會議管理制度

1、凱迪威機械有限公司工 作 文 件文件編號GW/GZ.XZ13-2012版 次A/1標題：會議管理制度頁 碼第1頁 共 3頁1.目的為了改進工作作風、提高辦事效率、加強公司內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)，規(guī)范會議管理。2.適用范圍公司各部門及全體員工。3.管理權(quán)責3.1人事行政部負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。4.會議要求4.1召開公司性會議或重大專業(yè)性會議前，會議室布置準備由人事行政部負責；部門性會議遵照“誰提擬，誰組織”的原則，由各部門自行負責布置和準備，但會前需提前一天向前臺報備，以便統(tǒng)一安排協(xié)調(diào)。4.2 會議主辦部

2、門在通知時必須說明會議主題，參加會議人員必須在會前做好充分準備，做到主題明確，杜絕空談、議而不決等形式主義（臨時緊急會議除外）。4.3 公司性會議或重要會議記錄，由總經(jīng)理室指定專人負責，部門會議的記錄由部門負責人指定專人負責。4.4 嚴格遵守會議紀律。5.會議類型及規(guī)定5.1 經(jīng)營管理例會 5.1.1 主持與記錄：由副總經(jīng)理主持。總經(jīng)理秘書負責召集及進行會議記錄（會議記錄應(yīng)于兩天內(nèi)發(fā)至各參會人員），成本控制部經(jīng)理負責會議內(nèi)容的跟進及落實。5.1.2 召開時間與地點：每月15日上午9:00時準在一樓會議室。特殊原因需要延期或提前召開的由總經(jīng)理秘書提前通知。 5.1.3 出席人員：各部門經(jīng)理級以上

3、人員。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向總經(jīng)理秘書請假，同時指定專人代為參會。 5.1.4 會議內(nèi)容：由各部門總監(jiān)/經(jīng)理匯報目標完成情況及下月的重點工作計劃，以及經(jīng)營方面存在的問題和下一步完成全年目標任務(wù)所采取的計劃措施。 5.1.5 各匯報人員須按照會議內(nèi)容在開會前一天上午12：00前把資料以電子檔發(fā)至人事行政部并抄送總經(jīng)理室（若開會資料需提前上交的以通知會準）。 5.1.6 若有特殊議題提出，議題提出人必須按“議題、所遇到的困難和瓶頸、自己的意見和建議”三個步驟進行，讓與會者感覺有條理性，并易于理解。5.1.7 出席會議最高級別領(lǐng)導(dǎo)作總結(jié)和指導(dǎo)布置工作。5.2 部門例會編制/日期：

4、審核/日期：批準/日期：受控狀態(tài)5.2.1 由各部門自行安排，或由各部門負責人根據(jù)工作需要決定，當部門例會出席的人員、時間、會場等有關(guān)設(shè)施設(shè)備與公司組織的會議有沖突時。部門必須服從公司。凱迪威機械有限公司工 作 文 件文件編號GW/GZ.XZ13-2012版 次A/1標題：會議管理制度頁 碼第2頁 共 3頁5.2.2 部門例會由各部門負責人主持，具體出席會議的人員及會議記錄由部門負責人指定人選（各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員，負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作），會議記錄應(yīng)載明會議主持人、議題、發(fā)言概要等工作要點。5.2.3 會議內(nèi)容：5.2.3.1 由部門負責人傳達公司有關(guān)精神、通報

5、公司近期總體工作安排和面臨的問題、出席會議人員匯報上周或上月工作情況、提出工作中遇到的困難和問題并計劃本周或本月工作，與會人員討論有關(guān)事項等。5.2.3.2 部門負責人提出部門下周或下月工作要點、具體安排和有關(guān)要求。5.3公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。6.會議準備6.1 會議通知期一般提前一天以上，通知對象為出席會議的人員。6.2 會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題準備資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細的會議計劃通知相關(guān)部門。7.會議原始記錄備檔7.1 會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行

6、政會議的會議紀要須報人事行政部一份存檔備查。7.2 部門會議記錄由部門常設(shè)的會議記錄員統(tǒng)一歸檔、保管，重要會議的記錄應(yīng)作為機要檔案及時轉(zhuǎn)人事行政部統(tǒng)一歸檔備查。7.3 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需調(diào)閱應(yīng)向有關(guān)部門提交申請,經(jīng)批準后方可調(diào)閱。8.會議跟進8.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，由主持人指定。8.2 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。9.會議紀律9.1 參會人員準時到會，并在會議簽到表上簽到，不得遲到、早退、缺席。9.2 與會人員確因特殊原因不能參加會議的，必須提前一天以書面形式向主持人請假（

7、未明確會議主持人的，報會議通知者），同時指定專人代為參會，否則按缺席處理。凡因傳達原因造成參加會議人員遲到或缺席的，處罰由傳達人承擔。9.3 遵守會議紀律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或關(guān)機狀態(tài)，如須接聽，請離開會場。9.4與會期間，未經(jīng)主持人許可不得中途退場。9.5 主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。凱迪威機械有限公司工 作 文 件文件編號GW/GZ.XZ13-2012版 次A/1標題：會議管理制度頁 碼第3頁 共 3頁 10.處罰違反會議紀律的，由各部門于每月5日前填寫會議紀律處罰登記表報人事行政部按下表所示進行匯總，經(jīng)總經(jīng)理室審批后，在當月工資中進行相應(yīng)的扣罰。序號處罰事項

8、處罰1遲到、早退20元/人/次2未請假缺席者50元/人/次3與會期間手機響30元/人/次4在會議現(xiàn)場接聽電話5未經(jīng)主持人許可中途退場6未按會議要求準時上交會議資料的100元/人/次7與會期間違反其他事項按相關(guān)制度11. 本制度呈總經(jīng)理核準自公布之日起實施，修訂時亦同。12.相關(guān)附件：會議簽到表會議記錄表會議紀律處罰登記表會議簽到表編號：GW/GX.ZJ-24 時 間地 點主持部門主持人會議議題簽到欄序號姓名備注序號姓名備注12122232342452562672782892910301131123213331434153516361737183819392040備注欄用以記錄開會遲到或早退情況會議記錄表會議名稱會議時間 年 月 日 時 至 時會議地點主持部門主持人記錄人出席會議人 員列席