發(fā)貨管理制度

1、制度名發(fā)貨管理制度電子文件編碼GLZD204頁碼5-1第一條1凡遇下列情況之一者，物料管理應(yīng)于一日前辦妥 “成品交運單 ”，并于一日內(nèi)交 運。(1) 計劃產(chǎn)品接獲客戶的 “訂貨通知單 ”時的交貨日期。(2) 內(nèi)銷、合作外銷訂制品，依客戶需要的日期。2直接外銷訂制品繳庫后，配合結(jié)關(guān)日期交運。第二條發(fā)貨注意事項1物料管理科接到 “訂貨通知單 ”時，經(jīng)辦人員應(yīng)依產(chǎn)品規(guī)格及訂貨通知單編號順序列檔，內(nèi)容不明確應(yīng)及時反映業(yè)務(wù)部門確認。2因客戶業(yè)務(wù)需要， 收貨人非訂購客戶或收貨地點非其營業(yè)所在地的，依下列規(guī)定辦理：(1) 經(jīng)銷商的訂貨、交貨地點非其營業(yè)所在地，其 “訂貨通知單 ”應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部主管核 簽方可辦理

2、交運。(2) 收貨人非訂購客戶應(yīng)有訂購客戶出具的收貨指定通知始可辦理交運。(3) 物料管理科接獲 “訂制 ( 貨) 通知單 ”才能發(fā)貨，但有指定交運日期的，依其指定 日期交運。(4) 訂制品 ( 計劃品 ) 在客戶需要日期前繳庫或 “訂貨通知單 ”注明 “不得提前交運 ”的，物料管理科若因庫位問題需提前交運時，應(yīng)先聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)知客戶同意，且收到業(yè)務(wù) 部門的出貨通知后始得提前交運。若系緊急出貨時，應(yīng)由業(yè)務(wù)部主管通知物料管理科主管先(5) 未經(jīng)辦理繳庫手續(xù)的成品不得交運， 若需緊急交運時需于交運同時辦理繳庫手續(xù)(6) 訂制品交運前，物料管理科如接到業(yè)務(wù)部門的暫緩出貨通知時，應(yīng)立即 暫緩交運，等收

3、到業(yè)務(wù)部門的出貨通知后再辦理交運。緊急時可由業(yè)務(wù)部門主管先以電話通 知物料管理科主管，但事簽發(fā)人責任人簽名制度名發(fā)貨管理制度電子文件編碼GLZD204頁碼5-2(7) “成品交運單 ”填立后，須于 “訂貨通知單 ”上填注日期、 “成品交運單”編號 及數(shù)量等以了解交運情況，若已交畢結(jié)案則依流水號順序整理歸檔。第三條承運車輛調(diào)派與控制1物料管理科應(yīng)指定人員負責承運車輛與發(fā)貨人員的調(diào)派。2物料管理科應(yīng)于每日下午4 點以前備妥第二天應(yīng)交運的“成品交運單”，并通知承運公司調(diào)派車輛。3如承運車輛可能于營業(yè)時間外抵達客戶交貨地址者，成品交運前，物料管理科應(yīng)將預定抵達時間通知業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)告客戶準備收貨。第四條1

4、成品交運時， 物料管理科應(yīng)依 “訂制 ( 貨) 通知單 ”開立 “成品交運單 ”，由業(yè)務(wù) 部門開立發(fā)票， 客戶聯(lián)發(fā)票核對無誤后寄交客戶， 存根聯(lián)與2“訂貨通知單 ”上注明有預收款的，于開立 “成品交運單 ”時，應(yīng)于 “預收款 ”欄內(nèi)注明預收款金額及發(fā)票號碼，分批交運的，其收款以最后一批交運時為原則， 但 “訂貨 ( 制 ) 通知單 ”內(nèi)有特殊規(guī)定的， 從其規(guī)定。3承運車輛入廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運人應(yīng)于 “成品交運單 ”上簽章，第一、 二聯(lián)經(jīng)送業(yè)務(wù)部核對后第一聯(lián)業(yè)務(wù)部存， 第二聯(lián)會計核對入賬，第三、四、五聯(lián)交由承運商 于出貨前核點無誤后始得放行。經(jīng)客戶簽收后第三聯(lián)送交運客戶， 第四、五聯(lián)交由

5、承運商送 回物料管理科，把第四聯(lián)送回業(yè)務(wù)依實際需要寄交指運客戶，第五聯(lián)承運商持回，據(jù)以申請運費，第六聯(lián)物料管理科自存。第五條客戶自運1客戶要求自運時，物料管理科應(yīng)先聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)部門確認。2成品裝載后， 承運人于 “成品交運單 ”上簽認，依第十二條規(guī)定辦理。簽發(fā)人責任人簽名制度名發(fā)貨管理制度電子文件編碼GLZD204頁碼5-3第六條直接外銷的成品交運1物料管理科應(yīng)于結(jié)關(guān)前將成品運抵指定的碼頭或貨柜場以減少額外費用 ( 如特驗 費、監(jiān)視費等 ) 。2成品交運時，物料管理科應(yīng)依“外銷訂貨通知單 ”開立 “成品交運單 ”一式六聯(lián) ，第四、五聯(lián)，交由承運商送碼頭或貨柜場的報關(guān)行簽收后，第四聯(lián)免送客戶， 仍存

6、于物料 管理科，第五聯(lián)經(jīng)報關(guān)行簽收后由承運人持回，據(jù)此申請費用。3外銷發(fā)票正聯(lián)送業(yè)務(wù)部門收存，存根聯(lián)與開剩的發(fā)票則于下個月二日前匯總送會計部門。4成品需于廠內(nèi)裝柜時應(yīng)依下列規(guī)定辦理：(1) 物料管理科應(yīng)于接到業(yè)務(wù)部門領(lǐng)柜通知后，即聯(lián)絡(luò)貨柜入廠裝運。(2) 裝柜時應(yīng)依客戶要求的裝柜方式作業(yè)，裝畢后貨柜應(yīng)以封條加封。第七條“成品交運單 ”因交運內(nèi)容更改或填單錯誤需更正時，依下列規(guī)定辦理：1 “內(nèi)銷交運單 ”(1) 尚未交運：開單人員應(yīng)于原單錯誤處更正，并加蓋更正章，如果難以更正，則 將原單各聯(lián)加蓋 “本單作廢 ”字樣，重開 “成品交運單”辦理交運。作廢的 “成品交運單 ”第一聯(lián)留倉運科，其余各聯(lián)依

7、序裝訂成冊送會計核對存檔，另開錯誤的發(fā)票則加蓋 “作廢 ”(2) 已交運：開單人員應(yīng)立即開立 “交運更正單 ( 內(nèi)銷 ) ”簽發(fā)人責任人簽名制度名發(fā)貨管理制度電子文件編碼GLZD204頁碼5-4第一、二、三聯(lián)送業(yè)務(wù)部核 對后，第一聯(lián)業(yè)務(wù)部存，第二聯(lián)送會計，第三聯(lián)依實際需要轉(zhuǎn)送交運客戶， 第四聯(lián)寄指送客 戶，第五、六聯(lián)存于倉運科。(3) 如發(fā)票已送客戶，因錯誤而需重開者，應(yīng)將新開發(fā)票連同“交運更正單 ”第四聯(lián)送業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)交客戶，并需督促客戶取回原開發(fā)票。2 “外銷成品交運單 ”的更正：(1) 尚未交運：比照本條第一款第一項的規(guī)定辦理。(2) 已交運：經(jīng)辦人員應(yīng)立即至交運的碼頭或貨柜場辦理 “裝箱

8、單 ”等報關(guān)文件的更正，并立即開立 “交運更正單 ”，其流程與發(fā)票的更正比照第一款的規(guī)定辦理。(3) “交運更正單 ”不得作為出廠憑證。第八條“成品交運單 ”1審核：物料管理科收到“成品交運單 ”簽收回聯(lián)有下列情況者，應(yīng)即(1) 未蓋 “收貨章 ”(2) “收貨章 ”(3) 其他用途章 ( 如公文專用章 ) 充當 “收貨章 ”2追責：物料管理科于每月 10 日前就上月份交運的簽收回聯(lián)尚未收回的，應(yīng)立即追責，并依合同規(guī)定罰扣運費，同時應(yīng)于月底前收集齊全，依序裝訂成冊送會計科 核對存查。第九條1物料管理科每月接獲承運公司送回的“成品交運單 ”簽收回聯(lián)、 “運費明細表 及發(fā)票存根， 應(yīng)于 5 日內(nèi)審核完畢， 送回會計科整理付款。2物料管理科審核運費時，應(yīng)檢視開單出廠及客戶簽收等日期，是否有逾期送達或簽發(fā)人責任人簽名制度名發(fā)貨管理制度電子文件編碼GLZD204頁碼5-53若 “成品交運單 ”簽收回聯(lián)有第十六條的簽收異常者， 除依規(guī) 定辦理外，其運費亦應(yīng)暫緩支付。第十條成品領(lǐng)用與發(fā)票逾月反應(yīng)1物