最新會(huì)務(wù)接待操作手冊(cè)資料

1、精品文檔會(huì)議接待操作手冊(cè)原則 樹(shù)立細(xì)節(jié)決定成敗的理念，對(duì)工作認(rèn)真進(jìn)行分解、量化，周密部署、細(xì) 致安排，確保全面完成各項(xiàng)工作任務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓嘉賓滿意。一、會(huì)場(chǎng)的選定與布置（一）會(huì)場(chǎng)選擇標(biāo)準(zhǔn)1、根據(jù)主辦方的具體要求安排（若沒(méi)有要求則選擇交通方便、環(huán)境優(yōu)美安靜、有知名度的地方以體現(xiàn)主辦方對(duì)客戶的重視） ；2、會(huì)場(chǎng)最好具備同時(shí)開(kāi)會(huì)、住宿、就餐的條件，會(huì)場(chǎng)要求整體環(huán)境舒適、 溫度適宜、無(wú)噪音、光線充足；3、要有足夠的坐席，具有數(shù)碼投影儀與幕布，音響效果好、有白板、立式講臺(tái)等；4、就餐環(huán)境清潔衛(wèi)生，能滿足參會(huì)人員同時(shí)用餐的需求，按領(lǐng)導(dǎo)指定標(biāo)準(zhǔn) 提前預(yù)定好酒水及菜式。（二）會(huì)場(chǎng)布置1、導(dǎo)引牌：從一進(jìn)會(huì)場(chǎng)

2、開(kāi)始首先要有導(dǎo)引牌，會(huì)場(chǎng)導(dǎo)引牌、衛(wèi)生間的導(dǎo)引 牌、吸煙區(qū)導(dǎo)引牌等；2、條幅：會(huì)場(chǎng)門(mén)前在條件允許的情況下懸掛條幅、氣球豎標(biāo)、拱門(mén)、廣告 牌等；3、招貼： “禁止吸煙 ”， “請(qǐng)將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無(wú)聲 ”， “會(huì)場(chǎng)內(nèi)請(qǐng)勿打電話和 隨意走動(dòng) ”等警示語(yǔ)分別貼在會(huì)場(chǎng)明顯處。二、會(huì)務(wù)籌備（一）會(huì)議物資的準(zhǔn)備1、來(lái)賓資料袋內(nèi)容精品文檔嘉賓證 、公司畫(huà)冊(cè)、會(huì)議流程、會(huì)議日程、產(chǎn)品圖冊(cè)、紙筆；2、會(huì)務(wù)組資料接車(chē) /機(jī)名單（飛機(jī)、 火車(chē)時(shí)刻及具體車(chē)輛安排） ，來(lái)賓登記表， 住宿登記表， 用餐分組表，工作人員通訊錄；3、物資準(zhǔn)備（ 1）常用物資：飲用水、水果、便簽紙、膠紙（寬窄均備） 、白板筆、宣傳 資料等；工作人

3、員工作證、貴賓席姓名臺(tái)卡、胸花、會(huì)議用餐券（二）人員分組與協(xié)調(diào)1、總指揮主要是會(huì)議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)；2、會(huì)務(wù)組長(zhǎng)細(xì)節(jié)的安排和處理， 同時(shí)注重會(huì)議議程和時(shí)間安排， 熟悉各個(gè)環(huán)節(jié)的操作情 況，協(xié)調(diào)各組工作及突發(fā)事件處理；3、會(huì)場(chǎng)組會(huì)場(chǎng)秩序的調(diào)節(jié)、 進(jìn)程的安排、 會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)處理、 會(huì)場(chǎng)； 負(fù)責(zé)會(huì)議接待、 登記、會(huì)議資料的發(fā)放、各個(gè)住宿房間的安排及會(huì)場(chǎng)的整理；4、后勤組 用餐協(xié)調(diào)、與酒店的事務(wù)性安排，參會(huì)人員的往返接送，票務(wù)安排、會(huì)議各 種費(fèi)用結(jié)算、支付等；5、司機(jī)組 負(fù)責(zé)來(lái)賓接送服務(wù)及物資運(yùn)送。三、會(huì)務(wù)運(yùn)作（一）會(huì)務(wù)組的工作流程1、確定會(huì)場(chǎng)后，會(huì)務(wù)組成員要熟悉會(huì)場(chǎng)環(huán)境及清楚知道會(huì)場(chǎng)各

4、部門(mén)負(fù)責(zé)人精品文檔精品文檔聯(lián)系方式，如：客房部、餐飲部、會(huì)議室、信息部等；2、會(huì)務(wù)組人員將會(huì)議物資安排好并能及時(shí)到位，3、會(huì)務(wù)組需掌握所有會(huì)議信息及參會(huì)人員聯(lián)系方式，備注特殊要求、乘坐 車(chē)牌號(hào)及對(duì)應(yīng)司機(jī)聯(lián)系方式、就餐桌號(hào)位置；4、在會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，檢測(cè)會(huì)場(chǎng)設(shè)備：麥克風(fēng)、投影儀、電腦、 幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調(diào)等；擺放好礦泉水、飲料、水果等，5、安排司儀在會(huì)場(chǎng)入口處迎接來(lái)賓，引導(dǎo)來(lái)賓就坐，6、為保證會(huì)議正常進(jìn)行，會(huì)場(chǎng)內(nèi)除攝像人員外其他人員盡量減少走動(dòng)；7、會(huì)務(wù)組要做到會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙； 來(lái)賓提出的合理建議或問(wèn)題在第一時(shí)間解決， 如果客戶提出

5、的問(wèn)題解決不了 的向上級(jí)反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理。（二）后勤組的工作流程1、保證會(huì)場(chǎng)環(huán)境整潔，禁止擺放無(wú)關(guān)物品；2、與酒店前臺(tái)及客房部保持緊密聯(lián)系，及時(shí)了解入住信息，確?？腿说娜?住安排；3、提前向前臺(tái)領(lǐng)取客房鑰匙，來(lái)賓到達(dá)時(shí)熱情接待，詳細(xì)詢問(wèn)并填寫(xiě)登記 表，便于確認(rèn)；4、來(lái)賓填寫(xiě)完登記表后發(fā)放整套資料，說(shuō)明里面裝的內(nèi)容；5、由專(zhuān)人將來(lái)賓送入客房，提醒客人將貴重物品妥善保管，主動(dòng)幫助來(lái)賓 提行李；6、如客房?jī)?nèi)已有客人主動(dòng)做介紹，如有特殊情況需要調(diào)換房間的，應(yīng)向調(diào) 動(dòng)雙方做好解釋工作；（三）司機(jī)組的工作流程1、接站組成員應(yīng)詳細(xì)了解所接對(duì)象，并有其移動(dòng)聯(lián)系方式，有需要時(shí)準(zhǔn)備 “接站名牌”等；2

6、、接站司機(jī)應(yīng)隨時(shí)待命，并合理安排行車(chē)路線；如出現(xiàn)晚點(diǎn)應(yīng)耐心等候， 無(wú)接送任務(wù)時(shí)注意自行安排休息， 但要保證隨叫隨到； 禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗 現(xiàn)象；3、接到來(lái)賓應(yīng)熱情主動(dòng)的協(xié)助其提行李，并將其送上車(chē)，如還需等其它來(lái) 賓則向其說(shuō)明；4、如遇塞車(chē)現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)向會(huì)務(wù)組反映情況，如休息或辦理其它事情將車(chē)鑰 匙統(tǒng)一放在會(huì)務(wù)組；5、除了有接送任務(wù)的司機(jī)，其余司機(jī)應(yīng)積極配合會(huì)務(wù)組安排會(huì)務(wù)用品或就 餐酒水水果的搬運(yùn)工作。（四）用餐流程1、會(huì)務(wù)組提前安排好就餐地點(diǎn)，若于會(huì)議不在同一地點(diǎn)進(jìn)行的要在會(huì)議結(jié) 束前完成與司機(jī)組的工作對(duì)接，并提前安排車(chē)輛等候客人散會(huì)；2、后勤組會(huì)議用餐前一小時(shí)與餐廳負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預(yù)備 量（如有特殊習(xí)慣或宗教信仰的來(lái)賓應(yīng)提前安排） ，酒水等會(huì)務(wù)組提前送至 酒店并配合就餐提供；3 如果是自