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文檔簡介
1、公司物資供應(yīng)采購管理規(guī)定第一章總則第一條為了規(guī)范公司的物資采購業(yè)務(wù),制定詢價議價流程,降低物資采購成本,確保公司各項物資供應(yīng),加強(qiáng)公司物資采購的監(jiān)督管理,特制定本制度。第二條本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。第三條公司的采購部門或采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì) .比價采購,貨比三家,同等材料質(zhì)優(yōu). 價廉 . 服務(wù)好者中標(biāo)。第二章采購流程第四條請購的提出1. 生管部物控員依物料需要狀況. 庫存數(shù)量 . 請購前置期等要求,每月25 日前開立下月的所需物料請購單,包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材. 輔材 . 工具 . 設(shè)備修理配件. 勞動保護(hù)用品 . 各種日常耗材等 ;2. 其它各部門所需的
2、辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負(fù)責(zé)開立請購單 ;3. 請購單應(yīng)注明物料名稱 . 規(guī)格 . 數(shù)量 . 需求日期及注意事項,經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核,并依請購核準(zhǔn)權(quán)限送呈相關(guān)人員批準(zhǔn) ;4. 請購單一聯(lián)自存,二聯(lián)送交采購部,三聯(lián)交財務(wù)部 ;5. 交期相同的同屬一個供應(yīng)廠商之物料,請購部門應(yīng)填具在同一份請購單內(nèi) ;6. 緊急請購時,請購部門應(yīng)于請購單備注欄注明“緊急”字樣第五條請購核準(zhǔn)權(quán)限1. 生產(chǎn)所需原材料單筆請購金額預(yù)估在人民幣 10萬元以下者,由生產(chǎn)副總核準(zhǔn),超過此數(shù)額的,由總經(jīng)理核準(zhǔn);2. 車間需購買的機(jī)修配件 . 零件,價值在1000 元以下的由車間主任填寫材料請購單報生管部,價值在1000-2
3、0000 元的由車間主任上報生產(chǎn)副總簽字確認(rèn)后報生管部,由生管部匯總后報采購部 ; 價值在20000元以上的由工程部統(tǒng)計. 生產(chǎn)副總確認(rèn)后上報總經(jīng)理簽字后方可送采購部。3. 常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購,由辦公室填報請購單,辦公室主任批準(zhǔn),空調(diào) . 熱水器 . 高級家具及單件物品價格在500 元以上的由總經(jīng)理核準(zhǔn)。第六條請購的撤消1. 已開具請購單,并經(jīng)核準(zhǔn)后因各種原因需撤消請購時,由請購部門以書面方式呈原核準(zhǔn)人,并轉(zhuǎn)送采購部,必要時應(yīng)先口頭知會采購部。2. 采購部門接獲通知后,立即停止采購。3. 如遇特殊情況未能及時停止采購時,采購部應(yīng)商原請購部門并妥善處理善后事宜。第七條采購方式根據(jù)本公
4、司實際情況,公司物料采購采用以下三種方式:1. 集中采購公司通用性大宗物料(水泥 ) ,以集中采購較為有利,依定時或定量之計劃進(jìn)行采購 ;2. 合約采購公司經(jīng)常使用之物料( 承 . 插口板 . 卷鋼板 . 預(yù)應(yīng)力鋼絲.線材等 ) ,采購部應(yīng)事先選擇供應(yīng)商,確定供應(yīng)價格及交易條件,辦 理合約采購,依定時或定量之方式進(jìn)行采購 ;3. 一般采購除1.2 以外之零星物料,采用隨需求而采購之方式。第八條詢價. 議價1. 采購部采購人員接獲核準(zhǔn)后之請購單,除集中采購方式外,應(yīng)選擇至少三家列入公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商作為詢價對象 ;2. 確屬貨源緊張. 獨家代理 . 專賣品等特殊狀況,不受前條所限;3.
5、 如向特約供應(yīng)商采購時,應(yīng)附其報價明細(xì)表,如特約供應(yīng)商有兩家以上,則應(yīng)向其同時索要報價明細(xì)表;4. 選擇詢價或采購的對象,應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商. 代理商 . 經(jīng)銷商之順序選擇;5. 供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r,采購人員應(yīng)商請購部門確認(rèn);6. 專業(yè)材料 . 用品或項目,采購部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議 價;7. 詢價后,如有必要,采購部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價 ; 議價應(yīng)注意品質(zhì). 交期 . 服務(wù)兼顧。第九條議價原則遇以下狀況時,采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商議價:1. 市場價格下跌或有下跌趨勢時;2. 采購頻率明顯增加時;3. 本次采購數(shù)量大于前次時;4. 本次報價偏高
6、時;5. 有同樣品質(zhì). 服務(wù)之供應(yīng)商提供更低價格時 ;6. 其他有利于公司條件時第十條定價核準(zhǔn)1. 采購人員詢價. 議價完成后,填寫采購詢價. 議價單 (對內(nèi)使用 ) ,隨附各供應(yīng)商回傳的采購詢價單 ( 對外使用 ) ,必要時附 上書面說明,呈采購部經(jīng)理審核 ; 采購部經(jīng)理審核時,認(rèn)為需要再進(jìn) 一步議價時,退回采購人員重新議價,或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價。2. 單筆采購金額在1 萬元以下的采購訂單,價格由采購部經(jīng)理核準(zhǔn),確定供應(yīng)商; 超過 1 萬元的采購訂單,其價格提交總經(jīng)理核準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。 3. 采用集中采購方式采購的供應(yīng)商確定,必須呈送總經(jīng)理核準(zhǔn)。第十一條訂購作業(yè)1. 采購人員接獲經(jīng)核準(zhǔn)之
7、供應(yīng)商后,應(yīng)以本公司出具購銷合同,或供貨商出具購銷合同形式向供應(yīng)商訂購物料,并以傳真形式簽字確認(rèn)。 2. 若屬一份訂購單多次分批交貨的情形,采購人員應(yīng)于購銷合同上明確注明。3. 采購人員應(yīng)控制物料訂購交期,及時向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。第十二條驗收與付款1. 依相關(guān)檢驗與入庫規(guī)定進(jìn)行驗收工作。2. 依財務(wù)管理規(guī)定,辦理供應(yīng)商付款工作。第三章采購物品之品質(zhì)管理第十三條采購品質(zhì)文件資料要求物料訂購前,本公司應(yīng)提供下列文件資料,或在購銷合同采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定:1. 訂購物料之規(guī)格 . 圖紙 . 技術(shù)要求等。2. 產(chǎn)品技術(shù)精度. 等級要求。3. 各種檢驗規(guī)范. 標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。4. 所需之產(chǎn)品認(rèn)證要求
8、或工廠品質(zhì)管理體系認(rèn)證要求。第十四條合格供應(yīng)商之選擇物料采購,除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外,均需向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件:1. 經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查,列入合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商。2. 提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。3. 類似物料以往采購之良好記錄。第十五條品質(zhì)保證之協(xié)定物料采購,應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)品質(zhì)保證之責(zé)任,并在訂購前明確,本公司要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證:1. 供應(yīng)商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng). 如ISO9000等。2. 供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。3. 供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗合格之記錄。4. 接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查。5. 保證對提供的產(chǎn)品
9、在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之 不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。第十六條進(jìn)貨驗收之規(guī)定供應(yīng)商提供之物料,必須經(jīng)過本公司倉庫. 品管 . 采購等部門人員之相關(guān)驗收工作,主要包括下列幾項:1. 品質(zhì)檢驗品管部依進(jìn)料檢驗規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗,以確定交貨品 質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。2. 處理短損根據(jù)點收 . 檢驗結(jié)果,對發(fā)生短損的,予以更正數(shù)量,必要時向供應(yīng)商索賠;3. 退還不合格品對檢驗不合格之物料,退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理,由此造成的損失,向供應(yīng)商進(jìn)行索賠;第十七條品質(zhì)糾紛處理有關(guān)采購物料發(fā)生規(guī)格不符. 品質(zhì)不良 . 交貨延遲 . 破損短少 . 使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下:1 .處
10、輅依據(jù)以雙方事先約定之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處輅依據(jù),并于購 銷合同上詳細(xì)說明,其中涉及交貨時間 . 檢驗標(biāo)準(zhǔn) . 包裝方式等的, 原則上以本公司之要求為依據(jù)。2. 采購物料退貨與索賠(1) 擬退回之采購物料應(yīng)由倉管員清點整理后,通知采購部。(2) 采購部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點領(lǐng)取退貨品。(3) 現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨,要求供應(yīng)商更換合格之物料。(4) 訂制品之退貨,原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。(5) 確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時,可取消訂單,另覓供應(yīng)商。(6) 退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。(7) 雙方事前沒有明確訂購合約時,以實際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。3. 其它索賠規(guī)定
11、(1) 供應(yīng)商原因造成之交貨延遲,以實際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。(2) 破損短少情形,由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料,若由此造成本公司之損失,依實際發(fā)生狀況索賠。(3) 因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良,造成本公司之損失,依實際發(fā)生狀況索賠。(4) 其他原因?qū)е卤竟局畵p失,依實際損失向供應(yīng)商索賠。第四章采購交期管理第十八條采購交期管理是采購的重點之一,確保交期的目的,是必要的時間,提供生產(chǎn)所必需的物料,以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生產(chǎn)成本之目標(biāo)。第十九條依供應(yīng)商評鑒辦法進(jìn)行考核,將交期的考核列為重要項目之一,以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。第二十條對托收到而貨未到,或貨到發(fā)票未到,應(yīng)及時通知經(jīng)辦人
12、,盡快查實情況。第五章付款方式第二十一條付款方式1. 由采購部根據(jù)請購單 . 采購詢價. 議價單 . 采購合同 . 進(jìn)料驗收單 . 入庫單,向財務(wù)部請款。2. 財務(wù)部依合同規(guī)定之給付方式,與廠商結(jié)款,特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第六章采購人員工作職責(zé)第二十二條對短缺物資,采購員要征求使用單位意見,在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品,否則,出現(xiàn)后果由采 購員負(fù)直接責(zé)任。第二十三條采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運作,對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購,造成的超儲積壓,損失均由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé) 任。第二十四條對采購員未能及時完成采購任務(wù)時,應(yīng)及早報告部門主管說明原因,提出相應(yīng)意見方案,采購部應(yīng)及時與
13、請購部門溝通,擬定補(bǔ)救辦法和處理對策,特別重大事項,應(yīng)匯報總經(jīng)理。第二十五條物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想,盡職盡責(zé),堅持原則,秉公辦事,切實維護(hù)公司的利益,保障公司采購成本的最低化 . 采購質(zhì)量的最優(yōu)化 . 采購效率的最快化。第二十六條采購人員必須遵守公司規(guī)章制度,按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購,任何人不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。第二十七條采購人員必須做到廉潔自律,秉公辦事,不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。第二十八條采購人員必須樹立服務(wù)意識,急生產(chǎn)經(jīng)營所急,想生產(chǎn)經(jīng)營所想,任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。第二十九條為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)商品信息,如價格行情等,采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知
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