質(zhì)量體系文件控制程序制作模版

1、精品文檔可編輯1.0目的對與公司質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的所有文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所能及時獲得有效的最新版本。2.0范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系要求的質(zhì)量手冊、程序文件、第三層次管理性作業(yè)文件（指公司管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、管理制度）、外來管理文件（指國家或地方有關(guān)質(zhì)量管理方面的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及政策性文件）的控制。3.0職責(zé)3.1 質(zhì)量管理部是質(zhì)量體系文件控制過程的主管部門，負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件、外來管理文件的控制；3.2 各部門負(fù)責(zé)主管過程第三層次管理性作業(yè)文件的管理。4.0過程分析烏龜圖質(zhì)量管理部計算機(jī)執(zhí)行者/各過程主管部門復(fù)印機(jī)文件使用部門文件柜內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等受控的正式文件體系文件外來文件體

2、系文件控制其件清單文件發(fā)放/回收記錄文件銷毀記錄等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等文件發(fā)布前100% 得到批準(zhǔn)文件狀態(tài)均能得到識別質(zhì)量體系文件控制程序 上 件、萬法記錄控制程序1/確保文件使用場所 衡量指標(biāo)人100%為有效文件卜來文件100% 得到評審過程主管部門：質(zhì)量管理部4.1 風(fēng)險分析4.1.1 資源a）當(dāng)計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)損壞時，如何處理？首先定期的對相關(guān)的文件進(jìn)行備份（如刻光盤、網(wǎng)絡(luò)存儲等），當(dāng)原計算機(jī)故障時可利用其他計算機(jī)，并在兩個工作日內(nèi)對損壞的設(shè)備進(jìn)行修復(fù)。復(fù)印機(jī)損壞時可利用打印方式。b）資源不足時，如何處理？資源缺乏時，應(yīng)及時報告總經(jīng)理，由總經(jīng)理提供必要的資源。4.1.2 執(zhí)行者能力不足時，

3、如何處理？文件管理人員應(yīng)具備的技能：能夠熟練的使用計算機(jī)及Ofice等辦公軟件；熟悉公司的文件控制程序。文件編寫人員應(yīng)具備的技能：熟悉 ISO/TS 16949 : 2009的標(biāo)準(zhǔn)及要求。對質(zhì)量管理部及相關(guān)人員 的現(xiàn)有能力進(jìn)行確認(rèn)，當(dāng)不存在上述能力時，提供培訓(xùn)并評價其有效性，以滿足文件管理及編寫人員的 技能要求。4.1.3 衡量指標(biāo)沒有完成如何處理？對衡量指標(biāo)沒有完成的原因進(jìn)行分析，采取適當(dāng)?shù)募m正及預(yù)防措施，確保指標(biāo)在規(guī)定時間內(nèi)可達(dá)到。5.0工作程序流程流程說明記錄精品文檔文件會簽單生產(chǎn)部SC物流部WL財務(wù)部CW技術(shù)部JS質(zhì)管部ZG行政人事部HR5.1.4文件初稿編制完成后，質(zhì)量手冊和程序文5

4、.1 文件的編制、審批5.1.1 文件編寫前由質(zhì)量管理部確定編寫格式、 編寫風(fēng)格，并通知各部門。5.1.2 質(zhì)量手冊由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)編寫，程序文 件由質(zhì)量管理部組織與質(zhì)量體系過程有關(guān)的各 職能部門分別編寫；第三層次管理性作業(yè)文件 由各部門負(fù)責(zé)組織人員編制。5.1.3 文件編號規(guī)則：企業(yè)代號體系代號文件類別號順序號注：文件類別號質(zhì)量手冊代號M程序文件代號P第三層管理文件W/部門代號部門代號：件由質(zhì)量管理部、第三層次管理性文件由各主 管部門組織有關(guān)人員就文件是否符合標(biāo)準(zhǔn)和公 司實際、職責(zé)分配是否合理、接口是否清晰進(jìn) 行評審，統(tǒng)一意見后要在會簽單上簽字，編寫 人員根據(jù)評審意見修改初稿 。5.1.5

5、質(zhì)量手冊由管理者代表審核、總經(jīng)理批 準(zhǔn)；程序文件由質(zhì)量管理部審核、管理者代表 可編輯批準(zhǔn)；其他文件由主管部門負(fù)責(zé)人審核、副總精品文檔可編輯5.2文件的歸檔、發(fā)放、保管、領(lǐng)用文件移交清單5.2.1 經(jīng)批準(zhǔn)的文件原件由主管部門交檔案室文件發(fā)放記錄存檔，填寫“文件移交清單”。5.2.2 文件主管部門根據(jù)實際需要發(fā)放文件，原則上相關(guān)部門都應(yīng)具備相關(guān)文件。質(zhì)量手冊的 發(fā)放由管理者代表批準(zhǔn)，質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)發(fā)放;程序文件由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)發(fā)放；第三層次管 理性作業(yè)文件由主管部門發(fā)放。發(fā)放部門做好 發(fā)放記錄。文件清單文件目錄文件領(lǐng)用申請單文件借閱申請單5.2.3 各部門指定專人負(fù)責(zé)文件的保管，填寫文件保管、使用

6、力“文件清單”，妥善保管。在每個文件夾前填寫 “文件目錄”便于使用和查閱?！拔募鍐巍?、“文件目錄”隨記錄的文件的作廢而作廢銷毀。5.2.4 公司內(nèi)使用的文件必須受控，在文件每一 頁上蓋紅色“受控”章和受控號標(biāo)識。未標(biāo)識 的文件不得使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)立即收回，并 追究責(zé)任者的責(zé)任。各單位受控號：總經(jīng)理01管理者代表02副總經(jīng)理03總工程師04技術(shù)部05質(zhì)管部06行政人事部07生產(chǎn)部08物流部09財務(wù)部105.2.5 當(dāng)文件使用人的文件嚴(yán)重破損或丟失時， 到文件發(fā)放部門申請更換或補(bǔ)發(fā)，交回破損的 文件，同時填寫“文件領(lǐng)用申請單” 。5.2.6 除認(rèn)證的需要外，對外發(fā)放的質(zhì)量手冊需 經(jīng)管理者代表批

7、準(zhǔn)，不實施跟蹤控制；程序文 件和第三層次管理性作業(yè)文件不對外發(fā)放。5.2.7 歸檔后文件的借閱要填寫“文件借閱申請 單”，經(jīng)文件主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理 員方可辦理借閱手續(xù)，“借閱申請單”由檔案室 保存。5.2.8 對受控文件不得私自翻印、復(fù)制。5.3文件的定期評審、更改5.3.1 文件主管部門每年年初組織有關(guān)部門進(jìn)行年度評審。5.3.2 當(dāng)文件有更改需求時，申請更改人填寫“文件更改申請單”報文件主管部門，經(jīng)授權(quán)人審批后，由文件主管部門實施更改。5.3.3 文件的更改一般采用換頁的方式，個別處的更改可劃改，劃改人須在劃改處簽字或蓋章，BB，歸檔文件作廢標(biāo)識文件收回注明更改日期。文件更改后

8、在涉及更改內(nèi)容的 條款號下加下劃線以便識別。5.3.4 文件更改次數(shù)用數(shù)字表示，“0”表示未更 改，“1”表示第1次更改，“2”表示第2次更 改，以此類推。5.3.5 文件發(fā)生重大更改要換版，版序以英文字 母表示，第1版為A版，第2版為B版，以此 類推。版序與更改次數(shù)同時使用， 如：A/0表示 A版未更改狀態(tài)。文件年度評審記錄表文件更改申請單文件更改一覽表5.3.6 文件更改后文件主管部門要填寫“文件更 改一覽表”，以便動態(tài)掌握文件的有效版本，確 保使用場所使用的文件是有效版本。5.4文件的作廢、收回和銷毀文件作廢處理審批單5.4.1 當(dāng)文件更改或取消后，原文件就自行作文件銷毀廢，主管部門在發(fā)

9、放新文件的同時收回舊文件,取消的文件要在原文件保管部門的“文件清單” 上注明收回人、日期。作廢文件收回后要填寫 “文件作廢處理審批單”，經(jīng)文件主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。5.4.2 已歸檔的作廢文件上由文件主管部門加蓋“作廢”章，注明作廢日期。作廢文件保存五年，到期后檔案管理員自行銷毀。外來文件清單文件發(fā)放記錄5.5外來文件的控制5.5.1 收集評審與批準(zhǔn)各部門每半年一次到政府情報部門收集質(zhì)量 方面的國際、國家、地方、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及法律法 規(guī)的最新版本，首先交質(zhì)量管理部進(jìn)行登記， 填寫“外來文件清單”，在文件上標(biāo)識“外來文件”，在使用前由經(jīng)理進(jìn)行評審后批準(zhǔn)使用，并制定分發(fā)范圍，根據(jù)需要發(fā)放給有關(guān)部門， 并做好發(fā)放記錄。5.5.2 標(biāo)識經(jīng)批準(zhǔn)使用外來文件由文件管理員接收并蓋“外來文件”章，并對外來文件進(jìn)行編碼，編碼方 式按