《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

1、企業(yè)檔案工作規(guī)范解讀第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)三、企業(yè)文件的整理與歸檔7.3.2.3 企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)型制定文件歸檔范圍和保管期限表確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄 A 。項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見(jiàn) DA/T28 ；服務(wù)類(lèi)型企業(yè)各類(lèi)文件歸檔范圍及企業(yè)中專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動(dòng)和專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)編制。歸檔范圍是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不必歸檔。文件材料歸檔范圍和保管期限表是歸檔制度最重要的內(nèi)容，正確劃定歸檔范圍是保證歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)的關(guān)鍵。歸檔范圍和

2、保管期限表既可以成為單獨(dú)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，也可與文件歸檔制度合并為一個(gè)制度。企業(yè)應(yīng)依照國(guó)家和行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)的具體情況，以企業(yè)內(nèi)各職能部門(mén)為單位，按照部門(mén)職能或工作流程和文件形成規(guī)律，參照企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限，制定本單位文件的歸檔范圍和保管期限表，并逐項(xiàng)列出條目。既不可搞“有文必檔” ，不管文件的價(jià)值和來(lái)源，凡是文件都?xì)w檔；也不能“有檔不歸” ，將有價(jià)值、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏掉。企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限主要是以生產(chǎn)型工業(yè)企業(yè)為藍(lán)本制定的，其他類(lèi)型的企業(yè)可根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特？c參照制定。制定歸檔范圍的基本方法是：在分析研究本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和

3、各項(xiàng)管理職能的基礎(chǔ)上，對(duì)各項(xiàng)職能活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)別的企業(yè)文件材料劃定歸檔范圍。制定歸檔范圍和保管期限表的程序是：掌握依據(jù)，調(diào)查研究一一在制定歸檔范圍和保管期限表之前，企業(yè)檔案管理部門(mén)和工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握檔案工作相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)基本職能進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究，聽(tīng)取相關(guān)人員對(duì)文件材料的歸檔意見(jiàn)；擬定初稿一一企業(yè)檔案管理部門(mén)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，結(jié)合企業(yè)每一個(gè)立檔部門(mén)的職能特點(diǎn)，擬寫(xiě)每一個(gè)立檔部門(mén)文件材料的應(yīng)歸檔范圍和保管期限表初稿；廣泛征求意見(jiàn)一一征求每一個(gè)立檔部門(mén)和兼職檔案員的初稿的意見(jiàn)，請(qǐng)立檔部門(mén)對(duì)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充完善，在此基礎(chǔ)上

4、，檔案部門(mén)再進(jìn)行一步做好統(tǒng)籌的修改和完善，形成送審稿；部門(mén)審核一一請(qǐng)各立檔部門(mén)負(fù)責(zé)人結(jié)合本部門(mén)的職能工作對(duì)送審稿進(jìn)行審核和完善，檔案部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)完成修改后，送檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步審定；發(fā)布執(zhí)行一一報(bào)企業(yè)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)，以企業(yè)制度或標(biāo)準(zhǔn)形式正式印發(fā)執(zhí)行；納入相關(guān)制度企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表出臺(tái)后，還應(yīng)將其納入企業(yè)相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)中，以保證切實(shí)地得到貫徹執(zhí)行。前面講到企業(yè)的類(lèi)型很多，在制定歸檔范圍時(shí)，各企業(yè)應(yīng)該重點(diǎn)注意能夠反映本企業(yè)特點(diǎn)的文件材料。比如：1 .制造業(yè)企業(yè)（工業(yè)企業(yè)）文件材料的特點(diǎn)制造業(yè)是個(gè)龐大的體系，在各類(lèi)型的企業(yè)中占有主導(dǎo)地位。由于制造業(yè)企業(yè)是以大規(guī)模的采

5、用機(jī)器或機(jī)器體系進(jìn)行各種產(chǎn)品的生產(chǎn)，因此在制造業(yè)企業(yè)檔案中，各類(lèi)科技文件特別是產(chǎn)品檔案的數(shù)量占有相當(dāng)大的比例。2 .交通運(yùn)輸企業(yè)文件材料的特點(diǎn)交通運(yùn)輸企業(yè)的主要生產(chǎn)方式為鐵路運(yùn)輸、公路運(yùn)輸、水路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸和管線運(yùn)輸?shù)任宸N。交通運(yùn)輸企業(yè)的生產(chǎn)離不開(kāi)各種基礎(chǔ)設(shè)施和運(yùn)輸設(shè)備的支持，其營(yíng)運(yùn)網(wǎng)點(diǎn)愈多、營(yíng)業(yè)范圍愈廣，所興建的基礎(chǔ)設(shè)施和購(gòu)置的運(yùn)輸設(shè)備也愈多，從而形成了基建和設(shè)備文件材料數(shù)量較大的特點(diǎn)。這些基建和設(shè)備文件材料對(duì)于交通運(yùn)輸企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和安全生產(chǎn)具有重要的保障作用。3 .建筑安裝企業(yè)文件材料的特點(diǎn)建筑安裝企業(yè)活動(dòng)的主要目的是形成各種生產(chǎn)性和非生產(chǎn)性的固定資產(chǎn)，其產(chǎn)品是各種廠房、 礦井、港口、機(jī)場(chǎng)、 鐵路、橋梁、管線、道路、住宅以及公用建筑等建筑物、構(gòu) 筑物和各種設(shè)施。