結(jié))請款方式上實行按月付款，統(tǒng)一由資 材集中送交審批，送交審批同意支付貨款后，

15、交財務部統(tǒng)一安 排付款。3. 零星供應商或其他特殊情況需付款的，原則上每周二、四為送 交審批請款時間，經(jīng)審批后交財務統(tǒng)一安排付款。4. 現(xiàn)金支付：1) 各部門現(xiàn)金借款或現(xiàn)金報銷的， 財務部統(tǒng)一安排在每周 二、四下午 13： 00 17：00，每周六 8：0017： 00；2) 需領用較大金額的部門(指 10，000 元以上含)，應在 辦理請款審批手續(xù)后，至少提前一個工作日通知財務，一邊財務做好備款準備。3）要求支付現(xiàn)金或現(xiàn)金已付要求沖賬， 均要求提供供應商 出具已收到的憑據(jù)，（如開發(fā)票時，注明現(xiàn)金收訖或現(xiàn)金收 款收據(jù)并加蓋公章）4）現(xiàn)金借款單財務部已登記入賬后， 經(jīng)辦現(xiàn)金還款或沖賬 的，統(tǒng)一由

16、出納開具收款收據(jù)，匯集憑之沖抵借款人借款 額；5. 銀行支付：1）款項通過銀行支付的， 具體經(jīng)辦人應提供收款單位： 收 款單位名稱（全稱）、開戶行、收款銀行賬號；2）具體經(jīng)辦人對提供收款單位資料應準確無誤； 否則款項 發(fā)生錯誤造成公司損失的應由具體經(jīng)辦人承擔；3）除月結(jié)付款外的零星轉(zhuǎn)賬付款， 財務部接到審批完整的 付款通知單后， 下午（當日 15：00前接單）次日（當日 15： 00 后接單）統(tǒng)一安排開具支票并送交公司統(tǒng)一加蓋銀行印 鑒，定為每周一、三、五下午對外轉(zhuǎn)賬時間；4）無法辦理“公轉(zhuǎn)私”業(yè)務（公司賬戶款項直接轉(zhuǎn)入私人 賬戶）；6. 匯票支付：1）對于收款單位同意接收銀行承兌匯票的， 具

17、體經(jīng)辦人應 提前 3 個工作日以上通知財務，以便財務做好開具銀行承 兌匯票或背書轉(zhuǎn)讓工作；2）對于本公司自行開具銀行承兌匯票的， 具體經(jīng)辦部門應 積極配合財務做好收集開具銀行承兌匯票的相關(guān)資料 （如： 合同資料等）3）對于已開好銀行承兌匯票或背書轉(zhuǎn)讓工作完成的， 轉(zhuǎn)交 給收款單位，要求收款單位一律開具收據(jù)（內(nèi)容應詳細注 明銀行承兌匯票票面各要素）加蓋公章或財務專用章，以 證明該銀行承兌匯票已收到；4）如收款單位要求我司代辦將銀行承兌匯票郵寄， 則要求 收款單位一律開具代辦委托書并申明責任自負；5）以上收據(jù)、委托書等相關(guān)證明均為有效的原件；7. 各部相關(guān)部門沒有按上述要求時間內(nèi)辦理好手續(xù)的， 付

18、款時間 自然順延至下一個付款周期。（五） 其他：1. 以上那個規(guī)定有不詳之處，可參照已有相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，已已有 規(guī)定相沖突的一律以本規(guī)定為準。關(guān)于報銷管理制度的補充規(guī)定為了進一步完善請款報銷程序， 提高工作效率， 特就發(fā)票及 請款單送交到財務部的期限做如下補充規(guī)定：1. 原紙類：發(fā)票及請款單必須在當月 26 日至月底之間交到財 務部；2. 輔料類： 1）實行月結(jié)形式付款的：與各供應商對賬截止到 當月月底，次月 10 前各輔料的發(fā)票及請款單必須交到財務 部。 2）零星采購的：必須 zai 發(fā)票記載日期起（發(fā)票沒有 日期的以進倉單日期計算） 7 日內(nèi)將請款單交到財務部；3. 固定資產(chǎn)：在安裝調(diào)試完畢并達到我司使用要求或合同之 規(guī)定后，具體經(jīng)辦人根據(jù)相關(guān)要求收集齊全請款用的單證， 請款單及發(fā)票應在發(fā)票記載日期起 10 天內(nèi)或貨到 10 天內(nèi) 送交到財務部。 以上三項沒有按規(guī)定辦理的，則該供應商貨款在原付款日 期的基礎上向后順延一個月再支付。但應取得發(fā)票并請款 而沒有將請款單送交財務的，或雖然取得發(fā)票但超過請款 期限 10 天沒有送交財務部的，財務部有權(quán)拒絕支付貨款。因此造成的負面影響和損失由相關(guān)部門責任人負責；4. 費用類：所有費用類的開支必須按公司制度執(zhí)行，即先有 費用申請單再按公