高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題

1、高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題 摘要:隨著信息數(shù)字化急速成熟,高校檔案管理創(chuàng)新應當向數(shù)字化發(fā)展,高校檔案管理現(xiàn)代化與數(shù)字化是密不可分的。 關鍵詞:高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化 創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力,要發(fā)展就要有創(chuàng)新,檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會,跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐,才能適應社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。 1.1檔案信息時代發(fā)展的要求 首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦,即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國

2、經(jīng)濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網(wǎng)絡為基礎的信息社會中,面對浩如煙海的信息,對人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對過剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網(wǎng)絡為基礎的新經(jīng)濟,其實質就是“注意力經(jīng)濟”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展,將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境,進入極好的良性循環(huán)之中。 以往檔案人員為開發(fā)檔案資源,為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少,甚至平時查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務工作變得方便、

3、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔,盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中,各級部門可根據(jù)自己的權限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可,從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。 1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果 首先,高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉變。 許多高

4、等院校建立了校園網(wǎng),并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網(wǎng)絡環(huán)境,廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡化管理的出現(xiàn),使計算機從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件,即電子文件也就應運而生。 1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)基本成熟 1.3.1通訊技術和計算機網(wǎng)絡迅速發(fā)展;90年代以來,我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)(Chinanet)、中國教育科研網(wǎng)(caep.cetinnet)、

5、中國科技網(wǎng)(CSTnet)和中國金橋網(wǎng)(ChinaGBnet),并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看,1994年以來,由于"211工程"和CERnet工程的促進,很多高校紛紛著手建設校園網(wǎng),至1996年底,已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET, 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡建設的迅速崛起,為高校檔案館網(wǎng)絡化建設提供了前所未有的條件。 1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效 自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來,高校檔案館自動化建設經(jīng)過10多年的努力,開發(fā)出數(shù)百個自動

6、化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng),已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段,提高了服務質量和工作效率,促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是,計算機應用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。 2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化存在的問題 2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題 事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎上,這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核

7、心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結果是非但沒代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索,不是針對具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作,常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后,再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關系,它只為檔案部門內部服務,

8、作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。 2.2高校檔案館網(wǎng)絡化建設中存在的問題 2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調機構 由于受高校管理體制和運行機制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門,這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構來規(guī)劃協(xié)調檔案館網(wǎng)絡化建設和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無論是軟硬件的購置,還是數(shù)據(jù)庫的建設,都處于各自為政的低水平重復狀態(tài),這不僅

9、造成了人力物力的巨大浪費,也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網(wǎng)絡化的進程。 2.2.2標準化水平低 由于歷史的原因,高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備,機型五花八門,水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件,都沒有遵循相應國家標準,功能單一、標準化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標引,共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準,各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢必給檔案網(wǎng)絡化建設和資源共享造成隱患。 2.2.3數(shù)據(jù)庫建設滯后; 經(jīng)過多年的努力,高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)

10、據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政,在建庫過程中,各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小,標準化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復建設,數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用,嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫,缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng),但只能訪問其主頁,根本無實質性的資源司共享。 2.2.4經(jīng)費保障率低 目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌,但檔案館網(wǎng)絡化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金

11、。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少,用于檔案館網(wǎng)絡化建設的經(jīng)費非常有限,無法購置好的硬軟件,建立高起點的檔案館網(wǎng)絡,更談不上對設備的及時更新。目前經(jīng)費仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡化發(fā)展的最大障礙。 3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構想 3.1采用客戶機/服務器(Client/Server)體系結構模式;客戶機/服務器結構模式是通過網(wǎng)絡把分散的計算機系統(tǒng)連接起來,系統(tǒng)把這些計算機根據(jù)其功能劃分為服務器與客戶機C/S結構系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡處理方式相比,其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分,如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫,并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執(zhí)行,共

12、同實現(xiàn)整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面,當前臺需要調用某些數(shù)據(jù)時,工作站向被稱為后臺的數(shù)據(jù)庫服務器(Server)發(fā)出請求,服務器即對此做出響應,并把處理的結果返回給前臺,這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫服務器的客戶(Client)。C/S模式實際上是一種軟件運行和組織方式,不是指工作站、服務器等硬件結構系統(tǒng),它必須依賴網(wǎng)絡系統(tǒng)而存在,并且充分利用了網(wǎng)絡的資源優(yōu)勢,但它對具體的網(wǎng)絡硬件、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)并無嚴格的要求。在Windows NT、Netware上均可以構造起實用C/S結構系統(tǒng)。服務器作為信息集中處理和交換的中心,硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。 3.2檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng);數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet/Web技術基礎上,也就是說,選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不僅要支持C/S體系結構,還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機事務、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力,又要有較強的安全控制能力,同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng),并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力?，F(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多用DBase, FoxBASE, FoxPro等編寫,這些程序嚴格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸,作為數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機狀態(tài)下應用還是可以勝任的,但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng),它們無論在功能上,安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好