學(xué)習(xí)Excel基礎(chǔ)知識

1、第1 章 Excel2003 基礎(chǔ)知識目前，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境也在不斷地發(fā)生變化，因此，各個(gè)企業(yè)對 會計(jì)的職能要求， 已從單純的核算型發(fā)展成為能充分利用財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確地分析現(xiàn)狀和預(yù)測未 來的管理型。 為了提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作效率， 每個(gè)財(cái)務(wù)管理人員都應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)軟件 工具，對財(cái)務(wù)會計(jì)信息進(jìn)行進(jìn)一步的定量分析。Microsoft Excel 2003 是美國微軟公司開發(fā)的一個(gè)功能強(qiáng)大、 技術(shù)先進(jìn)、 使用方便的表格 式數(shù)據(jù)綜合管理與分析系統(tǒng)，是財(cái)會管理人員公認(rèn)的強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)管理與分析軟件工具。 Excel 2003 憑借其自身豐富的計(jì)算工具、精密分析工具以及靈活多樣的表達(dá)形式，

2、使企業(yè)財(cái) 務(wù)管理更加容易， 而且財(cái)務(wù)管理人員能夠根據(jù)企業(yè)多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境， 建立各種管理分析模型， 高效、準(zhǔn)確地進(jìn)行財(cái)務(wù)管理分析工作。本章主要介紹 Excel 2003( 以下簡稱 Excel)的一些基本知識， 包括它的財(cái)務(wù)功能、 工作界 面、基本元素、常用工具及獲取幫助的一些方法等。通過本章的學(xué)習(xí)，讀者可以在短時(shí)間內(nèi) 掌握 Excel 的一些基本知識，為以后的學(xué)習(xí)打下基礎(chǔ)。本章重點(diǎn)與難點(diǎn)：(1) Excel 的財(cái)務(wù)功能(2) 了解 Excel 的工作界面(3) 快捷菜單與對話框(4) Excel 的基本元素(5) Excel 中的工具(6) Excel 的向?qū)Ш蛶椭?.1 Excel 的財(cái)務(wù)功

3、能Excel 作為一款優(yōu)秀的電子表格軟件工具，除具有強(qiáng)大的表格數(shù)據(jù)計(jì)算與分析功能外， 還可以把表格中的數(shù)據(jù)用各種統(tǒng)計(jì)圖形象地表示出來。利用 Excel 來進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理， 可 使得數(shù)據(jù)的收集、 處理和分析更為科學(xué)、 便捷， 同時(shí)更有利于管理理論和管理實(shí)踐的緊密結(jié) 合，使企業(yè)的管理水平日益提高。1.1.1 為什么要學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)管理軟件財(cái)務(wù)管理軟件的主要功能是利用計(jì)算機(jī)來管理公司、企業(yè)財(cái)務(wù)中的資料， 它是將計(jì)算機(jī)技術(shù)和財(cái)務(wù)管理理論相結(jié)合，為財(cái)務(wù)中的定量分析提供一些技術(shù)支持的方法和技術(shù)。目前， 我國企業(yè)解決會計(jì)核算問題一般都是利用電算化軟件進(jìn)行的。 然而利用電算化軟件解決會計(jì) 核算問題時(shí)雖簡單、方便，

4、但有其一定的局限性。首先，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)種類繁多，有時(shí)會 出現(xiàn)電算化軟件解決不了的問題； 其次， 由于電算化軟件的功能有限， 也使其不能滿足企業(yè) 管理的需要。 因此， 隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷普及與深入和會計(jì)人員素質(zhì)的不斷提高，會計(jì)人員應(yīng)該掌握多種處理會計(jì)數(shù)據(jù)的工具， 而不應(yīng)該僅僅局限于電算化軟件。 只有這樣在工作中 遇到問題時(shí) ,思路才會廣，解決的辦法才會多，工作效率才會高。1. 信息時(shí)代發(fā)展的要求將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于財(cái)會管理， 推進(jìn)財(cái)會管理的現(xiàn)代化， 是信息時(shí)代管理創(chuàng)新的重要內(nèi) 容之一，而且將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于財(cái)務(wù)管理工作中也將是一個(gè)國家財(cái)務(wù)管理水平現(xiàn)代化的重 要標(biāo)志。 現(xiàn)在西方許多先進(jìn)國家的計(jì)算

5、機(jī)財(cái)務(wù)管理已經(jīng)相當(dāng)普及， 并在公司和企業(yè)財(cái)務(wù)管理 中明顯地帶來了經(jīng)濟(jì)效益， 如同對整個(gè)企業(yè)的影響一樣， 信息技術(shù)也正在改變著財(cái)務(wù)主管這 一職業(yè)。在我國，已有越來越多的企業(yè)家、財(cái)務(wù)主管以及財(cái)務(wù)管理工作者意識到了：要使企 業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作更加有成效， 財(cái)務(wù)管理人員除了應(yīng)該具備現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的理論和方法， 還 必須掌握計(jì)算機(jī)軟件的使用， 特別是財(cái)務(wù)軟件， 并且能夠根據(jù)企業(yè)多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境， 建立各 種分析和決策模型。 只有這樣， 財(cái)務(wù)管理人員才能有效地利用企業(yè)核算信息與外部信息， 提 高財(cái)務(wù)管理水平，為提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。2. 財(cái)務(wù)管理發(fā)展的要求在以往，在進(jìn)行財(cái)務(wù)分析時(shí)，多數(shù)都是利用手工計(jì)算財(cái)務(wù)指標(biāo)，其計(jì)

6、算工作量較大。另 外，企業(yè)一般都是按照上級要求計(jì)算財(cái)務(wù)指標(biāo)，企業(yè)很少自行設(shè)計(jì)，因而很難更全面、系統(tǒng) 地進(jìn)行財(cái)務(wù)分析， 難以充分發(fā)揮本身的積極性和主動(dòng)性， 不利于管理水平的提高。 而隨著計(jì) 算機(jī)技術(shù)和國際互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展， 全球網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)也被廣泛應(yīng)用， 這就為企業(yè)擴(kuò)大經(jīng) 營規(guī)模提供了便利條件。 而隨著信息技術(shù)的發(fā)展， 財(cái)務(wù)管理也將向現(xiàn)代化發(fā)展， 這就要求財(cái) 務(wù)管理者必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用知識， 以推動(dòng)集管理、 預(yù)測、 分析工具為 一體的管理軟件的使用， 并使得先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模型發(fā)揮實(shí)際作用， 同時(shí)要求財(cái)務(wù)管理者在 計(jì)算機(jī)環(huán)境中不斷開創(chuàng)適應(yīng)社會發(fā)展要求的新分析、新預(yù)測、新決策方法

7、。1.1.2 Excel 的財(cái)務(wù)管理功能Excel 特別適合于處理財(cái)務(wù)管理中的大量數(shù)據(jù)信息，以及數(shù)字統(tǒng)計(jì)，而且能快速制定好 表格?？偟恼f來， Excel 在財(cái)務(wù)管理中主要有以下一些功能特點(diǎn)。1. 強(qiáng)大的表格處理功能Excel 是一個(gè)以表格方式為主的處理數(shù)據(jù)的軟件，利用 Excel 的表格處理功能，用戶可 以非常簡便地對財(cái)務(wù)中的各種表格進(jìn)行創(chuàng)建、編輯、訪問、檢索等。2. 豐富的函數(shù)在 Excel 中內(nèi)置了大量的函數(shù)，涵蓋了統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、 工程和數(shù)學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域， 利用這些 函數(shù)可進(jìn)行財(cái)務(wù)管理中的一些復(fù)雜的數(shù)學(xué)運(yùn)算、 統(tǒng)計(jì)、 財(cái)務(wù)分析等， 而且表格中公式和函數(shù) 的利用可以確定一組單元格之間的邏輯關(guān)系，

8、可以根據(jù)數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系來進(jìn)行數(shù)據(jù)跟 蹤，不但有利于對數(shù)據(jù)進(jìn)行分解分析，而且還有利于發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常的原因。3. 豐富的分析工具Excel 為財(cái)務(wù)的管理和分析提供了多種多樣的分析工具，可以幫助企業(yè)制定一些好的決 策。工作人員在將所有數(shù)據(jù)輸入到工作表、創(chuàng)建公式并設(shè)置了格式之后，可以使用 Excel 附 帶的高級分析工具來幫助對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。 例如可以通過利用方案、 單變量求解或規(guī)劃求解 等工具來執(zhí)行假設(shè)分析；可以 通過 數(shù)據(jù)透視表從各種數(shù)據(jù)源中提取數(shù)據(jù)，并將其組合新的 結(jié)果。4. 強(qiáng)大的繪圖功能利用 Excel 可以實(shí)現(xiàn)表、圖、文三者的完美結(jié)合，且其作圖過程也非常簡單，只需點(diǎn)擊 幾下鼠標(biāo)即可完成。

9、在 Excel 中，系統(tǒng)提供了多種類型的圖表，用戶可以根據(jù)需要選擇柱形 圖、折線圖、 條形圖以及股價(jià)圖等， 也可以根據(jù)不常用的方式如氣泡圖或雷達(dá)圖來生成圖表。 將數(shù)據(jù)以圖表的形式呈現(xiàn)于管理者面前， 這種信息表達(dá)方式更為直觀， 有利于擴(kuò)展管理者的 思維空間。5. 強(qiáng)大的宏功能Excel 可以利用宏來按自動(dòng)方式執(zhí)行一些日常任務(wù)，而且還可以按需要加入一些自定義 的操作和功能， 建立一個(gè)完整的財(cái)務(wù)管理應(yīng)用程序。 在實(shí)現(xiàn)宏功能時(shí)， 可以通過記錄宏和編 輯宏兩種方式來實(shí)現(xiàn)宏功能。 利用錄制新宏功能可以記錄所有鼠標(biāo)操作和鍵盤輸入內(nèi)容， 并 可以通過按鍵或單擊工具欄中的自定義按鈕來激活宏。而編輯宏是使用 VB

10、A 開發(fā)系統(tǒng)來進(jìn) 行編輯的，利用它可建立新宏或修改原有宏所對應(yīng)記錄器創(chuàng)建的代碼。1.2 了解 Excel 的工作界面Excel 應(yīng)用程序啟動(dòng)后，在屏幕上即可顯示出其工作界面的主窗口，如圖 1-1 所示，它 主要包括標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、任務(wù)窗格、編輯欄、滾動(dòng)條、工作表標(biāo)簽、狀態(tài)欄和分 割框等。工具欄編輯欄工作區(qū)任務(wù)窗格滾動(dòng)條狀態(tài)欄分割框工作表標(biāo)簽圖 1-1 Excel 的工作界面1.2.1 標(biāo)題欄在窗口的最頂端是 Excel 的標(biāo)題欄，在標(biāo)題欄中顯示了應(yīng)用程序名 Microsoft Excel ，以 及當(dāng)前的工作簿名， 如 Microsoft Excel-Book1 ，其中 Book1 是當(dāng)

11、前打開的工作簿文檔的名字。 該工作簿實(shí)際是一個(gè)獨(dú)立的窗口，由于工作簿窗口被最大化，所以將工作簿標(biāo)題欄并入到Excel 的標(biāo)題欄中。在標(biāo)題欄的最右端包含了3 個(gè)按鈕，它們分別為“最小化”按鈕、“還原”按鈕 （或“最大化”按鈕 ）和“關(guān)閉”按鈕。如果單擊“最小化”按鈕，則可以將Excel 應(yīng)用 程序窗口縮小成一個(gè)圖標(biāo)顯示在任務(wù)欄中，當(dāng)再次用鼠標(biāo)單擊該圖標(biāo)時(shí)可恢復(fù)為原來的大?。划?dāng)窗口被最大化后，標(biāo)題欄中的“還原”按鈕將取代標(biāo)題欄中的“最大化”按鈕 單擊“還原”按鈕可以將窗口還原成最大化以前的窗口；單擊“關(guān)閉”按鈕，則可以關(guān)閉當(dāng) 前窗口。在標(biāo)題欄的最左端是一個(gè)控制菜單圖標(biāo) ，用鼠標(biāo)單擊該圖標(biāo) （也可以

12、按快捷鍵 Alt+ 空 格 ） 會出現(xiàn)一個(gè)下拉菜單，如圖 1-2 所示。其中包括對窗口進(jìn)行還原、最大化、最小化以及 關(guān)閉等的命令。圖 1-2 快捷菜單1.2.2 菜單欄在標(biāo)題欄的下方是菜單欄，其中包含了文檔的控制菜單與 Excel 各功能菜單。 菜單欄中包括了各種菜單 （例如“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、 “工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等 ）。用鼠標(biāo)單擊不同的菜單名則可顯示出一個(gè) 下拉菜單，如單擊菜單欄中的“插入”菜單，則可彈出如圖 1-3 所示的下拉菜單，用戶可以 從中選擇對應(yīng)的操作命令。利用菜單中的各種命令，用戶可以完成 Excel 中所有的操作。從圖 1-3

13、所示的“插入”菜單中可以看到，有的菜單命令右側(cè)會有一個(gè)右三角箭頭，表 明此菜單命令后還有子菜單， 用戶只要將鼠標(biāo)指針移到該命令上， 則自動(dòng)打開其子菜單， 如 圖 1-4 所示的“名稱”子菜單；而有的菜單后面會有一些省略號，則表示執(zhí)行此命令后會打 開一個(gè)對話框，如選擇“特殊符號”命令后，會打開“插入特殊符號”對話框，如圖 1-5 所示。圖 1-3 “插入”菜單欄圖 1-4 自動(dòng)打開的子菜單圖 1-5 “插入特殊符號”對話框另外，在 Excel 的下拉菜單最底端有一個(gè) 按鈕，利用此按鈕用戶可以動(dòng)態(tài)顯示 ExcelExcel 就會自動(dòng)顯示出全部的的菜單命令。只要將鼠標(biāo)指針移到該三角按鈕上，無須單擊，

14、菜單命令，如圖 1-6 所示。圖 1-6將光標(biāo)移到三角按鈕處后菜單變?yōu)橥暾@示出“插入”菜單項(xiàng)目當(dāng)然， 如果習(xí)慣了每次打開菜單時(shí)都列出所有的菜單項(xiàng)，還可使用下列操作方法來進(jìn)行設(shè)置：(1) 選擇“工具” |“自定義”命令，打開“自定義”對話框。(2) 在彈出的對話框中選擇“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，如圖 1-7 所示。(3) 選中“始終顯示整個(gè)菜單”復(fù)選框。(4) 單擊“關(guān)閉”按鈕。圖 1-7 “自定義”對話框提示：(1) 在選擇菜單命令時(shí)，用戶除可利用鼠標(biāo)單擊來選擇外，還可以用鍵盤操作的方式 來選擇。用戶可以首先按下 Alt 鍵以激活菜單欄，然后鍵入菜單名后帶下劃線的字母激活A(yù)lt 鍵后，按下字母 E 可

15、激活此下拉菜單，再鍵入菜單命令名中帶下劃線的字母。如按下 “編輯”菜單，然后按下 L 鍵可執(zhí)行“ 全選” 命令。(2) 用戶也可以使用快捷鍵來進(jìn)行操作，在下拉菜單中的一些常用命令之后都列出了 一些組合鍵名，這是為這些命令定義的快捷鍵。例如， Ctrl+N 對應(yīng)“ 新建” 命令， Ctrl +O 對應(yīng)“ 打開” 命令，這些具有快捷鍵的命令都可以在進(jìn)入 Excel 程序后隨時(shí)按下快捷鍵來 執(zhí)行。1.2.3 工具欄Excel 將功能相近的圖標(biāo)集中到一起形成了工具欄，它是一些按鈕的集合，位于菜單欄 的下方。 工具欄中的每個(gè)按鈕都對應(yīng)于菜單中相關(guān)的命令。 單擊工具欄中的按鈕， 就可以執(zhí) 行相應(yīng)的命令，

16、因此使用工具欄可使操作更加簡便快捷， 而且圖標(biāo)也便于記憶， 節(jié)省了許多 工作時(shí)間。Excel 的工具欄有多種，一般情況下在工作窗口中只顯示了“常用”和“格式”兩個(gè)工 具欄，其他不常用的工具欄被隱藏起來了。1. “常用”及“格式”工具欄默認(rèn)情況下，啟動(dòng) Excel 程序后，會顯示出“常用”和“格式”兩個(gè)工具欄。由于它們 被并排放置在一行中， 在應(yīng)用時(shí)有的工具按鈕被隱藏起來， 不便于使用， 此時(shí)用戶可通過以 下兩種方法來改變工具欄的位置： 選擇“工具” |“自定義”命令，在彈出的“自定義”對話框中選擇“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡， 并選中“分兩排顯示常用'工具欄和格式'工具欄”復(fù)選框，然后單擊“

17、關(guān)閉” 按鈕，使“常用”工具欄和“格式”工具欄分兩排進(jìn)行放置。 將鼠標(biāo)移至工具欄的左側(cè)的拖動(dòng)手柄 上，此時(shí)鼠標(biāo)的形狀將變成雙十字箭頭 樣 式，按住鼠標(biāo)左鍵并向下拖動(dòng)到適當(dāng)位置處釋放左鍵即可將工具欄進(jìn)行移動(dòng)。此時(shí) 如果將工具欄移動(dòng)到了工作區(qū)中，則會顯示出工具欄的名稱，如圖 1-8 所示為拖動(dòng) 工作區(qū)后的“常用”工具欄。圖 1-8 “常用”工具欄“常用”工具欄中包含了常用的命令按鈕， 利用這些按鈕用戶可以快速地完成各項(xiàng)工作， 如新建、打開、保存、打印工作表等?！案袷健?工具欄中包含了一些可以快速改變文字外觀或改變文件編排的按鈕，如改變文本的字號、字形、字體樣式等。如圖 1-9 所示為移到工作區(qū)中的

18、“格式”工具欄樣式。2. 工具欄中按鈕的顯示與添加 用戶還可以根據(jù)需要在工作窗口中顯示出其他的工具欄，如圖表、繪圖和藝術(shù)字等，也 可以將不需要的工具欄隱藏起來。如果要顯示工具欄，用戶可選擇“視圖”|“工具欄”命令，打開“工具欄”子菜單，如圖 1-10 所示。然后根據(jù)需要在工具欄子菜單中選擇所需的 工具欄，則被選擇后顯示出來的工具欄前將出現(xiàn)“”符號。圖 1-10 “工具欄”子菜單另外，用戶還可以根據(jù)需要向工具欄中添加其他的命令按鈕，其操作方法如下：(1) 選擇“工具” |“自定義”命令。(2) 從彈出的“自定義”對話框中選擇“命令”選項(xiàng)卡，如圖 1-11 所示。(3) 在“類別”列表框中，選擇所

19、需要的命令類型。圖 1-11 “自定義”對話框中的“命令”窗口(4) 從“命令”列表框中選擇要添加到工具欄中的按鈕，此時(shí)出現(xiàn)一個(gè)虛線框，表示為 選中狀態(tài)。然后按住鼠標(biāo)左鍵并將其拖動(dòng)到工具欄中的某個(gè)位置，然后釋放鼠標(biāo)左鍵即可。 如圖 1-12 所示。圖 1-12 向工具欄中添加其他命令按鈕(5) 單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉“自定義”對話框。提示：如果不再需要某個(gè)工具欄， 用戶可以將其隱藏起來， 要隱藏某個(gè)工具欄， 只要單擊 “ 工1.2.4 編輯欄編輯欄是進(jìn)行輸入和編輯單元格數(shù)據(jù)的地方，它位于“格式”工具欄的下面。用戶向單 元格中輸入或編輯數(shù)據(jù)時(shí)， 可首先單擊該單元格， 然后輸入或編輯的數(shù)據(jù)， 此時(shí)

20、在編輯欄中 也將顯示出所輸入或編輯的數(shù)據(jù)，按 Enter 鍵或單擊編輯欄中的“輸入”按鈕 ，輸入或編 輯的數(shù)據(jù)便插入到當(dāng)前的單元格中。 另外在完成數(shù)據(jù)的輸入之前， 如果要取消對數(shù)據(jù)的輸入， 可單擊編輯欄中的“取消”按鈕或按 Esc 鍵。在編輯欄的左側(cè)是名稱框， 用來定義當(dāng)前單元格或單元格區(qū)域的名字， 或者根據(jù)名字查 找單元格或區(qū)域。如果沒有定義名字，則在名稱框中顯示活動(dòng)單元格的地址名稱。如在圖 1-13 中，當(dāng)在單元格 A2 輸入“飛鷹公司”文本時(shí)，則在編輯欄中同時(shí)可顯示出所輸入數(shù)據(jù) 的內(nèi)容，并在名稱框中顯示出活動(dòng)單元格A2 。提示：當(dāng)在單元格中鍵入內(nèi)容時(shí)，除了可在單元格中顯示內(nèi)容外，還在編輯

21、欄右側(cè)的編輯區(qū)中顯示。 當(dāng)單元格的寬度不夠而不能顯示單元格的全部內(nèi)容時(shí)， 則可在編輯區(qū)中進(jìn)行編輯。另外， 當(dāng)把鼠標(biāo)指針移到編輯區(qū)中時(shí)， 在需要編輯的地方單擊鼠標(biāo)， 選擇此處作為插入點(diǎn)，可以插入新的內(nèi)容或者刪除字符。1.2.5 狀態(tài)欄狀態(tài)欄是用來顯示當(dāng)前工作區(qū)的狀態(tài)，它位于工作窗口的最下端，在大多數(shù)情況下， 狀態(tài)欄只顯示“就緒”，表明工作表正準(zhǔn)備接受新的信息，如在單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，狀態(tài) 欄顯示為“輸入”狀態(tài)。Excel 在默認(rèn)狀態(tài)下顯示狀態(tài)欄，如果用戶要隱藏狀態(tài)欄，可取消選擇“視圖”|“狀態(tài)欄”命令。1.2.6 工作表標(biāo)簽標(biāo)簽位于工作簿窗口的底部， 如圖 1-14 所示。 系統(tǒng)在默認(rèn)狀態(tài)下其名稱分別為Sheet1、Sheet2 等，它主要用來標(biāo)識不同的工作表。圖 1-14 工作表標(biāo)簽1.2.7 分割框分割框包括兩種， 一種是水平窗口分割框， 另一種是垂直分割框， 用戶可以利用這兩種 分割框來查看一張龐大的工作表。1. 水平分割框?qū)⑹髽?biāo)移動(dòng)到垂直滾動(dòng)條的頂部， 當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)?形狀時(shí)， 拖動(dòng)水平分割框到工作表 中的任一行， 則可將表格分為上下兩部分。 同時(shí)滾動(dòng)條也分為上下兩個(gè)， 每部分表格中具有 一個(gè)滾動(dòng)條，可以保持在上半部不動(dòng)的情況下滾動(dòng)下半