論檔案管理的常見問題及策略

1、論檔案管理的常見問題及策略 一、檔案管理存在的問題 （一）對檔案管理不夠重視 就目前的檔案管理工作來說，有部分部門單位的檔案管理意識相對來說還是比較薄弱，對于檔案管理工作往往也不夠重視，而且也沒有做好檔案管理的監(jiān)督工作。這就導致了檔案管理工作在人力、財力和物力等物質條件的支持上還遠遠達不到檔案管理所需要的要求。雖然不少單位都有配置專門的檔案管理人員，但是他們往往都沒有真正把檔案管理工作作為單位工作的重點，也沒有很好的認識到檔案管理工作的重要性，因此還不能形成有效的檔案管理機制。 （二）管理人員的素質偏低 檔案管理工作對于檔案管理人員的專業(yè)性和技術性要求比較高，而且一般還具有比較強的政策性，這就

2、要求檔案管理的工作人員就要有較高的業(yè)務素質和專業(yè)技能。但是就這點來說，還有很多單位的在檔案管理人員的要求上還遠遠達不到要求，還有相當一部分單位的檔案管理配備的是兼職工作人員，他們由于身兼多職，因此往往不能很專心，也無法投入很多的精力去進行檔案管理的工作，再加他們上相關業(yè)務素質不夠，專業(yè)技能不過關等，這些問題，都直接影響了檔案管理工作的質量和效率。而由于檔案管理人員的業(yè)務素質不過關以及專業(yè)素質的缺乏，他們往往沒有明確的檔案文件整理和分類標準，也不知道要如何去劃分檔案的保管期限，這就會影響到檔案的按時立卷、按時歸卷以及及時移交等工作。另外，再加上個別管理人員的工作態(tài)度不認真，對于檔案管理工作的重要

3、性認識程度也遠遠不夠，因此在履行檔案管理工作的時候隨便了事，得過且過，也沒有進行必要的檔案整理和歸檔，而對于檔案管理的工作也沒有按照相關規(guī)定和要求進行，這些都導致檔案管理工作出現了許多的問題。 （三）檔案保管條件比較差 對于檔案的保管室來說，一般要求要做到整齊、統(tǒng)一和規(guī)范，但是能做到這些的單位是少之又少，甚至還有部分單位的檔案保管室如同雜物室一般，亂七八糟，什么東西都有，而雜亂的環(huán)境就會嚴重影響檔案管理工作的效率，導致要找的檔案不知從何找起，要存的檔案也不知該存往何處。部分單位也沒有重視對檔案保管室的設施配備工作，認為檔案管理不需要多少設備設施什么的，有個人看，有個地方放就可以了，設施設備什么

4、都都不需要，對于老化的設備和設施也不進行及時更換，檔案柜的形式更是五花八門，形式多樣，沒有一個統(tǒng)一的標準規(guī)，使得檔案保管室完全不像檔案保管室。而部分單位的檔案保管室沒有完善的配套設施，沒有良好的設防意識，也沒有明確嚴格的管理機制，這些問題都直接導致了部分檔案文件在管理過程中受損，并給單位造成巨大的影響和損失。 二、解決檔案管理問題的對策 針對目前檔案管理工作存在的常見問題，我們提出了一些對應的解決對策： （一）完善檔案管理制度 無規(guī)矩不成方圓，要做好檔案管理工作，就必須要建立一個完善的檔案管理制度，只有這樣，才可以保證檔案管理工作的有效展開和有序進行。通過結合本單位實際的檔案管理工作情況來建立

5、科學合理的檔案管理制度，使之能適應單位檔案管理工作的需要，這樣才能有效促進單位檔案管理工作的展開。同時，檔案管理制度的建立還要以簡明實用為前提，要保證其可行性，并避免流于形式。建立檔案管理制度要以簡明易行、方便實用以及良好的可行性為目標，這樣才可以在實際的檔案管理工作中充分發(fā)揮其指導性作用，并規(guī)范管理人員的工作行為。另外，考慮到部分單位一切以領導為主的情況，在制定檔案管理制度的時候要杜絕這種現象，制度對于員工和領導都要有同樣的約束作用，不能因為是領導就能有所例外，這可能是很多單位都需要加倍努力去做到的一點。而在檔案管理制度實施的過程中，要體現出其嚴肅性和權威性，對于表現突出的管理人員要獎勵，對

6、于疏忽職守，工作態(tài)度不認真的要嚴肅處理，避免制度流于性質，空有一張文書。 （二）提高檔案管理水平 要做好檔案管理工作，需要提高檔案管理的水平，要充分認識到檔案管理的重要性，并將其作為單位的重點工作來對待。要建議一個檔案管理工作的專門領導機構，機構負責指導、監(jiān)督并且檢查檔案管理的日常工作。另外，還要根據單位的實際檔案管理工作狀況情況，建立一個科學的、合理的檔案管理工作考核機制，對其定期、定量、定性進行考核。同時，單位還應該可以結合本單位的實際情況，參考國家檔案管理建設的相關標準來建立一個完善的檔案質量管理體系，制定并一個適合本單位發(fā)展的工作質量評價標準，并積極推行和實施，這樣有利于促進檔案管理工

7、作的規(guī)范化、科學化和制度化建設。 （三）完善管理配套設施 良好的檔案管理工作需要有相應的硬件設施和配套支持，相關部門單位要加強對檔案管理工作的支持力度，為檔案保管室和保管部門配備完善的設備和設施，要認識到檔案管理工作對于一個單位或者部門的作用和意義，建立統(tǒng)一、規(guī)范、整齊的檔案保管室。對于落后，老化的設施設備要及時更好，避免引起例如電線老化而導致的火災事故等，不僅會給單位造成巨大的經濟損失，甚至還會造成人員的傷亡。 三、結語 隨著我國經濟的發(fā)展，檔案管理工作也必將面臨更大的挑戰(zhàn)，而對于目前我國的檔案管理工作或多或少都還存在這樣那樣的一些問題，這就需要相關單位部門充分重視大檔案管理工作，要認識到檔案管理對于一個單位的價值是巨大的，雖然它沒有直接的經濟利益那么明顯，但其作用是不能忽視的。在新的社會經濟市場條件下，檔案管理工作必須要與時俱進，要緊密聯(lián)系新時代檔案管理工作的需求和要求，并結合單位的實際情