XX貿(mào)易公司采購管理制度

1、更多內(nèi)容歡迎蒞臨天馬行空官方博客：采購管理制度第一條 為規(guī)范山谷藍(lán)/泰科曼公司的采購管理，保證銷售所需商品的及時(shí)、合理采購，特制定本制度。第二條 采購計(jì)劃的制定：采購活動(dòng)必須有計(jì)劃地進(jìn)行，采購計(jì)劃的制定須遵從公司總體戰(zhàn)略性目標(biāo)，并應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)廠家的進(jìn)貨要求、根據(jù)公司總體的銷售業(yè)務(wù)計(jì)劃及策略產(chǎn)品的銷售計(jì)劃來確定公司總體的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃分為年度采購計(jì)劃、季度采購計(jì)劃和月度采購計(jì)劃。（一）年度采購計(jì)劃的制定：總經(jīng)理將廠家的年度進(jìn)貨任務(wù)交商務(wù)部，同時(shí)銷售總監(jiān)助理將經(jīng)過總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過的年度業(yè)務(wù)計(jì)劃交商務(wù)部，庫存管理員上報(bào)庫存狀況統(tǒng)計(jì)表，商務(wù)經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃、廠家任務(wù)、歷史數(shù)據(jù)和庫存情況制定年度采

2、購計(jì)劃，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后報(bào)總經(jīng)理審批。（二） 季度采購計(jì)劃的制定： 每季度末，商務(wù)部必須制定下個(gè)季度的采購計(jì)劃，季度采購計(jì)劃主要適用于采購周期較長(zhǎng)的商品。制定采購計(jì)劃之前，商務(wù)部須取得如下資料：1各地區(qū)辦事處每季度末上報(bào)下個(gè)季度的商品訂貨預(yù)估。訂貨預(yù)估應(yīng)包括商品種類、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等信息，并注明需到貨日期，各地區(qū)由地區(qū)經(jīng)理審核簽字后，交銷售總監(jiān)助理，由銷售總監(jiān)審核后交商務(wù)部。（商品訂貨預(yù)估表見附表）2市場(chǎng)部每季度末上報(bào)策略產(chǎn)品或重點(diǎn)產(chǎn)品的訂貨預(yù)估。訂貨預(yù)估應(yīng)包括策略產(chǎn)品種類、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等信息，并注明需到貨日期，由產(chǎn)品經(jīng)理審核簽字后，交市場(chǎng)總監(jiān)審核后交商務(wù)部。3商務(wù)經(jīng)理根據(jù)銷售部、市場(chǎng)部上報(bào)

3、的產(chǎn)品訂貨預(yù)估，并結(jié)合庫存情況、歷史數(shù)據(jù)及廠家任務(wù)的完成情況，制定下個(gè)季度的采購計(jì)劃，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批。（三） 月度采購計(jì)劃的制定 季度采購計(jì)劃不足的部分應(yīng)以月度采購計(jì)劃作為補(bǔ)充，月度采購計(jì)劃的制定程序同季度采購計(jì)劃，月度采購計(jì)劃主要適用于采購周期較短的商品。（四） 山谷藍(lán)主機(jī)設(shè)備類產(chǎn)品的采購采取預(yù)訂方式進(jìn)行，銷售訂單簽定并經(jīng)審核后，由醫(yī)院或經(jīng)銷商交付一定金額的訂金后，方可執(zhí)行采購。（五） 臨時(shí)性采購若有臨時(shí)性或緊急性的采購需求，由各地辦事處或市場(chǎng)部提出申請(qǐng)，地區(qū)經(jīng)理或產(chǎn)品經(jīng)理簽字后需交銷售總監(jiān)或市場(chǎng)總監(jiān)審核，再交總經(jīng)理審批后交與商務(wù)部執(zhí)行采購活動(dòng)。 維修備件的采購由維修部根據(jù)維修

4、備件銷售需求并結(jié)合備件的庫存狀況制定備件采購計(jì)劃，交銷售總監(jiān)審核后，總經(jīng)理審批，再交商務(wù)部執(zhí)行。第三條 采購程序及說明 （一）采購訂單審核1 采購管理員根據(jù)采購計(jì)劃情況制作采購訂單，商務(wù)經(jīng)理根據(jù)相關(guān)的信息分析并對(duì)采購訂單進(jìn)行初步審核并簽字。2 商務(wù)經(jīng)理審核后，將采購訂單交財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批。3 總經(jīng)理審批后交商務(wù)經(jīng)理，商務(wù)經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況指導(dǎo)采購管理員執(zhí)行。（二）采購訂單跟蹤及發(fā)貨采購管理員須密切跟蹤供貨商對(duì)訂單的備貨情況，適時(shí)、合理地安排訂單的發(fā)貨，并根據(jù)訂單的實(shí)際情況選擇合適的運(yùn)輸方式，既要保證庫存和銷售合同的交貨期，又要降低所有產(chǎn)品的采購成本。（三）采購訂單到貨及驗(yàn)收1. 采購訂

5、單發(fā)貨后，采購管理員應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)貨商提供的進(jìn)口單據(jù)，審核無誤后交與外貿(mào)公司，并督促報(bào)關(guān)行在最短時(shí)間內(nèi)完成清關(guān)，將貨送到庫房或是指定的地點(diǎn)。2.采購管理員須提前三天將進(jìn)口報(bào)關(guān)箱單傳真給倉庫管理員，以便其做好接貨、入庫準(zhǔn)備。3.采購管理員須隨時(shí)將采購訂單錄入商務(wù)軟件系統(tǒng)，并在到貨后，及時(shí)將采購的相關(guān)單據(jù)（包括發(fā)票、箱單、關(guān)稅和增值稅稅單、報(bào)關(guān)雜費(fèi)清單）遞交給財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員，以便財(cái)務(wù)及時(shí)入帳，同時(shí)留一份存檔備案。4.采購到貨驗(yàn)收時(shí)，出現(xiàn)到貨與箱單不符或是損壞等任何不能入庫的問題時(shí)，倉庫管理員應(yīng)及時(shí)書面通知采購管理員，并按相應(yīng)的程序處理。（四）采購相關(guān)款項(xiàng)支付1 進(jìn)口關(guān)稅、增值稅支付：商務(wù)部須提前一周書面通知財(cái)務(wù)經(jīng)理預(yù)計(jì)所需關(guān)稅、增值稅金額，以便財(cái)務(wù)部門做好準(zhǔn)備；需交納進(jìn)口稅款時(shí)，由采購管理員根據(jù)稅單填寫付款申請(qǐng)，交商務(wù)經(jīng)理審核后，交財(cái)務(wù)部門審核，總經(jīng)理審批后，出納開出支票，交采購管理員去銀行交納。2 報(bào)關(guān)雜費(fèi)的支付：采購管理員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)當(dāng)月所有報(bào)關(guān)雜費(fèi)的清單，確認(rèn)無誤后，填寫付款申請(qǐng)，交商務(wù)經(jīng)理審核，再交財(cái)務(wù)部門審核，總經(jīng)理審批后，由出納開出支票，交采購管理員支付，所有當(dāng)月報(bào)關(guān)雜費(fèi)須在每月月底前支付完畢。3 需要支付采購貨款時(shí)，由財(cái)務(wù)部門書面提前一天通知商務(wù)部支付金額和要求付款日期；采購管理員接財(cái)務(wù)部門通知后填寫貨款支付申請(qǐng)單，交由商務(wù)經(jīng)理審核簽字后