做好檔案館的接待查閱工作

1、做好檔案館的接待查閱工作 查檔接待室是檔案部門的“窗口”,查檔利用接待工作是檔案館服務(wù)民生、服務(wù)和諧社會(huì)建設(shè)最直接、最具體的工作體現(xiàn)。筆者在檔案館保管利用部門工作十余年,在日常的接待查閱工作中,曾嘗試了一些新型的方法與模式,也做了一些具體實(shí)際的調(diào)研,借鑒了同行的一些好的做法,現(xiàn)歸納之,以求鑒于同行。一、做好導(dǎo)查工作所謂導(dǎo)查就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對(duì)檔案館館藏內(nèi)容的了解,引導(dǎo)利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當(dāng)一個(gè)人第一次來(lái)到一個(gè)極不熟悉的環(huán)境,自己置身于很陌生的領(lǐng)域中時(shí),如有人為其引導(dǎo),那當(dāng)然是利用者求之不得的好事情。需要導(dǎo)查的對(duì)象常常是以下幾種類型:1、是從來(lái)沒(méi)有到檔案

2、館查過(guò)檔案的利用者;2、是對(duì)其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內(nèi)容需要跨越多個(gè)全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒(méi)有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關(guān)的檔案全引目錄和資料目錄后,都無(wú)法找到所需檔案的利用者。接待室導(dǎo)查的方法通常是:1、主動(dòng)詢問(wèn)式,即主動(dòng)詢問(wèn)利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內(nèi)容的線索,如所查檔案內(nèi)容的時(shí)間、人物、單位、事件等等。2、主動(dòng)介紹式,主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當(dāng)前利用檔案編研資料的種類、內(nèi)容、查找使用方法、查檔應(yīng)注意事項(xiàng)等的介紹。3、主動(dòng)告知式,即主動(dòng)告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目

3、錄號(hào)和檢索工具存放位置、查閱注意事項(xiàng)等。4、主動(dòng)引導(dǎo)式,也就是當(dāng)利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時(shí),作為接待人員,就應(yīng)主動(dòng)為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關(guān)檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。二、做好排查工作在檔案館查檔接待室,當(dāng)一個(gè)利用者自己不能順利地找到所需檔案時(shí),作為檔案館接待工作者,不能簡(jiǎn)單地宣判該檔案資料查不到或沒(méi)有,而是要認(rèn)真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過(guò)程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系,包括文件之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系,如請(qǐng)示與批復(fù)、收文與發(fā)文的關(guān)系等;

4、各文件之間的包含關(guān)系,如工作 總結(jié) 、會(huì)議講話稿、年報(bào)等包括全年很多的單個(gè)信息內(nèi)容;文件之間的辦理程序關(guān)系,如會(huì)議記錄與發(fā)文,一般是先研究后發(fā)文的程序;信息不同載體之間的互補(bǔ)關(guān)系,如檔案、資料、報(bào)紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補(bǔ)等。其次,梳理利用者所需檔案所在機(jī)構(gòu)的 歷史 沿革情況,如過(guò)去與現(xiàn)在隸屬關(guān)系的變更,內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級(jí)各類檔案館(室)的保管內(nèi)容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務(wù);二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責(zé)任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對(duì)待每一

5、位查檔利用者應(yīng)一視同仁,要有足夠的耐心與細(xì)心,盡職盡責(zé)的做好本職工作。三、做好代查工作代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務(wù)。代查是在新的形勢(shì)下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場(chǎng)行為,是一種有償服務(wù)方式。代查可分為三種,1、現(xiàn)場(chǎng)代查,這又分為兩種,一種是被動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,即利用者因?yàn)椴殚啓n案業(yè)務(wù)上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,指利用者因?yàn)椴闄n行為上的障礙,需檔案館工作人員主動(dòng)代查,這主要是指那些卻需社會(huì)給予關(guān)愛(ài)的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對(duì)這部分特殊群體不僅要我們主動(dòng)給予熱情關(guān)愛(ài),而且要盡可能給予無(wú)償服務(wù),給他們以人文上的關(guān)懷。2

6、、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、 網(wǎng)絡(luò) 委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業(yè)務(wù),利用者和檔案館雙方就建立了一種簡(jiǎn)單的勞務(wù)合同關(guān)系。3、協(xié)議代查。機(jī)關(guān)、 企業(yè) 、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協(xié)議,檔案館根據(jù)其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、代查勞務(wù)費(fèi),這叫協(xié)議代查。代查程序?yàn)?接收受理、告知利用事項(xiàng)(包括保密要求、收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間期限等)、收取費(fèi)用、送達(dá)所查資料。 轉(zhuǎn)貼于 四、做好協(xié)查工作協(xié)查是指以國(guó)家綜合檔案館為主體,協(xié)

7、同各類專業(yè)檔案館和各部門各單位檔案室,形成一個(gè)檔案查閱系統(tǒng),實(shí)行檔案資料源的互補(bǔ)與共享。在實(shí)際工作中,常碰到以下四種情況:1、在大多數(shù)社會(huì)公眾眼中,政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方,一旦需要查找檔案史料,只想到檔案館,他們不了解,更很難知道各類檔案館(室)的功能與分工,在此,綜合檔案館里常碰到利用者走錯(cuò)路入錯(cuò)門的現(xiàn)象。2、在其他專業(yè)檔案館(室)接待查檔設(shè)置的門檻往往比較高,如需領(lǐng)導(dǎo)層層審批,要正式介紹信,內(nèi)控檔案不便利用等等。還有就是機(jī)關(guān)、企事業(yè)部門檔案員對(duì)外接待查閱不是他們的主要工作,對(duì)利用者大多不是推諉就是找不到人,使利用者有時(shí)不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。3、個(gè)別檔案館(室)沒(méi)

8、有收費(fèi)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn),造成亂收費(fèi)、超標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。4、在個(gè)別檔案室里,給利用者開(kāi)具的檔案證明,一些部門“不買賬”,有關(guān)部門只認(rèn)準(zhǔn)檔案館的“檔案證明專用章”,因而使利用者交了錢拿了證明卻辦不了事。按當(dāng)前理論界“大檔案”的理念與思路,把各級(jí)綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館,這在實(shí)際操作中需要一個(gè)較為艱難而長(zhǎng)期的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)渡期,要徹底解決以上問(wèn)題,為利用者做好協(xié)查工作,就顯得更為重要和必要。通常為利用者協(xié)查的具體做法是:首先,檔案館應(yīng)將館藏的全部目錄集中到一起存放,使利用通過(guò)導(dǎo)查能在較短的時(shí)間內(nèi),掌握檔案館館藏的內(nèi)容,為利用者查找檔案提供有價(jià)值、有意義的線索。其次,向利用者明確檔案館在查

9、檔上的主體地位,即有統(tǒng)一、有步驟的調(diào)度、安排、監(jiān)管查閱者的權(quán)利。第三,在檔案館內(nèi)統(tǒng)一查檔制度,統(tǒng)一收費(fèi)票據(jù),統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。最后,根據(jù)利用者的要求,檔案館應(yīng)主動(dòng)在利用者所查檔案資料上加蓋“檔案證明專用章”。五、做好陪查工作近些年來(lái),各級(jí)各類綜合檔案館都開(kāi)展了檔案寄存業(yè)務(wù),特別是國(guó)企改制后的國(guó)有 企業(yè) 檔案大量進(jìn)入綜合檔案館里,帶來(lái)了利用者查檔上的突出矛盾。一是查閱量大。有時(shí)為了研究 歷史 上某一重大事件或某一個(gè)問(wèn)題,如 經(jīng)濟(jì) 案件、歷史事件等,需要查閱幾百卷甚至上千卷檔案資料。二是查閱檔案的連貫性很強(qiáng)。如查某一大的工程出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)案件,查閱企業(yè)改制、企業(yè)房改問(wèn)題等,不僅要查其基本的基建檔案、文書檔

10、案,同時(shí)還要查閱 會(huì)計(jì) 檔案,另外在會(huì)計(jì)檔案中又有憑證、賬簿、報(bào)表,賬簿中又會(huì)有總賬和各分類帳表等。三是這一類問(wèn)題查檔的不確定因素很大。有時(shí)要按照問(wèn)題、歷史事件的線索順序查閱,有時(shí)要逆查,有時(shí)要橫向查,如會(huì)計(jì)總分類帳表等,甚至有時(shí)還要臨時(shí)查找線索,如當(dāng)事人口述依據(jù)等。四是查檔的專業(yè)性強(qiáng)。比如查閱會(huì)計(jì)檔案,就必須具備很強(qiáng)的會(huì)計(jì)專業(yè)技能和知識(shí)。工程中經(jīng)濟(jì)案件,大的歷史事件也是如此。這種查閱需求的特殊性很大,檔案館如果按正常的調(diào)卷查閱的話,是很難應(yīng)付的。至少需要3個(gè)人為其提供服務(wù),庫(kù)管員調(diào)卷,接待人員收卷,庫(kù)管員一天進(jìn)出庫(kù)房多次,調(diào)卷量大,很辛苦,而利用者往往還不滿意。這就需要實(shí)行陪查,即檔案館工作人員陪同利用者到檔案庫(kù)房查找利用者所需的檔案。把利用作為最大追求目的的國(guó)家級(jí)綜合檔案館,依據(jù)單位部門利用檔案的實(shí)際,適度展開(kāi)陪查業(yè)務(wù),一方面能滿足利用者查檔的特殊需要,又充分體現(xiàn)了綜合檔案館在工作上以人為本的思想理念。但要依據(jù)