《文件管理辦法》補(bǔ)充規(guī)定(修訂版)

1、文件管理辦法補(bǔ)充規(guī)定(修訂版)文件管理方法補(bǔ)充規(guī)定編號：q/mn-bl-jm/gl11.5-1-2009-11 目的為了確保公司內(nèi)各用法部門準(zhǔn)時(shí)得到文件的有效版本，并有利于文件資料的系統(tǒng)管理，特制定本規(guī)定；本制度是對集團(tuán)下發(fā)的文件資料管理方法的補(bǔ)充說明。2 適用范圍本法適用于冰淇淋成都金蒙生產(chǎn)基地各部門。3換版說明此文件是對2009年2月18日發(fā)的編號為q/mn-bl-cd/gl11.5-1-2009-0的文件管理方法補(bǔ)充規(guī)定的換版。換版內(nèi)容對公司的代碼及發(fā)文字號做了變更。表1：部門代碼規(guī)定5 公司內(nèi)各部門公文發(fā)文字號簡稱如下5.1成都金蒙生產(chǎn)基地蒙牛冰金蒙字2009*號5.2 總經(jīng)辦蒙牛冰金

2、蒙辦字2009*號5.3 財(cái)務(wù)處蒙牛冰金蒙財(cái)字2009*號5.4 供給處蒙牛冰金蒙供字2009*號5.5 物流處蒙牛冰金蒙物字2009*號5.6 品保處蒙牛冰金蒙品字2009*號5.7生產(chǎn)處蒙牛冰金蒙生字2009*號6 文件管理流程6.1 文件的發(fā)放流程為：起草初稿下發(fā)至相關(guān)部門反應(yīng)搜集反應(yīng)信息后更改初稿發(fā)文件管理員處編號打印、領(lǐng)導(dǎo)審批網(wǎng)發(fā)紙版交文件管理處歸檔。1起草人根據(jù)集團(tuán)總裁辦文件資料管理方法的要求起草文件，根據(jù)文件內(nèi)容劃分該文件的所屬框架及代碼，編號在總經(jīng)辦文件管理員處核對。2發(fā)布單位應(yīng)表達(dá)出冰淇淋成都金蒙生產(chǎn)基地的詳細(xì)部門3文件簽發(fā)后，一個(gè)工作日內(nèi)將電子版?zhèn)鞯娇偨?jīng)辦文件管理員處備案一

3、份。文件是以冰淇淋成都金蒙生產(chǎn)基地的名義發(fā)放，將紙版復(fù)印件傳一份到總經(jīng)辦文件管理員處備案，并由發(fā)放部門打印張貼、宣揚(yáng)、培訓(xùn)。6.2 文件的換版1文件換版時(shí)如遇跨年度修訂，那么只需要對版本號進(jìn)展修訂即可，不必再重新編挨次號：如編號q/mn-bl-jm/gl11.5-2-2008-1的文件，在09年修訂時(shí)只需將其編號更改為q/mn-bl-jm/gl11.5-2-2009-0即可，不必再重新編挨次號。6.3 文件的歸檔由各部門兼職文管做好文件的歸檔，其中對于匯編本和附有記錄表單的文件，需同時(shí)將子文件和表單也進(jìn)展排列。歸檔文件名目根據(jù)集團(tuán)下發(fā)的名目執(zhí)行，見附件。各部門于每月25日將部門的歸檔文件清單傳

4、到總經(jīng)辦文件管理員處。6.4 文件的收發(fā)1對外文件的發(fā)文登記，應(yīng)到總經(jīng)辦文件資料管理員處登記文件號并留一份給總經(jīng)辦文件資料管理員備檔。2各部門針對紙版發(fā)文，應(yīng)做好發(fā)文登記表。7 考核方法7.1 格式類問題及行文文種有誤，按5元/處進(jìn)展考核；7.2 文件模板不正確、名稱不得體，文種用法錯(cuò)誤，按10元/次對責(zé)任部門進(jìn)展考核；7.3 文件存在錯(cuò)別字，按5元/個(gè)對責(zé)任人進(jìn)展考核，封頂20元/次；7.4 對需要備檔的文件未網(wǎng)發(fā)至文件管理員處，按10元/份對責(zé)任部門進(jìn)展考核；7.5 公司級文件未進(jìn)展申請自行編號的按10元/次對責(zé)任部門進(jìn)展考核；7.6 對外文件的發(fā)文登記，應(yīng)到總經(jīng)辦文件資料管理員處登記文件

5、號并留一份給總經(jīng)辦文件資料管理員備檔，否那么按10元/次對責(zé)任部門進(jìn)展考核；7.7總經(jīng)辦文件管理員每月對各部門文件管理狀況進(jìn)展檢查。檢查完畢后依據(jù)檢查結(jié)果進(jìn)展鼓勵。7.8 各部門如對外報(bào)送數(shù)據(jù)沒有部門負(fù)責(zé)人簽字或應(yīng)當(dāng)總經(jīng)理簽字沒簽字的，一經(jīng)被文件管理員發(fā)覺，對挺直責(zé)任人負(fù)鼓勵20元。7.9 以上考核部門負(fù)責(zé)人擔(dān)當(dāng)30%連帶責(zé)任。備注：從文件下發(fā)之日起開頭執(zhí)行。在此文件下發(fā)前，文件編號假設(shè)為蒙牛冰成辦字20095號，此文件下發(fā)后的新文件編號為蒙牛金蒙辦字20096號。附件：1.紅頭文件格式模板；2.單份文件格式模板；3.內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽；4.歸檔文件名目；5.發(fā)文登記表冰淇淋成都金蒙生產(chǎn)基地二oo九

6、年四月二十二日起草人:李曉靜審核人: 李賓審批人：羅志堅(jiān)附件1：紅頭文件格式模板內(nèi)蒙古蒙牛乳業(yè)集團(tuán)股份有限公司冰淇淋成都金蒙生產(chǎn)基地文件蒙牛冰金蒙字2009*號關(guān)于××××××的請示生產(chǎn)辦公室：×××××××××××××××××××××××××××××

7、;×××××××××××××××××××××××××××××××××。妥否，請批示。二oo九年四月二十二日內(nèi)蒙古蒙牛乳業(yè)集團(tuán)股份有限公司冰淇淋成都金蒙生產(chǎn)基地總經(jīng)辦文件蒙牛冰金蒙辦字2009*號關(guān)于××××××

8、的通報(bào)各部門：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

9、;×××××××××××××。特此通報(bào)審核人：簽發(fā)人：二oo九年四月二十二日附件2：單份文件格式模板單份文件標(biāo)題文件名稱，小二號黑體編號：字體為三號仿宋1 標(biāo)題章，字體為三號黑體。段，字體為三號仿宋2 標(biāo)題章，字體為三號黑體2.1 標(biāo)題條，字體三號黑體。段，字體為三號仿宋2.2 標(biāo)題條，字體三號黑體。段，字體為三號仿宋12。文件一級列項(xiàng)，序號為數(shù)字字體為三號仿宋文件二級列項(xiàng)，序號為“，字體為三號仿宋文件三級列項(xiàng)，序號為“，字體為三號仿宋3 標(biāo)題章，字體為三號黑體3.1 標(biāo)題條，字體三號黑體。段，字體為三號仿宋3.2 標(biāo)題條，字體三號黑體。段，字體為三號仿宋附件：1. 2. 文件發(fā)布單位/部門施行日期：年月日字體