Microsoft Word2007郵件合并批量制作帶圖片檔案方法

1、Microsoft Word2007郵件合并批量制作帶圖片檔案方法（4567圖解）微軟OFFICE WORD系統(tǒng)中的郵件合并功能，是很多熟練使用WORD的朋友比較喜歡的一種實用工具，它不僅可以批量制作各種文檔，還可以制作批量帶圖片的文檔，當然，帶圖片的要比不帶圖片的麻煩一些。而筆者使用了2003和2007，比較發(fā)現(xiàn)2007比2003更為實用，當然中間也有小的BUG，下面筆者就將近來自己制作單位打印機檔案的過程以圖解的方式寫出來，以供大家共同學(xué)習(xí)研究，希望通過這篇文章幫助需要這方面信息的朋友們，簡化繁雜的工作，為簡便的工作。 1、首先我們以EXCEL2007建立一個EXCEL文檔，建立上你需要的

2、“字段”，如下圖，我建立了“ID、PringIMG、品牌、型號.”等需要的字段，其中:PringIMG字段為圖片所以的路徑，這里特別提醒，圖片的路徑中需要使用如下的格式：“D:信息檔案PrintIMG1600KIII.JPG”這里的“”路徑符號，必須使用“”這種格式，而路徑，以你的實際路徑為準，這里顯示的是我的例文使用的路徑。如果路徑中的“”不變更成“”，那么將會出錯，這一點很重要。建立好EXCEL文檔后，在這些字段中輸入相應(yīng)的信息，以備顯示使用。如下圖： 注意：在EXCEL數(shù)據(jù)源中，第一行被默認當作字段名稱，所以我們在建立EXCEL表時，必須保證符合這個要求，不然在我們接下來建立WORD和E

3、XCEL表格之間的鏈接時會出錯。 2、使用MS WORD2007建立一個新文檔，或者打開你已經(jīng)建立好的文檔，這個文檔就是你未來輸出打印時需要的樣子，也就是你要打印的文檔的模板，而全部EXCEL數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)，將通過套用這個模板實施打印。以得到你需要的效果，具體模板的樣子，你可以根據(jù)自己的需要制作，這個部份不單獨講解，因為WORD文檔制作大家都會，所以我直接進入本文的重點，在大家建立好的文檔中應(yīng)用“郵件合并”功能，實現(xiàn)圖文輸出。 當我們建立好WORD2007文檔后，我們就可以建立“郵件合并”了，在WORD2007中，已經(jīng)把“郵件合并”功能單獨提到了菜單中，可見微軟是多么重視這個功能，也看得出使用

4、者對這個功能的喜好程度。 我們單擊菜單欄上的“郵件”標簽，進入“郵件合并”子菜單，如下圖，這時我們需要做的是先建立WORD2007文檔與EXCEL2007文檔（就是我們開始時建立的EXCEL文檔）中間的數(shù)據(jù)鏈接關(guān)系。 單擊“郵件”子菜單中的“開始郵件合并”，點擊下面的子項“郵件合并分步向?qū)А?，打開“郵件合并分步向?qū)А薄?3、這時在窗口右側(cè)導(dǎo)航欄中，會出現(xiàn)“郵件合并”向?qū)Я斜?，在“選擇文檔類型”中我們使用默認選項“信函”，然后選擇“下一步 正在啟動文檔”。如下圖： 4、在接下來的“郵件合并”導(dǎo)航“選擇開始文檔”中依然使用默認選項，這里需要說明的是：“你的模板文檔處于打開狀態(tài)，并且是當前的文檔?！?/p>

5、，然后再選擇“下一步 選取收件人”。如下圖： 5、在這一步中，我們除了保持“選擇收件人”中使用默認的“使用現(xiàn)在列表”外，還要點擊“瀏覽”選擇我們事先制作的EXCEL文檔，以建立WORD和EXECL之間的鏈接。這個“瀏覽”位置如圖所示，在中間的位置上。 點擊“瀏覽”后，會打開如下圖左側(cè)顯示的“我的數(shù)據(jù)源”對話框，我們鼠標左鍵單擊“我的數(shù)據(jù)源”窗口右側(cè)的向下箭頭，打開文檔選擇器，找到我們文件存放的位置，并找到指定文檔，如我們的例文中的文檔存放在“D:信息檔案計算機檔案數(shù)據(jù).xls”,那么我們就指向D盤，并找到“信息檔案”打開這個文件夾，找到“計算機檔案數(shù)據(jù).xls”，而后，點擊窗口下方的“新建源”

6、按鈕。 6、這時，屏幕會彈出數(shù)據(jù)源中要求“選擇表格”的窗口，這時我們會看到我們先前建立的EXCEL表格中的文檔名稱，我的文檔名是：“PCFILES”，那么我就指向這個名稱，然后單擊“確定”按鈕。 7、確定后，會彈出“郵件合并收件人”窗口，顯示出我們先前建立的EXCEL電子表格中的全部內(nèi)容，并在每條信息前顯示有一個“復(fù)選框”，如果這里顯示的數(shù)據(jù)有您不需要的數(shù)據(jù)，您可以去掉前面的復(fù)選框，當然，也可以刪EXCEL電子表格中的相應(yīng)記錄，這個工作由您自己決定，這里顯示的全部數(shù)據(jù)，將是你未來需要打印的數(shù)據(jù)，這一點要清楚。當查看無疑問時，單擊單擊“確定”按鈕。 8、到這里實際上我們就已經(jīng)建立上了“郵件合并”

7、，而向?qū)Ｏ碌牟襟E可以越過，直接進入我們剛才建立的文檔，來實現(xiàn)我們“郵件合并”的關(guān)鍵步驟，建立WORD文檔項目與EXCEL數(shù)據(jù)之間的對應(yīng)關(guān)系。在這里，我們會看到在“郵件”菜單中，很多的項目從先前的灰色不可操作，到現(xiàn)在，已經(jīng)變成了彩色，可以操作的狀態(tài)了，這說明我們建立的鏈接成功了。這時我們就可以按照事先建立的WORD文檔中的相應(yīng)位置插入相對應(yīng)的“合并域”，我們先將光標，停在一處要插入數(shù)據(jù)的位置上，比如：我們將光標停在要插入ID的位置上，然后，我們單擊“郵件”子菜單中的“插入合并域”按鈕上，這時會自動彈出下拉菜單，顯示出我們EXCEL電子表格中相對應(yīng)的字段名，我們可以將光標停在第一行的“ID”上，

8、單擊選中即可。這里顯示的就是EXCEL電子表格中第一行的字段名，這也是我們?yōu)槭裁匆獙⒌谝恍性O(shè)置成字段名稱的原因所在。 特殊說明：在下圖中“自動檢查錯誤”上面顯示的“1”代表現(xiàn)在的數(shù)據(jù)是EXCEL電子表格中的除首行字段所在行的第一條記錄，也就是說，我們可以通過點擊左右的三角按鈕，可以同步顯示數(shù)據(jù)表中的任何數(shù)據(jù)在當前WORD中的顯示，這樣也可以起到校驗我們建立文檔正確性的作用。具體的大家可能通過實際操作，做一下測試。 9、我們逐個添加完非圖片區(qū)的字段后，剩下的工作就是如何建立文檔中的圖片鏈接，因為正常情況下“郵件合并”不支持直接插入圖片鏈接，但是“郵件合并”也給了我們解決這個問題的方法。下面我們就

9、開始插入圖片到我們已經(jīng)建立的WORD2007文檔中，具體的建立方法如下，如下圖： 插入圖片的原理：我們在要插入圖片的位置，插入一個域，通過域來調(diào)用EXCEL數(shù)據(jù)源中的圖片地址，再通過域?qū)⑦@個地址解析成圖片。 具體操作如下：將光標停在要插入圖片的位置，按Ctrl+F9,插入域，這時我們會看到一對“ ”，在閃爍,我們在閃爍的光標位置輸入“ INCLUDEPICTURE ”（不含外面的中文雙引號）， INCLUDEPICTURE 后面使用的是英文狀態(tài)下的雙引號，如果不加這個英文下的雙引號，會造成生成的文檔中圖片解析地址錯誤。然后，將光標停在英文雙引號中間，再次點擊“插入合并域”，選中圖片所在的字段，

10、我這里用的圖片存放字段是“PCIMG”。選中后，我們可以按“F9”，顯示插入的域，看一下我們是否插入圖片成功，如果成功，我們點擊保存，保存文檔。這一步一定要做，否則如果出錯，我們就得從新制作。 10、保存后，我們可以選中圖片，按“Shift+F9”,來檢查我們插入的圖片地址，這時我們會發(fā)現(xiàn)，WORD2007自動為我們的在引號內(nèi)插入了如下圖中所示的：“MERGEFIELD 圖片字段名稱”，這個就是WORD2007與WORD2003不一樣的地方，在WORD2003中MERGEFIELD顯示的字段名的后面，而且，我們插入的域一但保存了，就將被轉(zhuǎn)化成絕對地址，這也就是很多朋友在使用WORD2003制作

11、帶圖片的郵件合并文檔時，生成新文檔后，圖片全是一個，而不能更新成對應(yīng)的圖片的原因所以，而在WORD2003中，在英文雙引號中插入“郵件合并域”后，不能保存，而是需要直接生成新文檔，才能正確解析EXCEL圖片路徑字段中的圖片信息，然后通過，使用“CTRL+A”全選新生成的文檔，再按“F9”刷新域，才能夠顯示正確的圖片加對應(yīng)的文檔。而在WORD2007中，保存后，也可以正確解析圖片地址，不會出現(xiàn)WORD2003中的圖片顯示出錯的情況。 11、下圖顯示的就是插入“INCLUDEPICTURE ”時，如果后面沒有英文的雙引號，時，就會提示下圖中的信息，無法顯示圖片。 12、當我們操作正確后，我們就可以

12、通過“郵件”菜單中的“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，來查看我們插入的圖片是否正確。 特殊說明：為了顯示的圖標一致，我們最好使用其它的制圖軟件，將圖片制作成相同規(guī)格的圖片，這樣顯示起來會更美觀，比在這里設(shè)置尺寸要美觀得多，而不會出現(xiàn)，顯示圖片變形等情況。 13、當我們?nèi)吭O(shè)置完成后，驗證正確無誤，保存后，我們就可以使用“郵件”菜單中的“完成并合并”按鈕，來完成我們“郵件合并”，將我們的文檔保存在一個新的文檔中，這一步是必須的，不然我們一次只能在現(xiàn)在的窗口打印一條記錄，如果記錄很多，那么我們就必須的有人執(zhí)守，而我們生成新的文檔后，就可以一次性生成若干條記錄，生成新的文檔中支持生成全部，也可以生成指某頁到某頁，如

13、從第一頁到第十頁等等。生成新的文檔后，我們一定要進入下列操作，不然顯示的圖片可能全都是第一個圖片。 最后我們需要做的是：使用“CTRL+A”全選新生成的文檔，再按“F9”刷新域，這樣就可以顯示全部的正確的圖片和對應(yīng)的文檔了，這時我們在點擊保存，將新生成的文檔另存為你需要的名稱，這樣你就可以在任何時間來輸出打印這些文檔了。 到這里，我們的帶圖片的通過郵件合并功能制作的檔案就完成了。圖文并茂，方便實用。 在使用郵件合并功能時需要注意的地方： 1、插入圖片域時必須使用“CTRL+F9”，不能直接通過鍵盤插入“”，直接輸入是無效的。 2、WORD2007和WORD2003有所不同，所以WORD2007插入圖片在EXCEL表中的路徑“郵件合并域”后，WORD2007可以保存，而WORD