中國石化辦公自動化系統(tǒng)操作手冊

1、中國石化總部辦公自動化系統(tǒng)用戶操作手冊2011年6月目錄一、系統(tǒng)基本情況11.系統(tǒng)簡介12.業(yè)務(wù)范圍1模塊列表1增改模塊23.用戶與登錄3用戶3系統(tǒng)登錄界面3舊有系統(tǒng)登錄44.客戶端設(shè)置5操作系統(tǒng)5瀏覽器及其設(shè)置5MS Office8相關(guān)控件和軟件安裝85.技術(shù)支持9二、基本操作91.首頁布局92.模塊布局113.開始業(yè)務(wù)114.表單（稿紙）12表單（稿紙）編輯12文件處理13填寫意見15打印表單15機要箱和條形碼17分發(fā)185.流程22操作界面22流程圖23流程明細24去向25人員25提交26撤回26駁回26轉(zhuǎn)辦27委托276.查詢28已辦事宜28已讀信息28查詢檢索29三、辦公室文書291

2、.表單（稿紙）29編號29文件處理30代填意見31補發(fā)312.流程32文書撤轉(zhuǎn)32解鎖323.部門協(xié)作32發(fā)起會簽32辦理會簽33反饋部門意見33結(jié)束會簽34中止會簽34會簽記錄344.收文35業(yè)務(wù)范圍35文件登錄365.日常維護工作38發(fā)文38收文38III一、 系統(tǒng)基本情況1. 系統(tǒng)簡介為滿足近年來中國石化公文辦公業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，在前期總部辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，項目組開發(fā)了新一期中國石化辦公自動化系統(tǒng)。本期辦公自動化系統(tǒng)是對前一期系統(tǒng)的升級和完善，為方便用戶使用，在業(yè)務(wù)范圍、操作方式和使用習(xí)慣上基本和前一期保持一致。2. 業(yè)務(wù)范圍 模塊列表本期辦公自動化系統(tǒng)的總部業(yè)務(wù)范圍涵蓋了前期所

3、有的模塊，并有增加。具體范圍如下表所示。級別業(yè)務(wù)主管部門數(shù)據(jù)庫公司級公司發(fā)文辦公廳文件處集團公司發(fā)文集團公司函發(fā)文集團公司黨組發(fā)文股份公司發(fā)文股份公司函發(fā)文密字發(fā)文辦公廳通報公司收文辦公廳文件處集團公司行政收文集團公司機要收文股份公司收文領(lǐng)導(dǎo)收文辦公廳總值班室公司黨組領(lǐng)導(dǎo)收文總部機關(guān)簽報辦公廳文件處會議紀要辦公廳文件處黨組會議紀要集團辦公會議紀要集團專業(yè)會議紀要集團經(jīng)濟活動分析紀要重要情況通報股份辦公會議紀要股份專業(yè)會議紀要股份經(jīng)濟活動分析紀要工作簡報辦公廳文件處信訪工作簡報石化財務(wù)簡報石化統(tǒng)計簡報黨群工作簡報物資管理簡報會議通知辦公廳總值班室集團公司會議通知股份公司會議通知督辦管理辦公廳信息

4、督查處活動管理辦公廳總值班室電報辦公廳文件處白頭機要辦公廳文件處前期白頭通知模塊合并到本模塊值班日報辦公廳總值班室黨組領(lǐng)導(dǎo)批示辦公廳文件處每周會議安排辦公廳總值班室部門級部門發(fā)文部門部門函發(fā)文部門部門工作表單部門部門非正式發(fā)文部門部門收文部門部門簽報部門其他辦公模塊部門其他采用上述模塊為模板構(gòu)建的模塊，如部門會議紀要模塊特殊業(yè)務(wù)制度備案企改部增改模塊在前期模塊的基礎(chǔ)上，一些新業(yè)務(wù)功能得以實現(xiàn)，一些功能的實現(xiàn)方式做了改變。編號模塊主要變化1總部機關(guān)簽報新增模塊前期每個部門的簽報，不論是部門內(nèi)部的，還是要呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的，都放在同一個簽報模塊中。本期將需呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的簽報集中到總部機關(guān)簽報模

5、塊中。2工作表單新增模塊工作表單是一種企業(yè)內(nèi)部日常工作性質(zhì)的發(fā)文。2發(fā)文增加電子會簽功能3.簽報增加電子會簽功能。4督辦督辦區(qū)分了主辦部門和協(xié)辦部門，協(xié)辦部門的意見反饋到主辦部門，再由主辦部門向發(fā)起會簽部門反饋辦理情況。5會議通知改變了實現(xiàn)方式。各部門在本部門收文中收取會議通知，并實現(xiàn)了流轉(zhuǎn)。6.部門收文增加了接收電子會簽、會議通知的功能7.活動管理新增模塊其他模塊在功能與應(yīng)用上也做了不同程度的改進和完善。3. 用戶與登錄用戶本期辦公自動化系統(tǒng)的用戶將和AD（活動目錄）作了有效集成，用戶名和密碼將統(tǒng)一在AD中維護。因此個別用戶的用戶名和密碼可能和前期系統(tǒng)有些差異，如果不能正常登錄，請聯(lián)系技術(shù)支

6、持人員。系統(tǒng)登錄界面新系統(tǒng)上線后，總部機關(guān)人員統(tǒng)一登錄中國石化總部信息門戶（網(wǎng)址為0，用戶名與密碼為中國石化郵箱賬號與密碼），如不能登錄請撥打59966000,聯(lián)系IT運維支持中心。如下圖所示：首次登錄信息門戶時，需要進行單點登錄設(shè)置。首先用中國石化郵箱賬號進行登錄，系統(tǒng)會提示用戶輸入原信息門戶用戶名與密碼，輸入正確后即可正常登錄。如下圖所示：舊有系統(tǒng)登錄由于前期系統(tǒng)中未辦理完畢的文件可能還需要繼續(xù)辦理。因此還需要進入前期系統(tǒng)。在新系統(tǒng)導(dǎo)航中也保留了一個前期系統(tǒng)鏈接，點擊導(dǎo)航的“歷史數(shù)據(jù)”的“歷史數(shù)據(jù)”，即進入前期系統(tǒng)。如下圖所示：4. 客戶端設(shè)置操作系統(tǒng)本系統(tǒng)支持

7、的客戶端操作系統(tǒng)包括 Windows Xp sp2以上和Windows 7。瀏覽器及其設(shè)置1. 瀏覽器版本本系統(tǒng)支持的瀏覽器包括 IE6及以上版本，包括IE6 sp3、IE7、IE8、IE9。2. 自動設(shè)置瀏覽器為能正常使用本系統(tǒng)的Web控件，需要對瀏覽器做安全性設(shè)置。為方便用戶設(shè)置，項目組提供了相關(guān)設(shè)置的自動配置文件。 文件位置在總部門戶首頁下方“總部信息平臺公告”，名為“IE設(shè)置文件”。下載后先解壓，解壓出文件“IE設(shè)置文件.reg”，雙擊后在彈出框點擊確定，該文件自動將相關(guān)的瀏覽器設(shè)置項添加到注冊表文件中，設(shè)置即告成功。3. 手工設(shè)置瀏覽器1) 打開IE瀏覽器，工具internet選項，

8、選擇“安全”選項如下圖所示：圖12) 選擇“受信任的站點站點”如下圖所示：圖輸入系統(tǒng)域名，確定即可。3) 調(diào)整信任站點的安全級別為低如下圖所示：MS Office本系統(tǒng)明確支持的MSOffice包括MS Office 2003、MS Office2007。相關(guān)控件和軟件安裝本系統(tǒng)需要用到一些Web控件和軟件，包括IndiDocX、書生閱讀器、條形碼生成器等，用戶客戶端必須正確安裝這些控件和軟件，才能正常運行本系統(tǒng)。1. 安裝前準備打開IE瀏覽器，工具internet選項，選擇“安全”“受信任的站點 ”，點擊自定義級別，下載未簽名的ActiveX控件設(shè)置為啟用，如下圖2. 手工下載安裝系統(tǒng)可以自

9、動下載一些控件，但因不同IE版本的安全性限制，可能需要較為復(fù)雜的操作，自動安裝可能失敗。另外一些軟件可能比較龐大，需要手工下載安裝。如需要請在系統(tǒng)右上角下載相應(yīng)控件，并進行安裝。5. 技術(shù)支持用戶在使用過程中，若需要技術(shù)支持，請打技術(shù)支持電話 59966000。二、 基本操作1. 首頁布局系統(tǒng)首頁布局如下圖所示：圖11 左側(cè)為應(yīng)用導(dǎo)航包括所有您可以辦理的業(yè)務(wù)，可以查詢的信息和可以使用的功能。每個部門和個人的導(dǎo)航都有所區(qū)別。2 右側(cè)為主信息區(qū)包括待辦信息、待閱信息和公文統(tǒng)計信息。待辦信息是需要您處理的信息。待閱信息是不需要辦理，僅需要知曉的信息。公文統(tǒng)計信息列出您所在部門的文件統(tǒng)計圖表和文件處理

10、時效統(tǒng)計視圖，用于比較和促進各部門、處室的辦文效率。如下圖所示：3 右上角為輔助功能包括首頁、退出、下載、幫助。2. 模塊布局在首頁左側(cè)導(dǎo)航條點擊業(yè)務(wù)模塊名，業(yè)務(wù)模塊內(nèi)容出現(xiàn)在右側(cè)，右上側(cè)為模塊內(nèi)導(dǎo)航。如下圖所示：1. 待辦文件本模塊中當(dāng)前需要您辦理的文件。每位登錄人員根據(jù)自身權(quán)限看到的內(nèi)容各自不同。2. 正辦文件本模塊中正在辦理的文件中您可以查閱的部分。每個人能看到的內(nèi)容各自不同，一般人員是自己處理過且沒有辦結(jié)的文件，領(lǐng)導(dǎo)和管理員可以看到所有正在辦理的文件。3. 辦結(jié)文件本模塊中已經(jīng)辦結(jié)的文件。每個人能看到的內(nèi)容各自不同，一般人員是自己處理過且已經(jīng)辦結(jié)的文件，領(lǐng)導(dǎo)和管理員可以看到所有已經(jīng)辦結(jié)

11、的文件。3. 開始業(yè)務(wù)1. 辦理在首頁或者相應(yīng)業(yè)務(wù)模塊，從待辦信息（待辦文件）中，點擊打開計劃處理的文檔，進入即可開始辦理當(dāng)前業(yè)務(wù)。2. 新建在相應(yīng)業(yè)務(wù)模塊，在右上角點擊 按鈕，選擇具體業(yè)務(wù)類型，即可創(chuàng)建一個新業(yè)務(wù)。3. 提交處理完當(dāng)前業(yè)務(wù)后，在右側(cè)流轉(zhuǎn)區(qū)，選擇下一步流向和用戶，點擊按鈕，系統(tǒng)自動將業(yè)務(wù)提交到下一個辦理人手中。下一個辦理人將在待辦信息中得到該業(yè)務(wù)。4. 保存退出若不想馬上提交給下一個辦理人，而是保存中間結(jié)果，請點擊按。4. 表單（稿紙）新建或者辦理時打開的頁面稱為表單。表單的基本布局如下：左側(cè)為信息區(qū)，顯示了本文檔的信息，供編輯和處理。右側(cè)為功能區(qū)，包括操作區(qū)和流程處理區(qū)。表單

12、（稿紙）編輯同前期系統(tǒng)，直接在頁面編輯即可。文件處理公文處理的一項主要工作是編輯Word、Excel等類型的Office文檔，這需要借助于文件控件IndiDocX，因此首先要保證IndiDocX 控件已經(jīng)正確安裝。安裝成功后，在表單中控件如圖所示。下面介紹對文檔的各種處理功能。1. 上載要上載文件，點擊。一次可以上載多個文件。特別注意：盡管上載后已經(jīng)可以進行文檔編輯操作，但實際上您處理的文檔是在本地的文檔，并沒有上傳到OA系統(tǒng)的服務(wù)器上去。和頁面中修改的內(nèi)容一樣，處理后的文檔要在點擊表單右側(cè)操作區(qū)的或者，才會真正上傳到服務(wù)器上。2. 文件圖標 代表特定Word文檔。要對其進行處理，首先要點擊選

13、中該文檔。3. 編輯雙擊，或者選中后點擊，系統(tǒng)將在MS Word中打開該文檔。您即可對其進行編輯。4. 修改痕跡一般情況下，在受控狀態(tài)下系統(tǒng)會記錄您對文檔修改痕跡，如下圖所示：若想只看到修改結(jié)果，請在Word的工具欄中“審閱”區(qū)域中狀態(tài)選項中選擇“最終狀態(tài)”。若要恢復(fù)到痕跡可見，請選擇“最終：顯示標記”5. 保存Word要保存編輯結(jié)果，請在Word中點擊后退出。特別注意：盡管修改保存后再打開時，可以看到您的修改已經(jīng)保存，但實際上您的修改結(jié)果還是在本地（您的電腦上），并沒有上傳到OA系統(tǒng)的服務(wù)器上去。和頁面中修改的內(nèi)容一樣，處理后的文檔要在點擊表單右側(cè)操作區(qū)的 或者，才會真正上傳到服務(wù)器上。6.

14、 清稿要清除Word文檔的修改痕跡，把它變成一份干凈的文檔，也就是接受所有修改，請選中文檔后點擊按鈕，系統(tǒng)將生成一份僅記錄最終狀態(tài)的干凈文檔作為最新文檔，同時保留一份痕跡文檔以備查證。7. 刪除要刪除上傳的文檔，請選中后點擊。請謹慎刪除，刪除了再提交后，被刪除的文件將無法恢復(fù)。8. 放棄修改如果編輯后又想放棄修改，請直接點擊表單右側(cè)操作區(qū)的。這樣，無論是表單中修改的內(nèi)容，還是Word文檔中修改的內(nèi)容都被放棄，系統(tǒng)恢復(fù)到編輯之前的狀態(tài)。填寫意見每個任務(wù)環(huán)節(jié)能夠填寫的意見，預(yù)先由流程配置指定。要填寫意見，請點擊操作區(qū) ，在彈出的意見窗口中添加意見。確定后，系統(tǒng)自動將意見放到設(shè)定的意見區(qū)。一些非正式

15、的過程性意見，表單上可能不會提供相應(yīng)的意見區(qū)，可以到“審批意見”查看，“審批意見”包括了所有的意見。如下圖所示：打印表單為兼容紙質(zhì)文檔流轉(zhuǎn)，有時需要將電子表單打印出來。系統(tǒng)為每個業(yè)務(wù)模塊提供了標準的打印單，只要點擊相應(yīng)的打印按鈕，即可將標準的表單打印出來。1. 打印單打印單是以各業(yè)務(wù)模塊的紙質(zhì)單據(jù)為樣板設(shè)計的，通常都是A4紙樣式。當(dāng)點擊相應(yīng)的打印按鈕時，系統(tǒng)會自動將文檔數(shù)據(jù)填充到打印單，自動設(shè)置頁面參數(shù)，并自動彈出打印對話框，一般只要在打印對話框點擊，就可以打印出相應(yīng)單據(jù)。下面的打印單是部門發(fā)文稿紙：2. 打印預(yù)覽Web頁面形式的打印單，不是所見即所得模式，因此不太直觀。如果要想在打印前查看和

16、調(diào)整打印的實際效果，請使用打印預(yù)覽功能。操作時先在打印對話框點 ，然后點擊 ，出現(xiàn)預(yù)覽界面，預(yù)覽界面直觀地表現(xiàn)了打印在紙張上的效果。如下圖所示：在打印預(yù)覽界面中，最主要的是底部的頁面數(shù)，如果超過預(yù)期頁面數(shù)，就需要做適當(dāng)調(diào)整。你可以調(diào)整頁面邊距，縮小字體填充，調(diào)整頁面設(shè)置，設(shè)置紙張，也可以打印出來。3. 頁面設(shè)置通常系統(tǒng)已經(jīng)對頁面做了清理設(shè)置，如果發(fā)現(xiàn)打印出來的單據(jù)出現(xiàn)了頁眉頁腳，可以通過重新設(shè)置。機要箱和條形碼在本期系統(tǒng)中，一些業(yè)務(wù)采用紙質(zhì)文檔和電子文檔并行審批的模式，例如總部機關(guān)簽報、公司發(fā)文等。為了追蹤紙質(zhì)文檔的流向，辦公廳引入了電子公文交換箱系統(tǒng)，并為公司領(lǐng)導(dǎo)、部門和一些在京單位分配了機

17、要箱。機要箱號是每個機要箱在系統(tǒng)中唯一的編碼。條形碼號是每個文檔在系統(tǒng)中唯一的編碼，用于追蹤紙質(zhì)文檔的流向。系統(tǒng)可以把條形碼號轉(zhuǎn)為條形碼打印到紙質(zhì)文檔中，供機要箱讀取。因此，如果要跨部門投送紙質(zhì)文檔，比如發(fā)文會簽、簽報送辦公廳等，需要先生成條形碼，打印到稿紙上，然后再發(fā)送帶有條形碼號的電子文檔，同時遞送帶有條形碼的紙質(zhì)文檔。1. 生成條形碼要生成條形碼，請點擊，生成的條形碼號可以在表單左下角查看到。如下圖所示：2. 打印條形碼要跨部門遞送紙質(zhì)文檔，需要事先將條形碼打印到相應(yīng)的紙質(zhì)辦理單據(jù)上，如發(fā)文稿紙、簽報稿紙上。系統(tǒng)中的打印單上已經(jīng)附上了條形碼，直接一并打出即可。但總部機關(guān)簽報的稿紙采用事先

18、印刷好的紙張，因此需要將條形碼單獨打到稿紙上。為此，請先將該稿紙以正確的方向放入打印機紙槽，然后點擊，系統(tǒng)彈出條形碼打印頁面，隨后即可將條形碼打印到稿紙上。如果您使用較為生疏，可以先試著打印一張做了標記的白紙，以確定稿紙放置的正反和方向。3. 投箱當(dāng)跨部門遞送電子文檔時，如果已經(jīng)有了條形碼，系統(tǒng)會自動向電子公文交換系統(tǒng)執(zhí)行電子投箱，該系統(tǒng)隨即等待您進行紙質(zhì)投箱。分發(fā)功能1. 設(shè)置附件發(fā)往單位當(dāng)各單位接收的內(nèi)容中，主文檔相同，而附件各部相同時，通常稱為背靠背發(fā)文或分表發(fā)文。這種情況下，擬稿人需要使用按鈕 ，事先指定各單位分別接收的文件。如下圖所示：點擊“批量添加”按鈕，給所有發(fā)送單位批量選擇添加

19、文檔中的附件，如下圖所示：圖4點擊“批量刪除”按鈕可以將所有發(fā)送單位的附件進行統(tǒng)一指定刪除。點擊“修改”按鈕可以給指定的發(fā)送部門添加或刪除發(fā)文中的附件，例如點擊列表中第一個發(fā)送單位對應(yīng)的修改按鈕對附件進行增刪，如下圖所示：圖5以上操作完成后點擊“保存返回”按鈕回到主表單。2. 分發(fā)部門文件的可能分發(fā)人是擬稿人或辦公室文書，公司文件的分發(fā)人是收發(fā)室工作人員。分發(fā)人可以在分發(fā)環(huán)節(jié)將電子文件分發(fā)到各相關(guān)單位。流程結(jié)束后，分發(fā)人和辦公室文書可以再次補發(fā)。點擊，出現(xiàn)如下界面：點擊 ，出現(xiàn)分發(fā)選擇列表，如下圖所示：選擇相應(yīng)的分發(fā)單位，點按鈕后回到上一頁面，再點按鈕，系統(tǒng)執(zhí)行實際分發(fā)動作，將電子文件發(fā)送到各

20、單位。分發(fā)的結(jié)果列示在表單中“分發(fā)單位”區(qū)。3. 回執(zhí)統(tǒng)計在“分發(fā)單位”區(qū)，實現(xiàn)了前期系統(tǒng)的“回執(zhí)統(tǒng)計”功能。您可以非常清晰地看到文件分發(fā)和接收的狀態(tài)。4. 撤回分發(fā)文件時，偶爾會錯選接收單位；分發(fā)結(jié)束后，偶爾也會發(fā)現(xiàn)文件還需要調(diào)整。為此，系統(tǒng)增加了“文件撤回”功能。如果對方還沒有接收文件，可以及時撤回。5. 流程一項業(yè)務(wù)流程需要多人多部門共同協(xié)作完成的，業(yè)務(wù)辦理的協(xié)作過程稱為流程。在本系統(tǒng)中，流程是由后臺預(yù)先配置的。當(dāng)您處理完當(dāng)前的任務(wù)時，系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)先的配置，引導(dǎo)您正確提交給下一個工作人員。操作界面表單右側(cè)是流程操作界面，布局如下圖所示：流程圖在流程操作界面，點擊，可以查看到當(dāng)前業(yè)務(wù)的流程

21、圖，并且能清晰顯示本業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)過程。如下圖所示：在上圖中，清楚地標示了整體流程、當(dāng)前環(huán)節(jié)、已經(jīng)過的環(huán)節(jié)。在流程圖上方，點擊 ，還能動態(tài)演示出一步一步的流轉(zhuǎn)過程。流程圖的圖例如下圖所示：流程明細流程明細記錄在左下分區(qū)的“流轉(zhuǎn)信息”中。如下圖所示：去向提交時，首先選擇去向。系統(tǒng)會根據(jù)選擇的去向調(diào)整隨后的信息。人員系統(tǒng)會根據(jù)后臺配置，決定人員的選擇范圍和形式。無論是一個辦理人，還是多個辦理人，都既可能允許選擇，也可能不允許選擇。若允許選擇，會出現(xiàn)“選人員”按鈕，點擊出現(xiàn)人員選擇界面，如下圖所示。提交在流程操作區(qū)底部點擊，系統(tǒng)自動將處理后的表單提交給指定環(huán)節(jié)下指定人員的待辦信息中，隨后關(guān)閉窗口。撤回功

22、能如果在提交后發(fā)覺辦理有誤或者投遞有誤，可以到視圖“正辦文件”中打開文件，點擊按鈕，將文件撤回重新辦理。注意：只有對方還沒有開始辦理，才能撤回。如果對方已經(jīng)開始辦理，則不能撤回，系統(tǒng)會給予提示。駁回功能待辦信息接到工作任務(wù)后，如果發(fā)覺不需要自己辦理或不適合自己辦理，可以點擊 按鈕，將工作退回給提交人。系統(tǒng)也可能配置為可以駁回到指定環(huán)節(jié)。轉(zhuǎn)辦功能在待辦信息接到工作任務(wù)后，如果想臨時請其他人代辦，可以點擊 按鈕，在轉(zhuǎn)辦對話框中填寫上轉(zhuǎn)辦人和轉(zhuǎn)辦意見，然后點確定。系統(tǒng)隨即把工作任務(wù)轉(zhuǎn)給轉(zhuǎn)辦人。注意：轉(zhuǎn)辦完全是一次性活動。當(dāng)轉(zhuǎn)別人辦理完成提交后，流程將繼續(xù)按既定配置運行。委托辦理如果您因出差等原因，在

23、一段時間內(nèi)不能在本系統(tǒng)中辦理工作任務(wù)，您可以將工作委托給其他人。系統(tǒng)在指定時間和條件下，將把本應(yīng)提交給您辦理的工作任務(wù)轉(zhuǎn)交給受托人辦理。委托在系統(tǒng)導(dǎo)航的“個人事務(wù)”-“委托辦理”-“委托設(shè)置”中設(shè)置。在委托單上指定受托人、受托時間，保存即可。6. 查詢已辦事宜只要登錄系統(tǒng)，就能看到自己的待辦信息。要查找已辦事宜，請到“個人事務(wù)”-“辦理信息”中查看，該模塊包括了所有工作辦理信息。其中“待辦事宜”和系統(tǒng)首頁“待辦信息”相同，“已辦事宜”包括所有本人已經(jīng)辦理但流程尚未結(jié)束的工作，“辦結(jié)事宜”包括所以已經(jīng)整個處理過程完全結(jié)束的工作。已讀信息只要登錄系統(tǒng)，就能看到自己的待辦信息。要查找已辦事宜，請到“

24、個人事務(wù)”-“知會信息”中查看，該模塊包括了所有知會信息。其中“未讀”和系統(tǒng)首頁“待閱信息”系統(tǒng)，“已讀”包含了所有本身已經(jīng)閱讀過的信息。查詢檢索每個模塊都利用視圖對文檔進行分類組織。要查看文件，只需要到從模塊的導(dǎo)航到達特定的視圖去查看。若不方便查看，可以使用“快速搜索”和“高級搜索”功能查找文檔。1. 快速搜索視圖右上角“快速搜索”用于簡單模塊查詢。在其中輸入關(guān)鍵字，系統(tǒng)即可把所有含有該關(guān)鍵字文檔全部列出。2. 高級搜索視圖右上角“高級搜索”用于組織復(fù)雜條件查詢。三、 辦公室文書辦公室文書的工作比普通用戶更為豐富，以下是辦公室文書，以及具有文書工作性質(zhì)的人員需要掌握的工作。1. 表單（稿紙）

25、編號本期系統(tǒng)編號方式和前期系統(tǒng)相似。收文類在起始環(huán)節(jié)由系統(tǒng)全自動編號。發(fā)文類在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由辦公室編號， 一般只需要點擊 【編號】按鈕即可，系統(tǒng)會自動給出流水號。編號的基本信息可以由文書調(diào)整。如果要調(diào)整代字、基礎(chǔ)號或想預(yù)留號，請從模塊導(dǎo)航欄導(dǎo)航到編號配置。如下圖所示：打開編號配置文檔，調(diào)節(jié)代字、流水號、漏號，保存退出即可。文件處理本期系統(tǒng)基本繼承了前期系統(tǒng)對Word文件的處理方式，產(chǎn)生和處理紅頭文件的全過程都和前期基本一致。文書常見的工作，諸如“生成SEP”、“蓋章”、“排版”、“脫密”、“打印”，都沒有改變方式，但改變了聯(lián)合蓋章的實現(xiàn)方式，增加了“清樣”工作。1. 聯(lián)合蓋章和前期系統(tǒng)一樣，聯(lián)合

26、蓋章有兩種操作方式。第一種方式是集中蓋章，優(yōu)點是工作效率高。這種方式要把所有電子印章插到同一臺公文機的USB口，連續(xù)蓋章。注意操作時應(yīng)使用【蓋章】按鈕。另一種方式是每個單位逐個蓋章，優(yōu)點是可以異地蓋章。本單位蓋下第一個章后，發(fā)送到下一個單位蓋章后返回，再發(fā)到下一個單位蓋章后返回，直到完成。本期系統(tǒng)改用常規(guī)工作流程實現(xiàn)了這種聯(lián)合蓋章方式，要下一個單位聯(lián)合蓋章，只需要將文檔發(fā)送到下一單位的文書即可。注意操作時應(yīng)使用【聯(lián)合蓋章】按鈕。2. 清樣清樣是本期系統(tǒng)提供的新功能。清樣是指產(chǎn)生一份和正式文件相同，但沒有紅頭的Word版式文件，目的是為了支持文件印刷，即把文件印刷到紅頭文件專用紙上。代填意見用戶

27、可以在某些環(huán)節(jié)可以代其他人錄入意見。代填意見的具體環(huán)節(jié)和意見類型由后臺配置決定。補發(fā)功能前期系統(tǒng)必須在流程結(jié)束前分發(fā)文件。本期系統(tǒng)改進為在流程結(jié)束后，文書可以繼續(xù)分發(fā)文件，因此不必等到確認分發(fā)完成后才結(jié)束流程。2. 公文流程文書撤轉(zhuǎn)要對一個正在運行的業(yè)務(wù)調(diào)整流程，前期系統(tǒng)只能通過【收回文檔】進行有限的調(diào)整，或者請求運維支持人員介入。本期將流程調(diào)整功能完全交給文書。文書可以通過 調(diào)整流程。解鎖當(dāng)多人并發(fā)處理同一項業(yè)務(wù)時，為了避免操作沖突，系統(tǒng)會自動為實際操作人員鎖定文檔。但如操作人員異常退出系統(tǒng)，文檔就會被持續(xù)鎖定，其他人無法接手工作。為此，系統(tǒng)為文書提供了解鎖功能。文書只要進入該文檔，點擊【解

28、鎖】，其他人即可獲得操作權(quán)。3. 部門協(xié)作發(fā)文送其他部門會簽、簽報送其他部門會簽、收文送其他部門辦理、督辦送部門辦理，均屬于部門協(xié)作。部門協(xié)作機制和一般文檔流轉(zhuǎn)機制不同，不體現(xiàn)在流程圖中。部門之間是以發(fā)送單據(jù)和反饋結(jié)果來進行協(xié)作的。以部門會簽為例，發(fā)起方通過“送部門會簽”操作向接收方發(fā)送會簽單發(fā)起活動，接收方在收文庫中接收會簽并內(nèi)部流轉(zhuǎn)，形成會簽意見后，反饋到發(fā)起方原文檔中。下面以部門會簽為例詳述具體操作。發(fā)起會簽如下圖所示，在操作區(qū)點擊 ，在彈出對話框選擇會簽部門，確定后，系統(tǒng)向選中的部門發(fā)送會簽單，當(dāng)前文檔則進入等待反饋狀態(tài)。辦理會簽收文部門從收文箱得到會簽單，并在收文庫中以和收文相似的方式在內(nèi)部流轉(zhuǎn)直至形成會簽意見。反饋部門意見部門內(nèi)形成會簽意見后，由文書反饋部門意見。點擊，在意見對話框中組織反饋意見，確定。系統(tǒng)會自動將組織好的意見自動反饋到發(fā)起部門的對應(yīng)文檔中,并進入表單中相應(yīng)的位置。結(jié)束會簽如果全部會簽部門都已經(jīng)反饋會簽意見，當(dāng)前文檔自動結(jié)束等待