用Excel輕松打印支票方法

1、對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)填寫支票是一項(xiàng)重要的日常工作。使用電腦進(jìn)行支票套印既可減少工作量，又能有效地避免填寫失誤，顯然是個(gè)不錯(cuò)的選擇。下面就以Excel2003為例介紹一下套印支票的具體操作。一、精確設(shè)置套印位置為了獲得支票圖樣，你需要一臺(tái)掃描儀或數(shù)碼相機(jī)。把支票放入掃描儀，掃描分辨率設(shè)定為100dpi、縮放比100。在預(yù)覽圖形上調(diào)整掃描區(qū)域框使它盡量靠近支票邊，或者在掃描后再用圖形處理軟件進(jìn)行修剪。最后把掃描的圖像處理后保存為ZP.bmp。編注：如果用數(shù)碼相機(jī)拍照，可以將照片在Photoshop軟件中放大尺寸，使它和實(shí)際的支票尺寸相同。1.設(shè)置定位背景啟動(dòng)Excel，單擊菜單欄的“格式/工作表/背景

2、”打開工作表背景對(duì)話框，把剛才保存的ZP.bmp設(shè)定為背景。單擊工具欄上顯示比例的下拉列表框，把顯示比例設(shè)定為106%。注：106%的比例是這樣得來(lái)的。在把掃描的支票圖設(shè)置為電子表格背景后，設(shè)置顯示比例為100%，用繪圖工具欄中的“矩形”工具畫一個(gè)與背景支票等高的矩形，打印出來(lái)。量得打印出的矩形高為8.5厘米，直接量取支票的高度為8厘米，8.58=106%就是所需的比例2.設(shè)置界面及數(shù)據(jù)定位通過拖動(dòng)行、列標(biāo)題的邊界調(diào)整行高列寬，再配合使用格式工具欄中的 “合并及居中”按鈕，讓支票中要每個(gè)要填寫的位置均正好與一個(gè)單元格重合。對(duì)于日期的年月日、小寫金額的個(gè)十百千的格子都只要合并在一個(gè)單元格就夠了。

3、對(duì)周圍無(wú)關(guān)的單元格全部設(shè)置填充色以突出顯示支票。然后在支票下面的16行設(shè)計(jì)一個(gè)表格用于輸入支票中的基本內(nèi)容，并輸入數(shù)據(jù)以便下一步設(shè)置時(shí)參考(圖 1)。二、格式及公式1.基本公式在C3、C4、B10單元格分別輸入公式=I16、=K16、=B16以顯示科目、對(duì)方科目和金額。出票日期B7、H2都輸入=F16，收款人B9和H3=A16，用途B11和G7=H16。這一步讓支票上的各個(gè)單元格分別引用16行中的相應(yīng)單元格數(shù)據(jù)。2.格式設(shè)置選中A1：E13存根區(qū)設(shè)置為8號(hào)字、宋體、左對(duì)齊。再選中 F1：L13支票區(qū)設(shè)置為10號(hào)字、宋體，左對(duì)齊。選中H4設(shè)置14號(hào)字，單擊工具欄上的“B”按鈕設(shè)置文字加黑，以突出

4、顯示大寫金額。選中B9，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡中單擊選中“縮小字體填充”復(fù)選項(xiàng)，以防收款人名過長(zhǎng)時(shí)顯示不完。同樣對(duì)H3、H4設(shè)置“縮小字體填充”格式。選中存根的金額B10，右擊從 “設(shè)置單元格格式”的“數(shù)值”選項(xiàng)卡中設(shè)置分類為貨幣、小數(shù)2位。3.小寫日期選中存根出票日期的B7單元格，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表中選擇“自定義”，在“類型”輸入框中輸入“yy mm dd”，不含引號(hào)且在yy與mm、mm與dd間均有4個(gè)半角空格(圖2)。確定后就可以看到日期已經(jīng)對(duì)準(zhǔn)了。在類型中通過增加或減少半角空格數(shù)可直接調(diào)整年月日的間距。4.大寫日期選中H2設(shè)置

5、文字水平居中對(duì)齊，把字號(hào)設(shè)置為10號(hào)。右擊H2 選擇“設(shè)置單元格格式”，在 “數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表中選擇“自定義”，在“類型”輸入框中輸入“DBNum2yyyy mm dd”，不含引號(hào)且年月日間同樣以4個(gè)半角空格分隔，確定后，再適當(dāng)調(diào)整H列寬度讓日期對(duì)正位置即可。5.小寫金額在小寫金額的J5中輸入公式=IF(B16 100000000,￥,) &WIDEcha(ROUND(B16,2)*100)。公式前半部分表示當(dāng)數(shù)值小于1億時(shí)才顯示￥，后面的WIDEcha()作用是把單字符轉(zhuǎn)成雙字符，其效果就相當(dāng)于在各個(gè)數(shù)字間插入1個(gè)空格增大數(shù)字間距，然后只要適當(dāng)調(diào)整字號(hào)就可以得到所需的間距，在此設(shè)置

6、為10.5號(hào)字就差不多了。最后選中J5設(shè)置右對(duì)齊，再調(diào)整K列寬讓各個(gè)數(shù)字對(duì)正相應(yīng)格子即可。注：對(duì)于字號(hào)列表中沒有的字號(hào)，只要在工具欄上的“字號(hào)”輸入框中直接輸入數(shù)字如10.5，然后回車即設(shè)置為10.5號(hào)字。6.大寫金額的處理在大寫金額的H4單元格中輸入公式=IF(INT(B16)=0,TEXT(INT (B16),DBNum2)&元)&IF(OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),IF (INT(B16*10)=INT(B16)*10,零,RIGHT(TEXT(INT(B16*10),DBNum2),1)& 角)&IF(INT(B16*100)=INT(B16*10)*1

7、0,整,RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2), DBNum2),1)&分)，回車確認(rèn)后馬上可以看到自動(dòng)顯示的大寫金額。最后完成的效果如圖(圖3)。此公式分三段分別對(duì)元、角、分進(jìn)行計(jì)算獲取大寫數(shù)值并加上單位，再用&連接起來(lái)。公式中IF(INT(B16)=0,TEXT(INT(B16),DBNum2)&元)表示當(dāng) B16的整數(shù)部分為0時(shí)不顯示，否則將B16取整后轉(zhuǎn)換成大寫，并在后面加上“元”。RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2), DBNum2),1)表示對(duì)B16的值四舍五入保留2位小數(shù)，轉(zhuǎn)換為大寫后再提取最右邊一個(gè)字，也就是分值的大寫。7.有效性設(shè)置為了防止輸入錯(cuò)誤，應(yīng)對(duì)A1

8、6:K16單元格分別設(shè)置有效性。選中B16，單擊“數(shù)據(jù)/有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中設(shè)置“允許”“小數(shù)”、“數(shù)據(jù)”“小于”、最大值1000000000確定完成設(shè)置，這樣當(dāng)輸入金額超出支票最大金額時(shí)就會(huì)有錯(cuò)誤提示。選中H16，單擊“數(shù)據(jù)/有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中設(shè)置“允許”為“序列”，在 “來(lái)源”中輸入“人工工資,工程費(fèi)用,購(gòu)買設(shè)備,建筑材料費(fèi)”(不引號(hào))，切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，單擊取消“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”復(fù)選項(xiàng)前的 ，確定后再選中H16就會(huì)顯示一個(gè)下拉按鈕，單擊它可以從下拉列表中選擇輸入常用的項(xiàng)目，當(dāng)然也可以直接輸入新項(xiàng)目。I16、K16也具有類似要求亦應(yīng)同樣進(jìn)行

9、設(shè)置。三、打印設(shè)置1.指定打印區(qū)域選中B2:L13區(qū)域，單擊菜單“文件/打印區(qū)域/設(shè)置打印區(qū)域”。在此不要把第1行和A列設(shè)置為打印區(qū)域，因?yàn)橥ǔ４蛴C(jī)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)邊距打印的，所以得保留這一部分做為頁(yè)邊距。2.頁(yè)面設(shè)置畫一個(gè)與A1重合的矩形，右擊此矩形選擇“設(shè)置自選圖形格式”，從“大小”選項(xiàng)卡中查出矩形高度1.3厘米、寬度2.3厘米，這其實(shí)就是首行的行高和A列的列寬，也就是要設(shè)置的頁(yè)面上邊距和左邊距的尺寸。單擊菜單的“文件/頁(yè)面設(shè)置”，在“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡中輸入上 1.3厘米、左2.6厘米，右、下邊距則改為最小值0(圖4)。由于支票長(zhǎng)超過A4紙的寬度21厘米，所以對(duì)于A4幅面的打印機(jī)還應(yīng)在“頁(yè)面設(shè)

10、置”的“頁(yè)面”選項(xiàng)卡中反紙張方向選擇為“橫向”才能正常打印。然后單擊“選項(xiàng)”按鈕進(jìn)入打印機(jī)設(shè)置界面，自定義紙張尺寸，直接輸入紙的尺寸，這尺寸當(dāng)然也要直接用尺子從支票上量取。不過實(shí)際上，對(duì)于大部分的噴墨打印機(jī)和針式打印機(jī)，你只要選擇一個(gè)比支票大的紙張尺寸就可以正常打印了，并不需要完全一樣的尺寸。3.打印測(cè)試放入一張復(fù)印的支票打印試試，一般打印機(jī)多少會(huì)有些偏差，只要從打印的樣張上直接量取水平或垂直的偏移值，然后增減到相應(yīng)的上、左頁(yè)邊距中即可。設(shè)置為背景的支票雖然在屏幕上可以看到，但是并不會(huì)被打印出來(lái)，所以無(wú)需考慮。4.保護(hù)工作表選中A16:K16區(qū)域右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在“保護(hù)”選項(xiàng)卡中單擊取消“鎖定”復(fù)選項(xiàng)，確定返回。單擊“工具/保護(hù)/保護(hù)工作表”，在彈出窗口的“允許此工作表的所有用戶進(jìn)行：”選項(xiàng)列表中只選中“選定的單元格”選項(xiàng)，確定完成工作表保護(hù)設(shè)置。這樣在工作表中除了A16:K16單元格區(qū)域外，其它單元格將無(wú)法選中，也不能調(diào)整行高列寬，這樣就不用擔(dān)心會(huì)因誤操作影響支票套印效果了。最后把此工作薄命保存為“支票套印.xls”備用。OK，到此支票套印的模板已經(jīng)完成了，以后需要打印支票時(shí)，只需打開“支票套印.xls”，在A16:K16輸入支票的內(nèi)容，基本上只要輸入金額和日期其它都