如何組織有效的會(huì)議ppt課件

1、如何組織有效的會(huì)議如何組織有效的會(huì)議 u企業(yè)開(kāi)會(huì)的頻率越來(lái)越高，花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越企業(yè)開(kāi)會(huì)的頻率越來(lái)越高，花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多，多，90%以上的以上的 艱苦決策是經(jīng)過(guò)會(huì)議制定的；艱苦決策是經(jīng)過(guò)會(huì)議制定的；u根據(jù)統(tǒng)計(jì)，大部分企業(yè)僅有一半的會(huì)議稱得上是有效根據(jù)統(tǒng)計(jì)，大部分企業(yè)僅有一半的會(huì)議稱得上是有效率的會(huì)議，會(huì)議浪費(fèi)了經(jīng)理人率的會(huì)議，會(huì)議浪費(fèi)了經(jīng)理人13還多的時(shí)間還多的時(shí)間 ；u會(huì)議的才干是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊(duì)任務(wù)才干，會(huì)議正是會(huì)議的才干是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊(duì)任務(wù)才干，會(huì)議正是團(tuán)隊(duì)協(xié)作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式。團(tuán)隊(duì)協(xié)作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式。會(huì)議管理的必要性會(huì)議管理的必要性時(shí)間本錢 參與會(huì)議的人數(shù)與會(huì)

2、者的預(yù)備時(shí)間與會(huì)者的游覽時(shí)間會(huì)議秘書任務(wù)會(huì)議效力人員任務(wù)時(shí)間與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資會(huì)議直接本錢 會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)旅費(fèi)、食宿費(fèi)文件預(yù)備費(fèi)時(shí)機(jī)本錢會(huì)議管理的必要性會(huì)議必需會(huì)議必需勝利以回勝利以回收本錢收本錢什么是有效的會(huì)議1. 只需在必要時(shí)才召集只需在必要時(shí)才召集2. 仔細(xì)謀劃過(guò)仔細(xì)謀劃過(guò)3. 擬定和分發(fā)了議程表擬定和分發(fā)了議程表4. 遵守時(shí)間遵守時(shí)間5. 一切按方案進(jìn)展一切按方案進(jìn)展6. 約請(qǐng)了有閱歷的人士和決策人約請(qǐng)了有閱歷的人士和決策人7. 作出了結(jié)論和歸納作出了結(jié)論和歸納8.記錄了一切決議、建議和擔(dān)任人記錄了一切決議、建議和擔(dān)任人實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)1方案方案2預(yù)備預(yù)備3主持主

3、持4記錄記錄實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)1、方案能否真的需求開(kāi)這個(gè)會(huì)以書面方式確定會(huì)議的目的和議題盡能夠降低參與的人數(shù)2、預(yù)備事先發(fā)給與會(huì)者詳細(xì)的議程確定議題順序及每個(gè)議題所需求的時(shí)間附上一切必需事先閱讀的資料必要時(shí)可以采用“會(huì)前會(huì)實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)目的目的參與人士參與人士時(shí)間時(shí)間地點(diǎn)地點(diǎn)預(yù)備任務(wù)預(yù)備任務(wù)主要議題主要議題最后成果最后成果反響反響方式方式2-1會(huì)議預(yù)備任務(wù)單實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)2-2 會(huì)議議程標(biāo)題標(biāo)題1.前言前言2.跟進(jìn)上一次會(huì)議的決議跟進(jìn)上一次會(huì)議的決議/行動(dòng)行動(dòng)3.行動(dòng)情況報(bào)告行動(dòng)情況報(bào)告4.為下星期為下星期/月作出方案月作出方案5.里程碑里程碑6.后續(xù)步驟后續(xù)步驟希望到達(dá)的

4、成果希望到達(dá)的成果1. 清楚知道我們今天嘗試到達(dá)的成果和清楚知道我們今天嘗試到達(dá)的成果和我們?nèi)绾巫龅轿覀內(nèi)绾巫龅?2. 了解我們直到目前為止的業(yè)績(jī)，讓我了解我們直到目前為止的業(yè)績(jī)，讓我們可在中途進(jìn)展修訂們可在中途進(jìn)展修訂.3. 了解每項(xiàng)活動(dòng)根據(jù)方案進(jìn)展的情況，了解每項(xiàng)活動(dòng)根據(jù)方案進(jìn)展的情況，列出問(wèn)題和得出建議列出問(wèn)題和得出建議.1、由重要到不重要、由重要到不重要會(huì)議開(kāi)場(chǎng)時(shí)即討論重要議題會(huì)議開(kāi)場(chǎng)時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。2、由不鋒利到鋒利、由不鋒利到鋒利將鋒利議題挪后將鋒利議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸鋒

5、利議題再接觸鋒利議題,使氣氛不為難。使氣氛不為難。3、由容易到困難、由容易到困難讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)展的節(jié)拍讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)展的節(jié)拍,不要開(kāi)場(chǎng)就接觸未熟習(xí)的會(huì)議呵斥波折感。不要開(kāi)場(chǎng)就接觸未熟習(xí)的會(huì)議呵斥波折感。實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)3、主持需求一個(gè)良好的主持人控制會(huì)議方向，防止脫離主題控制時(shí)間，保證議程和順利進(jìn)展讓每個(gè)人都參與會(huì)議討論盡能夠使議題得出明確結(jié)論了解上司需求了解上司需求了解聽(tīng)眾需求了解聽(tīng)眾需求熟習(xí)所講資料熟習(xí)所講資料把握本人把握本人他的上司想知道什么他的上司想知道什么他想讓他的上司知道什么他想讓他的上司知道什么不要反復(fù)上司曾經(jīng)知道的事情不要反復(fù)上司曾經(jīng)知道的事情從聽(tīng)眾的角度來(lái)思

6、索預(yù)備資料從聽(tīng)眾的角度來(lái)思索預(yù)備資料實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)3-1主持的言語(yǔ)組織寫下要點(diǎn)寫下要點(diǎn)將要點(diǎn)分成大類將要點(diǎn)分成大類將每一類的重點(diǎn)排序?qū)⒚恳活惖闹攸c(diǎn)排序?qū)o(wú)謂的信息除去將無(wú)謂的信息除去想讓上司知道想讓上司知道上司想知道上司想知道數(shù)據(jù)扶持論點(diǎn)，在數(shù)據(jù)扶持論點(diǎn)，在論點(diǎn)下附以數(shù)字、論點(diǎn)下附以數(shù)字、例子、各類參考例子、各類參考資料資料預(yù)備好筆記本、相預(yù)備好筆記本、相關(guān)文件、資料關(guān)文件、資料預(yù)備總結(jié)重申要點(diǎn)附加總預(yù)備總結(jié)重申要點(diǎn)附加總結(jié)性發(fā)言，總結(jié)問(wèn)題、結(jié)性發(fā)言，總結(jié)問(wèn)題、處理方法、研討、下一處理方法、研討、下一步方案、工程數(shù)據(jù)等步方案、工程數(shù)據(jù)等實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)3-2 預(yù)防措施爭(zhēng)取對(duì)以下各

7、項(xiàng)的了解和達(dá)成一致?tīng)?zhēng)取對(duì)以下各項(xiàng)的了解和達(dá)成一致 - -目的成果目的成果 - -議程議程 - -流程流程 - -角色角色 - -決策方式?jīng)Q策方式 - -根本規(guī)那么根本規(guī)那么 - -參與人士希望進(jìn)展的活動(dòng)參與人士希望進(jìn)展的活動(dòng)察看大家能否了解，并爭(zhēng)取大家按照議程進(jìn)展。察看大家能否了解，并爭(zhēng)取大家按照議程進(jìn)展。傾聽(tīng)：嘗試了解傾聽(tīng)：嘗試了解鼓勵(lì)有建立性的參與鼓勵(lì)有建立性的參與防止評(píng)價(jià)式的意見(jiàn)防止評(píng)價(jià)式的意見(jiàn)爭(zhēng)取達(dá)成一致，讓大家可向前推進(jìn)爭(zhēng)取達(dá)成一致，讓大家可向前推進(jìn)研討會(huì)開(kāi)場(chǎng)時(shí)研討會(huì)開(kāi)場(chǎng)時(shí)每一新節(jié)開(kāi)場(chǎng)時(shí)每一新節(jié)開(kāi)場(chǎng)時(shí)研討會(huì)期間研討會(huì)期間實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)3-2 處置糾分p 退一步p 驗(yàn)證根本的假

8、設(shè)p 列出有共識(shí)和意見(jiàn)不一致的觀念p 根據(jù)可取和不可取的地方進(jìn)展?fàn)庌qp 找出調(diào)解糾紛所需的現(xiàn)實(shí)p 把重點(diǎn)放在處理方案實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)4、記錄p事先安排專人進(jìn)展會(huì)議記錄p詳細(xì)記錄議題的討論過(guò)程及結(jié)論p結(jié)論要清楚，并注明執(zhí)行工程、時(shí)限、責(zé)任人等p及時(shí)完成會(huì)議紀(jì)要，請(qǐng)與會(huì)者會(huì)簽會(huì)議終了后的關(guān)鍵舉措：會(huì)議終了后的關(guān)鍵舉措：總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果；總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果；落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人；落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人；贊賞與會(huì)者；贊賞與會(huì)者；對(duì)會(huì)議進(jìn)展有效評(píng)價(jià)；對(duì)會(huì)議進(jìn)展有效評(píng)價(jià)；讓會(huì)議更有效的幾個(gè)小竅門在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上，絕不允許對(duì)他人的建議進(jìn)展評(píng)判在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上，絕不允許對(duì)他人的建議進(jìn)展評(píng)判 竅門一竅門一竅門二竅門二一定

9、要把方案的提出與方案的決策分開(kāi)一定要把方案的提出與方案的決策分開(kāi) 竅門三竅門三讓每個(gè)人都有發(fā)言的時(shí)機(jī)讓每個(gè)人都有發(fā)言的時(shí)機(jī)竅門四竅門四會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/ /白報(bào)紙架白報(bào)紙架/ /白板白板 竅門五竅門五制造良好的會(huì)議氣氛制造良好的會(huì)議氣氛 竅門六竅門六及時(shí)對(duì)獲得的成果進(jìn)展總結(jié)及時(shí)對(duì)獲得的成果進(jìn)展總結(jié)會(huì)議中要防止的問(wèn)題1、要杜絕會(huì)議惡習(xí)會(huì)而不議議而不決決而不行行而不實(shí)會(huì)議中要防止的問(wèn)題2、要防備會(huì)議圈套員工會(huì)議太頻繁 會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng) 會(huì)前缺乏預(yù)備主持人話說(shuō)得太多 討論構(gòu)造松散 發(fā)言內(nèi)容反復(fù) 會(huì)議常流于方式 會(huì)議中要防止的問(wèn)題3、要防止會(huì)議的致命傷沒(méi)有議程沒(méi)有議程 跑題，偏離討跑題，偏離討論主題論主題主持人不能點(diǎn)主持人不能點(diǎn)頭決議頭決議少數(shù)人壟斷發(fā)言，少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見(jiàn)無(wú)法流暢地意見(jiàn)無(wú)法流暢地溝通溝通一言堂，與會(huì)一言堂，與會(huì)者迎合附會(huì)指者迎合附會(huì)指點(diǎn)的想法點(diǎn)的想法 回絕傾聽(tīng)，回絕傾聽(tīng)，把會(huì)場(chǎng)變成把會(huì)場(chǎng)變成爭(zhēng)辯競(jìng)賽爭(zhēng)辯競(jìng)賽在會(huì)議中，有結(jié)論但在會(huì)議中，有結(jié)論但沒(méi)有做出決議，或決沒(méi)有做出決議，或決議中無(wú)行動(dòng)方案及明議中無(wú)行動(dòng)方案及明白責(zé)任歸屬；白責(zé)任歸屬；與會(huì)人員不