行政內(nèi)勤培訓PPT課件

1、上海逸航內(nèi)容綱要內(nèi)容綱要二、必備的素質(zhì)三、重要的職業(yè)技能（一）、日常事務(wù)處理（二）、溝通與協(xié)調(diào)（三）、文字支持一、我們的角色定位（四）、會務(wù)支持第1頁/共19頁上海逸航一、我們的角色及定位一、我們的角色及定位 角色扮演圖行政人員調(diào) 度參謀和助手橋梁和樞紐代言人不一定是上司的，要為同事服務(wù)第2頁/共19頁上海逸航二、必要的素質(zhì)二、必要的素質(zhì)基本職業(yè)標準：基本職業(yè)標準：敬業(yè)敬業(yè)-以工作為榮以工作為榮合作合作-大局觀的精神大局觀的精神勤奮勤奮-努力學習和工作努力學習和工作高效高效-追求效率和效益追求效率和效益主要的素質(zhì)基本職業(yè)態(tài)度：基本職業(yè)態(tài)度：主動性主動性適應(yīng)性適應(yīng)性團隊精神團隊精神服務(wù)與奉獻服務(wù)

2、與奉獻第3頁/共19頁上海逸航三、重要的職業(yè)技能三、重要的職業(yè)技能電話電話其他其他文件文件郵件郵件傳真?zhèn)髡嫣幚硖幚?.1日常事務(wù)日常事務(wù)第4頁/共19頁上海逸航（一）日常事務(wù)（一）日常事務(wù) - - 電話處理電話處理 1 1打電話前的準備打電話前的準備記錄本和筆記錄本和筆準備說的內(nèi)容準備說的內(nèi)容所需的文件資料所需的文件資料撥打電話撥打電話禮貌問候禮貌問候?qū)Ψ接涗泴Ψ接涗浐喢鳒蚀_其它一些技巧其它一些技巧見下頁見下頁接聽電話禮貌問候判斷分析來電重復(fù)并記錄第5頁/共19頁上海逸航（一）日常事務(wù)（一）日常事務(wù) - - 電話處理電話處理 2 2基本基本：請問您哪里？請問您怎么稱呼？請問您有什么事？：請問您

3、哪里？請問您怎么稱呼？請問您有什么事？不確定是否通話不確定是否通話：請您稍等一下，我去看看：請您稍等一下，我去看看*是否在是否在 ？話長拒絕話長拒絕：請問您還有別的事嗎？：請問您還有別的事嗎？ 或?qū)Σ黄?，我還有急事要辦或?qū)Σ黄穑疫€有急事要辦 不愿接聽電話不愿接聽電話：實在抱歉，：實在抱歉，* * * * *這時不知上哪去了，這時不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話；如果您方便的話，我見到他時再給您回個電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達您的事情？能否讓我轉(zhuǎn)達您的事情？ 第6頁/共19頁上海逸航（一）日常事務(wù)（一）日常事務(wù) - -傳真和郵件傳真和郵件 1信息反饋信息跟蹤信息傳遞接收分類跟蹤信息

4、處理跟蹤信息處理確認信息收到確認信息收到傳遞給相關(guān)負責人傳遞給相關(guān)負責人接收查看接收查看信息篩查信息篩查第7頁/共19頁上海逸航（一）日常事務(wù)（一）日常事務(wù) - - 傳真和郵件傳真和郵件 2判斷與誰有關(guān)判斷與誰有關(guān)傳真郵件傳真郵件發(fā)給相關(guān)人員發(fā)給相關(guān)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)抄送相關(guān)抄送相關(guān)部門內(nèi)勤部門內(nèi)勤跟蹤確認反饋跟蹤確認反饋第8頁/共19頁上海逸航（一）日常事務(wù)（一）日常事務(wù) - - 文件管理文件管理整理轉(zhuǎn)發(fā)分類分類閱讀閱讀第9頁/共19頁上海逸航（一）日常事務(wù)（一）日常事務(wù) - - 其他事務(wù)處理其他事務(wù)處理名片名片資料統(tǒng)計資料統(tǒng)計考勤考勤文具文具5S5S管理管理第10頁/共19頁上海逸航

5、（二）溝通協(xié)調(diào)（二）溝通協(xié)調(diào)溝通溝通內(nèi)部溝通內(nèi)部溝通尊重對方尊重對方交談?wù)嬲\交談?wù)嬲\可接受方式可接受方式外部溝通外部溝通第11頁/共19頁上海逸航（三）文字支持（三）文字支持- -分類分類傳真、郵件傳真、郵件業(yè)務(wù)類文件（正式文件、業(yè)務(wù)類文件（正式文件、報告、總結(jié)、報告、總結(jié)、PPTPPT制作等）制作等） 一般信件、感謝信、邀請函一般信件、感謝信、邀請函 第12頁/共19頁上海逸航（三）文字支持（三）文字支持 過程過程準備準備撰寫撰寫審核修改審核修改發(fā)布發(fā)布合理安排正文的表述次序方便收文人閱讀與正確理解 寫好開頭與結(jié)尾 自己反復(fù)推敲修改 重要的文檔還要組織討論 提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準明確行文要

6、求確定主題選擇正確的文種搜集資料第13頁/共19頁上海逸航（三）文字支持（三）文字支持 細節(jié)注釋細節(jié)注釋準備準備1、明確行文要求：應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通中，準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進行寫作。2、確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。3、選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。4、調(diào)查研究收集材料。在接受領(lǐng)導(dǎo)授意后，應(yīng)進行深入的調(diào)查研究，收集標志著材料。 第14頁/共19頁上海逸航（三（三)文字支持文字支持 細節(jié)注釋細節(jié)注釋準備準備1、合理安排

7、正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。2、寫好開頭與結(jié)尾。 開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：簡明交代擬文根據(jù)與目的概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性表明批準或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 第15頁/共19頁上海逸航（三）文字支持（三）文字支持 細節(jié)注釋細節(jié)注釋準備準備結(jié)尾通常采用下述形式：使用文件詞語，強調(diào)行文目的，如“特此報告”概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全文陳述具體要求，如“上述要求，請予批準”發(fā)出號召，提出希望與要求說明文件生效、施行時間3、書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準確、具體。4、日期應(yīng)當寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。5、用詞用字應(yīng)準確、規(guī)范，應(yīng)正確標明標點符號。6、文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當先用全稱，再注明簡稱。第16頁/共19頁上海逸航（四）、會務(wù)支持（四）、會務(wù)支持會前1、確定會議的時間、地點、參加人員、會議主題等發(fā)出會