高效會議管理技巧

1、目錄目錄前言一、明白會議二、會議的三大角色三、會議存在的問題四、如何開一個高效的會議 1、會前準備 2、會中控制 3、會后跟蹤 會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？ ？ 整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！ 第一第一 明白會議明白會議會議的意義會議的目的會議的種類會議的成本集思廣益圖集思廣益圖會議想法想法想法好創(chuàng)意好點子甲乙丙會議的意義會議的意義會議是一個集思廣益的渠道會議是一種群體溝通的方式會議的目的會議的目的開展有效的溝通傳達資訊協(xié)調(diào)矛盾達成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣會議的種

2、類會議的種類 按人數(shù)分類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會方式分類 按開會目的分類按開會目的分類1.團隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政2.策的會議2.當眾表揚或批評別人的4.會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團隊會議5.集思廣益的會議會議成本的計算會議成本的計算會議的時間成本直接的會議成本其他成本第二第二 會議三大角色會議三大角色主持人與會者記錄者主持人主持人時間時間主持人責任主持人責任開會前根據(jù)會議主題確定會議議題依據(jù)提供的材料提供論證材料開會中控制會議方向，使會議按照議程進行引導發(fā)言者發(fā)言及時并正確總結(jié)段落或者議題討論內(nèi)容管理會議沖突開會

3、后提醒抄送記要明確會議執(zhí)行責任人布置跟蹤事宜及時間節(jié)點與會者與會者時間時間主持人責任主持人責任開會前根據(jù)個人觀點研究問題依據(jù)提供的材料準備論證材料記下會議的日期、時間、地點做好在會議中發(fā)言的準備開會中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關注正在討論的事項與主持人密切配合以達到會議目的開會后會議達成了什么共識還有那些事情未完成分配給自己的任務如何完成記錄者記錄者時間時間主持人責任主持人責任開會前了解會議主題，準備錄用工具協(xié)助主持人通知開會的日期、時間、地點布置會場以及會務組織開會中提煉會議決議、及時記錄與主持人密切配合以達到會議的目的開會后抄送會議紀要協(xié)助跟蹤落實會議決議執(zhí)行情況及時向主持人反饋跟蹤

4、結(jié)果第三第三 會議存在的問題會議存在的問題會議的四大惡習會議-傷不起會議是四大惡習會議是四大惡習會而不議議而不決決而不行行而不實會議的幾大致命傷會議的幾大致命傷會前無準備偏離討論主題主持人不能拍板做決定少數(shù)人壟斷發(fā)音意見無法流暢地溝通一言堂，與會者迎合領導的想法會議的十大致命傷會議的十大致命傷沒有后續(xù)跟蹤參與者與會議主題相關性不大爭辯、成為明爭暗斗和可以展示自己的地方第四第四 如何開一個高效的會議如何開一個高效的會議會前準備會中控制會后跟蹤成功、高效會議的幾大特征成功、高效會議的幾大特征擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負責人跟蹤落實并反饋結(jié)果固定的會議

5、流程規(guī)范固定的會議流程規(guī)范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程 1分享話題和目標交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排工作跟蹤備忘錄跟蹤計劃一、開會前的準備工作一、開會前的準備工作是否要開會1h5w準備工作核對單主持人的準備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果無需開會的五個如果如果必須把信息同 時傳達給很多人 有些事情需要當眾表揚或批評 要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務必須開會的五個如果必須開會的五個如果會議準備的會

6、議準備的5w1h法法whywhatwhenwhowherehow5w1h：是標準化操作流程英文英文含義含義what（目的）為什么， 為什么要做，目的，原因why（目標）什么，做什么，怎么做，內(nèi)容，目標when（時間）什么時候，何時做，何時完成，時間、時限where（地點）在哪里， 在哪里做，地點、場所、位置who（誰做）誰去做，找誰做，人員、對象，主體、客體how（方法）怎樣，要怎樣做，做法、措施、策略 會議準備工作核對單會議準備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17

7、.準備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知主持人的主持人的4個準備個準備 設定溝通目標 制訂行動計劃 預備可能的爭執(zhí) 進行swot分析& swot分析分析strength優(yōu)勢weakness劣勢opportunity機會threat威脅 自身環(huán)境二、 會議中技巧v白帽子：信息、數(shù)據(jù)v紅帽子：判斷、形成問題v青帽子：針對以上的問題討論v黃帽子：給出積極的解決方案或者建

8、議v黑帽子：排除不適合的方案或者建議v藍帽子：總結(jié)并形成決議，跟蹤落實簡化六頂帽子簡化六頂帽子 單純提出事件數(shù)據(jù)直覺判斷提出大家的意見創(chuàng)造想法對以上的建議肯定綜合分析評議方案提出反對意見確定決議落實跟蹤反饋有效溝通原則有效溝通原則有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節(jié)積極傾聽努力達成目標主持人的守則與責任主持人的守則與責任參會者的守則和責任參會者的守則和責任v會前充分準備v會中全情投入，貢獻自己的創(chuàng)意與意見v以解決問題為己任v開放的心態(tài)，摒除部門之見v盡可能多的獲取信息v耐心聆聽，尊重他人的意見v勇于發(fā)言，言之有物v不隱善揚惡，不人身攻擊v避免不當?shù)闹w語言v會后總結(jié)、執(zhí)行和反饋會議過

9、程中的五大人物會議過程中的五大人物v1、與“蟬”相遇v2、與“鯊魚”相遇v3、與“驢”相遇v4、遭遇“兔子般追蹤”v5、與“螃蟹（跑題者）”相遇與與“cicada蟬蟬”相遇相遇v講故事（和討論的主題無關）v講了很長才進入主題v講的太模糊，沒有具體事例v拒絕傾聽別人的主要觀點對于對于“蟬蟬”的解決的解決v可用話語或非語言的暗示v事先提醒關于會議的程序和時間限制v用總結(jié)的方式結(jié)束與與“鯊魚鯊魚”相遇相遇v有攻擊別人的傾向v總是給予消極的、否定的意見對付“鯊魚鯊魚”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法1.非語言性打斷2.重申會議規(guī)范與與“驢驢”相遇相遇v過于敏感v防衛(wèi)性很強，心中有面墻v不能站在別人的立場看

10、問題對付“驢驢”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法點名發(fā)言重復問題突出他的貢獻 遭遇遭遇“兔子般追蹤兔子般追蹤”v質(zhì)疑正在使用的程序v總是提議不同的程序或建議v解決的方法： 1.肯定他的貢獻 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序與與“螃蟹（跑題者）螃蟹（跑題者）”相遇相遇v開會的同時一并做別的工作v私自進入小團體討論v時常接電話v瞌睡v其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等對對“螃蟹螃蟹”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法1.強調(diào)時間壓力2.重申會議規(guī)范3.短暫沉默三、三、 會后跟蹤會后跟蹤v會議記錄者的功能v對會議記錄的幾大建議會議記錄者的功能會議記錄者的功能v僅次于主持人v記錄及維持議程所設計的順序v協(xié)助主持

11、人總結(jié)與歸納v跟蹤決議的落實情況并反饋結(jié)果會議記錄的幾大建議會議記錄的幾大建議v會議記錄內(nèi)容全面而準確v記錄者的筆記流暢不失真v會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容v會議記錄應有組織的整理v與主持共同修正錯誤部分v將會議記錄發(fā)送給與會者參會者會后跟進的內(nèi)容參會者會后跟進的內(nèi)容v拿到會議記錄以后要細讀v分析、理解、貫徹會議方向v考慮自己任務的完成方法v會議是一項新任務的開始v按照時間節(jié)點及時反饋給會議記錄者、主持人以及相關人員事件（完成時間）事件（完成時間） 本周完成結(jié)果本周完成結(jié)果當前完成狀（周當前完成狀（周 ）持續(xù)狀態(tài)持續(xù)狀態(tài)公司名稱變更（5.1-5.30）本周內(nèi)上交材料包括1、身份證2、股東決議3、等等材料已經(jīng)全部收集齊全，并上交，等待5-7個工作日，未發(fā)現(xiàn)其他情況按照目前進度本月內(nèi)完成車棚的施工（5.1-5.14）本周預計可以江車棚主體結(jié)構完成由于本周直下雨，室外無法施工，只有材料到場，未施工本工作需要延期至:5.2