大新電器有限公司行政管理手冊

1、目 錄序 言 第一章 組織架構(gòu)與工作職責一、 組織架構(gòu)圖2二、 工作職責3第二章 資產(chǎn)的管理一、 固定資產(chǎn)的管理 6二、 公用品管理規(guī)定 8三、 會員卡管理辦法 24四、 貴賓卡管理辦法 29五、 汽車的管理與司機工作條例 31六、 對講器材的管理規(guī)定 35第三章 常工作的管理一、會議管理規(guī)定36二、公文管理規(guī)定38三、工作稽查管理辦法41第四章 勞動紀律一、 基本準則44二、 辦公室管理規(guī)定45三、 保密制度47四、 員工不正當行為的處罰規(guī)定47第五章 后勤管理一、飯?zhí)霉芾碇贫?9二、飯票的管理規(guī)定三、宿舍管理制度46四、工服管理辦法49五、機電工務(wù)管理制度51。030動保險管理辦法55二、

2、員工福利活動經(jīng)費的管理規(guī)定59第七章 其他管理規(guī)定一復(fù)印管理規(guī)定60二電話管理規(guī)定62三管理人員手機使用規(guī)定63四證照的管理64五印章的使用及管理規(guī)定65六鎖匙的管理68七員工購物管理規(guī)定69八員工意見箱的管理70九工牌管理規(guī)定71十名片管辦法74十一、圖書、報刊管理辦法序 言無規(guī)無距不成方園，規(guī)范我們的行為，使我們的各項管理工作規(guī)范化、標準化、制度化；教育、培訓我們的員工，提高員工隊伍的素質(zhì)，提升企業(yè)形象，提高工作效率，增加經(jīng)濟效益，推動公司發(fā)展戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，是我們制定本手冊的基本指導(dǎo)思想。第一章 組織架構(gòu)與工作職責一、行政部組織架構(gòu)圖常 務(wù) 總 監(jiān)行政部經(jīng)理工程部主管行政部主管工程部文員

3、工程管理員行政文員公用品保管員公用品票據(jù)員二、行政人員工作職責1.經(jīng)理工作職責1.1.樹立為本部門員工全心全意為經(jīng)營服務(wù)、為全公司員工服務(wù)的觀念，認真做好后勤服務(wù)工作，不斷提高后勤保障能力；1.2.主持制定公司行政管理計劃,并組織、督導(dǎo)實施；1.3. 組織安排好本部門辦公室人員工作；1.4.公司新增設(shè)備、設(shè)施和各項工程計劃的擬定與督導(dǎo)實施；1.5.公司公用品計劃擬定與督導(dǎo)實施； 1.6.嚴格執(zhí)行財務(wù)制度，堅持節(jié)約的原則，認真審核公用品進貨計劃、定貨合同和行政部各項開支，采取有效措施，不斷降低費用；1.7.負責組織公司管理制度的制定、修改與機構(gòu)職責范圍的企劃工作；1.8.關(guān)心員工、嚴格管理，認真

4、貫徹執(zhí)行公司各項規(guī)章制度，獎懲嚴明；1.9.負責公司服務(wù)工作,協(xié)調(diào)有關(guān)部門開展勞動競賽和服務(wù)質(zhì)量競賽的評比活動；1.10.掌握與公司管理相關(guān)的理論知識，及時準確地了解公司經(jīng)營中發(fā)現(xiàn)的問題，進行正確的分析判斷，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建議和方案；1.11.協(xié)助常務(wù)總監(jiān)制定和執(zhí)行各項專案；1.12.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)公司方面的工作。2.行政部主管職責2.1.本部門各項工作計劃的制定與執(zhí)行；2.2.落實本部門人員的工作職責；2.3.公用品計劃、申請、采購、儲存、發(fā)放使用的管理與督導(dǎo)；2.4.固定資產(chǎn)的管理；2.5.會員卡、貴賓卡制作、發(fā)放、使用過程的管理與督導(dǎo)；2.6.辦理員工的勞動保險、暫住證和臨時戶口；2

5、.7.員工健康的檢查、工傷事故的處理；2.8.部門、分店設(shè)施報修的進度安排及跟蹤；2.9.每月宿舍電費、水費的統(tǒng)計工作的檢查督導(dǎo)；2.10.處理員工違紀方面的工作；2.11.各部門行政用車的車輛安排；2.11.負責對公司各項制度、方案的實施情況進行督導(dǎo)；2.12.對員工糾紛、投訴工作的處理回復(fù)；2.13.完成上級交辦的工作。3.行政文員工作職責3.1.辦公室文件檔案的處理；3.2.配合人事部辦員工的入職、離職、調(diào)動等相關(guān)手續(xù)，員工宿舍的管理；3.3.員工飯?zhí)玫墓芾恚?.4.水、電費的統(tǒng)計工作；3.5.完成上級交付的其他工作。4.公用品保管員工作職責4.1.公用品計劃的編制；4.2.公用品采購的

6、申請。4.3.公用品的驗收：按訂單的要求對供應(yīng)商送貨進行驗收，其品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量等必須與訂單相符合，發(fā)現(xiàn)問題及時要求供應(yīng)按合同或訂單處理，或向部門主管申報處理；4.4.公用品的保管：4.4.1.按一般商品庫存管理的要求進行物品的保管工作，即物品擺放整齊、有序、美觀，并保持清潔衛(wèi)生；4.4.2.物品的堆放要做到安全無損耗、無損壞，并做到存、取方便。4.5.公用品的發(fā)放：嚴格按物品出庫的規(guī)定發(fā)貨，按物品出庫單的數(shù)量、質(zhì)量、和需求部門申請的時間發(fā)貨，發(fā)貨時要按“先進先出”的原則，以保證公用品的質(zhì)量、降低物品損耗。4.6.公用品的盤點：按月對庫存公用品進行盤點，保證賬物、賬賬、賬實相符合，對盤點中賬實

7、差異較在的物品要寫出書面報告；4.7.公用品入庫、出庫及庫存情況報表的編制；5.公用品票據(jù)員工作職責5.1.公用品入庫單、出庫單、調(diào)拔單的制單；5.2.各種票據(jù)的登記造冊歸檔備案；5.3.會員卡、貴賓卡的制作與發(fā)放。6.工程部主管工作職責6.1.確保水、電、氣、風和電梯等大型設(shè)備、設(shè)施的正常運轉(zhuǎn)；6.2.負責公司設(shè)備、能源、修建工程以及配電室等各種設(shè)施的管理；6.3.負責設(shè)備的購置，并向使用單位提出設(shè)備使用保養(yǎng)、維修和添置附件的有關(guān)要求；6.4.公司各項工程計劃及工程預(yù)算方案的擬定；6.5.公司各項工程招標方案的擬定；6.6.公司各項工程施工進度與施工質(zhì)量的跟蹤管理；6.7.公司水、電設(shè)施及相

8、關(guān)費用計劃與管理；6.8.合理安排本部門員工工作,負責員工的業(yè)務(wù)技術(shù)培訓及業(yè)務(wù)考核。7.工程部工程管理員工作職責7.1.公司各項工程施工現(xiàn)場質(zhì)量管理；7.2.公司各項工程施工進度的跟蹤管理；7.3.公司現(xiàn)有設(shè)施維修質(zhì)量、工程進度的跟進；7.4.公司現(xiàn)有重要設(shè)施使用過程的現(xiàn)場督導(dǎo)；7.5.公司各部門、各分店所有水、電設(shè)施的管理，水、電費用計劃的擬定，水、電費用消耗狀況的跟蹤檢查與督導(dǎo)。8.工程部文員工作職責8.1.公司有關(guān)工程文檔的管理(各項工程計劃書、工程施工圖、設(shè)備、設(shè)施的使用說明、保養(yǎng)、保修證書、工程檢驗報告書、工程合格證書等等)；8.2.各項工程施工進度的跟進；8.3.工程部各項物品采購

9、進度的跟進；8.4.各部門工作的聯(lián)絡(luò)。第二章 資產(chǎn)的管理一、固定資產(chǎn)的管理1固定資產(chǎn)的概念和管理部門1.1.固定資產(chǎn)包括土地、房屋及電子設(shè)備、機器設(shè)備、運輸設(shè)備及其他設(shè)備等，其使用年限在兩年以上，單位價值在2000元以上者。至于小型工具耐用年限在兩年以上，而價值在2000元以下者，也視同固定資產(chǎn)對待。1.2.行政部為本公司固定資產(chǎn)管理部門，負責采購計劃的審核與申報，對采購與配送的跟蹤管理與督導(dǎo)，并負責對實物統(tǒng)一建立卡片和固定資產(chǎn)登記表，進行分類、編號、登記，并負責資產(chǎn)調(diào)配的管理，同時負責對其使用部門的使用和保養(yǎng)進行有效的監(jiān)督指導(dǎo)。1.3.財務(wù)部設(shè)置總分類賬科目和固定資產(chǎn)明細賬目、折舊賬，記載各

10、項資產(chǎn)的價值進行跟蹤管理。1.4.公司所有固定資產(chǎn)購入和使用由行政部編號造冊登記。2固定資產(chǎn)購入2.1.固定資產(chǎn)的使用部門填寫請購單，先送行政部履行相關(guān)審核報批手續(xù)后，由采購人實施采購，行政部要進行跟蹤督導(dǎo)。2.2.請購單上應(yīng)詳細填寫名稱、規(guī)格、型別、性能、質(zhì)量等資料，以備采購及驗收的依據(jù)。2.3.自制固定資產(chǎn)應(yīng)由行政部與制造部門議定價格，按權(quán)責規(guī)定審核批準后制造，制造按成本轉(zhuǎn)賬，如有差價則作為內(nèi)部損益處理。3調(diào)撥3.1.各部門間固定資產(chǎn)的調(diào)撥和分店之間調(diào)撥，應(yīng)填寫“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”， 按權(quán)責規(guī)定經(jīng)審核批準后，由行政部實施調(diào)配，并將單據(jù)交財務(wù)部記帳。3.2.非經(jīng)行政部門審核報權(quán)限人批準，固定資

11、產(chǎn)不得轉(zhuǎn)移、外借。3.3.固定資產(chǎn)的調(diào)撥必需憑“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”或行政部開據(jù)的“財產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”進行轉(zhuǎn)移，否則保安或防損人員不予以放行。4固定資產(chǎn)的維修4.1.固定資產(chǎn)的維修分為大修理和中、小修理，其大修理必須要在每年年初制定年度維修計劃并落實到季度、到月，固定資產(chǎn)的維修應(yīng)堅持先申請審批后維修的原則，嚴格控制維修成本。4.2.固定資產(chǎn)大修費用，由財務(wù)部門根據(jù)修理成本按月分攤，不提大修費用；4.3.固定資產(chǎn)的中、小修理時報時銷，計入營運成本。5固定資產(chǎn)的出售及報廢5.1.對于不需用的固定資產(chǎn)，其使用單位或部門可提出書面申請予以調(diào)出，由總部行政部根據(jù)實際情況提出調(diào)撥到其他分店或出售轉(zhuǎn)讓的書面申請報常務(wù)

12、總監(jiān)審核，呈董事長批準，由總部行政部督導(dǎo)執(zhí)行，其貨款由總部財務(wù)部直接負責收回。5.2.固定資產(chǎn)因損耗無法修理而廢棄不用的，應(yīng)填“固定資產(chǎn)報廢單”，并經(jīng)行政部及相關(guān)人員簽署處理意見后送財務(wù)部減賬，其殘值的變價銷售要經(jīng)行政部審核申報批準后，會同各部門指定的負責人及主管部門將出售款項交財務(wù)部列“營業(yè)外收入”。5.3.固定資產(chǎn)出售時，財務(wù)應(yīng)開具收據(jù)在收據(jù)上注明固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量，出售部門憑財務(wù)部收據(jù)辦理發(fā)貨手續(xù)。5.4.出售報廢后的固定資產(chǎn)，行政部、財務(wù)部要按有關(guān)規(guī)定相應(yīng)減賬。6固定資產(chǎn)折舊處理制度6.1.房屋折舊年限為20年；6.2.電梯折舊年限為10年；6.3.汽車折舊期限為5年；6.4.機

13、械設(shè)備、防盜系統(tǒng)、消防系統(tǒng)折舊期限為5年；6.5.空調(diào)系統(tǒng)、音響設(shè)備、成批貨架折舊期限為3年；6.6.電視、冰柜、電腦等生活及辦公設(shè)備折舊期限為2年；6.7.固定資產(chǎn)折舊采用平均年限法，計算公式如下：年折舊率=（1預(yù)計凈殘值率清理費）×100%÷預(yù)計使用年限月折舊率=年折舊率÷12月折舊額=固定資產(chǎn)原價×月折舊率6.8.固定資產(chǎn)按月計提折舊，月初按資產(chǎn)的賬面原價按月計算，當月增加的固定資產(chǎn)，當月不提折舊，下月計提；當月減少的資產(chǎn)，當月照提折舊；6.9.對已提足折舊，但還可使用的資產(chǎn)，不再提折舊；7固定資產(chǎn)的盤點：7.1.固定資產(chǎn)每季度未盤點一次，并在年終

14、進行一次全面的綜合性盤點，盤點工作由人事行政部組織協(xié)同財務(wù)部共同進行安排，須有財務(wù)部與人事行政部人員參與盤點工作。7.2.固定資產(chǎn)的盤點盈、虧結(jié)果，要由人事行政部書面報告上報總辦常務(wù)總監(jiān)，由常務(wù)總監(jiān)簽署處理意見，數(shù)額較大時要呈報董事長審核批準。二、公用品管理規(guī)定1 目的：為了保障公司的正常營運和各項管理工作對公用品的需求，既保證滿足正常需要，同時合理有效的控制成本費用的原則，對公司公用品的計劃、申請、采購、配送、領(lǐng)取、使用、保管等各環(huán)節(jié)的管理工作做出如下規(guī)定,以確保各部門、各分店公用品的正常需要，公司秉著合理計劃、嚴格審批、合理采購、配送準確及時、督導(dǎo)有效使用，制定出本管理制度。2 范圍：公司

15、所有營運過程中所需的日常物料消耗品、辦公工具及生活設(shè)施工具皆按本辦法執(zhí)行。3.公用品的分類：共分為12大類，分別為以下大類：3.1印刷品類3.2辦公文具類3.3電器、燈具通訊設(shè)備電工工具維修器材與耗材類3.4膠袋膠紙飯盒吸管廚房用具類3.5工衣包類3.6電腦設(shè)備及耗材類3.7首飾包裝節(jié)日氣氛裝飾類3.8消防器材防盜標簽類3.9清潔、洗潔用具與耗材類3.10促銷贈送品類3.11固定資產(chǎn)類3.12其他類4.公用品的管理原則：4.1計劃管理的原則：制定合理的公用品使用計劃，凡公用品的使用部門或個人，必須依據(jù)公司總體計劃之規(guī)定按期制定部門、分店、柜組、個人的公用品使用需求計劃，報相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，按經(jīng)

16、過審批的計劃嚴格執(zhí)行。4.2申請、審批的管理原則：公用品使用需求計劃需報部門主管審批、人事行政部審核、店長或經(jīng)理審批、呈總部常務(wù)總監(jiān)或董事長核準。4.3合理、有效的原則：公用品的計劃、采購、儲存、領(lǐng)用各環(huán)節(jié)都必須做到合理、有效，提高使用效率，杜絕浪費，嚴格控制公用品的費用成本。4.4專人管理的原則：專人管理、職責明確，嚴格按流程操作。對公用品的管理總部和各分店都由行政部負責管理，并設(shè)專職公用品管理員，對公用品的申請、領(lǐng)用、退庫、保管等各環(huán)節(jié)進行嚴格管理。4.5、定額管理、單獨核算、獎懲掛鉤的原則：推行費用定額計劃管理，按部門、分店、柜組核定公用品費用指標（抱括電話費、水電費等）；由財務(wù)部對領(lǐng)用

17、公用品的費用按部門、分店、柜組進行單獨核算，并按計劃指標進行考核；按計劃進行對照檢查，并按公用品費用的執(zhí)行狀況與相關(guān)人員的工資、獎金掛鉤計算獎懲（獎懲辦法另文規(guī)定）。5.公用品審批權(quán)限5.1凡是公用品的申請和領(lǐng)用都必須得到權(quán)限批準。5.2配送的公用品按申請流程辦理，自購的公用品按自購流程辦理。5.3分店自購的公用品，50元以內(nèi)的耗用品由分店店長或店負責人審批，50元以內(nèi)的工具、設(shè)備（如電工工具、炊具等）和超過50元的報總部常務(wù)總監(jiān)或董事長審批。分店人事行政部須做好領(lǐng)用登記手續(xù)。5.4凡是上了50元以上的公用品發(fā)票，先由分店人事行政主管審核簽字，再由總部行政部復(fù)核，常務(wù)總監(jiān)認簽字后，送董事長批報

18、。否則財務(wù)不予報帳。6.公用品管理流程:6.1.申請流程（見15頁附圖）：6.2.配送流程（見16頁附圖）；6.3.自購流程（見17頁附圖）7.公用品的訂貨、采購與配送、庫存的管理：7.1.訂貨與采購7.1.1.所有公用品的訂貨、購置，由總部行政部統(tǒng)一安排，專業(yè)技術(shù)性的物品可由各店派專業(yè)人員陪同采購；7.1.2.確屬總部行政部無法配送的公用品,各分店部門負責人填好申請購置單,先交本店人事行政部主管核實,再按有關(guān)的審批權(quán)限批準后,由指定的分店值班員專人采購,嚴禁私自購買、先斬后奏的行為或直接向供應(yīng)商訂貨;7.1.3.需購置的公用品,公司商場內(nèi)有售的,一律禁止外購;7.1.4.總部公用品保管員根據(jù)

19、庫存和各分店、部門申請的公用品，制定合理的月需求計劃報常務(wù)總監(jiān)批準，按報批的計劃進行采購；7.1.5.采購人員應(yīng)嚴把質(zhì)量關(guān)，經(jīng)辦人員要按質(zhì)量驗收，杜絕不合格品進倉，若違章操作而造成的損失由當事人負責；8.公用品的配置、定量、驗收、領(lǐng)用、使用期限及退換的管理8.1.配置8.1.1.部門配置8.1.1.1.定義指本公司各個不同的部門,在具體的工作中所涉及到且必須具備獨占使用某一公用品特征,并按照程序?qū)徟?、配送、安排使用?.1.1.2.部門配置公用品所必須具備的三個條件：8.1.1.2.1.本單位、個人，工作、生活的確需要;8.1.1.2.2.較長時間獨占使用達到規(guī)定的使用期限或使用后已被消耗;8

20、.1.1.2.3.按權(quán)限范圍得到批準。附件:總部各部門月配置數(shù)量情況表(附件一)分店各部門月配置數(shù)量情況表(附件二)8.1.2個人配置定義：指員工為了切實的工作需要而必須獨自使用的辦公工具和在生活中按不同級別給予配備的生活設(shè)施。附件：職員個人配置數(shù)量情況表“附件三”（見18頁附表）8.2.定義:根據(jù)各分店經(jīng)營的品種狀況和規(guī)模大小、銷售數(shù)量，以及公司各部門工作性質(zhì)和人數(shù)等因素進行定量。也分為部門（分店）定量和個人定量。附件：各分店月使用定量情況，參見“附件二”數(shù)據(jù)職員個人使用定量情況，參見“附件三”數(shù)據(jù)8.3.驗收8.3.1.要求:8.3.1.1.嚴格審核審批手續(xù)。8.3.1.2.嚴格按定單數(shù)量

21、驗收。8.3.1.3.嚴格進行質(zhì)量檢驗。8.3.1.4.與樣板對照確認。8.3.1.5.核對商品價格。8.3.2.總辦驗收 公用品保管員嚴格按質(zhì)量驗收后，交公用品打單員打印一式三聯(lián)的“入庫單”入庫，當天的“入庫單”須于第一時間連同供應(yīng)商送貨單交結(jié)算中心復(fù)核并入帳。部門負責人負責公用品質(zhì)量、數(shù)量、入庫、結(jié)算等全過程的監(jiān)督管理工作；8.3.3.分店驗收8.3.3.1.按照總辦安排，供應(yīng)商直接送公用品到分店，分店相關(guān)管理人員必須嚴格按章驗收入庫，并對其質(zhì)量與數(shù)量負責；8.3.3.2.根據(jù)實際驗收數(shù)量打印一式三聯(lián)的公用品“調(diào)入單”，并在備注欄內(nèi)注明為“總辦公用品調(diào)入”；8.3.3.3.“調(diào)入單”及供應(yīng)

22、商送貨單必須有公用品保管員和財務(wù)人員簽名并加蓋復(fù)核章；8.3.3.4.將供應(yīng)商送貨清單及“調(diào)入單”的調(diào)入單位聯(lián)（紅聯(lián)）交供應(yīng)商，由供應(yīng)商據(jù)此向總辦公用品票據(jù)員打印“入庫單”換取貨款結(jié)算聯(lián)；8.3.3.5.總辦公用品打單員在打印完“入庫單”的同時，應(yīng)根據(jù)分店驗收的“調(diào)入單”打印“調(diào)出單”，并將“調(diào)出單”收貨聯(lián)（紅聯(lián)）及時轉(zhuǎn)回分店；8.3.3.6.總辦公用品打單員應(yīng)從供應(yīng)商處收回分店驗收簽章的“調(diào)入單”，并附在打印給分店的“調(diào)出單”財務(wù)聯(lián)（白聯(lián)）后交財務(wù)復(fù)核并入賬；打印的公用品“入庫單”附上“送貨清單”一并轉(zhuǎn)交財務(wù)部復(fù)核簽章并入賬；8.3.3.7.分場需于“調(diào)出單”送達商場時與“調(diào)入單”一并粘貼交

23、財務(wù)復(fù)核入賬。8.4.領(lǐng)用8.4.1.公用品的領(lǐng)用數(shù)量按配置原則和定量標準從嚴掌握，在領(lǐng)用程序上同樣分為部門領(lǐng)用和個人領(lǐng)用；8.4.2.凡是部門集體公用或該部門經(jīng)管消耗的公用品則為部門領(lǐng)用，部門領(lǐng)用必須由該部門主管級以上負責人領(lǐng)取；凡是個人獨占使用的為個人領(lǐng)用，由本人申請領(lǐng)用。所有公用品的領(lǐng)用，都必須填寫一式二聯(lián)的公用品采購領(lǐng)用申請表并履行正當?shù)膶徟掷m(xù)；8.4.3.所有公用品的領(lǐng)用都必須在三天以內(nèi)將物品采購到位(特殊原因除外).8.4.4.領(lǐng)用公用品時必須在領(lǐng)用登記表上簽收,并打印當日匯總“出庫單”，上交財務(wù)部復(fù)核簽章。8.4.5.當月的進銷存情況表與財務(wù)部進行核對,核對不符時,必須及時查明

24、原因。8.4.6.每月底,公用品票據(jù)員應(yīng)打印出當月的部門、個人的領(lǐng)用匯總表給領(lǐng)用部門或個人確認8.4.7.每月底，公用品票據(jù)員應(yīng)打印出當月的進銷存情況總表與財務(wù)部進行核對，核對不符的，必須及時查明原因。8.5.使用期限公用品的使用期限分為一次性消耗和規(guī)定使用期限兩種，對那些已不再具有使用價值且已損壞但仍保持原狀的公用品實行以舊換新。各種公用品的領(lǐng)用都必須按照使用期限和對照是否以舊換新的規(guī)定辦理。使用期限與以舊換新情況，參見“附件一”“附件二”“附件三”的規(guī)定。8.6.退換8.6.1.退貨與換貨要及時申報，并事先與公用品管理人員聯(lián)系。若有數(shù)量、質(zhì)量問題一般情況不超過24小時，以便及時更正，避免貽

25、誤工作開展。退換包括個人移交、個人退換、分店退換和退還供應(yīng)商。8.6.2.個人移交：員工調(diào)（離）職時所經(jīng)管、使用的公用品造具清單在人事行政部門的監(jiān)督下移交給另一使用人或交回人事行政部。移交與領(lǐng)用不符的照價賠償。8.6.3.個人退換：由于領(lǐng)用的物品不合規(guī)格或質(zhì)量問題等因素而需要退換，必須原件或整件退換。8.6.4.分店退換：申領(lǐng)的公用品由于工作程序發(fā)生變化而不再適用或用后有剩余、有質(zhì)量問題、錯發(fā)貨等原因，公用品保管員必須及時進行退換。8.6.5.退還供應(yīng)商：使用有溢余、有質(zhì)量問題、規(guī)格型號不合、發(fā)錯貨、混夾別品、少件等情況，應(yīng)迅速與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換手續(xù)。8.6.6.如果有問題而不退換，一是確

26、認本次領(lǐng)用有效并計入數(shù)量；二是出現(xiàn)不良結(jié)果由領(lǐng)用人負責；三是造成積壓、報廢要追查當事人一定的責任。9.公用品保管與報表填報：9.1.公用品管理采用實物負責制，誰經(jīng)管誰負責。正常的耗用按“領(lǐng)用”制度辦理，人為的保管不善，造成遺失和損壞的由當事人負責賠償；9.2.各分店公用品保管員按要求認真填好公用品一周領(lǐng)用申請表和公用品領(lǐng)用情況明細表，并應(yīng)有財務(wù)部、營運部負責人確認，于每周一上午12點前報送總部行政部；9.3.公用品保管員必須會同財務(wù)部、營運部于每月31日前對本店的公用品進行盤點，對已配送、自購的數(shù)量、庫存等相關(guān)內(nèi)容分別予以確認，報總部行政部一份備查；9.4.總部公用品保管員仔細核對報表數(shù)據(jù)，并

27、進行匯總登記，根據(jù)實際用量填制公用品訂貨申請表交部門負責人復(fù)核，總部行政部審核，送常務(wù)總監(jiān)審批后，由專門的訂貨人員訂貨、采購。同時整理好各分店、各部門每月公用品配送、庫存數(shù)據(jù)，以保持數(shù)據(jù)的連貫性；9.5.為了保證財務(wù)核算的準確性、及時性，各部門、分店向總部領(lǐng)、退公用品的所有單據(jù)必須于次月3日以前全部交回總部行政部，行政部相關(guān)人員應(yīng)及時處理，并在每月5日以前交財務(wù)部。10.公用品票據(jù)管理流程10.1.訂貨票流10.1.1.分店人事行政部公用品保管員查詢電腦庫存，根據(jù)各單品的實際需要量（即滿足整個公司一周至一個月的需要量）填寫公用品訂貨單審批，并由營運、財務(wù)確認簽名。訂貨單必須注明商品名稱、規(guī)格、

28、數(shù)量、送貨時間、計劃用量時間、現(xiàn)有存貨量；10.1.2.分店人事行政部負責人核實所訂公用品庫存量是否是屬正常需要量范疇，是否屬公司所急需，審核訂單內(nèi)容是否準確并簽名；營運部負責人核實是否該使用的公用品、需要量是否與實際相符、是否部門還有庫存量；財務(wù)部負責人核實其領(lǐng)土完整用量是否正常需要量、是否庫存有貨、是否有退貨、是否適合的供應(yīng)商。10.1.3.訂單交常務(wù)總監(jiān)審批，經(jīng)常務(wù)總監(jiān)簽名批準的訂單方可向供應(yīng)商傳送并訂貨。10.2入庫票流10.2.1.供應(yīng)商按訂單送貨到行政部后，行政部公用品保管員按供應(yīng)商送貨單點貨，并與訂單核對，核實數(shù)量單價無誤后，在收貨單上簽名，并簽明貨已收字樣。數(shù)量單價有差錯的，收

29、貨人在送貨單上進行更改，且在更改處簽名，同時在收貨單上簽名，并簽明貨已收字樣。收貨時按公用品分類中的大類分類對號入座存放；10.2.2.收貨員將簽名的收貨單和訂單交公用品票據(jù)員打印電腦入庫單，票據(jù)員打印出一式三聯(lián)的電腦入庫單后，交收貨員與清單數(shù)進行核對，核對無誤后雙方在入庫單上的電腦文員和收貨審核員處簽名；10.2.3.收貨員將雙方簽名的電腦入庫單附供應(yīng)商送貨交財務(wù)復(fù)核處復(fù)核，財務(wù)復(fù)核數(shù)量單價和金額無誤后簽名并加蓋財務(wù)復(fù)核章。財務(wù)復(fù)核員留電腦入庫單白聯(lián)附供應(yīng)商送貨單作記賬憑證，紅聯(lián)交供應(yīng)商作結(jié)算憑證，黃聯(lián)交收貨員留存。10.3.調(diào)出票流10.3.1.行政部公用品保管員收到分店手續(xù)完整的公用品申

30、請單，由部門負責人審核后，交票據(jù)員打印一式四聯(lián)的電腦調(diào)出單，雙方在調(diào)出單上的電腦文員和收貨審核員處簽名；10.3.2.行政部公用品票據(jù)員將調(diào)出單連同申請單交財務(wù)復(fù)核，財務(wù)復(fù)核無誤后簽名蓋章，交公用品保管員發(fā)貨，公用品保管發(fā)貨時將調(diào)出白聯(lián)要收回來，紅聯(lián)隨貨同行，轉(zhuǎn)給調(diào)入方作記賬附件，公用品保管員待收到調(diào)入方收貨打印的調(diào)入單紅聯(lián)后，將對方調(diào)入單紅聯(lián)同調(diào)出單粘貼在一起，每周一次送交財務(wù)部記賬人員記賬；10.3.3.在每周一次交接單時，行政部公用品保管員按分店和單號在簽收簿上按順序登記，財務(wù)記賬人員核對已加蓋財務(wù)復(fù)核章后，在簽收簿上簽名并收單。對無財務(wù)復(fù)核簽章的公用品單據(jù)財務(wù)記賬人員必須視同無效單據(jù)退

31、回，更不得作賬務(wù)處理（以下同）。10.4.調(diào)入票流10.4.1.行政部收到分店轉(zhuǎn)入的公用品后，憑分店打印的調(diào)出單紅聯(lián)核對實物，單貨相符后，將調(diào)出單交公用品票據(jù)員打印一式三聯(lián)的調(diào)入單，雙方在調(diào)入單上簽名。單貨不符的，迅速與分店核實，核實后，按實收數(shù)收貨，并要求分店按實收數(shù)重新打調(diào)出單；10.4.2.公用品保管員將調(diào)入單同分店的調(diào)出單紅聯(lián)交財復(fù)核，財務(wù)復(fù)核二單的數(shù)量相符后，簽名并蓋財務(wù)復(fù)核章；10.4.3.公用品保管員將調(diào)入單紅聯(lián)轉(zhuǎn)交調(diào)入分店，作對方調(diào)出單附件；白聯(lián)即回單同分店的調(diào)出單紅聯(lián)定期交財務(wù)簽收記賬（交接流程同調(diào)出單）；黃聯(lián)由行政部留存。10.5.領(lǐng)用票流10.5.1.各部門根據(jù)部門需要填

32、寫公用品采購領(lǐng)用申請表，申請人在申請?zhí)幒灻刹块T主管以上人員審核實際需要情況，并在批準人處簽名，然后將公用品采購領(lǐng)用申請表第二聯(lián)（紅聯(lián)）交行政部公用品保管員處；每周六按部門或個人打印一次電腦出庫單。10.5.2.行政部公用品保管員根據(jù)各部門填寫的公用品采購領(lǐng)用申請表發(fā)貨后，由公用品領(lǐng)用人在公用品采購領(lǐng)用申請表上簽注已領(lǐng)用字樣，并簽名；10.5.3.行政部公用品保管員根據(jù)各部門領(lǐng)用的公用品，作備查賬簿登記，備查賬簿登記內(nèi)容包括領(lǐng)用時間、公用品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人；10.5.4.公用品電腦打單員根據(jù)以上簽名完整的公用品采購領(lǐng)用申請表紅聯(lián)，打印電腦出庫單，由票據(jù)員和公用品保管員在出庫單上的電腦文員、

33、收貨員和領(lǐng)用人處簽名；10.5.5.人事行政部公用品保管員將公用品采購領(lǐng)用申請表附在電腦出庫單后，交財務(wù)部復(fù)核人員復(fù)核，財務(wù)核對電腦出庫單公用品采購領(lǐng)用申請表相符后，簽名并蓋財務(wù)復(fù)核章；10.5.6.在每周的交接單時，白聯(lián)交財務(wù)記賬，黃聯(lián)由行政部留存，具體流程與調(diào)出單同。10.6.分店直接收貨入庫的公用品入庫、調(diào)入和調(diào)出票流10.6.1.供應(yīng)商送貨到分店人事行政部后，分店人事行政部公用品保管員按供應(yīng)商送貨單清點收貨，核實數(shù)量單價無誤后，在收貨單上簽名，并簽注“貨已收”字樣，數(shù)量單價有差錯的，收貨人在送貨單上進行更改，并在更改處簽名，同時在收貨單上簽名，并簽注“貨已收”字樣；10.6.2.分店人

34、事行政部公用品票據(jù)員根據(jù)收貨員簽收的送貨單打印一式三聯(lián)的電腦調(diào)入單，經(jīng)收貨人核對數(shù)量單價金額后，雙方在電腦調(diào)入單的票據(jù)員和收貨員處簽名；10.6.3.分店人事行政部保管員將簽名的送貨單和調(diào)入單交財務(wù)復(fù)核處復(fù)核，財務(wù)復(fù)核數(shù)量單價無誤后在送貨單和電腦調(diào)入單上簽名并加蓋財務(wù)復(fù)核章；10.6.4.供應(yīng)商憑分店人事和財務(wù)蓋章簽名齊備的送貨單和調(diào)入單后，到總部行政部打印入庫單，辦理結(jié)算事宜；10.6.5.總部公用品保管員收到分店人事行政部和財務(wù)部蓋章簽名齊備的送貨單和調(diào)入單后，對單據(jù)的數(shù)量單價和金額進行復(fù)核，無誤后在送貨單和調(diào)入單上簽名，并簽上“已核對“字樣，交票據(jù)員打印電腦入庫單和調(diào)出單；10.6.6.

35、總部公用品保管員將分店收貨的送貨單同入庫單粘在一起，將分店調(diào)入單和總部調(diào)出單白聯(lián)粘在一起，然后交財務(wù)復(fù)核，經(jīng)財務(wù)復(fù)核蓋章后，入庫單白聯(lián)交財務(wù)記賬，紅聯(lián)交供應(yīng)商作為結(jié)算憑證，黃聯(lián)由公用品保管員留存?zhèn)洳?；調(diào)出單由公用品保管員定期一周一次送財務(wù)部記賬，移送流程跟正常調(diào)出單相同；10.6.7.分店的正常公用品入庫、調(diào)入、調(diào)出同總部入庫、調(diào)入、調(diào)出流程。10.7.公用品盤點流程10.7.1.每月月末，行政部會同財務(wù)部對庫存公用品進行一次全面的盤點，盤點時，由行政部人員負責清點，由財務(wù)部人員負責記錄數(shù)據(jù)。盤點完畢后，盤點雙方在盤點表上簽名。10.7.2.復(fù)盤由財務(wù)部人員負責清點，由行政部人員負責核對手工盤

36、點數(shù)據(jù)。復(fù)盤時的抽盤比例為10%，有條件的單位，復(fù)盤人與初盤人應(yīng)由不同的人員進行，如該單位人手不夠，則由初盤時的財務(wù)人員負責清點，由初盤時的行政部人員核對手工盤點表記錄數(shù)據(jù)。復(fù)盤人在手工盤點表上簽名。如果復(fù)盤時的出錯率達到5%以上，則必須重新進行盤點。10.7.3.盤點結(jié)束后，由行政部公用品票據(jù)員根據(jù)手工盤點表錄入電腦，生成電腦盤點表，電腦盤點表交財務(wù)部進行復(fù)核，財務(wù)部核對二者的數(shù)量是否相符，如有不符，交行政部票據(jù)員修正電腦盤點表，待二者相符后，雙方盤點人員在電腦盤點表上簽名確認，并由雙方部門負責人審核簽名。10.7.4.經(jīng)雙方簽名確認的電腦盤點表由財務(wù)部出具盤點報告書，盤點報告書同盤點表報常

37、務(wù)總監(jiān)審批，由常務(wù)總監(jiān)簽署處理意見，如差異額較大（200元以上），則還必須報董事長審批；10.7.5.財務(wù)部根據(jù)審批的盤點表報告書，進行相關(guān)賬務(wù)處理。11.公用品計算機系統(tǒng)管理說明 為提高公用品管理的科學有效性，現(xiàn)對整個公司各分店公用品全面實行計算機系統(tǒng)管理，請各分店按照以下說明書和要求規(guī)范運作。11.1.公用品分類階層明細表（附后）公用品分12大類每大類各分中類11.2.公用品編碼規(guī)則：每個公用品名稱對應(yīng)一個編碼，編碼不得有重復(fù)現(xiàn)象，相同型號、規(guī)格的公用品不允許有兩個編碼。公用品編碼長度為8位阿拉伯數(shù)字，不含任何其他字符，其說明為： 00（12位） 00(34位) 0000(5678位)第一

38、層 第二層 第三層第一層:公用品分類中的大類 第二層:公用品分類中的中類第三層:四位流水號11.3.公用品貨位號規(guī)則;公用品貨位號分為12個,每個分類中的大類為一個貨位號.貨位號均為小寫英文字母.11.4.所有公用品電腦顯示的進價均為供應(yīng)商進價的1.2倍,進價不得隨意更改.11.5.權(quán)限分配: 為了保證分店公用品系統(tǒng)與總部公用品系統(tǒng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一,對有關(guān)事宜作以下規(guī)定：11.5.1.分店不得自行編碼上新商品資料,若是新商品,分店公用品保管員必須列出商品名稱、規(guī)格、價格等，傳真至總部行政部，統(tǒng)一由總部行政部公用品票據(jù)員編碼上新商品資料，上完資料后簽名并于當天回傳到分店，分店方可按總部編碼上新商品資料

39、。11.5.2.供應(yīng)商資料由總部統(tǒng)一編輯和管理，未經(jīng)總部行政部許可，分店不得編輯、刪除或修改供應(yīng)商資料，若有新的供應(yīng)商，分店必須列出供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真號碼等，傳真至總部行政部，上完資料后簽名并于當天回傳到分店，分店方可編輯供應(yīng)商。11.5.3.未經(jīng)許可分店不得隨意增加或修改商品貨位資料及商品分類信息。11.5.4.分店自購的公用品由分店建立完整的領(lǐng)用登記制度，屬于工具、設(shè)備的公用品，分店、總部必須錄入電腦管理。12考核評估12.1公用品的申請計劃、采購、配送、領(lǐng)用、保管、退庫等嚴格按公用品管理流程辦理；12.2公用品的計劃、采購、儲存、領(lǐng)用等各環(huán)節(jié)合理、有效，費用成

40、本控制在計劃指標以內(nèi)；12.3公用品的申請、采購、配送、發(fā)放準確、及時；12.4公用品的領(lǐng)用堅持按計劃配置、領(lǐng)用；12.5公用品管理人員工作嚴謹，按申請計劃配送、發(fā)放無差錯；12.6各環(huán)節(jié)的管理工作合理、有效，無浪費和人為損失現(xiàn)象；12.7對物品的使用過程進行有效監(jiān)督；12.8落實領(lǐng)用登記、簽名制度扎實，貨物去向心中有數(shù)，并有帳冊管理；12.9公用品的儲存做到安全、完整，無短少、無損壞、無積壓、無過期變質(zhì)，并且存放有序擺放整齊、物品的堆放、出庫等符合倉管的一般原則。12.10按規(guī)定的時間進行盤點、盤點核查賬物相符，各種單據(jù)、報表填報準確及時，數(shù)字真實可靠； 以上每項計1分共10分，實行每月考核

41、一次，得8分以上者為合格，8分以下者為不合格。凡定為不合格單位者，除對經(jīng)管人員金額不符部分由財務(wù)扣款賠償外，還要視其相關(guān)人員情節(jié)，作扣分或降級處理。13附件：公用品分類階層明細表 6.1.公用品申請流程根據(jù)實際需要制定公用品計劃主管、組長或具體崗位個人部門填寫公用品所需用量申請部門經(jīng)理/主管或組長部門負責人審核用量 部門經(jīng)理/主管分店人事部按有關(guān)計劃、配置原則進行核實 分店人事行政部主管或文員分店店長審查分店店長/店面負責人總部行政部核對庫存,提供數(shù)據(jù)董事長/常務(wù)總監(jiān)批示 總部行政部主管或公用品保管員總部配送分店自購根據(jù)批示的數(shù)量配送 無庫存 有庫存 驗收入庫根據(jù)所批用量發(fā)貨向供應(yīng)商訂貨 公用

42、品保管員按期發(fā)送分店分店收貨部簽收 收貨部收貨員 分店人事行政部驗收簽字 分店人事行政部文員 部門、個人領(lǐng)用簽字 部門經(jīng)理/主管/組長/個人6.2配送流程總部公用品票據(jù)員按照分店申請的數(shù)量報相關(guān)人員批準后,打印公用品調(diào)出單交保管員配貨 指定專人 嚴格管理保管員按調(diào)出單配貨后,交倉庫主管安排配送員和收貨員把貨放到各分店貨位上復(fù)核,并簽字 明確責任 各司其職總部公用品保管員與配送中心核查員在貨位上清點數(shù)量,確認無誤后封包,兩人在單據(jù)和箱包上簽字,并注明件數(shù)和發(fā)注分店名稱 相互協(xié)作 存放規(guī)范兩人貨審簽名后的單據(jù),交財務(wù)復(fù)核員登記存藍聯(lián),總部公用品保管員留存黃聯(lián)和白聯(lián),紅聯(lián)交配送中心司機(與貨同行)配

43、送帶到分店簽收后,收回白聯(lián),交財務(wù)復(fù)核員與藍聯(lián)開應(yīng)記帳 善始善終履行職責配送中心財務(wù)人員接到公用品的調(diào)出單,按照手續(xù)齊全的單據(jù)開出發(fā)貨單,并負責收回分店簽回的單據(jù)交總部公用品保管員 跟蹤管理 加強督導(dǎo)配送中心核查員根據(jù)發(fā)貨單進行發(fā)貨,并做好裝車環(huán)節(jié)的檢查督促工作,一次發(fā)完.如果確因公用品數(shù)量較多而一次不能配發(fā),核查員必須通知分店所剩數(shù)量及時清帳 確保無誤總部公用品保管員與票據(jù)員核對數(shù)量,搞好記錄,整理數(shù)據(jù),與財務(wù)理清帳務(wù)63自購流程使用單位按照計劃和工作實際所需申請分店主管復(fù)核分店部門經(jīng)理/店負責人確認總部人事行政部審核常務(wù)總監(jiān)/董事長批示分店外購人員購買分店公用品保管員驗收入庫使用人員簽字領(lǐng)

44、用附件：職員個人配置數(shù)量情況表“附件三”職員個人（辦公用品）配置數(shù)量情況表品 名單位級別配置數(shù)量（職務(wù)、級別）總監(jiān)（a）經(jīng)理（b）主管（c）組長、文職、技術(shù)d、e員工備注小便條本每月2本每月2本每月0.5本大便條本每月2本每月1本每月0.5本筆記本本每年2本每年1本每年1本計算器臺11根據(jù)實際需要經(jīng)相關(guān)管理人員批準后領(lǐng)用以舊換新圓珠筆支每月1支每月1支每月1支1筆芯ka800支每月1支每月1支每月1支11以舊換新訂書機(小)臺11訂書機(大)臺四色筆支每年2支每年2支每年1支1簽字筆支每月1支每月1支財務(wù)部各2支各片本本11以舊換新鉛筆支每月1支每月1支電腦套1根據(jù)實際需要經(jīng)相關(guān)人員批準后配置

45、瑩光筆支實際用量30m直尺支111人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)各1象皮擦個111財務(wù)用鋼筆支只限財務(wù)部用（以舊換新）文件夾個實用量1辦公桌套111根據(jù)情況職員個人（生活設(shè)施）配置數(shù)量情況表席夢思床套112人一房單人床46人一房上下雙層床按面積設(shè)置床位1.2m辦公臺臺11辦公椅張11空調(diào)臺1根據(jù)情況工服套按人事手冊規(guī)定電風扇臺11111臺燈臺1根據(jù)情況日光燈支11111清潔用具套實際用量半年1套半年一套半年一套季度熱水器臺1集體共用集體共用集體共用集體三、會員卡管理辦法1目的：公司為感謝社會各界朋友、新老顧客長期以來對大新公司的熱切關(guān)愛與支持，同時本著“天天平價，日日省錢”的良好服務(wù)宗旨，讓廣大消費者在大新

46、購物真正得到實惠，感到滿意。大新公司自2002年 8 月起隆重推出“持會員卡消費，盡享“vip式優(yōu)惠購物”活動。具體辦理程序如下：2.會員卡徽標、色彩、文字意義及說明：徽標：大新的徽標是采用“大新”的漢語拼音字母“dx”進行創(chuàng)意而成；藍色喻為海洋，具有深沉，博大意境，表示基礎(chǔ)、實力雄厚；黑色線條具有上下跳動的感覺，喻為上下團結(jié)一致，事業(yè)如日中天；整個標志造型創(chuàng)作完美，遠望標志似一座塔型，近看象一個或多個三角形，“塔形或三角形”都喻為穩(wěn)固，踏踏實實，細看象古代的“弓和箭”（箭在弦上），喻為企業(yè)穩(wěn)固、快速蓬勃發(fā)展。色彩：會員卡的色彩主要為金色，代表著高貴；次色彩是紅色與綠色，顯得醒目赫人。文字意義

47、及說明：公司的經(jīng)營理念“以信經(jīng)營，以誠服務(wù)”字樣為會員卡的主題；卡的正面為公司商業(yè)百貨廣場正門的圖案；背面為會員一寸彩照、會員須知的說明和會員卡條形碼及編號。3.會員卡辦理范圍：3.1.凡光臨東莞市大新商貿(mào)有限公司各分店的顧客朋友，均可憑有效身份證明及本人一寸相片在我公司各分店會員卡代辦點（總服務(wù)臺）申請辦理。3.2.需申請辦理單位會員卡的單位，具須憑單位營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（必須加蓋公司公章）及法人代表身份證明方可申請辦理單位會員卡；4.會員顧客持大新會員卡在大新各分店消費，均可享受會員優(yōu)惠價購物。4.1.會員單位持大新會員卡限在辦卡分店消費，均可享受會員優(yōu)惠價購物。購物在2000元以上的可享受會

48、員特別優(yōu)惠價。4.2.會員卡在有效期內(nèi)消費累計滿3萬元以上的顧客朋友，返利贈送大新購物券500元正；會員單位消費累計滿10萬，返利贈送大新購物券1000元正；4.3.會員卡僅在大新各分店收銀臺付款時方可使用，且須在付款前出示。5會員須知5.1.會員卡僅限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人使用。5.2.記名掛失須重新辦理并交納相應(yīng)手續(xù)費，可保留并持有原用卡號。5.3.會員卡有效期為一年：自申請年月至次年當月。5.4.為了保證會員卡持有者本人的權(quán)益，防止冒用，會員卡上有會員本人申辦時照片，在消費時如果收銀員核對不符，我公司有權(quán)當場收回會員卡。5.6.會員卡的一切解釋權(quán)歸大新商貿(mào)有限公司所有。6卡編號規(guī)則：6.

49、1.會員卡卡號共13位數(shù)，前3位為分店代碼，中6位為會員卡申請日期，后四位按升序流水號編號。6.2.分店代碼為： 清溪（舊）店：801竂布店：806清溪（新）店：802石碣店：807塘 廈 店：803總 部：808橋 廣 店：805 塘廈二店： 811龍 華 店 ： 815 西鄉(xiāng)店： 8136.3.各分店會員卡起始號碼分別為：清溪（舊）店：8 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1清溪（新）店：8 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1塘 廈 店：8 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1橋 廣 店：8 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1竂 布 店：8 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1石 碣 店：8 0 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1總 部：8 0 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1塘 廈 二 店：8 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1龍 華 店： 8 1 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1西 鄉(xiāng)