項目管理：項目溝通障礙及改善

1、項目管理：項目溝通障礙及改善 在項目的實施過程中，各部門內(nèi)、部門與部門之間難免會存在各種各樣的溝通障礙，這些障礙會嚴(yán)重影響項目的正常進(jìn)行。 1.項目溝通的障礙 在任何系統(tǒng)中都存在溝通的障礙。項目溝通的障礙歸納起來主要有以下幾種： （1）語義上的障礙。人與人之間的信息溝通是借助于語言進(jìn)行的。由于人們表達(dá)能力的差別，對同一思想、事物的表達(dá)有清晰和模糊之分，有人聽后立刻理解了，有人聽來聽去還是不理解；有人聽后做這樣的解釋，有人聽后做那樣解釋，這樣便產(chǎn)生語義上的障礙。 （2）知覺的選擇性。人們在接收一個信息時，既符合自己需要的又與自身利益有關(guān)的內(nèi)容簡單聽進(jìn)去，而對自己不利的則不簡單聽進(jìn)去。這樣就會在不

2、經(jīng)意中產(chǎn)生知覺的選擇性，造成溝通障礙。 項目管理要關(guān)注有效溝通 一個團(tuán)隊不能有效地溝通，就不能很好地協(xié)作，也很難達(dá)成團(tuán)隊的既定目標(biāo)。 （3）學(xué)問經(jīng)驗水平的限制。若發(fā)送者與接收者在學(xué)問水平上相差太大，在發(fā)送者看來很簡潔的內(nèi)容，而接受者卻由于學(xué)問水平太低而理解不了，雙方?jīng)]有“共同的經(jīng)驗區(qū)”，接受者不能正確理解發(fā)送者發(fā)送的信息。 （4）心理因素的影響。信息溝通中的許多障礙是由心理因素引起的。個人的性格、氣質(zhì)、態(tài)度、心情、興趣等的差異，都可能造成信息溝通的障礙。 （5）溝通渠道的選擇。信息溝通有多種渠道，各種渠道又有各自的優(yōu)缺點，假如不考慮本組織機(jī)構(gòu)的實際狀況和詳細(xì)要求，任憑選擇溝通方式和渠道，也會造

3、成信息溝通的障礙。 （6）組織結(jié)構(gòu)的影響。合理的組織結(jié)構(gòu)有利于信息溝通。假如組織機(jī)構(gòu)過于龐雜，不僅簡單使信息傳遞失真，還會影響信息傳遞的準(zhǔn)時性，最終影響工作效率。 （7）信息量過大。項目溝通中重要的是要交流有用的、優(yōu)質(zhì)的信息。信息過量會造成溝通障礙。 2.有效溝通的方法 溝通的有效性，主要看發(fā)送者轉(zhuǎn)交接收者時的態(tài)度及其程度。人際溝通能否成功，取決于領(lǐng)導(dǎo)者向下級人員供應(yīng)的信息與下級人員理解的意義是否全都。 （1）重視雙向溝通。雙向溝通伴隨反饋過程，使信息發(fā)送者準(zhǔn)時了解到信息在實際中被如何理解，使信息接收者有機(jī)會表達(dá)接受的困難，從而得到幫助。 （2）正確運用文字語言。使用對方易懂的語言，表達(dá)要明確

4、，條理要清晰，不能模棱兩可；語言要精煉，針對性要強(qiáng)。 （3）利用多種溝通渠道。一個項目組織，往往綜合運用多種方式進(jìn)行溝通，如在語言溝通時輔之以表情、手勢；又如會議結(jié)束時有個會議紀(jì)要，與會人員在口頭傳達(dá)時，參考紀(jì)要，可使會議精神更完整地被會外人員所理解。只有這樣，才能提高信息溝通的整體效應(yīng)。 3.有效的溝通途徑 （1）溝通前先澄清概念。管理人員事先要系統(tǒng)地明確和分析溝通信息，并考慮接收者及可能受到該項溝通的影響者。 （2）只溝通必要的信息?，F(xiàn)代社會變化快速，管理人員應(yīng)從大量信息中選擇，只把與下級人員的工作親密相關(guān)的信息供應(yīng)給他們，避免他們信息負(fù)擔(dān)過重。 （3）明確溝通的目的。管理人員必需清晰，開

5、展這個溝通的目的是什么、要下級人員理解什么。確定了溝通的目標(biāo)，溝通就簡單了。 （4）考慮溝通時的環(huán)境狀況。包括溝通的背景、社會環(huán)境、人的環(huán)境以及過去溝通的狀況等。 （5）計劃溝通內(nèi)容時應(yīng)與他人協(xié)商。這樣既可以獲得更深入的內(nèi)容，也易于獲得別人的支持。 （6）表達(dá)要精確。要把管理人員的想法精確地表達(dá)出來，而且要使接收者充分理解。 （7）要進(jìn)行信息的追蹤與反饋。信息傳遞后必需設(shè)法取得反饋，以弄清下屬是否已準(zhǔn)確了解、是否情愿遵循、是否采取了相應(yīng)的行動等。 （8）要言行全都。管理人員必需以自己的行動支持自己的說法，更有效的溝通是“行”重于“言”。 （9）溝通時不僅要著眼于現(xiàn)在，還應(yīng)當(dāng)著眼于將來。大多數(shù)的溝通，既