行政工作發(fā)展規(guī)劃方法

1、集團行政部發(fā)展規(guī)劃方案為明確公司行政管理工作的開展和落實方向，根據(jù)現(xiàn)階段公司發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務性 質，結合行政部門的基本工作職能，特制訂本規(guī)劃方案。一、部門定位及工作目標行政部作為公司的綜合事務管理部門，是公司內部運行供應鏈的中樞 環(huán)節(jié)，其業(yè)務范圍涉及各部門及各分子公司的方方面面，應當承擔起為公 司運轉提供管理支持和服務保障的職能，確保公司系統(tǒng)的正常運行，推動 實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標。公司行政部工作的目標：結合公司實際情況，梳理構建行政管理體系， 梳理行政辦公組織，明確行政職能與工作目標，確定行政工作內容與業(yè)務 流程，清晰組織架構，明確人員的權責。同時，從管控角度，按照“統(tǒng)一 歸口，分級管理”的原則，

2、做好行政業(yè)務管控流程設計，實施通過協(xié)調、 控制與監(jiān)督，有效執(zhí)行各項制度、流程、工具表單，統(tǒng)計各項運營信息數(shù) 據(jù)，實現(xiàn)行政業(yè)務運營行為的統(tǒng)一，促使公司各部門、各項目、各分子公 司之間形成密切配合的協(xié)作關系，促進行政業(yè)務體系內的資源整合和優(yōu)化 配置，推動公司整體高速、穩(wěn)定運轉。I二、部門職能和組織架構設置（一）部門職能概述行政部門業(yè)務應包含公司行政辦公、發(fā)展支持、安全保密、后勤保障、網(wǎng)絡 信息管理等五大職能。業(yè)務開展上充分發(fā)揮管理、溝通、協(xié)調、服務、反饋、監(jiān) 督等功能，從戰(zhàn)略性、政務性、事務性、服務性等角度，分模塊組織具體工作實 施。精心整理（二）部門組織架構設置方案根據(jù)行政部門職能劃分，設行政辦

3、公事務組和行政后勤保障組，其中行政辦公事務組負責行政辦公事務、公司發(fā)展支持、安全保密等工作，設主管1名，專員1名，前臺1名；行政后勤保障組負責公司綜合后勤保障、網(wǎng)絡信息管理等工 作，設主管1名，保潔2名，司機若干名。行政辦公事務組與行政后勤保障組在 職能分工上各有側重；在具體事務的執(zhí)行上，作為統(tǒng)一整體協(xié)同支持、靈活調配、 共同推進落實部門工作。行政部組織架構和崗位設置圖精心整理精心整理三、部門職責及工作實施規(guī)劃（一）行政辦公事務工作規(guī)劃工作目標行政辦公事務是行政工作中職責和工作體量最大的一個模塊，目標就是通過標準化、規(guī)范化 建設，將行政業(yè)務精細化、創(chuàng)新化，為公司整個系統(tǒng)的運轉提供行政資源支持和

4、服務保障，高 效、快速地服務于公司戰(zhàn)略發(fā)展目標，確保公司整個體系的正常運行。工作具體實施方向行政標準化體系建設、計劃總結管理、公文管理、行政辦公費用管控、會議和活動組織籌備管理、辦公資產管理、行政接待管理、辦公環(huán)境規(guī)劃管理工作內容具體實施方向行政標準化體系建設（1）行政管理、辦公事務管理規(guī)章制度、工作流程的制定；并根據(jù)公司各階段發(fā)展實際情 況實時優(yōu)化與完善；（2）就公司行政制度與流程規(guī)范對公司各部門、各分子公司進行宣貫；（3）對各項目、各分子公司行政人員進行垂直管理，對行政工作的開展情況進行監(jiān)督、檢 查與指導。計劃總結管理推行計劃目標控制管理工作，對公司行政及各分子公司行政業(yè)務年度、月度工作計

5、劃和工作總結進行管理、溝通與協(xié)調。公文管理（1 ）建立推行公司標準化行文管理，負責公司公文的撰擬、審核、呈批、發(fā)布等；（2）負責內部、外部往來公文的收發(fā)、登記、送（傳）閱、催辦、傳達等工作；（3）對公文檔案及內部信息的負有保密責任，負責監(jiān)管機要文件的寄遞與接收。會議和活動管理（1）重要會議和重大活動的 組織、籌備、協(xié)調與落實，制定和報批相關費用預算方案；（2）公司級別的會議組織，提供會議服務，做好會議記錄、紀要的整理、報批、下發(fā)；（3）進行會議和活動后期總結與評估，做好各項費用的報銷結算。辦公資產管理（1）組織制定、審核公司行政辦公資產、物資、耗材的采購計劃及預算，控制行政辦公經(jīng)費支岀，對采購

6、物資做好驗收；（2）負責對固定資產、辦公用品等的購買、保管、發(fā)放、盤點等管理，并做好資產的維修和保養(yǎng)工作；（3）組織制定公司年度行政辦公費用預算，嚴格控制費用的支出，做好費用監(jiān)督、控制分析、費用分攤等工作；（4）負責供應商的甄選、價格談判、供貨管理等事務，促進采購過程規(guī)范化管理，提高物資的采購效率，并降低采購成本。行政接待管理（1）擬定行政接待管理規(guī)定，制定行政接待標準；（2）承擔行政接待任務，根據(jù)任務性質與級別制定行政接待計劃；（3）執(zhí)行實施接待任務，做好接待過程管理（往返食宿、車輛、娛樂活動等環(huán)節(jié)）；（4）對接待任務進行總結，并結算報銷各項接待費用。精心整理基礎事務服務（1）前臺接待管理；

7、（2）會議室預定、職場鑰匙、門禁卡、工牌等管理；（3）負責公司票務預定（機票、火車票、酒店等）；（4）負責公司印刷（名片、文件、宣傳資料等）；（5）負責公司郵發(fā)管理（寄送、接收、費用審核與分攤）；（6）負責辦公用品的訂購和發(fā)放、月末盤點，并做好臺賬記錄。人員配備行政事務人員要求嚴謹、細致、周到、服務意識強，要求執(zhí)行力高，具備應變能力、溝通及組織協(xié)調能力等素質。（二）公司發(fā)展支持工作規(guī)劃工作目標配合公司戰(zhàn)略發(fā)展需要和產業(yè)價值鏈延伸，全面做好公司殼公司和股權管理，為公司戰(zhàn)略性 資本運營提供核心資源支持。工作具體實施方向工商事務處理商標及知識產權保護、政府外圍關系管理等工作具體實施方向（1）全面負責

8、辦理公司總部日常工商事務，包括工商注冊、執(zhí)照變更、年檢等事項，并對公司所屬企業(yè)工商事務 提供支持；（2）根據(jù)公司發(fā)展，做好商標、知識產權等權益的保護；» . 1 1 （3）配合公司產業(yè)鏈價值延伸，拓寬殼公司渠道，做好資源儲備；（4）創(chuàng)造良好的經(jīng)營環(huán)境，做好政府關系的拓展與維護；人員配備發(fā)展支持模塊為公司戰(zhàn)略性資本運營提供核心資源支持，是行政管理工作中的重要職 責。人員要求工作態(tài)度嚴謹，具備法律意識和保密意識，條理性、原則性、溝通能力和公 關能力強等素質。精心整理（三）安全保密管理工作規(guī)劃工作目標從公司層面自上而下地進行引導、貫徹和執(zhí)行安全保密工作，將安全保密與風險防控形成常態(tài)化 的一

9、種監(jiān)督控制形式，建立健全安全保密機制，提高過程監(jiān)控和督察處置能力，提高內部防控能 力。工作具體實施方向安全保密制度及流程、文書檔案及合冋管理、印章及資質證件管理、股權信息及商業(yè)信息保密工作具體實施方向（1）建立與公司發(fā)展相適應的安全保密管理制度，明確安全保密責任和紀律要求，做好重大信息內部保密工作，確保信息披露安全；（2）落實開展安全保密管理工作，包括公文、檔案管理、印章資質管理、股權信息、合同協(xié)議、總裁辦公室保密、網(wǎng)絡信息保密管理等；（3 ）規(guī)范公文流轉處理程序，做好文件流轉全過程的監(jiān)控，確保公文傳遞安全，防止信息泄露；（4）配備專職檔案管理員、設立檔案室，根據(jù)公司管控管理和安全保密等工作要

10、求，進一步完善檔案管理工 作，推進公司各部門及所屬各分子公司檔案規(guī)范化建設，真正做好檔案的有效保管和利用；（5 ）健全印章、資質管理辦法，優(yōu)化工作流程，嚴格使用程序，確保印章資質安全（配備保險柜、雙人雙 管）；（6）做好公司級別會議保密環(huán)節(jié)管理，落實會議簽到制，明確限定各類參會人員和會議紀要知悉范圍，確保 會議信息安全；（7）督促網(wǎng)絡管理員做好公司信息網(wǎng)絡的權限管理，確保重要信息不丟失、不泄露。人員配備安全保密管理工作涉及到公司的核心利益，安全保密人員的配備方面，要求具有高度 保密意識、風險識別意識，要求具備良好道德修養(yǎng)，原則性強。（四）公司后勤保障工作規(guī)劃工作目標作為后勤保障部門，能夠高效率

11、、全方位地為公司和各分子公司的運轉提供基礎設施、環(huán)境 保障、安全防護等的服務。工作具體實施方向公務車輛管理、環(huán)衛(wèi)綠化管理、出入安全管理、消防安全和環(huán)境安全管理工作內容具體實施方向精心整理公務車輛管理（1）根據(jù)公司戰(zhàn)略需要，購置公司所需車輛，并辦理車輛搖號、購置等系列手續(xù)；（2）公司車輛的年檢、保險辦理，做好日常車輛清洗、保養(yǎng)、維修等事務；（3 ）對車輛使用過程中的駕駛里程、派車、油耗等數(shù)據(jù)做好使用登記與分析；（4）負責處理公司車輛違章罰款、交通事故等，辦理車輛報修、定損、保險理賠等手續(xù)。環(huán)衛(wèi)綠化管理（1）對保潔人員進行工作安排和監(jiān)督，做好公司公共區(qū)域的衛(wèi)生清潔工作，確保環(huán)境整 潔、空氣清新；（

12、2）做好公司辦公環(huán)境的綠植養(yǎng)護、清潔等工作；（3）負責勞保用品、清潔用品的申購和保管；（4）對破壞公共衛(wèi)生環(huán)境和有損公司形象的不文明行為進行監(jiān)督和制止。辦公環(huán)境規(guī)劃管理（1）負責公司辦公環(huán)境布局的優(yōu)化和美化，營造整潔的辦公環(huán)境；（2）負責公司及參與協(xié)同各分子公司等分支機構辦公場所的租賃、整合規(guī)劃、裝修改造等工作；（3）根據(jù)公司發(fā)展，做好辦公區(qū)域布局與功能調整需求，并做好過程溝通、方案制定與預算報批、落實執(zhí)行、交付使用；（4）公司導視系統(tǒng)建設（LOGO門牌、指引標識等 VI建設）。出入安全管理（1）做好公司辦公區(qū)域的樓層門禁系統(tǒng)維護、管理門禁權限，及時發(fā)放和收回門禁卡；（2 ）對岀入公司的物品及

13、文件資料進行登記管理，確保公司財產和信息安全；（3 ）監(jiān)督公司員工按要求佩戴工卡，外來人員的證件登記及訪客證發(fā)放；（4）保管各類辦公鑰匙，定期檢查公司辦公區(qū)域門窗是否完好，做好防盜工作。消防安全和環(huán)境安全管理（1）制定公司安全管理辦法，落實安全責任制；（2）定期檢查公司辦公區(qū)域消防設備設施是否完好、消防通道是否暢通，做好消防器材維 護和年檢工作；（3）組織消防安全教育培訓，確保人人懂消防知識、人人會使用消防器材；（4）及時排查公司基礎設施安全隱患，做好節(jié)假日前的安全檢查和安全防護工作；（5）與物業(yè)溝通協(xié)調，做好公司水、電、暖的供應，并組織成立突發(fā)事故應急預案，以應 對自然災害和突發(fā)事件。人員配

14、備后勤保障部門的是公司正常運轉的強有力支撐，工作涉及范圍廣、事務性工作繁多， 要求相應崗位人員踏實細致、服務意識強、執(zhí)行力強，具備較強的應變能力、較高的溝通 及組織協(xié)調能力。（五）網(wǎng)絡信息管理工作規(guī)劃工作目標管理和維護公司IT設備，規(guī)劃、優(yōu)化、整合、擴展公司辦公網(wǎng)絡，促進公司辦公流程的暢通 化、信息化、現(xiàn)代化，節(jié)約辦公成本、提高工作效率。工作具體IT設備和IT資產管理、信息網(wǎng)絡管理、信息安全保障精心整理實施方向工作具體實施方向（1）負責公司所有網(wǎng)絡設備和網(wǎng)絡線路的維護、調試，設置及管理，保證公司網(wǎng)絡暢通；（2）保障公司門禁系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、監(jiān)控設備、服務器等正常運轉，數(shù)據(jù)庫定期備份；（3）建立信

15、息化辦公平臺，維護辦公軟件及應用，負責軟件的用戶密碼及權限管理；編制使用指南，培訓和指導相應部門人員熟練使用；（4）各客戶端PC機及打印、復印等外圍設備維護和管理，配合行政事務組在耗材方面進行管控，降低成本；（5）負責IT資產日常管理和合理分配，不定期進行盤點和抽查，及時更新、報廢資產；（6 ）與IT資產供應商和軟件供應商保持正常溝通確保運行暢通和軟件版本不斷更新；（7）公司大型會務或活動網(wǎng)絡、投影、攝影、音箱的調試和支持；（8）執(zhí)行企業(yè)信息保密制度，對公司網(wǎng)絡信息安全進行有效監(jiān)控，防止信息泄密。1 人員配備網(wǎng)絡信息管理是專業(yè)性較強、涉及公司核心信息的技術部門，是公司正常開展辦公業(yè) 務的保障，