清潔公司運(yùn)營管理成本分析淺議

1、是承包給社會(huì)專業(yè)公司做好呢?還是讓自己的專業(yè)化公司做好?筆者認(rèn)為,內(nèi)部專業(yè)化服務(wù)(由公司自己的專業(yè)公司完成專項(xiàng)服務(wù)),應(yīng)側(cè)重專業(yè)技術(shù)服務(wù);外部專業(yè)化服務(wù)(公司自己的專業(yè)服務(wù)公司對(duì)外開拓的專業(yè)服務(wù)項(xiàng)目),應(yīng)側(cè)重專業(yè)經(jīng)營服務(wù)。內(nèi)部專業(yè)化服務(wù)主要指的是:專業(yè)化技術(shù)服務(wù)、專業(yè)技術(shù)管理和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。例如:保安、綠化、清潔等專業(yè)化服務(wù)工作,如果每個(gè)管理處都養(yǎng)一兩個(gè)這樣的專業(yè)技術(shù)人員,工作量既不飽滿,又會(huì)加大管理成本,得不償失。實(shí)行公司內(nèi)部專業(yè)化管理,專業(yè)技術(shù)人員可以充分發(fā)揮資源優(yōu)勢,一個(gè)專業(yè)技術(shù)人員可以兼顧很多個(gè)管理處的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)服務(wù)等工作,達(dá)到事半功倍的作用。這就是內(nèi)部專業(yè)化

2、管理的優(yōu)勢。清潔、綠化、保安等專業(yè)服務(wù)工作情況如何?質(zhì)量好壞?公司只考核各個(gè)管理處。至于如何達(dá)標(biāo)?如何保證服務(wù)質(zhì)量?由管理處來要求和約束專業(yè)部門。充分發(fā)揮公司職能部門、管理處、專業(yè)部門等多方面的積極作用,最筆者從事物業(yè)管理以來,恰逢集團(tuán)公司全面推行預(yù)算管理,實(shí)行到物業(yè)管理行業(yè)后,各個(gè)項(xiàng)目效果顯著。在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下,如何用最低的成本,達(dá)到工作的標(biāo)準(zhǔn),取得業(yè)主滿意,從而實(shí)現(xiàn)利潤最大化,是每一個(gè)物業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須思考的問題。物業(yè)管理是勞動(dòng)密集型行業(yè),人力成本在全部成本支出中占到60%以上的比重,由此想來,對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)來講,控制人力成本的支出對(duì)于企業(yè)盈利水平具有重大的意義。物業(yè)管理是無形產(chǎn)品

3、生產(chǎn),不需要復(fù)雜的產(chǎn)品設(shè)計(jì),不需要購買原材料,不需要多道加工工序,不需要復(fù)雜的銷售環(huán)節(jié),當(dāng)月生產(chǎn)(服務(wù))當(dāng)月見效。節(jié)省一份人工費(fèi)(工資),就增加一份毛利,效果十分明顯、直觀。 筆者認(rèn)為,物業(yè)管理企業(yè)人力成本控制,首先應(yīng)從以下二個(gè)方面入手: 第一、管理人員工資的成本控制:物業(yè)管理企業(yè)的性質(zhì)決定了物業(yè)管理企業(yè)成本費(fèi)用主要是人力資源成本費(fèi)用支出。在工資組成中,管理人員的工資占了相當(dāng)大的比重,特別是中層以上部門領(lǐng)導(dǎo)的工資,千萬不可小視它的比重:一個(gè)部門經(jīng)理的工資,是一線服務(wù)層員工的幾倍;減少一個(gè)管理人員的崗位,就可以增加幾個(gè)服務(wù)層員工的費(fèi)用支出。因地制宜、合理有效地設(shè)置公司職能部門,是降低物業(yè)管理企業(yè)

4、固定成本切實(shí)有效的方法和手段。物業(yè)管理企業(yè)職能部門的職能就是控制、決策、協(xié)調(diào)、服務(wù)四大功能。從勞動(dòng)生產(chǎn)率的角度來衡量,物業(yè)服務(wù)管理的全過程,90%的工作量是在管理處完成的。因此,物業(yè)管理企業(yè)職能部門的設(shè)置,應(yīng)以精干、高效為宜,部門越少、人員越精越好。機(jī)構(gòu)龐大、人員冗雜是極大的資源浪費(fèi),不但增加了成本,還增加了內(nèi)耗,降低了管理效益。 如何科學(xué)、合理、有效地設(shè)置公司職能部門和人員崗位?筆者認(rèn)為,以管理“幅度”來確立機(jī)構(gòu)和和員編制比較科學(xué)、合理、有效。管理面積在600萬平方米以內(nèi)的物業(yè)管理企業(yè),總經(jīng)理的管理幅度為46人(含副總經(jīng)理和主要職能部門經(jīng)理);副總經(jīng)理的管理幅度為810人(含職能部門經(jīng)理和管

5、理處主任);職能部門經(jīng)理的管理幅度為1015人(本職能部門和相關(guān)事業(yè)部門)。 第二、基層服務(wù)人員工資的控制:物業(yè)管理行業(yè)屬勞動(dòng)密集型服務(wù)行業(yè),科學(xué)、合理地使用人力資本是物業(yè)管理企業(yè)降低成本的主要方向。如何控制好基層服務(wù)人員人力資本的成本費(fèi)用?可以從兩個(gè)方面入手: 1、科學(xué)、合理地制定基層單位的用人編制。根據(jù)公司管理的小區(qū)(大廈)的實(shí)際情況和本公司的管理水平定崗定編。例如:管理面積比較大的封閉式多層小區(qū),可按人均管理面積35004500平方米來核定小區(qū)管理處人員編制。技防措施好又是封閉式高層小區(qū),可按人均管理面積3500平方米來核定管理處人員編制。技防措施差又不是封閉式的高層小區(qū),可按人均管理面

6、積3000平方米來核定管理處人員編制。面積較小的封閉式多層小區(qū),可按人均管理面積2500平方米來核定管理處人員編制。開放式的小區(qū)管理難度比較大,可根據(jù)實(shí)際、具體的情況在定編人數(shù)的基礎(chǔ)上乘以1020%的系數(shù)。 定編只是一個(gè)參考比較值,我們可把定編值看作是小區(qū)成本核算的邊際值,大于邊際值就會(huì)減少利潤甚至虧損;少于邊際值就能保本或者多盈利。例如:某小區(qū)管理面積20萬平方米,多層、封閉式、有兩個(gè)人員車輛出入口。按人均3000平方米定編小區(qū)管理需要人員60人,各項(xiàng)服務(wù)人員全部在內(nèi)。但是,由于小區(qū)管理處主任用人把關(guān)比較嚴(yán),嚴(yán)格按工作量定崗,特別是管理處內(nèi)部管理人員,l人身兼數(shù)職,結(jié)果整個(gè)小區(qū)管理服務(wù)用了5

7、2人,比定編人數(shù)少了8人,一年增加收入近14.4萬元,效益十分可觀?？梢妵?yán)格地控制基層服務(wù)人員的人力成本,是物業(yè)管理企業(yè)降低成本提高效益的主要途徑。 其次,向科學(xué)管理要效益。向管理要效益在物業(yè)管理行業(yè)涉及的面很廣: 第一、采取多種措施,合理地使用資源。例如:在物業(yè)管理服務(wù)中,用人最多的是保安服務(wù)和保潔綠化服務(wù),如何通過科學(xué)有效的管理來降低人力資本投入,就是一個(gè)值得認(rèn)真研究的課題。目前,深圳物業(yè)管理對(duì)保安、清潔、綠化服務(wù)采用兩種模式:一種是把保安、清潔、綠化承包給社會(huì)專業(yè)公司來完成大限度地提高成本效益率。 第二、實(shí)施全員管理,合理開發(fā)資源。對(duì)小區(qū)各專項(xiàng)專業(yè)服務(wù),實(shí)行日常工作由管理處“綜合”管理的

8、最大好處就是可以最大限度地開發(fā)利用資源?！熬C合”管理的基點(diǎn)是不管哪一項(xiàng)專業(yè)服務(wù)出了問題,日常管理責(zé)任都在管理處,都應(yīng)由管理處來負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。通過激勵(lì)手段提高員工的工作效率來降低成本。例如:小區(qū)的日常保安巡邏工作,由管理處統(tǒng)籌安排(適當(dāng)增加清潔工的待遇),交給保潔工來兼顧完成;保潔工在保潔過程中要不停地在自己負(fù)責(zé)的區(qū)域內(nèi)巡視,完全可以兼顧保安員的巡邏職責(zé);清潔工日積月累對(duì)責(zé)任區(qū)內(nèi)的各種情況十分了解,由清潔工兼顧保安巡邏工作效果會(huì)更好。一旦出了問題由負(fù)責(zé)治安防范的事務(wù)助理負(fù)責(zé),由事務(wù)助理負(fù)責(zé)查找原因,提出改進(jìn)措施并監(jiān)督執(zhí)行。這樣就可以減少白天保安巡邏崗的人數(shù)(增設(shè)少量的保安巡邏機(jī)動(dòng)崗)。一個(gè)15萬

9、平方米的開放式小區(qū),全少可以減少4個(gè)保安員巡邏崗位,一年就可以增加7.2萬元的收入。 第三、巧妙調(diào)整工作時(shí)間,合理配置資源。對(duì)專業(yè)服務(wù)公司來講,合理地配置資源可以最大限度地降低成本增加效益。例如:負(fù)責(zé)清潔的專業(yè)部門,在保證與各管理處簽訂的專業(yè)服務(wù)合同書各項(xiàng)條款和服務(wù)質(zhì)量的前提下,合理地配置人力資源:將清潔工作分為清潔和保潔兩部分,集中六分之三的人負(fù)責(zé)清潔,下午6:00一7:00進(jìn)行小區(qū)公共場所的清潔工作;晚9:00以后,進(jìn)行樓道內(nèi)的清潔和垃圾清運(yùn)(晚間人們已休息對(duì)清潔好的環(huán)境不會(huì)有多大破壞),工作完就回家休息,第二天白天不上班。將六分之二的人用于保潔,保潔工的工作區(qū)域大于清潔工的工作區(qū)域。工作

10、時(shí)間早上8:00中午11:00,下午2:305:00(人們上班時(shí)間)。抽出兩個(gè)人負(fù)責(zé)清運(yùn)垃圾和頂班凋休。這樣既保證了服務(wù)工作質(zhì)量,又解決了清潔工的休息問題,同時(shí),減少了六分之一人力資本的投入,達(dá)到了減員增效目的。 第四、充分利用現(xiàn)代科技手段來降低人工成本。例如,在道口增設(shè)電腦自動(dòng)收費(fèi)系統(tǒng);在小區(qū)內(nèi)增設(shè)安防監(jiān)控系統(tǒng),既安全可靠,又能增加收費(fèi),同時(shí)達(dá)到減少保安員崗位,降低人力資本的支出,兩年內(nèi)就可收回投資成本。 總之,科學(xué)合理進(jìn)行崗位定編和充分利于資源,可以最大限度降低物業(yè)管理企業(yè)的人力成本支出,充分保證企業(yè)的盈利水平。目前業(yè)主與物業(yè)管理公司就收費(fèi)問題產(chǎn)生了大量的糾紛成為社會(huì)關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)、因止有

11、必要對(duì)物業(yè)管理費(fèi)進(jìn)行全面分析和測算。近年來，物業(yè)管理的專業(yè)化分工趨勢愈加明顯，專業(yè)的清潔公司應(yīng)運(yùn)而生，而清潔、保潔成本更成為物業(yè)管理項(xiàng)目成本控制的重要方面。清潔、保潔項(xiàng)目的成本預(yù)測分析加強(qiáng)成本控制，首先要抓好成本預(yù)測。成本預(yù)測的內(nèi)容主要是使用科學(xué)的方法，結(jié)合中標(biāo)價(jià)根據(jù)不同項(xiàng)目的性質(zhì)、特點(diǎn)對(duì)清潔、保潔項(xiàng)目的成本目標(biāo)進(jìn)行預(yù)測分析。人工、機(jī)械工具、物料及其他費(fèi)用預(yù)測分析項(xiàng)目全過程成本控制。項(xiàng)目成本的發(fā)生涉及項(xiàng)目的整個(gè)周期，項(xiàng)目成本形成的全過程，從施工準(zhǔn)備開始，經(jīng)施工過程至結(jié)束。因此，成本控制工作要伴隨項(xiàng)目施工的每一階段，如在施工準(zhǔn)備階段制定最佳的施工方案，按照設(shè)計(jì)要求和施工規(guī)范施工，充分利用現(xiàn)有的資

12、源，減少施工成本支出，并確保項(xiàng)目質(zhì)量，減少返工費(fèi)。還要及時(shí)追加合同價(jià)款、辦理項(xiàng)目結(jié)算，使項(xiàng)目成本自始至終處于有效控制之下。機(jī)械、工具及物料占清潔、保潔項(xiàng)目總費(fèi)用的比重較大，一般可以占到項(xiàng)目總費(fèi)用的10%-20%，應(yīng)作為重點(diǎn)予以準(zhǔn)確把握。特別在項(xiàng)目初期一次性投入的機(jī)械、工具上的控制，要分別對(duì)機(jī)械折舊、機(jī)械維護(hù)保養(yǎng)、工具及物料等費(fèi)用進(jìn)行逐項(xiàng)分析，核定材料的供應(yīng)地點(diǎn)、購買價(jià)、運(yùn)輸方式、維護(hù)保養(yǎng)等，分析預(yù)算中規(guī)定的材料規(guī)格與實(shí)際采用的材料規(guī)格的不同，對(duì)比實(shí)際與定額用量的差異，匯總分析預(yù)算，力求達(dá)到更接近實(shí)際操作中的數(shù)據(jù)。其他費(fèi)用主要包括：工衣、附送項(xiàng)目、咨詢、不可預(yù)見費(fèi)用、稅及管理者酬金等。施工方案引

13、起費(fèi)用變化的預(yù)測保潔項(xiàng)目中標(biāo)后，必須結(jié)合施工現(xiàn)場的實(shí)際情況制定技術(shù)上先進(jìn)可行和經(jīng)濟(jì)合理的實(shí)施性施工組織設(shè)計(jì)，結(jié)合項(xiàng)目所在地的經(jīng)濟(jì)、自然地理?xiàng)l件（如不同類型的地理?xiàng)l件對(duì)不同設(shè)備購買數(shù)量和要求就不同，如石材地面比較多，對(duì)石材晶面處理機(jī)的要求比較高，投入成本自然也比較多；如綠化面積比較大，則對(duì)剪草機(jī)和農(nóng)藥化肥等的需要量比較大）、施工工藝、設(shè)備選擇、工期安排的實(shí)際情況，比較實(shí)際施工方法與標(biāo)書編制時(shí)的不同，或與定額中施工方法的不同，以據(jù)實(shí)作出正確的預(yù)測。不可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測清潔、保潔項(xiàng)目成本的風(fēng)險(xiǎn)分析，就是對(duì)在本項(xiàng)目實(shí)施中可能影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的因素進(jìn)行事前分析：對(duì)工程項(xiàng)目技術(shù)特征的認(rèn)識(shí)，如結(jié)構(gòu)特征，地質(zhì)特征等

14、；對(duì)業(yè)主單位有關(guān)情況的分析，包括業(yè)主單位的信用、資金到位情況、組織協(xié)調(diào)能力等；對(duì)項(xiàng)目組織系統(tǒng)內(nèi)部的分析，包括施組設(shè)計(jì)、資源配備、隊(duì)伍素質(zhì)等方面；對(duì)項(xiàng)目所在地的交通、能源、通訊的分析；對(duì)氣候的分析；信息咨詢費(fèi)用等等。清潔、保潔項(xiàng)目的成本控制分析清潔、保潔項(xiàng)目做好成本控制的分析，是項(xiàng)目贏利最重要的一項(xiàng)工作，圍繞成本目標(biāo)，確立成本控制原則，施工項(xiàng)目成本控制就是在實(shí)施過程中對(duì)資源的投入、施工過程及成果進(jìn)行監(jiān)督、檢查和衡量，并采取措施確保項(xiàng)目成本目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。成本控制分析的對(duì)象是工程項(xiàng)目，其主體則是人的管理活動(dòng)，目的是合理使用人力、物力、財(cái)力，降低成本，增加效益。為此，成本控制分析的一般原則有：節(jié)約原則節(jié)

15、約就是項(xiàng)目施工使用人力、物力和財(cái)力的節(jié)省，是成本控制的基本原則。節(jié)約絕對(duì)不是消極的限制與監(jiān)督，而是要積極創(chuàng)造條件，要著眼于成本的事前監(jiān)督、過程控制，在實(shí)施過程中經(jīng)常檢查是否出現(xiàn)偏差，以優(yōu)化項(xiàng)目管理方案，從提高項(xiàng)目的科學(xué)管理水平入手來達(dá)到節(jié)約。而清潔行業(yè)屬于勞動(dòng)密集型行業(yè)，在人力方面的節(jié)約顯得尤為重要，做到這一點(diǎn)最好的辦法是加強(qiáng)培訓(xùn)的力度，提高基層人員及管理人員的素質(zhì)，合理安排人員工作崗位和工作強(qiáng)度。樹立“以人為本”的管理理念，提高整體工作效率，節(jié)約人力，減少人員編制，從而降低成本。在“物”的方面，則要做到“合理、充分”，以一家1000人的保潔公司為例：一個(gè)好的操作方法如果能夠使一個(gè)員工每個(gè)月省

16、下20元，那么每個(gè)月整個(gè)公司的物料成本就節(jié)約了20000元，而對(duì)于每個(gè)員工來說，他們要做的就是省下10個(gè)塑料袋、一條毛巾、一個(gè)掃把或一個(gè)桶這樣零碎的東西。在這個(gè)方面，培訓(xùn)員工怎樣合理和充分地利用好物料是非常重要的。全面控制原則項(xiàng)目全員控制。因?yàn)榍鍧?、保潔是一個(gè)勞動(dòng)密集型行業(yè)，技術(shù)含量低，利潤也比較低，如果認(rèn)為成本控制僅是預(yù)、結(jié)算及財(cái)務(wù)方面的事，那就片面了。成本控制涉及項(xiàng)目組織中的所有部門、班組和員工的工作，并與每一個(gè)員工的切身利益有關(guān)，因此如何充分調(diào)動(dòng)每個(gè)部門、班組和每一個(gè)員工控制成本、關(guān)心成本的積極性，真正樹立起全員控制的觀念尤為重要。只有激勵(lì)機(jī)制的有效實(shí)施才能真正令員工“活”起來，現(xiàn)階段行

17、業(yè)的特性決定了在做到相對(duì)公平的情況下，激勵(lì)機(jī)制越簡單，越容易執(zhí)行，效果就會(huì)越明顯。項(xiàng)目全過程成本控制。項(xiàng)目成本的發(fā)生涉及項(xiàng)目的整個(gè)周期，項(xiàng)目成本形成的全過程，從施工準(zhǔn)備開始，經(jīng)施工過程至結(jié)束。因此，成本控制工作要伴隨項(xiàng)目施工的每一階段，如在施工準(zhǔn)備階段制定最佳的施工方案，按照設(shè)計(jì)要求和施工規(guī)范施工，充分利用現(xiàn)有的資源，減少施工成本支出，并確保項(xiàng)目質(zhì)量，減少返工費(fèi)。還要及時(shí)追加合同價(jià)款、辦理項(xiàng)目結(jié)算，使項(xiàng)目成本自始至終處于有效控制之下。目標(biāo)控制原則目標(biāo)管理是管理活動(dòng)的基本技術(shù)和方法，它是把計(jì)劃的方針、任務(wù)、目標(biāo)和措施等加以逐一分解落實(shí)。在實(shí)施目標(biāo)管理的過程中，目標(biāo)的設(shè)定應(yīng)切實(shí)可行，越具體越好，要落實(shí)到部門、班組甚至個(gè)人。目標(biāo)的責(zé)任要全面，既要有工作責(zé)任，更要