如何組織有效的會議ppt課件

1、如何組織有效的會議如何組織有效的會議 u企業(yè)開會的頻率越來越高，花在開會上的時間越來越企業(yè)開會的頻率越來越高，花在開會上的時間越來越多，多，90%以上的以上的 艱苦決策是經(jīng)過會議制定的；艱苦決策是經(jīng)過會議制定的；u根據(jù)統(tǒng)計，大部分企業(yè)僅有一半的會議稱得上是有效根據(jù)統(tǒng)計，大部分企業(yè)僅有一半的會議稱得上是有效率的會議，會議浪費了經(jīng)理人率的會議，會議浪費了經(jīng)理人13還多的時間還多的時間 ；u會議的才干是現(xiàn)代人必備的團隊任務才干，會議正是會議的才干是現(xiàn)代人必備的團隊任務才干，會議正是團隊協(xié)作最常用的溝通協(xié)調方式。團隊協(xié)作最常用的溝通協(xié)調方式。會議管理的必要性會議管理的必要性時間本錢 參與會議的人數(shù)與會

2、者的預備時間與會者的游覽時間會議秘書任務會議效力人員任務時間與會人員平均每小時的工資會議直接本錢 會議設備租用費會議場地費旅費、食宿費文件預備費時機本錢會議管理的必要性會議必需會議必需勝利以回勝利以回收本錢收本錢什么是有效的會議1. 只需在必要時才召集只需在必要時才召集2. 仔細謀劃過仔細謀劃過3. 擬定和分發(fā)了議程表擬定和分發(fā)了議程表4. 遵守時間遵守時間5. 一切按方案進展一切按方案進展6. 約請了有閱歷的人士和決策人約請了有閱歷的人士和決策人7. 作出了結論和歸納作出了結論和歸納8.記錄了一切決議、建議和擔任人記錄了一切決議、建議和擔任人實施有效會議的四個環(huán)節(jié)1方案方案2預備預備3主持主

3、持4記錄記錄實施有效會議的四個環(huán)節(jié)1、方案能否真的需求開這個會以書面方式確定會議的目的和議題盡能夠降低參與的人數(shù)2、預備事先發(fā)給與會者詳細的議程確定議題順序及每個議題所需求的時間附上一切必需事先閱讀的資料必要時可以采用“會前會實施有效會議的四個環(huán)節(jié)目的目的參與人士參與人士時間時間地點地點預備任務預備任務主要議題主要議題最后成果最后成果反響反響方式方式2-1會議預備任務單實施有效會議的四個環(huán)節(jié)2-2 會議議程標題標題1.前言前言2.跟進上一次會議的決議跟進上一次會議的決議/行動行動3.行動情況報告行動情況報告4.為下星期為下星期/月作出方案月作出方案5.里程碑里程碑6.后續(xù)步驟后續(xù)步驟希望到達的

4、成果希望到達的成果1. 清楚知道我們今天嘗試到達的成果和清楚知道我們今天嘗試到達的成果和我們如何做到我們如何做到.2. 了解我們直到目前為止的業(yè)績，讓我了解我們直到目前為止的業(yè)績，讓我們可在中途進展修訂們可在中途進展修訂.3. 了解每項活動根據(jù)方案進展的情況，了解每項活動根據(jù)方案進展的情況，列出問題和得出建議列出問題和得出建議.1、由重要到不重要、由重要到不重要會議開場時即討論重要議題會議開場時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。以免延誤時影響到后面重要議題。2、由不鋒利到鋒利、由不鋒利到鋒利將鋒利議題挪后將鋒利議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感讓與會人員建立默契和信任感,再接觸鋒

5、利議題再接觸鋒利議題,使氣氛不為難。使氣氛不為難。3、由容易到困難、由容易到困難讓大家漸漸融入會議進展的節(jié)拍讓大家漸漸融入會議進展的節(jié)拍,不要開場就接觸未熟習的會議呵斥波折感。不要開場就接觸未熟習的會議呵斥波折感。實施有效會議的四個環(huán)節(jié)3、主持需求一個良好的主持人控制會議方向，防止脫離主題控制時間，保證議程和順利進展讓每個人都參與會議討論盡能夠使議題得出明確結論了解上司需求了解上司需求了解聽眾需求了解聽眾需求熟習所講資料熟習所講資料把握本人把握本人他的上司想知道什么他的上司想知道什么他想讓他的上司知道什么他想讓他的上司知道什么不要反復上司曾經(jīng)知道的事情不要反復上司曾經(jīng)知道的事情從聽眾的角度來思

6、索預備資料從聽眾的角度來思索預備資料實施有效會議的四個環(huán)節(jié)3-1主持的言語組織寫下要點寫下要點將要點分成大類將要點分成大類將每一類的重點排序將每一類的重點排序將無謂的信息除去將無謂的信息除去想讓上司知道想讓上司知道上司想知道上司想知道數(shù)據(jù)扶持論點，在數(shù)據(jù)扶持論點，在論點下附以數(shù)字、論點下附以數(shù)字、例子、各類參考例子、各類參考資料資料預備好筆記本、相預備好筆記本、相關文件、資料關文件、資料預備總結重申要點附加總預備總結重申要點附加總結性發(fā)言，總結問題、結性發(fā)言，總結問題、處理方法、研討、下一處理方法、研討、下一步方案、工程數(shù)據(jù)等步方案、工程數(shù)據(jù)等實施有效會議的四個環(huán)節(jié)3-2 預防措施爭取對以下各

7、項的了解和達成一致爭取對以下各項的了解和達成一致 - -目的成果目的成果 - -議程議程 - -流程流程 - -角色角色 - -決策方式?jīng)Q策方式 - -根本規(guī)那么根本規(guī)那么 - -參與人士希望進展的活動參與人士希望進展的活動察看大家能否了解，并爭取大家按照議程進展。察看大家能否了解，并爭取大家按照議程進展。傾聽：嘗試了解傾聽：嘗試了解鼓勵有建立性的參與鼓勵有建立性的參與防止評價式的意見防止評價式的意見爭取達成一致，讓大家可向前推進爭取達成一致，讓大家可向前推進研討會開場時研討會開場時每一新節(jié)開場時每一新節(jié)開場時研討會期間研討會期間實施有效會議的四個環(huán)節(jié)3-2 處置糾分p 退一步p 驗證根本的假

8、設p 列出有共識和意見不一致的觀念p 根據(jù)可取和不可取的地方進展爭辯p 找出調解糾紛所需的現(xiàn)實p 把重點放在處理方案實施有效會議的四個環(huán)節(jié)4、記錄p事先安排專人進展會議記錄p詳細記錄議題的討論過程及結論p結論要清楚，并注明執(zhí)行工程、時限、責任人等p及時完成會議紀要，請與會者會簽會議終了后的關鍵舉措：會議終了后的關鍵舉措：總結會議討論結果；總結會議討論結果；落實行動責任人；落實行動責任人；贊賞與會者；贊賞與會者；對會議進展有效評價；對會議進展有效評價；讓會議更有效的幾個小竅門在頭腦風暴會議上，絕不允許對他人的建議進展評判在頭腦風暴會議上，絕不允許對他人的建議進展評判 竅門一竅門一竅門二竅門二一定

9、要把方案的提出與方案的決策分開一定要把方案的提出與方案的決策分開 竅門三竅門三讓每個人都有發(fā)言的時機讓每個人都有發(fā)言的時機竅門四竅門四會議室放置一個活頁板會議室放置一個活頁板/ /白報紙架白報紙架/ /白板白板 竅門五竅門五制造良好的會議氣氛制造良好的會議氣氛 竅門六竅門六及時對獲得的成果進展總結及時對獲得的成果進展總結會議中要防止的問題1、要杜絕會議惡習會而不議議而不決決而不行行而不實會議中要防止的問題2、要防備會議圈套員工會議太頻繁 會議時間太長 會前缺乏預備主持人話說得太多 討論構造松散 發(fā)言內容反復 會議常流于方式 會議中要防止的問題3、要防止會議的致命傷沒有議程沒有議程 跑題，偏離討跑題，偏離討論主題論主題主持人不能點主持人不能點頭決議頭決議少數(shù)人壟斷發(fā)言，少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見無法流暢地意見無法流暢地溝通溝通一言堂，與會一言堂，與會者迎合附會指者迎合附會指點的想法點的想法 回絕傾聽，回絕傾聽，把會場變成把會場變成爭辯競賽爭辯競賽在會議中，有結論但在會議中，有結論但沒有做出決議，或決沒有做出決議，或決議中無行動方案及明議中無行動方案及明白責任歸屬；白責任歸屬；與會人員不