管理流程優(yōu)化的技巧

1、一個(gè)流程就是一個(gè)流程就是一組相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)一組相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，它們一起為，它們一起為顧客創(chuàng)造出有顧客創(chuàng)造出有價(jià)值的結(jié)果價(jià)值的結(jié)果。流程所具有的三個(gè)要素：流程所具有的三個(gè)要素：1、具有顧客、以顧客的需求為導(dǎo)向；、具有顧客、以顧客的需求為導(dǎo)向；2、一組不受部門邊界束縛的綜合起來的活動(dòng)；、一組不受部門邊界束縛的綜合起來的活動(dòng)；3、產(chǎn)生予顧客有價(jià)值的結(jié)果。、產(chǎn)生予顧客有價(jià)值的結(jié)果。將流程中的活動(dòng)分類：增值性活動(dòng)、非增值性活動(dòng)、廢工；將流程中的活動(dòng)分類：增值性活動(dòng)、非增值性活動(dòng)、廢工；增值性工作：增值性工作：由所有那些直接創(chuàng)造出顧客所需要的產(chǎn)品和服務(wù)的活動(dòng)所組由所有那些直接創(chuàng)造出顧客所需要的產(chǎn)品和服務(wù)的

2、活動(dòng)所組成，是顧客愿意付錢的工作。成，是顧客愿意付錢的工作。如果顧客需要兌現(xiàn)一個(gè)訂單，那么在這個(gè)履行訂單的過程中如果顧客需要兌現(xiàn)一個(gè)訂單，那么在這個(gè)履行訂單的過程中增值工作包括接受訂單、驗(yàn)證資信、計(jì)劃生產(chǎn)、調(diào)撥庫存、選貨、增值工作包括接受訂單、驗(yàn)證資信、計(jì)劃生產(chǎn)、調(diào)撥庫存、選貨、包裝、選擇運(yùn)輸方式、發(fā)貨以及結(jié)算等等。包裝、選擇運(yùn)輸方式、發(fā)貨以及結(jié)算等等。盡管可以對(duì)增值性工作進(jìn)行不斷的改善，但是要把它們從一盡管可以對(duì)增值性工作進(jìn)行不斷的改善，但是要把它們從一個(gè)生產(chǎn)流程中剔除則是幾乎不大可能的。個(gè)生產(chǎn)流程中剔除則是幾乎不大可能的。廢工：廢工：則是毫無價(jià)值毫無必要的工作，它們的缺失絲毫也不會(huì)引起則是

3、毫無價(jià)值毫無必要的工作，它們的缺失絲毫也不會(huì)引起顧客的注意。顧客的注意。比如脫離現(xiàn)實(shí)的建議或是報(bào)告、講形式走過場(chǎng)的學(xué)習(xí)討論、比如脫離現(xiàn)實(shí)的建議或是報(bào)告、講形式走過場(chǎng)的學(xué)習(xí)討論、逐級(jí)上報(bào)并匯總的重復(fù)統(tǒng)計(jì)、復(fù)轍重蹈的錯(cuò)誤、名目繁多的檢查逐級(jí)上報(bào)并匯總的重復(fù)統(tǒng)計(jì)、復(fù)轍重蹈的錯(cuò)誤、名目繁多的檢查活動(dòng)等等，它們都屬廢工之列?；顒?dòng)等等，它們都屬廢工之列。廢工，廢話和廢人（專門做廢工，說廢話的人）必須要設(shè)法廢工，廢話和廢人（專門做廢工，說廢話的人）必須要設(shè)法連根鏟除。連根鏟除。非增值性工作：非增值性工作：即為協(xié)調(diào)增值性工作的必要工作。在傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)流程中，非即為協(xié)調(diào)增值性工作的必要工作。在傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)流程中，非

4、增值性工作起著把增值工作連接起來的膠水作用。增值性工作起著把增值工作連接起來的膠水作用。 比如所有的上層管理工作比如所有的上層管理工作報(bào)告、檢查、監(jiān)督、控制、評(píng)報(bào)告、檢查、監(jiān)督、控制、評(píng)審、統(tǒng)計(jì)和聯(lián)絡(luò)等等，它們一方面是使得傳統(tǒng)的流程運(yùn)轉(zhuǎn)起來所必審、統(tǒng)計(jì)和聯(lián)絡(luò)等等，它們一方面是使得傳統(tǒng)的流程運(yùn)轉(zhuǎn)起來所必要的工作，但另一方面，它們又是錯(cuò)誤、延誤，不靈活和刻板的來要的工作，但另一方面，它們又是錯(cuò)誤、延誤，不靈活和刻板的來源，為流程的運(yùn)作增加了成本和復(fù)雜性，并且使它們?nèi)菀壮鲥e(cuò)，或源，為流程的運(yùn)作增加了成本和復(fù)雜性，并且使它們?nèi)菀壮鲥e(cuò)，或是變型走樣。是變型走樣。所以通過對(duì)流程整理、改造和優(yōu)化，把增值性工

5、作重新組合所以通過對(duì)流程整理、改造和優(yōu)化，把增值性工作重新組合成新的更為高效的流程。把非增值性工作預(yù)先排除出去，或是減低成新的更為高效的流程。把非增值性工作預(yù)先排除出去，或是減低到最低的限度，是我們?cè)趯?shí)施優(yōu)化管理過程中所要十分注意和非常到最低的限度，是我們?cè)趯?shí)施優(yōu)化管理過程中所要十分注意和非常努力的一個(gè)極為重要的方面。努力的一個(gè)極為重要的方面。無效、費(fèi)時(shí)、浪費(fèi)和幾乎不增添價(jià)值的重復(fù)工作模式無效、費(fèi)時(shí)、浪費(fèi)和幾乎不增添價(jià)值的重復(fù)工作模式評(píng)審評(píng)審,發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)問題問題,確認(rèn)確認(rèn)修改點(diǎn)修改點(diǎn)初級(jí)工程師初級(jí)工程師執(zhí)行執(zhí)行評(píng)審流程評(píng)審流程y/n往返往返3次，按設(shè)計(jì)流程時(shí)間為次，按設(shè)計(jì)流程時(shí)間為1-2周，實(shí)際

6、為周，實(shí)際為4-9周；周；同樣的錯(cuò)誤被重復(fù)而沒有從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)；同樣的錯(cuò)誤被重復(fù)而沒有從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)；沒有花精力把事情一次做好；沒有花精力把事情一次做好；沒有人閱讀材料或者準(zhǔn)備會(huì)議；沒有人閱讀材料或者準(zhǔn)備會(huì)議；評(píng)審會(huì)有太多的人，大多數(shù)沒有參與。評(píng)審會(huì)有太多的人，大多數(shù)沒有參與。部門墻導(dǎo)致的傳遞、等待、誤解部門墻導(dǎo)致的傳遞、等待、誤解跨部門流程跨部門流程經(jīng)經(jīng)8個(gè)環(huán)節(jié)審批，是否各環(huán)節(jié)都能夠真正起到把關(guān)的作用？個(gè)環(huán)節(jié)審批，是否各環(huán)節(jié)都能夠真正起到把關(guān)的作用？擱置、等待；擱置、等待；匆忙應(yīng)付審核。匆忙應(yīng)付審核。他找我，我不在。他碰到什么？語音信箱。一天就這樣過去他找我，我不在。他碰到什么？語音信箱。一天就

7、這樣過去了。如果他留下一個(gè)口信，我打回去，可是他又不在。了。如果他留下一個(gè)口信，我打回去，可是他又不在。申請(qǐng)人申請(qǐng)人三級(jí)部三級(jí)部門審批門審批xx部門部門審批審批。預(yù)算處預(yù)算處審批審批采購部采購部分單分單- 37天天 -作業(yè)程序的目的是什么？作業(yè)程序的目的是什么？此程序達(dá)到目的了嗎？此程序達(dá)到目的了嗎？此作業(yè)程序被證明是正當(dāng)?shù)膯幔看俗鳂I(yè)程序被證明是正當(dāng)?shù)膯?？此作業(yè)程序可以被取消嗎？此作業(yè)程序可以被取消嗎？此作業(yè)程序可以部分被取消嗎？此作業(yè)程序可以部分被取消嗎？ 此業(yè)務(wù)流程在進(jìn)行什么樣的活動(dòng)？為什么這個(gè)活動(dòng)是必要的？此業(yè)務(wù)流程在進(jìn)行什么樣的活動(dòng)？為什么這個(gè)活動(dòng)是必要的？活動(dòng)可以帶來增值嗎？活動(dòng)可以

8、帶來增值嗎？活動(dòng)可以被取消嗎活動(dòng)可以被取消嗎?活動(dòng)可以與其他活動(dòng)合并進(jìn)行嗎？活動(dòng)可以與其他活動(dòng)合并進(jìn)行嗎？是由恰當(dāng)?shù)娜嗽谝宰罴训捻樞蜻M(jìn)行活動(dòng)嗎？是由恰當(dāng)?shù)娜嗽谝宰罴训捻樞蜻M(jìn)行活動(dòng)嗎？整個(gè)工作流程是怎樣被優(yōu)化以減少復(fù)雜程度并實(shí)現(xiàn)跨部門的整整個(gè)工作流程是怎樣被優(yōu)化以減少復(fù)雜程度并實(shí)現(xiàn)跨部門的整合呢？合呢？活動(dòng)能夠全部或部分被簡(jiǎn)化或取消嗎活動(dòng)能夠全部或部分被簡(jiǎn)化或取消嗎? 活動(dòng)是怎樣進(jìn)行的？活動(dòng)是怎樣進(jìn)行的？為什么活動(dòng)以此方式而非彼方式進(jìn)行呢？為什么活動(dòng)以此方式而非彼方式進(jìn)行呢？活動(dòng)中是否存在過多的檢查，存儲(chǔ)或傳遞？活動(dòng)中是否存在過多的檢查，存儲(chǔ)或傳遞？現(xiàn)行的運(yùn)作形式是否過于復(fù)雜呢現(xiàn)行的運(yùn)作形式是否

9、過于復(fù)雜呢?活動(dòng)可以用更容易的方式進(jìn)行嗎活動(dòng)可以用更容易的方式進(jìn)行嗎?是否可以實(shí)用其他方式或替代方式？是否可以實(shí)用其他方式或替代方式？配備和技術(shù)有用嗎？配備和技術(shù)有用嗎？以恰當(dāng)?shù)姆绞剿〉玫男畔⒂杏脝?？以恰?dāng)?shù)姆绞剿〉玫男畔⒂杏脝幔磕懿捎冒踩慕輳絾?？能采用安全的捷徑嗎?活動(dòng)在什么時(shí)候被執(zhí)行？活動(dòng)在什么時(shí)候被執(zhí)行？此活動(dòng)應(yīng)當(dāng)早一點(diǎn)還是晚點(diǎn)或是應(yīng)與其他活動(dòng)合并嗎？此活動(dòng)應(yīng)當(dāng)早一點(diǎn)還是晚點(diǎn)或是應(yīng)與其他活動(dòng)合并嗎？它是以恰當(dāng)?shù)捻樞蛟谶\(yùn)作嗎？它是以恰當(dāng)?shù)捻樞蛟谶\(yùn)作嗎？在特定的時(shí)點(diǎn)執(zhí)行此活動(dòng)，它是否減緩了流程運(yùn)作速度？在特定的時(shí)點(diǎn)執(zhí)行此活動(dòng)，它是否減緩了流程運(yùn)作速度？活動(dòng)在何處被執(zhí)行？活動(dòng)在何處被執(zhí)

10、行？為什么它要在那里被執(zhí)行？為什么它要在那里被執(zhí)行？如果在其他地點(diǎn)是否可以執(zhí)行得更容易？如果在其他地點(diǎn)是否可以執(zhí)行得更容易？相關(guān)文件、參考、重要的信息來源是否接近使用者？相關(guān)文件、參考、重要的信息來源是否接近使用者？所要經(jīng)過的路程是否被控制在最小值？所要經(jīng)過的路程是否被控制在最小值？是否應(yīng)當(dāng)由別的部門來處理此項(xiàng)活動(dòng)？是否應(yīng)當(dāng)由別的部門來處理此項(xiàng)活動(dòng)？工作場(chǎng)所規(guī)劃是否被改進(jìn)？工作場(chǎng)所規(guī)劃是否被改進(jìn)？ 應(yīng)當(dāng)由誰來執(zhí)行此項(xiàng)活動(dòng)？應(yīng)當(dāng)由誰來執(zhí)行此項(xiàng)活動(dòng)？為什么應(yīng)當(dāng)由他為什么應(yīng)當(dāng)由他/她來執(zhí)行？她來執(zhí)行？有更勝任的人選可以從事此項(xiàng)工作嗎？有更勝任的人選可以從事此項(xiàng)工作嗎？誰來執(zhí)行更容易、更有經(jīng)驗(yàn)、更經(jīng)濟(jì)

11、？誰來執(zhí)行更容易、更有經(jīng)驗(yàn)、更經(jīng)濟(jì)？作業(yè)順序作業(yè)順序此項(xiàng)作業(yè)是否全部或局部存在不必要的重復(fù)或已在其他步此項(xiàng)作業(yè)是否全部或局部存在不必要的重復(fù)或已在其他步驟中已被執(zhí)行？驟中已被執(zhí)行？此項(xiàng)作業(yè)是否存在不必要的記錄，而這些記錄已在其他地此項(xiàng)作業(yè)是否存在不必要的記錄，而這些記錄已在其他地方被記錄過？方被記錄過？此項(xiàng)作業(yè)需要員工不斷扎實(shí)學(xué)習(xí)以獲取最新信息嗎？此項(xiàng)作業(yè)需要員工不斷扎實(shí)學(xué)習(xí)以獲取最新信息嗎？此項(xiàng)作業(yè)是否在正確的地方在以正確的程序執(zhí)行？此項(xiàng)作業(yè)是否在正確的地方在以正確的程序執(zhí)行？此項(xiàng)作業(yè)可以被調(diào)整或合并嗎？此項(xiàng)作業(yè)可以被調(diào)整或合并嗎？ 工作流工作流此項(xiàng)工作是否在一種可控的方式下被接受？此項(xiàng)工作

12、是否在一種可控的方式下被接受？工作流的計(jì)劃與時(shí)間安排可以滿足外部以及內(nèi)部要求的最后期工作流的計(jì)劃與時(shí)間安排可以滿足外部以及內(nèi)部要求的最后期限嗎？限嗎？工作是怎樣進(jìn)入本運(yùn)作單元的，并且是怎樣移交的？這是最有工作是怎樣進(jìn)入本運(yùn)作單元的，并且是怎樣移交的？這是最有效的方法嗎？效的方法嗎？在運(yùn)作程序中是否存在不必要的書寫或拷貝？在運(yùn)作程序中是否存在不必要的書寫或拷貝？是否存在可以被進(jìn)一步分析或改進(jìn)的環(huán)節(jié)？是否存在可以被進(jìn)一步分析或改進(jìn)的環(huán)節(jié)？此項(xiàng)作業(yè)可以與其他步驟并行嗎？此項(xiàng)作業(yè)可以與其他步驟并行嗎？一個(gè)步驟或一系列步驟應(yīng)當(dāng)同時(shí)以多個(gè)渠道來進(jìn)行嗎？一個(gè)步驟或一系列步驟應(yīng)當(dāng)同時(shí)以多個(gè)渠道來進(jìn)行嗎？ 檢查檢查控制措施體現(xiàn)在每一個(gè)流程中以檢查工作狀態(tài)或工作流的有