如何加強工作計劃性管理

1、如何加強工作計劃性管理如何加強工作計劃性管理如何加強工作計劃性管理如何加強工作計劃性管理講師：林俞丞 第一部分：計劃的概念及意義第一部分：計劃的概念及意義1 1、管理的、管理的“主動主動”與與“被動被動”的過程的過程一種現(xiàn)象 許多人認為：優(yōu)秀管理者的真正本領在于其解決問題的能力。管理者應將其時間和創(chuàng)造力用于解決當前最緊迫的問題上。 ？ 管理的管理的“主動主動”與與“被動被動”的的過程過程但是對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進行管理實際上只是對事物做出反應，而不是主動采取行動。是在讓外部事件決定何時采取何種決策。計劃導向型管理，是一個主動的過程。 反應式管理還是主動式管理 累！源自反應式行為方式 案例：九州獸藥

2、的管理模式變革追求計劃內(nèi)的成功 案例：曲突徒薪的故事：國人喜歡救火英雄 案例：司馬懿是如何打敗諸葛亮的？ 案例：蒙哥馬利如何打敗隆美爾？ 結論：良好的計劃和準備遠大于聰明和計謀 個人對管理認識的變遷： 好奇謀艾克卡 好戰(zhàn)略松下 好人才曹操 好準備葉志平（基本功） 案例：像葉志平那樣去管理 中國礦難VS智利救援 管理者職責討論基業(yè)長青 不讓問題發(fā)生，把事情控制在預料之內(nèi) 消除激動人心的事情 把一切控制在計劃中 修路，變例外為常規(guī) 8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會兒有關公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。10：00準備布置下屬工作，

3、又有電話打來詢問有關新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進來請示工作，任經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。11：00對秘書報上來的文件等進行批示、處理；閱讀文件、各類的報告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。 12：00匆匆吃過飯，看了一會兒報紙、與同事聊了一會兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進辦公室。 讓我們來看看反應式管理者的一天： 14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管的工作不放心，本應是下屬的職責，任經(jīng)理卻又全包了下來，

4、包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項工作又占去時間2個小時。 16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進來請示和審批，同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。 16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團結已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強調(diào)一下。但會議不僅沒有達到任經(jīng)理的預期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17：00。 17：00 下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時間，已經(jīng)沒有時間來完成報告，只好挾著自己未寫完的報告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。案例：銷售人員的時間浪費在哪里了？我做某獸藥企業(yè)的咨詢

5、顧問時，總是感覺這家企業(yè)的業(yè)務團隊營銷效率不夠高， 又不知問題出在哪里，于是決定對其中部分業(yè)務進行跟訪，以下是某業(yè)務員的日工作行程記錄：早上7：30起床，8：10分出門吃早餐，8：40坐車拜訪第一家客戶，9：25分至客戶處，不巧客戶未在，又直奔第二家客戶處，離第一家客戶處大約20多公里，11：30分左右至第二家客戶處時為避免請客戶吃飯遂決定下午1：30分再訪，1：30分終于見到客戶，交談中發(fā)現(xiàn)此客戶不具備合作能力，根本不是目標客戶，約3：00從第二家客戶處出來，又想到有一老客戶需要回訪，于是返程30公里直奔老客戶處，但老客戶本人不在，與其下屬交談1小時但收獲不大，這時天色已晚，才想起有一個訂貨

6、電話還沒有打，趕緊給公司打電話要貨，可惜公司已經(jīng)下班，悻悻然吃了晚飯回到住處，約人打撲克，無聊等待第二天的拜訪案例中這個銷售人員的問題有哪些？ 對路線沒有一個合理規(guī)劃和統(tǒng)籌安排 對時間和事件沒有一個恰當?shù)膮f(xié)調(diào) 未能做到預先設計、預先準備，造成時間浪費 做事之前的溝通沒有做好，約見、拜訪、成交缺乏計劃 沒有充分利用好時間 原因：缺乏計劃性，隨意性太強，過強的隨意性造成時間和精力的大量浪費營銷人員行動日志營銷人員行動日志行動計劃行動計劃計劃完成計劃完成承諾獎罰承諾獎罰實際完成實際完成問題分析問題分析時間時間行動項目行動項目今日總結今日總結今日感悟今日感悟明日改進明日改進專注自檢專注自檢今天我的計劃

7、完成狀況今天我的計劃完成狀況今天我習練技能狀況今天我習練技能狀況今天的結果滿意度今天的結果滿意度今天我專注于目標了嗎？今天我專注于目標了嗎？ 一日之計在于昨夜 優(yōu)秀的業(yè)務高手都是擅做計劃的 計劃和總結是提升效率的最有效方法 數(shù)據(jù)：良好的計劃可以提升效率2倍以上2、沒有計劃的悲哀 浪費時間、沒有效率 大量重疊性和浪費性活動 執(zhí)行中變數(shù)太大，無法控制（計劃是執(zhí)行的路線圖） 思考：你的效率為什么總是不夠高？ 計劃：是為實現(xiàn)決策所確定的目標，預先進行的行動安排。 計劃是指用指標等形式所表述的組織及組織不同部門和不同成員在未來一定時期內(nèi)行動方向、內(nèi)容和方式安排的管理文件 3、計劃的概念 在一個組織中，計

8、劃工作是管理的首要職能，其他工作都只有在確定了目標、制訂了計劃以后才能開展，并圍繞著計劃的變化而變化。 計劃是指揮的依據(jù) 計劃是控制的標準 計劃是減少浪費的有效方法（合理配置資源，提高效率 計劃可把不確定因素的影響降到最小4、關于計劃的誤解 :最終結果僅僅是計劃的目的之一，過程本身就很有價值，即使最終結果沒有完全達到預期的目標。計劃迫使管理者認真思考要干什么和怎么干，搞清這兩個問題本身就具有價值。 凡是認真進行計劃的管理者將會有明確的方向和目的，將會使偏離方向的損失減至最小，這就是計劃過程本身的價值。市場營銷部/8月5日校長管理研討會議資料 :計劃不能夠消除變化，無論管理者如何計劃，變化總會發(fā)

9、生。管理者制定計劃的目的是預測變化和制定最有效的應變措施。 :計劃意味著承諾。有時計劃成為一種約束是因為管理者在制定出計劃后就不再作任何修正了。 計劃應當是一種持續(xù)進行的活動。事實上，由于正式計劃是被推敲過的并清楚的銜接在一起的，因此它比只存在于高級管理者腦子里的一套模糊的假設更容易修改。不僅如此，有些計劃是可以作得更靈活的。5、為什么要做計劃？、為什么要做計劃？ 資源稀缺：必須把有限資源配置到能產(chǎn)生最大效益的地方，只有有效地運籌和規(guī)劃可以做到這一點 變化和不確定性使事情變得復雜 無序的行動低效功能明確方向明確目標明確路徑明確方法明確責任明確衡量方法作用集中資源：四渡赤水行動指南：論持久戰(zhàn)減少

10、不確定性提高效率提高積極性體會成就和人生價值為什么要做計劃為什么要做計劃 計劃做好，出奇制勝戰(zhàn)國時期,齊國有位貴族叫田忌,他常與齊威王賽馬,每次比賽跑三場。以往的比賽田忌總是輸給齊威王，所以他不敢下大賭注。后來，當時的大軍事家孫臏看了比賽后，讓田忌下次比賽只管多下注，每場下注一千兩金子，三場三千兩。到了比賽那天，齊王的車夫駕著頭等馬出來，孫臏叫田忌的車夫駕著三等馬出去比賽，田忌輸了一千兩金子。等到了第二場，田忌用自己的頭等馬與大王的二等馬比賽，第三場用二等馬與大王的三等馬比賽。最后，田忌還贏了一千兩金子。問題：從田忌賽馬的故事中，分析實現(xiàn)取勝的決策與計劃的關系。6 6、計劃工作的原理、計劃工作

11、的原理 限定因素原理 許諾原理 靈活性原理 改變航道原理限定因素原理限定因素原理所謂限定因素，是指妨礙組織目標實現(xiàn)的因素，也就是說，在其他因素不變的情況下，僅僅改變這些因素，就可以影響組織目標的實現(xiàn)程度。限定因素原理有時又被形象地稱做“木桶原理”主管人員越是能夠了解對達到目標起主要限制作用的因素，就越能夠有針對性地、有效地擬定各種行動方案。許諾原理：男人的許諾許諾原理：男人的許諾這一原理涉及計劃期限的問題。任何一項計劃都是對完成各項工作所做出的許諾，因而許諾越大，實現(xiàn)許諾的時間就越長，實現(xiàn)許諾的可能性就越小。靈活性原理：馬其諾防線靈活性原理：馬其諾防線計劃必須具有靈活性，即當出現(xiàn)意外情況時，有

12、能力改變方向而不必花太大的代價。靈活性原理是指制定計劃時要留有余地，至于執(zhí)行計劃，一般不應有靈活性。計劃中體現(xiàn)的靈活性越大，由于未來意外事件引起損失的危險性就越小。改變航道原理改變航道原理計劃制定出來后，就要促使計劃的實施，但不能被計劃所“管理”或者框住。必要時可以根據(jù)當時的實際情況作必要的檢查和修訂。計劃的總目標不變，但實現(xiàn)目標的進程（即航道）可以因情況的變化隨時改變。 第二部分：如何才能做好計劃？1、如何才能做好計劃？ 對資源、能力有清醒的認知 對未來有個準確的預測或規(guī)劃 目標清晰而具體 策略、方案切實可行 2 2、工作計劃的兩要素、工作計劃的兩要素德魯克認為并不是有了工作才有目標，而是相

13、反，有了目標才能確定每個人的工作。 如果一個領域沒有目標，這個領域的工作必然被忽視。管理者應該通過目標對下級進行管理，當組織最高層管理者確定了組織目標后，必須對其進行有效分解，轉變成各個部門以及各個人的分目標，管理者根據(jù)分目標的完成情況對下級進行考核、評價和獎懲。目標的目標的4 4 特性特性個人(體)的實際的 明確的可衡量的行動計劃行動計劃 為實現(xiàn)分目標而制訂的具體的工作部署與安排：包括明確的工作任務、負責人、完成時間及所需資源等3 3、計劃工作的任務、計劃工作的任務做什么（What to do it）？為什么做（Why to do it）？何時做（When to do it）？何地做（Whe

14、re to do it）？誰去做（Who to do it）？怎么做（How to do it）？ What“做什么”：要明確計劃工作的具體任務和要求，明確每一個時期的中心任務和工作重點。A. 例如，企業(yè)生產(chǎn)計劃的任務主要是確定生產(chǎn)哪些產(chǎn)品生產(chǎn)多少，合理安排產(chǎn)品投入和產(chǎn)出的數(shù)量和進度，在保證按期、按質和量完成訂貨合同的前提下，使得生產(chǎn)能力得到盡可能充分的利用。 Why“為什么做”：要明確計劃工作的宗旨、目標和戰(zhàn)略，并論證可行性。 A. 實踐表明，計劃工作人員對組織和企業(yè)的宗旨、目標和戰(zhàn)略了解得越清楚認識得越深刻，就越有助于他們在計劃工作中發(fā)揮主動性和創(chuàng)造性。正如常所說的“要我做”和“我要做”的

15、結果是大不一樣的，其道理就在于此。 When“何時做”：規(guī)定計劃中各項工作的開始和完成的進度，以便進行控制和對能力及資源進行平衡。 Where“何地做”：規(guī)定計劃的實施地點或場所，了解計劃實施的環(huán)境條件限制，以便合理安排計劃實施的空間組織和布局。 Who“誰去做”：計劃不僅要明確規(guī)定目標、任務、地點和進度，還應規(guī)由哪個主管部門負責。例如，開發(fā)一種新產(chǎn)品，要經(jīng)過產(chǎn)品設計、樣機試制小批試制和正式投產(chǎn)幾個階段。A. 在計劃中要明確規(guī)定每個階段由哪個部門主要責任，哪些部門協(xié)助，各階段交接時，由哪些部門租哪些人員參加鑒和審核等。 How“怎么做”：制定實現(xiàn)計劃的措施，以及相應的政策和規(guī)則，對資源行合理分

16、配和集中使用，對人力、生產(chǎn)能力進行平衡，對各種派生計劃進綜合平衡等。 實際上，一個完整的計劃還應包括控制標準和考核指標的制定，也就告訴實施計劃的部門或人員，做成什么樣，達到什么標準才算是完成了計劃。 4、計劃的內(nèi)容（5w1H準則)要素 所要回答的問題 內(nèi)容前提 計劃在何種情況下有效 預測、假設、實施條件目標 做什么(what) 最終結果、工作要求目的 為什么要做(why) 理由、意義、重要性戰(zhàn)略 如何做(How) 基本方法、主要戰(zhàn)術責任 誰做(who) 、做得好壞的結果 人選、獎罰措施時間表 何時做(When) 起止時間、進度安排范圍 涉及哪些部門或何地 組織層次或地理范圍 (where)預算

17、 需投入多少資源 費用、代價應變措施 萬一。怎么辦 最壞情況計劃5、哪些事要做計劃針對上級所交給的事項做計劃理解方針，把握職責，培養(yǎng)提出計劃的習慣；針對自己所發(fā)現(xiàn)的事項做計劃；針對開發(fā)自己能力的事項做計劃；針對自己的人生目標作計劃。 第三部分：計劃的編制方法如何做計劃目標如何確定；步驟如何明確：計劃期限如何確定；如何分配資源；責任如何明確；如何增強計劃的靈活性；預測并有效地確定計劃重要前提條件 過去 研究過去 現(xiàn)在 認清現(xiàn)在 未來 確定目標研究過去，從過去找出一些規(guī)律擬訂和選擇可行性行動方案制定主要計劃制定派生計劃制定主要計劃計劃編制過程計劃編制過程 確定目標 我們要向哪里發(fā)展 打算實現(xiàn)什么目

18、標 什么時候實現(xiàn)步驟1步驟2研究過去 過去決策可能帶來的影響并發(fā)現(xiàn)其規(guī)律,歸納和演繹步驟3認清現(xiàn)在 環(huán)境研究（外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境）預測并確定前提條件 對重要前提條件預測的方法德爾菲法擬定和選擇方案 擬訂盡可能多的方案 頭腦風暴法評估各種備選方案 成本最低 收益最大實現(xiàn)目標步驟4步驟5制定主要計劃 將所選計劃用文字表述出來,確定5W1H的內(nèi)容擬定派生計劃 投資計劃 培訓計劃 生產(chǎn)計劃 銷售計劃 采購計劃 成本計劃等等編制預算 項目預算 工資預算 采購預算 銷售預算等等步驟7步驟6步驟8姓名姓名：月計劃時月計劃時間：間：20072007年年1 1月月1 1日日-31-31日日本月本月重點重點工作工

19、作時間時間任務名稱任務名稱本周關鍵本周關鍵行動行動本月預本月預期結果期結果未完成未完成責任責任檢查檢查人人實際實際結果結果改進措改進措施施本月行動安排本月行動安排一一二二三三四四五五1 1月月8 8日至日至1212日日山東貝萊山東貝萊特空調(diào)特空調(diào)成交月成交月份課程份課程回傳，回傳，回款回款1 1月月1515日至日至1919日日兆龍軟件兆龍軟件成交月成交月份課程份課程回傳，回傳，回款回款1 1月月2222日至日至2626日日乳業(yè)協(xié)會乳業(yè)協(xié)會收費巡講收費巡講家家1 1月月2929日至日至2 2月月2 2日日新客戶新客戶北京課程北京課程人人回款回款用周計劃管理用周計劃管理“預期結果預期結果”周計劃、周結果工作內(nèi)容周預期工作結果階段性工作結果周預期工作結果未完成的懲罰措施周預期工作結果完成情況原因及改進措施周一周二周三周四周五周六周日 周感想 用日結果匯報體系管理日結果用日結